GHIDUL DE INTOCMIRE A RAPORTLUI INTERMEDIAR/FINAL/ RAPORTULUI privind ACTIVITĂŢILE BILATERALE

Transcription

1 Str. Eugeniu Carada, nr. 1, etj. 3, sector 3, Bucureşti, CUI tel/fax: ; website: GHIDUL DE INTOCMIRE A RAPORTLUI INTERMEDIAR/FINAL/ RAPORTULUI privind ACTIVITĂŢILE BILATERALE Februarie

2 Capitolul I. Consideraţii privind finanţarea grantului proiectului/aplicaţiei 1. OP transferă grantul proiectului/finanţarea nerambursabilă (grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat) către Promotorul de Proiect 1 /Beneficiar 2 numai pentru proiectele/apelurile care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii: utilizează formularele standard, completate corect, în totalitate şi de o calitate corespunzătoare; respectă contractul de finanţare; respectă următoarele reglementări internaţionale şi naţionale: a. reglementări internaţionale: o Regulamentul de Implementare a Mecanismului Financiar SEE , cu modificările şi completările ulterioare; o Legislaţia europeană aplicabilă. b. reglementări naţionale: o OG nr. 66/2011 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările şi completările ulterioare; o OMFP nr /2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare; o OUG nr. 88/2012 privind cadrul instituţional pentru coordonarea, implementarea şi gestionarea asistenţei financiare acordate României prin Mecanismul Financiar al Spaţiului Economic European şi prin Mecanismul Financiar Norvegian pe perioada de programare ; o OUG nr. 23/2013 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului Financiar al Spaţiului Economic European şi Mecanismului Financiar Norvegian ; o o OMFP nr. 1683/2013 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor OUG nr. 23/2013 privind gestionarea financiară a fondurilor externe nerambursabile aferente Mecanismului Financiar al Spaţiului Economic European şi Mecanismului Financiar Norvegian ; OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice si a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare; 1 Specific pentru cele patru apeluri: Local, Sinergii pentru copii, Sinergii pentru tineri, Coerent, inclusiv proiectul prdefinit. 2 Specific pentru cererile bilaterale. 2

3 o OMFE nr. 1120/2013 privind aprobarea procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul convergenţă, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări; o Textul apelurilor de proiecte pentru Programul RO10; o Ghidurile solicitantului pentru apelurile de proiecte în cadrul Programului RO10; o Alte reglementări/instrucţiuni aplicabile, inclusiv instrucţiuni de la Ministerul Fondurilor Europene, Ministerul Finanţelor Publice etc, în funcţie de specificul entităţilor implicate în derularea proiectului. 2. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedură: Cheltuieli eligibile Cheltuieli neeligibile Cofinanţare publică Cofinanţare privată Contract de finanţare a proiectului/contract Durată de implementare a proiectului EM EI Grant Operator de Program (OP) Promotor de Proiect (PP) Cheltuieli efectuate de către PP şi partenerii acestora/beneficiari, după caz, aferente proiectului aprobat în cadrul Mecanismului SEE, care pot fi finanţate atât din grant, cât şi din cofinanţarea publică/cofinanţarea privată, potrivit regulilor de eligibilitate a cheltuielilor stabilite în Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă, şi procedurile aplicabile programului. Cheltuielile menţionate la art. 7.6, alin. (2), literele a) h) din cadrul Regulamentului SEE. Sumă asigurată în bugetele OP pentru PP, corespunzătoare valorii totale a costurilor eligibile de program, stabilită conform acordurilor de program şi prevăzută în contractul de finanţare a proiectului. Sumele asigurate de către PP şi partenerii acestora, alţii decât instituţiile publice/ organisme de inters public, pentru implementarea proiectelor, reprezentând sume aferente cheltuielilor eligibile. Acord încheiat între OP şi PP/Beneficiari care reglementează implementarea unui proiect/unor activităţi cu stabilirea drepturilor şi obligaţiilor părţilor. Perioada cuprinsă între data semnării contractului de finanţare şi data finalizării ultimei activităţi prevăzute în cadrul proiectului, dar care nu poate depăşi 30 aprilie 2016 (sau altă dată ulterioară stabilită de donatori). Echipa de management Echipa de Implementare Sumă finanţată din fonduri externe nerambursabile, acordată proiectului, de către Statele Donatoare, prin Mecanismul Financiar SEE, în cadrul programului. Entitate publică sau privată, comercială sau necomercială, organizaţii neguvernamentale având responsabilitatea pentru pregătirea şi implementarea unui program şi de asemenea, pentru managementul financiar al programului. Pentru Programul RO10 CORAI, FRDS este OP. Persoană juridică publică sau privată, înregistrată fiscal în România, care semnează contractul de finanţare a proiectului în calitate de beneficiar al finanţării nerambursabile şi îşi asumă pe deplin responsabilitatea legală privind gestionarea cofinanţării publice şi a grantului (asistenţa externă nerambursabilă 3

4 Program Proiect RI RF RI f RF f primită în cadrul Mecanismului Financiar SEE), precum şi pentru implementarea proiectului. Structura prin care se stabileşte o strategie de dezvoltare cu un set de măsuri care se realizează prin intermediul proiectelor cu ajutorul Mecanismului Financiar SEE O serie de activităţi economice indivizibile cu obiective identificate şi specifice programului în care se încadrează, stabilite pentru producerea unui anumit rezultat, într-o anumită perioadă de timp, selectat de către OP pentru a fi finanţat. Raport Intermediar Raport Final Raport Intermediar secţiunea financiară Raport Final secţiunea financiară 3. Pentru proiectele finanţate în cadrul apelurilor LOCAL, SINERGII copii aflaţi în situaţii de risc, SINERGII tineri aflaţi în situaţii de risc, COERENT şi proiectul PREDEFINIT, OP eliberează PP grantul proiectului/finanţarea nerambursabilă a proiectului (grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat) pentru implementarea proiectului, pe principiul prefinanţării După semnarea contractului de finanţare cu OP, PP primeşte avansul, în cuantumul specificat în contractul de finanţare, în baza Cererii de plată pentru avans. Ulterior, pe perioada implementării, PP transmite Cererile de plată însoţite de Rapoarte Intermediare, respectiv Raportul Final şi documentele suport, conform termenelor menţionate în contractul de finanţare Sumele aferente grantului proiectului/finanţării nerambursabile reprezentând avansul, plăţile intermediare şi plata soldului final se vor efectua de OP în contul/conturile PP deschise exclusiv proiectului din cadrul Programului RO10, cont/conturi menţionat/e în contractul de finanţare (Fişa proiectului) Pentru entităţile publice, plăţile/cheltuielile pentru grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat se vor efectua de PP/Parteneri din conturile de cheltuieli corespondente ale conturilor de venituri, conturi deschise potrivit OUG. nr. 23/2013 şi OMFP nr. 1683/2013 pentru aprobarea Normelor de aplicare a prevederilor OUG nr. 23/2013. Aceste conturi de cheltuieli vor fi transmise de PP, atât pentru PP, cât şi pentru Parteneri către OP printr-o notificare semnată de reprezentantul legal al PP/Parteneri, în termen de 5 zile lucrătoare de la deschiderea acestora Pe documentele justificative ale PP/Partenerilor (facturi, state de plată, bonuri fiscale, ordine de plata, extrase de cont, alte documente de decontare şi de plată, inclusiv contracte cu furnizorii de bunuri, prestatorii de servicii, angajatori, constructor) se vor înscrie conturile de cheltuieli. 4. Verificarea Cererii de plată şi a RI/RF la nivelul OP se realizează în două etape: prima şi a doua verificare, în conformitate cu prevederile Acordului de program. 4

