SUBIECT: Solicitare informaţii pentru elaborarea Planului de audit intern pentru anul 20XX

Transcription

1 MEMORANDUM PRIVIND SOLICITAREA DE INFORMAŢII Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 01 REF N. B06-2 MEMORANDUM PRIVIND SOLICITAREA DE INFORMAŢII CĂTRE: DE LA: Şeful de departament/direcţie/unitate MIE sau entitate interesată, după caz Direcţia Audit SUBIECT: Solicitare informaţii pentru elaborarea Planului de audit intern pentru anul 20XX DATA: xxx, 20XX În concordanţă cu prevederile art. 14 alin.1 din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare, proiectul planului de audit public intern se elaborează de către structura de audit public intern pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe, proiecte sau operaţiuni. Având în vedere cele precizate, pentru definitivarea planului de audit public intern pe anul 20xx al MIE, vă rugăm să ne transmiteţi până la data de., pe suport hârtie şi în format electronic, la următoarea adresă de , datele şi informaţiile relevante ce privesc domeniul dumneavoastră de activitate, luând în considerare cel puţin următorii factorii de risc. Deoarece Direcţia Audit are ca responsabilitate şi coordonarea planurilor de audit intern ale ADR-urilor vă rugăm să ne transmiteţi informaţiile solicitate cu celeritate pentru a putea la rândul nostru să identificăm acele proiecte cu grad ridicat de risc, proiecte care ar trebui să fie auditate şi de structurile de audit intern din cadrul ADR, asigurându-se în acest context o imagine de ansamblu asupra gestionarii proiectelor PHARE. Semnătura Nume, prenume Director Direcţia Audit

2 PLANUL ANUAL DE AUDIT PUBLIC INTERN Versiunea :3 Data : 30/06/06 ANEXA 02 AVIZAT MINISTRUL INTEGRĂRII EUROPENE PLANUL ANUAL DE AUDIT PUBLIC INTERN pentru anul 20XX Misiunea de audit Auditarea proiectului. Tipul de audit Sistem/ Regularitate/ Follow-up/ Ad-hoc Obiectivele misiunilor de audit intern În funcţie de analiza de risc specifică Identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului intern Gestionarea PHARE.. fondurilor Identificarea/descrierea entităţii (lor) sau a structurilor organizatorice la care se va desfăşura auditul Direcţia Contractare, Direcţia Certificare şi Plăţi Programe, Direcţia Monitorizare Programe şi Proiecte Durata acţiunii de auditare Perioada supusă auditării Numărul de auditori implicaţi, inclusiv supervizorul 40 zile Anul Director Direcţia Audit

3 REFERAT DE JUSTIFICARE PRIVIND PLANUL DE AUDIT Versiunea :3 Data : 30/06/06 ANEXA 03 REFERAT DE JUSTIFICARE pentru Planul strategic de audit public intern 20XX 20XZ I. Metodologia de evaluare a riscului Ca rezultat al procesului de evaluare a riscurilor aferente activităţii MIE, a fost întocmit un plan de audit pentru o perioadă de trei ani. Acest plan de audit a fost astfel elaborat încât să determine dacă controalele cheie din cadrul MIE funcţionează în mod eficient. Metodologia utilizată pentru elaborarea planului include următoarele: Realizarea unor interviuri cu personalul cheie din cadrul direcţiilor MIE, pentru a înţelege structura organizaţională a ministerului, în funcţie de activităţile desfăşurate; evaluarea implicării managementului MIE în exercitarea activităţilor de control intern; identificarea potenţialelor riscuri ce pot afecta activitatea MIE; Realizarea unui model de analiză a riscului, care să aibă ca finalitate ierarhizarea principalelor funcţii/domenii/activităţi/operaţiuni ale MIE în funcţie de riscul asociat. Au fost stabilite principalele elemente de risc (Materialitate, Expunere la Pierderi, Mediul de Control, Complexitatea Operaţiilor, Calitatea Managementului, Integritatea mediului de procesare date, Perioada de la Ultimul Audit, Rezultatele ultimului Audit, Impact legislativ) pentru a obţine un punctaj al riscului asociat fiecărei activităţi a MIE; Dezvoltarea unui plan de audit pe baza informaţiilor obţinute în urma întocmirii matricei riscurilor anexată la prezentul. II. Rezultatul interviurilor Elementele care s-au luat în calcul la acest subpunct sunt interviurile realizate cu conducerea şi personalul MIE referitoare la misiunile de audit efectuate în perioada precedentă, prin care au fost auditate operaţiunile acestor entităţi. III. Opinia (concluziile) auditului intern

