PROSEDUR KUALITI TERAS PENGURUSAN PERPUSTAKAAN. Diluluskan oleh: Disediakan oleh: SEKTOR KHIDMAT INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA PENGURUSAN

Transcription

1 PERTAKAAN MUKA SURAT : 1/12 PERTAKAAN Disediakan oleh: Diluluskan oleh:. Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 15 Jun 2014 Tarikh: 15 Jun 2014 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 PERTAKAAN MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF 1.1 Prosedur ini bertujuan memastikan semua buku yang diperoleh oleh Perpustakaan IPG, didokumen, diurus dan diselenggarakan dengan teratur supaya mudah dikesan, dipinjam dan dipulangkan mengikut kaedah yang ditetapkan supaya dapat memenuhi keperluan pelajar; 1.2 Prosedur ini bertujuan memastikan perkhidmatan perpustakaan yang disediakan memenuhi keperluan Perpustakaan IPG; 2.0 SKOP 2.1 Prosedur ini digunakan bagi pengurusan perpustakaan yang berkaitan dengan cadangan perolehan buku, sistem pengkelasan dan pengkatalogan buku, pemprosesan buku, keahlian Perpustakaan, sirkulasi dan penyusunan buku di Perpustakaan Institut Pendidikan Guru (IPG). 2.2 Prosedur ini juga digunakan bagi pengurusan perkhidmatan perpustakaan yang berkaitan dengan penyemakan dan pemeriksaan koleksi, penilaian perkhidmatan perpustakaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK Terbitan tempatan 3.3 Piawaian Pusat Sumber Maktab Perguruan Versi Dewey Decimal Classification (DDC) Scheme. 3.5 Sistem Pengkelasan Islam Ziaudin Sardar 3.6 Anglo-American Cataloguing Rules II. 3.7 Library of Congress Subject Headings 3.8 Sears List Of Subject Headings

3 PERTAKAAN MUKA SURAT : 3/ Panduan Perpustakaan Institut Pendidikan Guru masing-masing Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan semasa Akta Institusi-institusi Pelajaran 1976 (Akta 174) 3.12 Akta Penyerahan Bahan Perpustakaan 1986 (Akta 331) 3.13 Terbitan Antarabangsa 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia (MPIPGM) Jawatankuasa tertinggi di peringkat IPGM yang dipengerusikan oleh Rektor/Timbalan Rektor dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua Pengarah, Ketua Pusat dan Ketua Sektor Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M) Jawatankuasa tertinggi di peringkat Institut Pendidikan Guru Kampus yang dipengerusikan oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah dan ahliahlinya terdiri daripada semua Ketua Jabatan, Ketua Unit Kokurikulum, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian, Ketua Unit Praktikum, Ketua Perpustakaan dan Ketua Unit Khidmat Pengurusan yang bertanggungjawab meluluskan atau menolak urusan cadangan perolehan buku yang dikemukakan oleh ahli Ketua Unit Perpustakaan Pegawai Sektor Khidmat Pengurusan IPGM yang bertanggungjawab tentang penyelarasan pembangunan, perancangan, dan pengurusan Perpustakaan IPG.

4 PERTAKAAN MUKA SURAT : 4/ Ketua Perpustakaan Pegawai yang bertanggungjawab tentang dasar, perancangan, pembangunan dan kewangan Perpustakaan Institut Pendidikan Guru Pustakawan Pegawai profesional Perpustakaan Negara Malaysia yang bertanggungjawab tentang pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Perpustakaan Institut Pendidikan Guru Penolong Pegawai Perpustakaan Pegawai semi-profesional Perpustakaan Negara Malaysia yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Perpustakaan Institut Pendidikan Guru Pembantu Perpustakaan Kanan Staf yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Perpustakaan Institut Pendidikan Guru Pembantu Perpustakaan Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Perpustakaan Pembantu Tadbir. Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Perpustakaan Pembantu Operasi Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Perpustakaan.