5 Verificările vizează, în principal, fără a se limita la cele de mai jos, în funcţie de natura şi specificul activităţilor şi cheltuielilor aferente fiecărui proiect: a) existenţa şi conformitatea documentelor aferente RI/RF conform solicitării OP şi a Cererii de plată; b) îndeplinirea obiectivelor; c) progresul valorilor indicatorilor raportaţi; d) efectivitatea şi conformitatea cheltuielilor efectuate în raport cu progresul activităţilor proiectului (activităţile s-au derulat în realitate, bunurile au fost recepţionate şi acolo unde este cazul puse în funcţiune, serviciile prestate/furnizate, lucrările executate, instruirile au fost realizate etc); e) eligibilitatea cheltuielilor efectuate în raport cu bugetul aprobat al proiectului (ultima versiune aprobată de OP); f) raportul de audit întocmit şi certificat de auditorul independent şi autorizat al proiectului pentru perioada de raportare, care indică faptul că au fost efectuate cheltuieli eligibile; auditorul proiectului va fi selectat potrivit Hotărârii CAFR nr. 5/2014; auditorul va întocmi raportul de audit după verificarea tuturor documentelor justificative şi a Raportului Intermediar - secţiunea financiară; g) rapoartele de audit întocmite de alte entităţi cu atribuţii în domeniu, dacă e cazul, indică faptul că verificările efectuate nu conduc la declararea ca neeligibile a unor cheltuieli şi că recomandările făcute anterior de auditori au fost îndeplinite; h) cheltuielile estimate pentru următoarea perioadă de raportare potrivit Listei cheltuielilor propuse din grant pentru următoarea perioadă de raportare sunt eligibile şi corespund activităţilor proiectului; i) respectarea procedurilor de achiziţii potrivit Raportului privind achiziţiile întocmit de PP/P şi verificării efectuate de expertul de achiziţii al OP; j) documentele justificative potrivit Listei cheltuielilor efectuate din grant pentru perioada de raportare confirmă eligibilitatea cheltuielilor (nu se aplică în cazul avansului); k) modificările proiectului (aprobate de OP) au fost puse în practică; l) modul de funcţionare a parteneriatului; m) îndeplinirea condiţiilor/măsurilor/recomandărilor stabilite în RI anterior, dacă este cazul; n) măsurile de management al riscului. 5. Pentru stabilirea sumei ce urmează a fi plătită, OP ia în considerare şi suma disponibilă la nivelul proiectului (soldul din contul/conturile grantului proiectului, respectiv grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat), precum şi alte situaţii după caz, cu respectarea Regulamentului SEE şi a legislaţiei aplicabile (de ex., cheltuielile neeligibile raportate de PP şi identificate de OP înainte de autorizare se deduc din cererea de plată aferentă RIf/RFf şi diminuează corespunzător grantul proiectului). Pentru verificarea achiziţiilor, PP/P trimite documentele privind achiziţiile la OP, după atribuirea contractului/comenzii, finalizarea achiziţiei (acolo unde nu se încheie contract/comandă) fără a aştepta termenul de depunere a RI/RF menţionat în contractul de finanţare. 5

6 6. În urma verificărilor RIf/RFf, a Cererii de plată şi a documentelor justificative primite de către OP, OP poate solicita PP clarificări/ajustări/completări/corectări/alte situaţii, prin transmiterea unei Note de clarificare, cu menţionarea termenului pentru primirea acestora. 7. În cazul în care în urma clarificărilor solicitate, PP emite un alt RI/RF, o altă Cerere de plată, la iniţiativa acestuia sau la solicitarea OP, termenul prevăzut pentru efectuarea verificării se resetează (cererea iniţială se consideră respinsă). Capitolul II. Cheltuielile proiectelor A. Cheltuielile proiectului sunt directe şi indirecte. 1. Tipurile de cheltuieli eligibile sunt definite în ghidurile pentru aplicanţi, specific fiecărei runde de competiţie. 2. Cheltuielile directe eligibile ale proiectului sunt acele cheltuieli care sunt identificate de PP şi/sau partenerii de proiect, în conformitate cu principiile contabile şi regulile uzuale interne, ca specifice şi legate direct de implementarea proiectului, cu condiţia ca acestea să îndeplinească cerinţele de la art. 7.3 al Regulamentului SEE. 3. Cheltuielile indirecte eligibile ale proiectului sunt cheltuielile care nu pot fi identificate de PP şi/ sau Partenerii de proiect ca fiind direct atribuite proiectului, dar care sunt în legătură cu proiectul. Ele trebuie să reprezinte o cotă proporţională din totalul costurilor administrative ale PP sau partenerului de proiect şi pot fi identificate în conformitate cu metodele stipulate la art. 7.4, alin. (1), lit a şi b al Regulamentului SEE. 4. Metoda de calcul a plăţilor indirecte şi valoarea maximă a acestora pentru PP a fost stabilită în contractul de finanţare al proiectului, Anexa 2. De asemenea, metoda de calcul a plăţilor indirecte ale unui partener de proiect este stipulată în acordul de parteneriat încheiat între PP şi partenerul/ii de proiect. B. Cheltuieli neeligibile 1. Cheltuielile neeligibile sunt menţionate la art. 7.6 din Regulamentul SEE şi în contractul de finanţare. 2. Toate costurile/cheltuielile neeligibile vor fi suportate de către PP şi/sau Partenerul/ii acestuia, dacă este cazul. 3. Cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor fi declarate neeligibile dacă PP, respectiv Partenerul/Partenerii nu le justifică cu documente potrivit legislaţiei aplicabile, dacă documentele justificative nu sunt corect întocmite, potrivit fiecărei situaţii în parte. Capitolul III. Eligibilitatea cheltuielilor 1. Cheltuielile eligibile sunt cele efectuate de către PP şi/sau Partenerul/ii de proiect pentru şi în cadrul Proiectului, şi care: 6