4 Auditul intern este o activitate independentă în cadrul organizaţiei, al cărui principal rol este de a revizui, evalua şi raporta asupra gradului de adecvare şi eficienţă al sistemului de control intern. În cuprinsul concluziei (opiniei), auditorii interni raportează, prezentând excepţiile, către nivelul de management îndreptăţit să ia deciziile de remediere. Aceste rapoarte sunt direcţionate către managementul de vârf (PAO) şi prezentate Ministrului Integrării Europene. În acest scop, Direcţia Audit a implementat metodologia elaborării unei concluzii (opinii) generale asupra gradului de adecvare şi eficienţă a sistemului de control intern, după cum urmează: Satisfăcător - Nivelul de control intern este adecvat. Acesta se referă la eficienţa şi eficacitatea operaţiilor, realitatea înregistrărilor contabile, conformitatea cu legile şi reglementările aplicabile, supraveghere corespunzătoare şi conformitatea cu politicile şi procedurile interne. În cazul în care au fost constatate excepţii, acestea au fost minore. Necesită îmbunătăţiri - Insuficient - Nivelul de control intern referitor la eficienţa şi eficacitatea operaţiilor, realitatea înregistrărilor contabile, conformitatea cu legile şi reglementările aplicabile, supraveghere corespunzătoare şi conformitatea cu politicile şi procedurile interne necesită îmbunătăţiri. Aceasta înseamnă că fie volumul, fie relativa semnificaţie a constatărilor necesită acţiuni corective. Sistemul de control Intern nu funcţionează aşa cum a fost proiectat. Exemple de disfuncţionalităţi sunt: neconformitatea cu politicile interne importante, lipsa unei supravegheri corespunzătoare, înregistrări contabile incorecte şi documentaţie neadecvată, precum şi lipsuri prezentate mai sus care persistă. Acest statut implică îmbunătăţiri esenţiale şi acţiuni care să reprezinte mai mult decât simpla implicare managementului sau implementarea de controale de monitorizare. IV. Bugetarea activităţii de audit intern Bugetul de timp disponibil pentru efectuarea misiunilor de audit public intern în anul 2006 este următorul:

5 Director Director adjunct Auditor superior Auditor principal Auditor asistent TOTAL Număr de posturi Număr de zile lucrătoare din an Concedii Sărbători legale Concedii medicale Pregătire profesională Altele: misiuni de audit ad-hoc, misiuni de follow-up, misiuni de evaluare, consultanţă, activităţi curente ale serviciului Număr de zile disponibile

6 V.Utilizarea fondului de timp disponibil NR. CRT. MISIUNE NECESAR PUNCTAJ BUGET TIMP (zile) MISIUNE EFECTIV PUNCTAJ BUGET TIMP (zile) MISIUNE DE REALIZAT ÎN ANUL Nereguli, plăţi peste limite, X NA NA Nereguli, plăţi peste limite, debite debite 2 Înregistrări contabile Înregistrări contabile X NA NA TOTAL xxx TOTAL xxx

7 VII. Concluzie: Din analiza de risc efectuată în vederea întocmirii Planului de audit pentru anul 20XX au rezultat un număr de... de proiecte cu grad ridicat de risc şi care ar trebui auditate în anul 20XX. Având în vedere resursele de audit limitate, aşa cum rezultă din calculul bugetului de timp disponibil, precum şi discuţiile purtate cu managementul MIE şi cu PAO, din care a reieşit necesitatea înlocuirii proiectelor..., cu proiectele...considerate mai riscante ca urmare a problemelor identificate în implementarea acestora, propunem includerea în Planul de audit pentru anul 20XX a următoarelor proiecte: Nr. crt. Număr auditori Proiect/ activitate auditat/ă Structura auditată Durata desfăşurării misiunii de audit Celelalte proiecte care au un grad de risc mare, conform analizei de risc efectuate, vor fi auditate în anul 20XY, respectiv 20XZ, conform Planului de audit strategic pentru anii 20XX 20XZ, astfel încât fiecare proiect să fie auditat cel puţin o dată în această perioadă.