5 PERTAKAAN MUKA SURAT : 5/ Singkatan MPIPGM : Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia M : Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbir JICT : Jabatan ICT PP : Ketua Unit Perpustakaan : Ketua Perpustakaan : Pustakawan : Penolong Pegawai Perpustakaan K : Pembantu Perpustakaan Kanan : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Tadbir : Pegawai Operasi

6 PERTAKAAN MUKA SURAT : 6/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN I PEROLEHAN BUKU K 1. Menerima borang cadangan pesanan buku daripada IPGM dan pensyarah (Rujuk LAM ). 2. Menyenaraikan judul buku yang hendak dibeli. 3. Mendapatkan senarai harga buku yang hendak dibeli dari pembekal atau sumber-sumber perolehan. 4. Mengemukakan borang pesanan buku kepada M/ MPIPGM untuk kelulusan. (Rujuk LAM ). M 5. Membuat keputusan sama ada meluluskan atau tidak cadangan senarai judul buku tersebut. 6. Mengisi borang permohonan perolehan dan menyerahkan kepada bahagian kewangan untuk penyediaan Pesanan Kerajaan/ Local Order (LO). II. PENERIMAAN DAN PEMPROSESAN BUKU K 7. Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta invois dengan buku yang diterima. 8. Memastikan buku yang diterima sama seperti yang tercatat dalam borang pesanan. 9. Sekiranya buku yang diterima berlainan dan tidak tercatat dalam borang pesanan, buku itu hendaklah dikembalikan kepada pembekal. 10. Memeriksa keadaan fizikal buku itu. Sekiranya rosak kembalikan semula kepada pembekal. 11. Merekodkan buku yang telah disemak ke dalam Buku Rekod Perolehan Perpustakaan.

7 PERTAKAAN MUKA SURAT : 7/12 TANGGUNGJAWAB K TINDAKAN 12. Mengecap hak milik institut pada muka surat judul atau muka surat verso dan mana-mana muka surat mengikut polisi Perpustakaan Institut Pendidikan Guru masingmasing. 13. Mencatat nombor perolehan pada muka surat judul. 14. Menginput data pengkatalogan awalan ke dalam Sistem Perpustakaan Bersepadu (Modul Katalog) 15. Mengkatalogkan dan mengkelaskan buku mengikut sistem pengkelasan DDC atau mana-mana sistem pengkelasan yang diamalkan di Institut Pendidikan Guru III. PEMPROSESAN BUKU PemPK 16. Memasukkan dan mengedit data buku dalam Sistem Perpustakaan Bersepadu (Modul Katalog) 17. Membuat back-up data pengkatalogan sama ada dalam bentuk percetakan atau soft-copy 18. Mencetak dan melekatkan barcode di buku. 19. Mencetak dan melekatkan label (spine-label) pada tetulang buku. 20. Melekatkan tattle tape/ strip pada buku. 21. Melekatkan slip tarikh pemulangan. 22. Meletakkan buku yang telah siap diproses di rak. IV. PENYUSUNAN BUKU 23. Menyusun buku di rak. V. KEAHLIAN PERTAKAAN 24. Mengedarkan Borang Keahlian Perpustakaan (Rujuk LAM ) dan Panduan Perpustakaan Institut kepada ahli/pelajar baharu semasa taklimat mengenai Perpustakaan pada Minggu Pengurusan Pelajar Baharu.

8 PERTAKAAN MUKA SURAT : 8/12 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN K 25. Meminta pelajar mengisi maklumat Borang Keahlian Perpustakaan (Rujuk LAM ) dengan lengkap berserta gambar bersaiz pasport dan menyerahkan kepada staf kaunter sirkulasi. 26. Staf kaunter sirkulasi menerima dan menyemak kad matriks pelajar dan Borang Keahlian Perpustakaan yang lengkap diisi untuk pemprosesan keahlian Perpustakaan 27. Memaklumkan kepada pelajar untuk mengambil Kad Keahlian tersebut apabila telah siap atau memaklumkan kepada pelajar untuk menggunakan kad matriks IPG untuk menggantikan kad keahlian selaras dengan polisi IPG masing-masing. VI. PINJAMAN BUKU 28. Menerima buku yang hendak dipinjam daripada pelajar. 29. Jika buku rosak, beritahu pelajar buku tersebut tidak boleh dipinjam kerana perlu dibaiki. 30. Mengimbas Kad Keahlian untuk menyemak status pinjaman. 31. Jika status peminjam adalah senarai hitam (blacklisted) ambil tindakan sewajarnya. 32. Jika status peminjam memuaskan (satisfactory) imbas kod (barcode) pada buku untuk urusan pinjaman. 33. Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang. 34. Mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator. 35. Menyerahkan buku yang dipinjam kepada peminjam. V PEMULANGAN BUKU 36. Menerima buku yang hendak dipulangkan. 37. Scan barcode pada buku dan semak status pinjaman.