7 a) îndeplinesc criteriile stabilite la articolul 7.2 din Regulament şi care se încadrează în categoriile şi condiţiile pentru cheltuielile eligibile directe, prevăzute la articolul 7.3 din Regulament, precum şi în categoriile costurilor indirecte, în conformitate cu articolul 7.4 din Regulament; b) respectă prevederile OUG nr. 23/2013 şi Normele de aplicare ale acesteia; c) respectă instrucţiunile emise de OP sau organismele abilitate în interpretarea şi detalierea prevederilor Regulamentului; d) respectă legislaţia aplicabilă. 2. Cheltuielile eligibile trebuie să îndeplinească următoarele criterii: a) sunt efectuate în perioada de eligibilitate a Proiectului aşa cum este prevăzut la Capitolul 2 din Contractul de finanţare; b) corespund obiectului Contractului şi sunt menţionate în bugetul Proiectului; c) sunt proporţionale şi necesare pentru implementarea Proiectului; d) sunt folosite exclusiv în scopul realizării obiectivelor Proiectului şi pentru producerea rezultatelor aşteptate, în concordanţă cu principiile economiei, eficienţei şi eficacităţii; e) sunt identificabile şi verificabile, în special prin înregistrarea în registrele contabile ale PP şi Partenerilor acestuia şi sunt stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile şi în conformitate cu principiile contabile general acceptate la nivel naţional şi european; f) sunt conforme cu cerinţele legislaţiei fiscale naţionale aplicabile. 3. Cheltuielile se consideră că au fost efectuate atunci când bunurile/serviciile/lucrările au fost livrate/recepţionate/prestate/executate şi acolo unde este cazul puse în funcţiune, au fost acceptate de PP, costul/achiziţia a fost facturată şi plătit/ă. În mod excepţional, cheltuielile privind facturile emise în luna finală de eligibilitate a proiectului, conform contractului de finanţare pot fi de asemenea considerate ca fiind eligibile dacă cheltuielile sunt plătite în termen de 30 de zile de la data finală de eligibilitate. 4. În cazul verificării cheltuielilor efectuate de către Partenerii de proiect din Statele donatoare, un Raport al unui auditor certificat şi independent, specificând că, cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile contabile/de achiziţii ale partenerului de proiect din ţările donatoare sau un Raport financiar certificat de trezorierul CoE ca partener de proiect (pentru proiectul predefinit) va fi considerat ca o dovadă suficientă. 5. În cazul în care va exista un partener de proiect din Statele beneficiare ale SEE un Raport al unui auditor certificat şi independent, specificând că, cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile contabile/de achiziţii va fi considerat ca o dovadă suficientă. 6. Încălcarea regulilor de eligibilitate poate conduce la rezilierea/rezoluţiunea contractului şi/sau aplicarea de corecţii financiare în conformitate cu prevederile contractului de finanţare, Regulamentului, legislaţiei aplicabile, precum şi procedurilor, ghidurilor, manualelor şi instrucţiunilor emise de OP sau organismele abilitate în interpretarea şi detalierea prevederilor Regulamentului şi legislaţiei aplicabile. 7

8 Cap. IV Raportarea grantului proiectului/finanţării nerambursabile 1. PP trebuie să furnizeze şi să pună la dispoziţia OP, toate informaţiile, documentele solicitate în ceea ce priveşte implementarea proiectului şi executarea contractului de finanţare. 2. OP va reţine, cu titlu de garanţie de bună implementare, o sumă egală cu 10% din fiecare plată aferentă grantului proiectului/finanţării nerambursabile efectuată către PP. În cazul în care până la terminarea contractului de finanţare nu se înregistrează nereguli, corecţii financiare sau încălcări ale contractului, OP va restitui PP suma reţinută cu titlu de garanţie, după finalizarea proiectului şi aprobarea raportului final, cu ocazia calculării sumelor necesare pentru plata finală. 3. PP trebuie să întocmească Cererea de plată, RI/RF/Raportul privind activităţile bilaterale folosind formularele tip elaborate de OP. 4. Pe parcursul executării contractului de finanţare, PP trebuie să trimită la OP următoarele tipuri de rapoarte: Raportul Intermediar (RI) secţiunea tehnică şi financiară; Raportul final (RF) secţiunea tehnică şi financiară. 5. Rapoartele vor fi întocmite în limba română. 6.Pentru raportarea grantului proiectului/finanţării nerambursabile sunt necesare următoarele documente: A. Lista documentelor suport (OPIS-ul documentelor); B. Cererea de plată care trebuie să aibă anexate: a. Raportul Intermediar/Final secţiunile tehnică şi financiară; b. Raportul de audit întocmit de un auditor certificat şi independent; c. Documentele justificative. A. DESPRE Lista documentelor suport (OPIS-ul documentelor, secţiunea financiară) Nr. Documente suport Observaţii crt. 1. Cerere de plată Model FRDS; un exemplar, semnat, ştampilat, în original. NU se acceptă corecturi, ştersături, mâzgălituri 2. Raport Intermediar/Final - secţiunea financiară RI f/rf f Model FRDS; un exemplar, semnat, ştampilat, în original. NU se acceptă corecturi, ştersături, mâzgălituri. Pentru completarea Raportului se vor avea în vedere instrucţiunile privind întocmirea Raportului 3. Raport auditor independent şi certificat Intermediar/Final secţiunea financiară (Anexa 1). a) Un raport al unui auditor certificat şi independent pentru PP, inclusiv pentru Partenerul/Partenerii români 8