8 PLANUL STRATEGIC DE AUDIT PUBLIC INTERN Versiunea :3 Data : 30/06/06 ANEXA 04 AVIZAT MINISTRUL INTEGRĂRII EUROPENE PLANUL STRATEGIC DE AUDIT pentru anul 20XX Nr. Misiunea de audit Durata acţiunii crt. de auditare 1. Auditarea proiectului. 40 zile Anul 2007 Anul 2008 Anul 2009 Director Direcţia Audit

9 ORDIN DE SERVICIU Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 05 Ref. A01 REF N. A01 ORDIN DE SERVICIU Nr.... Data... În conformitate cu prevederile... şi cu Planul anual de audit public intern, Direcţia Audit va efectua o misiune de audit public intern la... în perioada.... Perioada auditată este Domeniul misiunii de audit este..., iar obiectivul general al acesteia este.... Tipul de audit pe care îl vom efectua este.... Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori interni.... Supervizarea va fi asigurată de.. Misiunea de audit public intern se va derula în conformitate legislaţia naţională privind auditul public intern şi cu Manualul de proceduri scrise al Direcţiei Audit. Director Direcţia Audit

10 FORMULAR PRIVIND DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ ŞI CALIFICARE Versiunea :3 Data : 30/06/06 ANEXA 06 Ref. A02 DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ ŞI CALIFICARE Trebuie să fie completat de personalul de audit, inclusiv de către consultanţi : NUME : DATA : REPARTIZAREA PROPUSĂ : CONFLICTE DE INTERESE In ceea ce priveşte structura/ entitatea/ programul ce trebuie auditat: Da Nu 1. Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? 2. Aveţi idei preconcepute despre persoane, grupuri, organizaţii sau obiective ale unui program specific ce ar putea influenţa misiunea de audit? 3. Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? 4. Aţi avut vreo implicare/responsabilităţi în implementarea de programe/ proiecte finanţate de UE? 5. Aţi fost implicat în dezvoltarea şi/sau implementarea de sisteme de control al entităţii sau programului ce este auditat? 6. Sunteţi soţul/soţia sau rude până la al patrulea grad al managerului entităţii/programului ce este auditat sau al altui membru al corpului de conducere al entităţii/ programului ce este auditat? 7. Aveţi preferinţe politice şi sociale ce rezultă din angajarea la, sau loialitate faţă de un grup particular, organizaţie sau nivel al guvernului? 8. Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? 9. Aţi ţinut vreodată contabilitatea unei entităţi ce este auditată? 10. Aveţi un interes direct sau indirect substanţial în entitatea sau programul auditat? 11. Veţi înştiinţa imediat directorul Direcţiei Audit referitor la orice conflict de interese personal, extern sau organizaţional ce poate apărea în desfăşurarea acestei misiuni de audit ce poate afecta capacitatea întocmirii unor rapoarte de audit independente? Prin prezenta confirm că dacă pe durata acestei misiuni de audit se iveşte vreun conflict de interese personal, extern sau organizaţional, ce mi-ar putea afecta abilitatea de a desfăşura activitatea şi de a raporta constatările într-o manieră imparţială voi înştiinţa prompt Direcţia Audit. Semnătura

11 NOTIFICAREA STRUCTURII AUDITATE Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 07 Ref. B01-1 PENTRU:. DE LA:. DATA: SUBIECT: AUDITUL [Numele Auditului] Stimate(ă)... În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada... să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema... la (numele entităţii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilităţile asumate de către (numele entităţii/structurii auditate) şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile sale într-un mod eficient şi efectiv. Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând: - prezentarea auditorilor; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern; - scopul misiunii de audit public intern; - alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră şi o pregătire corespunzătoare a intervenţiilor viitoare, vă rugăm să desemnaţi o persoană de contact care să ne pună la dispoziţia documentaţia necesară efectuării misiunii de audit. Pentru eventuale clarificări vă rugăm să ne contactaţi la: - tel. nr - . Cu stimă, Data Director Direcţia Audit

12 FORMULAR PRIVIND DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ ŞI CALIFICARE Versiunea :3 Data : 30/06/06 ANEXA 06 Ref. A02 Pag : 2 TREBUIE COMPLETAT DE DIRECTORUL DIRECŢIEI AUDIT: 1. Calificări relevante ale auditorului: 2. Conflict personal de interese? (Lista de pe pagina anterioara) 3. Poate fi conciliat conflictul de interese? Dacă da, explicaţi cum şi justificaţi repartizarea Data şi semnătura