9 PERTAKAAN MUKA SURAT : 9/12 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN K K VIII. 38. Denda akan dikenakan jika buku lewat dipulangkan. 39. Mencatatkan maklumat diri peminjam dan jumlah denda yang dikenakan ke dalam Buku Denda. 40. Mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator. 41. Menghantar notis pemulangan melalui tutor jika pelajar tidak memulangkan buku sebulan dari tempoh pemulangan. 42. Meminta pelajar menggantikan buku itu dengan buku baharu yang sama berserta wang proses RM10.00 atau membayar dua kali ganda harga buku berserta wang proses RM10.00 jika buku yang hilang tidak dapat diganti. 43. Mengasingkan buku yang rosak untuk dibuat pembaikan 44. Memaklumkan pelajar supaya menggantikan buku itu dengan buku yang baharu atau membayar kos buku tersebut (jika buku itu rosak dan tidak dapat digunakan lagi). PENYEMAKAN DAN PEMERIKSAAN KOLEKSI 45. Mengemaskini rekod perolehan. (sama ada dalam Sistem ILMU atau lain-lain rekod) 46. Menyemak koleksi Perpustakaan setahun sekali bagi tujuan cadangan pembelian. 47. Mengemukakan laporan koleksi kepada M/ MPIPGM apabila diperlukan. 48. Mengemukakan cadangan tambahan buku-buku mengikut keperluan untuk kelulusan M/MPIPGM M MPIPGM 49. Membuat keputusan sama ada menerima atau menolak cadangan pembelian buku. 50. Mempertimbangkan tambahan peruntukan kewangan jika cadangan diluluskan.

10 PERTAKAAN MUKA SURAT : 10/12 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN IX. ORIENTASI PENGGUNAAN PERTAKAAN 51. Menerima jadual Minggu Pengurusan Pelajar Baharu dan surat pelantikan untuk memberi taklimat penggunaan Perpustakaan Institut Pendidikan Guru 52. Menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penggunaan Perpustakaan untuk taklimat berdasarkan masa yang diperuntukkan. 53. Mengedarkan panduan perpustakaan dan Borang Keahlian Perpustakaan kepada pelajar baharu. X. PENILAIAN PERKHIDMATAN PERTAKAAN 54. Mengedarkan Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan kepada pelajar setiap semester. (Rujuk LAM ). 55. Mengumpul, menganalisis borang penilaian dan menyediakan laporan. 56. Membentangkan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada M/MPIPGM 57. Menghantar dapatan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada Ketua Unit Perpustakaan IPGM.

11 PERTAKAAN MUKA SURAT : 11/ REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh Lampiran 1 Slip Kerja Pemprosesan Buku Perpustakaan 6 Tahun LAM Borang Keahlian Perpustakaan Ikut Peraturan LAM Perpustakaan Perintah Am 3 Borang Cadangan Pesanan Perpustakaan 3 Tahun LAM Buku 4 Borang Pesanan Buku Perpustakaan 3 Tahun LAM Buku Denda Perpustakaan Ikut Peraturan Perintah Am 6 Rekod Perolehan (Invois) Pejabat Am Ikut Peraturan Perintah Am 7 Rekod Pengurusan dan Pentadbiran Perpustakaan Berkomputer (Sistem Automasi) 8 Borang Semakan Koleksi Perpustakaan 9 Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan Perpustakaan Kekal Sepanjang Masa Perpustakaan 3 Tahun LAM Perpustakaan 3 Tahun LAM