9 (din ţară) - un exemplar, semnat şi ştampilat, în original. Pentru selecţia şi contractarea serviciilor unui auditor financiar independent în vederea verificării legalităţii, exactităţii şi eligibilităţii cheltuielilor proiectului se va avea în vedere Hotărârea CAFR nr. 5/2014 privind aprobarea Protocolului de colaborare nr. 118/EOT/ între CAFR şi MFE privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de audit financiar pentru fondurile europene şi alte fonduri nerambursabile de la alţi donatori, cu modificările şi completările ulterioare. b) În cazul verificării cheltuielilor efectuate de către partenerii de proiect din Statele donatoare, un Raport al unui auditor certificat şi independent, specificând că, cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile contabile/de achiziţii ale partenerului de proiect din ţările donatoare sau un Raport financiar certificat de trezorierul CoE ca partener de proiect (pentru proiectul predefinit) va fi considerat ca o dovadă suficientă - un exemplar, semnat şi ştampilat, în original sau în copie cu următoarea menţiune/ştampilă, în original: Conform cu originalul, data, semnătura reprezentantului legal sau a persoanei împuternicite din cadrul organizaţiei beneficiare şi ştampila acesteia. 4. Copii după documentele justificative ale cheltuielilor efectuate şi raportate (documente de decontare şi de plată), conform legislaţiei aplicabile c) În cazul verificării cheltuielilor efectuate de către partenerii de proiect din Statele beneficiare SEE, un Raport al unui auditor certificat şi independent, specificând că, cheltuielile au fost efectuate în conformitate cu Regulamentul SEE, legislaţia aplicabilă şi practicile contabile/de achiziţii ale ţării respective va fi considerat ca o dovadă suficientă - un exemplar, semnat şi ştampilat, în original sau în copie şi va avea următoarea menţiune/ştampilă, în original: Conform cu originalul, data, semnătura reprezentantului legal sau a persoanei împuternicite din cadrul organizaţiei beneficiare şi ştampila acesteia. PP/Partenerul/Partenerii va/vor prezenta toate documentele justificative. De ex., Factura, Factura fiscală, Bonul fiscal, Chitanţa, Statul de plată, alt document de decontare şi Extrasul de cont, alt document de plată. Se va anexa şi balanţa contabilă/balanta de verificare (sau un extras al balanţei) în care să apară toate operaţiunile grantului proiectului/finanţarea 9

10 5. Copii după documentele suport 6. Alte documente/materiale relevante nerambursabilă adică veniturile şi cheltuielile proiectului/aplicaţiei, pentru entităţile private, respectiv grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat, pentru entităţile publice. Inregistrările contabile din balanţa PP, şi dacă e cazul a Partenerului naţional/partenerilor naţionali au codificaţia/analiticul pentru Mecanismul Financiar al SEE, respectiv SEE. De ex., contracte/comenzi. De ex., minute ale întâlnirilor, liste ale participanţilor la întâlniri/seminarii (durata de desfăşurare, cu semnăturile participanţilor, date de contact nr. de telefon, ), alte documente în funcţie de tipul cheltuielii. 1. OPIS-ul documentelor se întocmeşte într-un exemplar, în original, se semnează de reprezentantul legal al PP/Beneficiarului sau în cazuri justificate (deci este indicat să nu apară modificări de la un RI la altul) o persoană împuternicită din cadrul PP/Beneficiarului. În această situaţie se prezintă împuternicirea pentru activităţile/operaţiunile proiectului/ aplicaţiei, în original, semnată de reprezentantul legal al PP/Beneficiarului şi se ştampilează de PP/Beneficiar. 2. Documentele suport [documentele justificative, adică documentele de decontare (de ex., factura, factura fiscală, statul de plată, chitanţa, bonul fiscal, Procesul-Verbal de recepţie, Procesul-Verbal de recepţie şi punere în funcţiune, Proces-Verbal de recepţie la terminarea lucrărilor etc) şi celelalte documente (de ex., contract, comandă, declaraţii, Procese-Verbale ale întâlnirilor cu beneficiarii etc)], se vor numerota de PP (se va numerota fiecare pagină, numărul de pagini de la... până la... fiind trecute în OPIS). Copiile documentelor justificative trebuie să fie lizibile şi să conţină toate informaţiile documentului original. Nu se acceptă documente justificative pe care există ştersături, text acoperit sau ilizibil. 3. Documentele justificative pentru grantul proiectului se vor anexa pe linii bugetare (de ex., Resurse Umane, Costuri de deplasare pentru personal şi voluntari, Materiale consumabile, Costuri pentru investiţii, Alte costuri legate de furnizarea serviciilor către beneficiari, Comunicarea şi promovarea proiectului, Activităţi bilaterale, Alte activităţi subcontractate, Costuri indirecte) în ordinea cronologică a efectuării plăţilor, aşa cum sunt înscrise în Lista cheltuielilor efectuate din grantul proiectului pentru perioada de raportare şi având menţionată în partea de sus, lizibil, linia bugetară şi sublinia bugetară, din care s-a făcut decontarea/plata. În cazul în care o cheltuială nu a fost cuprinsă în prezentul RIf de către PP poate fi raportată în următorul RIf, fiind prima cheltuială înregistrată în cadrul liniei bugetare, dacă cheltuiala este eligibilă, conform Regulamentului Mecanismului Financiar al SEE şi legislaţiei aplicabile, şi se încadrează în linia/liniile bugetară/e, conform bugetului proiectului aprobat de OP. Pe copia documentelor se va face precizarea plata neraportată în RI anterior. 10