13 NOTIFICAREA PĂRŢILOR INTERESATE Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 08 Ref. B01-2 PENTRU:.. DE LA: DATA: SUBIECT: AUDITUL [Numele auditului] Stimate(ă)... În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada... să efectuăm o misiune de audit public intern cu tema... la (numele entităţii/structurii auditate). Auditul va examina responsabilităţile asumate de către (numele entităţii/structurii auditate) şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile sale într-un mod eficient şi efectiv. Auditorii., din colectivul nostru, efectuează activitatea de audit, iar d-na/d-nul..va superviza această acţiune. Dacă aveţi unele interese de audit privind această misiune, vă rugăm să ne contactaţi la: - tel. nr - . Cu stimă, Data Director Direcţia Audit

14 CHESTIONAR DE AUTO-EVALUARE (Chestionar pentru structura auditată) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 09 Ref. B04-1 Faza Pre-audit CHESTIONAR DE AUTO-EVALUARE Scop: Având în vedere poziţia pe care o deţineţi în cadrul managementului M.I.E., considerăm că este responsabilitatea dumneavoastră de a implementa şi monitoriza sistemele de control intern (operaţional şi/sau financiar) din organizaţia pe care o conduceţi. Această scurta auto-evaluare a fost proiectată pentru a obţine un input de la dumneavoastră în scopul identificării importanţei şi nivelului de risc aferent activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei dumneavoastră. Completarea acestui chestionar va ocupa aproximativ 20 de minute din timpul dumneavoastră. Persoana responsabilă: Funcţia: 1. Vă rugăm sa descrieţi obiectivele cheie ale structurii conduse de dumneavoastră? 2. Politicile şi procedurile din structura dumneavoastră sunt formalizate? (Încercuiţi varianta corectă): Da Nu Comentarii 3. Politicile si procedurile sunt actualizate? (Încercuiţi varianta corectă): Da Comentarii Nu 1

15 CHESTIONAR DE AUTO-EVALUARE (Chestionar pentru structura auditată) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 09 Ref. B04-1 Pag : 2 4. Vă rugăm să descrieţi pe scurt care sunt activităţile principale care se desfăşoară în cadrul structurii dumneavoastră? 5. Vă rugăm să descrieţi principalele controale interne pe care le consideraţi implementate în cadrul structurii dumneavoastră. 6. Care sunt principalele sisteme informaţionale utilizate în cadrul structurii dumneavoastră? 7. Vă rugăm să descrieţi instrumentele de măsurare a performanţei utilizate de dumneavoastră pentru a monitoriza eficacitatea/eficienta principalelor activităţi desfăşurate. 8. Vă rugăm să descrieţi principalele mijloace de comunicare pe care le utilizaţi pentru a-i informa pe cei din alte departamente cu privire la activităţile/problemele din domeniul dumneavoastră: 2

16 CHESTIONAR DE AUTO-EVALUARE (Chestionar pentru structura auditată) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 09 Ref. B04-1 Pag : 3 9. Care sunt structurile beneficiare ale informaţiilor transmise de către dumneavoastră? 10. Care sunt departamentele cu care comunicaţi cel mai frecvent şi în mod curent? 11. Există vreun domeniu pe care aţi dori ca Auditul Intern să îl analizeze în mod deosebit (de ex: activităţi ineficiente sau îngrijorătoare din punct de vedere al controalelor existente)? In general, cum aţi califica următoarele? Slab Mediu Excelent Eficacitatea sistemelor de control intern Calitatea rezultatelor dumneavoastră Eficienţa activităţii dumneavoastră În cazul în care există informaţii suplimentare pe care le consideraţi importante pentru misiunea noastră de audit (cum ar fi: politici, proceduri, rapoarte, etc) vă rugăm să le anexaţi la prezentul chestionar. Mulţumim pentru timpul acordat. Răspunsurile dumneavoastră vor ajuta echipa de audit intern şi, în final, va reduce timpul pe care îl veţi petrece cu acest audit. Dacă aveţi întrebări suplimentare ne puteţi contacta la: - telefon nr