11 4. Documentele justificative pentru Cofinanţarea privată în bani a proiectului se vor anexa pe linii bugetare (de ex., Resurse Umane...) în ordinea cronologică a efectuării plăţilor, aşa cum sunt înscrise în Lista cheltuielilor efectuate din cofinanţarea privată în bani pentru perioada de raportare şi având menţionată în partea de sus, lizibil, linia bugetară şi sublinia bugetară, din care s-a făcut decontarea/plata. Documentele justificative aferente cofinanţării private vor fi transmise într-un dosar separat de documente justificative ale grantului proiectului, pe copertă/prima pagină să se scrie Documente justificative aferente cofinanţării private. Documentele justificative aferente cofinanţării private, dacă aceasta este în bani şi în muncă voluntară se prezintă separat respectiv documentele justificative pentru cofinanţarea în bani se transmit separat de documentele justificative aferente cofinanţării private în muncă voluntară. 5. Documentele justificative trebuie să aibă datele de identificare corecte şi complete, informaţii privind suma de plată, calcule, semnături, ştampile, atât pentru PP/Partener/Parteneri/Beneficiar, cât şi pentru furnizori/ contractori/angajaţi. 6. Pe documentele justificative emise de către furnizori/prestatori/angajatori pe numele PP se va înscrie numele, datele de identificare corecte potrivit documentelor oficiale şi contul/conturile de cheltuieli ale proiectului din cadrul SEE, dacă cheltuielile au fost efectuate de PP, din bugetul proiectului alocat PP. Dacă cheltuielile au fost efectuate de Partener/Parteneri, din bugetul proiectului alocat Partenerului/Partenerilor pe documentele justificative se va înscrie numele, datele de identificare corecte potrivit documentelor oficiale şi contul/conturile de cheltuieli ale proiectului din cadrul SEE. 7. Documentele de decontare originale (de ex., factura, statul de plată, bonul fiscal, alte documente) trebuie să conţină în plus următoarele menţiuni/ştampile: a. Finanţat din Mecanismul SEE cod proiect PEL.../PEC.../PET.../PEH...; b. Certific realitatea, regularitatea şi legalitatea ; c. Bun de plată pentru suma de..., numele şi prenumele în clar, semnătura persoanei responsabile din cadrul PP/Beneficiarului/Partenerului de proiect naţional şi ştampila acestuia, în original. Menţiunile/ştampilele Certific realitatea, regularitatea şi legalitatea şi Bun de plată pentru suma de..., se aplică de persoanele responsabile la nivelul PP/P, cu respectarea principiilor separării funcţiilor, conflictului de interse şi incompatibilităţii pentru proiectul finanţat prin intermediul Mecanismului Financiar SEE. Menţiunea Finanţat din Mecanismul SEE însoţită de codul proiectului PEL.../PEC.../PET.../PEH... se poate scrie şi de mână. 8. O copie a documentelor de decontare cu menţiunile/ştampilele enumerate la pct. 7 trebuie să aibă în original, următoarele elemente: o menţiunea/ştampila conform cu originalul ; o numele şi prenumele, în clar a reprezentantului legal al PP/Beneficiarului sau a persoanei împuternicite din cadrul PP/Beneficiarului; 11

12 o semnătura reprezentantului legal al PP/Beneficiarului sau a persoanei împuternicite din cadrul PP/Beneficiarului; o ştampila PP/Beneficiarului/Partenerului de proiect naţional. 9. Exemple de documente justificative, pe tipuri de cheltuieli: Număr şi Denumire Linie bugetară A. Costuri eligibile directe Linia bugetară nr. 1 Resurse umane Linia bugetară nr. 2 Costuri de deplasare pentru personal&voluntari Tipuri de cheltuieli Documente justificative - EXEMPLE Salariu Contract de muncă pe perioadă determinată/decizie a ordonatorului de credite/decizie de desemnare în proiect [Contractul de muncă pe perioadă determinată sau dacă e cazul, alt document (de ex. Decizia primarului/ordonatorului de credite etc). Se transmite la primul RI f, şi ulterior, dacă apar modificări]. Diurnă 3 Cazare 4, inclusiv taxele locale Fişa de post trebuie să reflecte corespunzător activităţile prestate în cadrul proiectului. Raport de activitate [(se întocmeşte lunar şi se menţionează numărul de ore lucrate (Deci, într-o notă a raportului se face menţiunea: nr. h/zi x nr. zile lucrătoare/lună = nr. h lucrate/lună)]. Raportul, în original, trebuie să aibă avizul coordonatorului de proiect. Stat de plată Extras/e de cont Ordin de deplasare Extras/e de cont Factura, Lista cu participanţii (pentru grupuri, respectiv pentru mai mult de patru persoane), durata, tariful/persoană şi scopul, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul 3 Pentru entităţile publice şi private, decontarea transportului, cazării şi diurnei, extern şi intern, se face cu respectarea prevederilor H.G. nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată. În plus, Recomandarea emisă de Ministerul Fondurilor Europene Direcţia Generală Mecanisme şi Instrumente Financiare Nerambursabile nr. 768/ privind justificarea cheltuielilor de acest tip face referire doar la actele normative anterior menţionate. 4 Pentru entităţile publice şi private, extern şi intern, decontarea transportului, cazării şi diurnei se face cu respectarea prevederilor H.G. nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată. 12

13 Linia bugetară nr. 3 Materiale consumabile Linia bugetară nr. 4 Costuri pentru investiţii Transport 5 Materiale consumabile Echipamente Lucrări de construcţii (firma de construcţii) Bon fiscal/chitanţă şi Extras/e de cont/alt document de plată Ordin de deplasare, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Biletul de tren, biletul de autobuz, orice alt mijloc de transport în comun, bonul fiscal pentru combustibil în cazul utilizării autoturismului personal Extras/e de cont/alt document de plată Factură/Factură fiscală, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Documente pentru gestiunea materialelor consumabile (NIR, Fişă de magazie, Bon de consum) Extras/e de cont Factură/Factură fiscală, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Documente pentru recepţia/recepţia şi punerea în funcţiune: Proces-Verbal de recepţie a echipamentelor sau Proces-Verbal de recepţie şi punere în funcţiune a echipamentelor sau Fişa mijlocului fix (numai pentru cheltuielile cu amortizarea). Atentie!!! Trebuie să se respecte principiul evitării dublei finanţări. Extras/e de cont Situaţiile de plată pentru lucrările executate, inclusiv centralizatorul trebuie să fie datate, semnate şi ştampilate de ordonatorul de credite/reprezentantul legal al PP, constructor şi dirigintele de şantier Factură/Factură fiscală Proces-Verbal de recepţie la terminarea lucrărilor înainte de întocmirea RF f 5 Pentru entităţile publice şi private, extern şi intern, decontarea transportului, cazării şi diurnei se face cu respectarea prevederilor H.G. nr. 518/1995, actualizată şi a H.G. nr. 1860/2006, actualizată. 13

14 Linia bugetară nr. 5: Alte costuri legate de furnizarea serviciilor sociale către beneficiari Linia bugetară nr. 6: Comunicarea şi promovarea proiectului Linia bugetară nr. 7: Activităţi bilaterale Linia bugetară nr. 8: Alte activităţi subcontractate B. Costuri eligibile indirecte Hrană pentru beneficiari Multiplicare de materiale Comunicarea şi promovarea proiectului Activităţile bilaterale Instruire/Cursuri de formare Servicii de audit naţional Costuri eligibile indirecte, conform bugetului proiectului Extras/e de cont Factură/Factură fiscală, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul NIR, Listă/Proces-verbal pentru darea în consum/alt document Extras/e de cont Factură/Factură fiscală, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Extras/e de cont Factură/Factură fiscală, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Lista de distribuire a materialelor, Proces- Verbal de predare-primire, Liste cu participanţii la evenimente, Rapoarte, alte documente în funcţie de tipul activităţii Extras/e de cont Factură/Factură fiscală/bilete de călătorie/odin de deplasare, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Extras/e de cont sau Raport de audit (pentru Partenerii din Statele donatoare sau Partenerii din Statele SEE) Liste cu prezenţa la cursuri, Rapoarte pentru consultanţă, Rapoarte pentru instruire, alte documente, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Factură/Factură fiscală Extras/e de cont Raport/Proces-Verbal pentru serviciu de audit, inclusiv contract/comandă, dacă e cazul Factură/Factură fiscală Extras/e de cont Documente conform metodei costurilor indirecte pentru care a optat PP Atentie!!! Trebuie să se respecte principiul evitării dublei finanţări. 14

15 C. Costuri neprevăzute Costuri neprevăzute 6 Aprobarea OP pentru utilizarea sumelor Atribuţiile/responsabilităţile din Fişele de post trebuie să fie în corelaţie cu obiectivele individuale ale persoanelor implicate în derularea proiectului, cu fondul de timp alocat şi cu activităţile proiectului, astfel încât Fişele de post să constituie o bază corectă şi completă pentru raportarea activităţii fiecărui angajat al echipei de management/echipei de implementare, ţinându-se cont totodată de respectarea legislaţiei aplicabile, a principiului separării atribuţiilor şi de limitele de competenţă pentru atribuţiile repartizate. De asemenea, se vor respecta principiile conflictului de interese şi transparenţei privind incompatibilitatea. Statul de plată se va întocmi special (separat) pentru membrii echipei de proiect conform timpului efectiv lucrat în cadrul proiectului. Astfel se va întocmi un Stat de plată pentru Echipa de Management (EM) şi un Stat de plată pentru Echipa de Implementare (EI), astfel încât să se poată urmări decontarea, dar şi încadrarea în buget la linia Resurse Umane (EM şi EI). De asemenea, pe Statul de plata la EM şi pe Statul de plată la EI, se vor calcula şi contribuţiile aferente fondului de salarii datorate de Angajator (PP/Parteneri). La Ghid este anexat un Model al Statului de plată pentru personalul plătit conform Legii nr. 284/2010, actualizat (Anexa 2a) şi un Model al Statului de plată pentru personalul plătit conform Codului Muncii (Anexa 2b). Modelele se vor adapta în funcţie de situaţia angajatului/angajaţilor la nivelul proiectului. Pentru eficientizarea activităţii de raportare (reducerea consumului de hârtie, tonner, timp alocat pentru multiplicare de către PP/Parteneri, dar şi probabilitatea ca un extras sau extrase de cont să nu fie anexate Raportului datorită numărului mare de documente) se solicită anexarea la RIf/RFf a extrasului/extraselor de cont cumulate (pentru perioada raportată). În anumite situaţii (de ex., o cheltuială din perioada anterioară raportată în prezentul RI), se va anexa doar copie a extrasului/extraselor de cont care reflectează cheltuiala respectivă. 6 Costurile neprevăzute se cheltuie şi se justifică cu documente potrivit legislaţiei aplicabile pe baza solicitării scrise a PP şi după aprobarea scrisă de către OP. 15

16 În funcţie de specificul proiectului şi de situaţia existentă la un anumit moment, OP poate solicita PP şi alte documente justificative. a. Despre Factura/Factura fiscală Elemente obligatorii pentru factură/factura fiscală: numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura în mod unic; data emiterii facturii; data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile/executate lucrările; datele firmei care emite factura/factura fiscală: nume, adresa, codul de înregistrare fiscală, codul/codurile IBAN (datele furnizorului trebuie să se fie aceleaşi cu cele din contract/comandă, acolo unde s-a întocmit acest document); datele beneficiarului bunurilor/echipamentelor/serviciilor/lucrărilor (PP/Partenerul/ Partenerii): nume, adresa, codul de înregistrare fiscală, codul/codurile IBAN (conturile de cheltuieli); date despre bunurile/echipamentele sau serviciile livrate: denumire, cantitate, preţul unitar; valoarea bunurilor/serviciilor/lucrărilor executate fără TVA, valoarea TVA şi valoarea totală; semnătura şi ştampila furnizorului. Pe facturi trebuie să se regăsească datele de identificare corecte, atât ale furnizorului, cât şi ale cumpărătorului, TVA-ul să fie calculat corect şi pentru fiecare articol (dacă pe factură sunt înscrise mai multe articole/bunuri/materiale consumabile etc), calculul matematic al facturii să fie corect, să aibă semnături, ştampila furnizorului etc. Înainte de acceptarea facturii, contabilul proiectului trebuie să verifice elementele obligatorii ale acesteia. Potrivit Legii contabilităţi (Legea nr. 82/1991, republicată), facturile trebuie să fie arhivate, odată cu celelalte documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Alte aspecte sunt reglementate de legislaţia aplicabilă. 16

17 b. Despre ordonarea documentelor justificative de către PP în ordine cronologică În continuare sunt redate câteva exemple privind ordonarea cronologică a documentelor, de către PP. Documentele pentru perioada de raportare vor fi ordonate pe linii bugetare, cronologic conform Listei cheltuielilor efectuate din grant pentru perioada de raportare, după data efectuării plăţii şi vor fi transmise la OP împreună cu RIf/RFf şi Cererea de plată. b1) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea salariului coordonatorului de proiect: Nr. crt. Elemente de verificat 1. Extrasul/extrasele de cont 2. Statul de plată al EM 3. Raportul de activitate Contractul de muncă pe perioadă 4. determinată/decizie (se transmite la primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări) Număr pagini [de la - până la ] Observaţii (dacă e cazul) Notă: Pentru Raportul Intermediar/Final, extrasele de cont privind grantul SEE (85%) şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat (15%) vor fi solicitate de PP/P către Trezorerie (cazul entităţilor publice) pentru perioada de raportare. Pentru Raportul Intermediar/Final, extrasul de cont privind grantul proiectului va fi solicitat de PP/P către Banca comerciala (cazul entităţilor private, dacă acestea optează pentru a deschide contul la o bancă comercială) pentru perioada de raportare. Deci, în cazul entităţilor publice, pentru grantul proiectului, ca şi document justificativ privind plăţile prin trezorerie, la nivelul PP/Partenerilor de ex., se vor anexa două extrase de cont pentru toată perioada de raportare: un extras de cont pentru grantul SEE (85%), şi un extras de cont pentru cofinanţarea publică de la bugetul de stat (15%). În cazul entităţilor private, pentru grantul proiectului, ca şi document justificativ privind plăţile prin bancă, la nivelul PP/Partenerilor, de ex., se va anexa un extras de cont pentru toată perioada de raportare. În ambele situaţii, extrasul/extrasele de cont se depun, în copie, într-un singur exemplar pentru PP/Parteneri. b2) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea cheltuielilor de transport (personal şi voluntari): Nr. crt Elemente de verificat Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la punctul b1) Biletul de tren, biletul de autobuz, orice alt mijloc de transport în comun, bonul fiscal pentru combustibil în cazul utilizării autoturismului personal Număr pagini [de la - până la ] Observaţii 17

18 3. Ordinul de deplasare b3) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea cheltuielilor cu materialele consumabile: Nr. crt. Elemente de verificat 1. Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la punctul b1) 2. Documentele de gestiune: NIR-ul, Fişa de magazie, Bonul de consum 3. Factura/factura fiscală 4. Contractul/comanda, dacă e cazul (se transmite la primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări) Număr pagini [de la - până la ] Observaţii b4) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind achiziţia de echipamente (de ex. calculatoare): Nr. crt. Elemente de verificat 1. Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la punctul b1) 2. Procesul-verbal de recepţie şi punere în funcţiune 3. Factura/factura fiscală; 4. Contractul/comanda, dacă e cazul (se transmite la primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări). Număr pagini [de la - până la ] Observaţii b5) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea lucrărilor realizate de firma de construcţii: Nr. crt. Elemente de verificat 1. Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la punctul b1) 2. Procesul-verbal de recepţie la terminarea lucrărilor (cel târziu înainte de întocmirea RFf) 3. Factura/factura fiscală Centralizatorul Situaţiilor de plată/de lucrări, inclusiv Situaţiile de plată/de lucrări, semnate şi 4. ştampilate de constructor, verificate, semnate şi ştampilate de dirigintele de şantier, semnată de reprezentantul legal al PP şi ştampilată de PP, cu număr de înregistrare şi dată de la PP 5. Autorizaţia de construire 6. Contractul încheiat între PP şi firma de construcţii (se transmite la primul RIf, şi ulterior, dacă apar Număr pagini [de la - până la ] Observaţii 18

19 modificări) b6) Exemplu pentru ordonarea cronologică a documentelor privind decontarea cheltuielilor privind hrana pentru beneficiari: Nr. Număr pagini Elemente de verificat crt. [de la - până la ] Observaţii 1. Extrasul/extrasele de cont (a se vedea Nota de la punctul b1) 2. NIR, Lista de dare în consum/proces-verbal 3. Factura/factura fiscală 4. Contractul/comanda dacă e cazul (se transmite la primul RIf, şi ulterior, dacă apar modificări) Au fost redate exemple pentru un tip de cheltuială din cadrul fiecărei linii bugetare. Deci, la fiecare raportare, se vor anexa documentele justificative specifice fiecărei cheltuieli eligibile a proiectului, conform legislaţiei aplicabile. B. DESPRE Cererea de plată 1. Cererea de plată se întocmeşte într-un exemplar, în original, se semnează de reprezentantul legal al PP/Beneficiar sau o persoană împuternicită din cadrul PP/Beneficiarului (în această situaţie se prezintă împuternicirea, în original, pentru activităţile/operaţiunile proiectului, semnată de reprezentantul legal al PP/Beneficiarului şi ştampilată de PP/Beneficiar). 2. Cererea de plată însoţeşte Raportul Intermediar/Final şi documentele suport, inclusiv documentele justificative. 3. Cererea de plată se depune la sediul OP personal de către PP/Beneficiar sau se transmite prin poştă (cu confirmare de primire), astfel încât să ajungă la sediul OP din Bucureşti la termenele stabilite în contractul de finanţare. 4. RI/RF trebuie să fie furnizat, atât în original, cât şi în format electronic. Versiunea electronică a RI/RF trebuie trimisă pe CD/DVD la OP {în format (.pdf)}, împreună cu Cererea de plată şi documentele suport, inclusiv documentele justificative. În format editabil (programul Excel), va fi transmis la OP, RI/RF secţiunea financiară prin e- mailul ofiţerului de proiecte alocat de OP. 19

20 C. DESPRE Raportul Intermediar/Final - secţiunea tehnică şi secţiunea financiară a. Secţiunea tehnică Secţiunea tehnică cuprinde: 1. descrierea progresului tehnic, realizarea progresului proiectului şi a valorilor indicatorilor de rezultat (de ex., activităţile raportate corespund cu cele aprobate, şi sunt dovezi că s-au derulat în realitate; au fost măsurate rezultatele; au fost raportate valorile indicatorilor; există progres la nivelul proiectului; relaţiile dintre parteneri funcţionează conform acordului de parteneriat; a fost mobilizată/ prestată contribuţia privată (după caz); 2. informaţii privind procedurile de achiziţii (existenţa dosarului de achiziţii, avizul expertului din cadrul OP, existenţa documentelor care dovedesc recepţia bunurilor/serviciilor/lucrărilor, după caz); 3. informaţii privind legislaţia muncii; 4. informaţii privind protecţia mediului; 5. informaţii privind egalitatea de şanse; 6. informaţii privind conflictul de interese; 7. informaţii privind incluziunea socială; 8. informaţii privind respectarea regulilor şi prevederilor contractuale privind comunicarea şi promovarea; 9. planificarea şi implementarea activităţilor proiectului, comparativ cu bugetul aprobat de OP, modificările proiectului (aprobate de OP), îndeplinirea condiţiilor stabilite în RI anterior, dacă este cazul, şi măsurile de management al riscului. b. Secţiunea financiară Secţiunea financiară cuprinde: 1. Listele cheltuielilor efectuate din grantul proiectului pentru perioada de raportare; 2. Listele cheltuielilor propuse din grantul proiectului pentru următoarea perioadă de raportare; 3. Situaţia privind dobânzile şi comisioanele aferente grantului proiectului; 4. Cheltuielile efectuate privind cofinanţarea privată în bani în perioada de raportare; 5. Situaţia cofinanţării private prestate în muncă voluntară în perioada de raportare; 6. Lista de verificare a conformităţii şi eligibilităţii a RI/RF, întocmită şi semnată de PP, în original; 7. Raportul de audit întocmit de auditorul proiectului pentru perioada de raportare, certificat de auditorul independent şi autorizat al proiectului, în original; 8. Rapoartele de audit întocmite de alte entităţi cu atribuţii în domeniu, dacă e cazul, în copie cu următoarele date în original: menţiunea conform cu originalul, data, semnătura reprezentantului legal şi ştampila PP/P; 20

21 9. Documentul care desemnează persoanele responsabile să semneze Cererea de plată, RI/RF, documentele suport şi specimenele de semnături (de ex., Fişa cu specimene de semnături eliberată de Trezorerie/Bancă); în cazul în care apar modificări, PP va transmite la OP Fişa actualizată sau un document oficial, în copie, cu următoarele date în original: menţiunea conform cu originalul, data, semnătura reprezentantului legal şi ştampila PP, dacă apar modificări. Şi la nivelul Partenerilor, se procedează la fel, cu menţiunea că informaţiile/documentele vor fi întocmite, semnate, ştampilate de Parteneri şi vor fi furnizate prin intermediul PP; 10. Documentele justificative (documente de decontare şi documente de plată), ordonate cronologic, pe linii bugetare, conform datei efectuării plăţilor, din Listele cheltuielilor efectuate din grant pentru perioada de raportare, cu menţionarea liniei şi a subliniei de buget; copiile documentelor trebuie să fie lizibile, cu următoarele date în original: menţiunea conform cu originalul, data, semnătura reprezentantului legal şi ştampila PP/P; dacă e cazul, pe copiile documentelor justificative pot fi făcute de contabilul proiectului precizări privind situaţie existentă într-un mod clar, concis pentru a facilita verificarea de către OP (de ex., pe factura pentru calculator în valoare totală de lei se va mentiona plata a lei din grantul proiectului şi 500 lei din cofinanţarea privată, dacă s-a efectuat plata din grantul proiectului în valoare de lei şi din cofinanţarea privată 500 de lei); 11. Lista documentelor suport, inclusiv a documentelor justificative anexate (OPIS), ordonate în ordine cronologică, conform datei întocmirii, în buget fiind alocată suma de lei la grantul proiectului şi 500 lei la cofinanţarea privată; 12. Orice alt document considerat necesar şi solicitat de OP, în funcţie de specificul/situaţia proiectului. În Raportul Intermediar/Final al proiectului/raportul privind activităţile bilaterale - secţiunea financiară, fiecare plată/cheltuială efectuată va fi înregistrată în Lista cheltuielilor efectuate din grantul proiectului pentru perioada de raportare/lista cheltuielilor efectuate, comparativ cu activităţile şi bugetul proiectului aprobat de OP, conform contractului de finanţare, respectiv cu activităţile şi bugetul aplicaţiei pentru activităţile bilaterale, conform contractului. Atenţie!!! 1. Persoanele care au elaborat, avizat, aprobat documentelor financiare, RI/F, precum şi cele care au înregistrat operaţiunile în sistemul de contabilitate al PP/Partenerului/Partenerilor poartă întreaga responsabilitate pentru aceste acţiuni. 2. Răspunderea pentru angajarea echipei de proiect, contractarea bunurilor/serviciilor/ lucrărilor, recepţia şi plata acestora revine în sarcina exclusivă a PP/Partenerilor/ Beneficiarului. 3. Depunerea unei Cereri de plată şi a RI/RF de către PP/Beneficiar la OP nu echivalează cu aprobarea plăţii. 21

22 4. Plata soldului final/plata finală decontată de OP către PP nu poate să depăşească valoarea grantului proiectului, stabilită prin contractul de finanţare, chiar dacă totalul costurilor/cheltuielilor eligibile reale depăşeşte totalul costurilor/cheltuielilor eligibile propuse. 5. După aprobarea plăţii, OP prin DO informează PP privind suma plătită în baza a RI/RF, a Cererii de plată şi a documentelor suport. Astfel, ofiţerul de proiecte/do notifică PP cu privire la efectuarea plăţii, respectiv avansul, plăţile intermediare şi plata finală (Notificarea Promotorului de Proiect cu privire la efectuarea plăţii), în termen de maxim 5 zile calendaristice de la data efectuării plăţii. 6. Bugetul proiectului se modifică conform art al contractului de finanţare încheiat de OP cu PP. Astfel, PP va întocmi şi transmite un exemplar, în original la OP, al bugetului proiectului, semnat şi ştampilat, cu data, luna şi anul întocmirii pe prima pagină. 7. Termenul de zi reprezintă zi calendaristică dacă nu se specifică altfel în mod distinct. 8. Inainte de transmiterea Raportului Intermediar/Final la OP, PP trebuie să verifice dacă: a. Există OPIS-ul cu toate documentele; b. Cererea de plată şi RI/RF sunt în formatul stabilit; c. Cererea de plată şi RI/RF au toate câmpurile obligatorii completate; d. Cererea de plată şi RI/RF sunt semnate de persoanele autorizate din cadrul PP şi sunt ştampilate de PP; e. Titlul şi codul proiectului din documentele anexate sunt conforme cu cele înscrise în contractul de finanţare; f. Numele PP şi codul fiscal ale PP, respectiv Partenerului/Partenerilor, acolo unde e cazul, din documentele anexate sunt conforme cu cele înscrise în contractul de finanţare; g. Banca/Trezoreria şi codul/codurile IBAN ale PP, respectiv Partenerului/Partenerilor, acolo unde e cazul, pentru grantul SEE şi cofinanţarea publică de la bugetul de stat din documentele suport sunt conforme cu cele înscrise în contractul de finanţare, respectiv documentele de înştiinţare trimise OP; h. Banca/Trezoreria şi codul/codurile IBAN ale PP respectiv Partenerului/Partenerilor, acolo unde e cazul, pentru cofinanţarea privată în bani din documentele suport sunt conforme cu cele înscrise în contractul de finanţare/documentele de înştiinţare trimise OP (numai pentru entităţile private); pentru derularea operaţiunilor privind cofinanţarea privată se va deschide un cont/subcont, separat/distinct de contul grantului proiectului; i. Progresul proiectului respectă graficul Gantt din cererea de finanţare; j. Activităţile realizate de PP/ Parteneri şi raportate de PP: j1. Corespund cu activităţile aprobate de OP; j2. Există documente care demonstrează că activităţile s-au derulat în realitate (de ex., liste cu semnăturile participanţilor la întâlniri, rapoarte de activitate, minute etc); 22