17 MEMORANDUM DE VERIFICARE PRELIMINARĂ Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 10 Ref. C01-1 MEMORANDUM DE VERIFICARE PRELIMINARĂ 1. Denumirea misiunii de audit.. 2. Structura (rile) auditată (e). 3. Perioada auditată. 4. Auditori Semnătura Data. 5. Supervizor Semnătura Data.. Memorandumul de verificare preliminară conţine cel puţin următoarele elemente: Informaţii despre structura auditată 1. Cadrul legal 2. Organizarea: ROF, Organigrama, Stat de funcţii 3. Fluxul activităţilor 4. Resurse umane: personal cheie 5. Dotări 6. Sistem IT 7. Proceduri scrise 8. Sistem de raportare 9. Rapoarte de audit anterioare 10. Situaţia contractelor/acordurilor încheiate Un scurt istoric şi/sau descriere a programului/proiectului, incluzând scopul şi obiectivele acestuia Scopul şi obiectivele auditului Legislaţia aplicabilă Glosar de termeni * Structura menţionată mai sus este orientativă.

18 REZUMATUL INTERVIULUI Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 11 Ref. A04-3 Page : 1 Elaborat de: Data: Revizuit de: Data: REZUMATUL INTERVIULUI Numele Departamentului: Numele Auditului şi Codul: Nume, prenume persoana intervievată: Funcţia persoanei intervievate: Direcţia/Unitatea: Data interviului: Durata interviului Auditor: Alte persoane prezente la interviu: Nume, prenume, funcţie: Nume, prenume, funcţie: Rezumatul Interviului:

19 LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 12 Ref. C02-1 LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Structura auditată:.. Denumirea misiunii de audit public intern:.. Perioada supusă auditului: Întocmit de Data Supervizat de Data Nr. crt n Obiective Obiecte auditabile Observaţii

20 MATRICEA RISCURILOR Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 13 Ref. C02-2 MATRICEA RISCURILOR Structura auditată:.. Denumirea misiunii de audit public intern:.. Perioada supusă auditului: Întocmit de Data. Supervizat de Data.. Obiecte auditabile Riscuri (Ameninţări) Criterii de analiză a riscurilor Aprecierea controlului intern Aprecierea cantitativă Aprecierea calitativă Pondere Nivel Pondere Nivel Pondere Nivel (P) (N) (P) (N) (P) (N) Punctaj total (T)

21 Notă: Exemple de criterii de analiză a riscurilor (fără ca lista lor să fie exhaustivă) I. Criterii pentru aprecierea cantitativă (criterii financiare): 1) Bugetul alocat 2) Sume transferate de FN către AI până la data de 3) Sume plătite de FN din fondul de indisponibilităţi până la data de 4) Sume plătite contractorilor de către AI până la de. 5) Sume previzionate a fi transferate de FN către AI în anul 200Y. II. Criterii pentru aprecierea calitativă: 1) Data limită pentru efectuarea plăţilor pentru fiecare proiect PHARE 2) Numărul contractelor încheiate în cadrul fiecărui proiect PHARE până la de 3) Numărul misiunilor de audit efectuate pentru fiecare proiect PHARE până la de. 4) Numărul iregularităţilor raportate până la data de... 5) Numărul nivelelor de gestiune implicate 6) Complexitatea proiectului 7) Tipul de beneficiari 8) Complexitatea cadrului normativ. III. Criterii pentru aprecierea controlului intern 1) Proceduri de lucru documentate 2) Tipul de controale interne existente 3) Eficienţa acţiunilor corective 4) Segregarea sarcinilor.

22 TABELUL PUNCTE TARI PUNCTE SLABE Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 14 Ref. C02-3 TABELUL PUNCTE TARI PUNCTE SLABE Denumirea misiunii de audit public intern:.. Perioada supusă auditului: Întocmit de.data.. Supervizat de Data OBIECTIVE OBIECTE AUDITABILE RISCURI Tare Punct Slab OPINIE Consecinţe (Nivelul impactului) Grad de încredere COMENTARII

23 MATRICEA DE EVALUARE A CONTROLULUI INTERN Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 15 Ref. C02-4 MATRICEA DE EVALUARE A CONTROLULUI INTERN Denumirea misiunii de audit public intern:.. Perioada supusă auditului: Întocmit de.data. Supervizat de Data. Nr crt. RISC IMPACT PROBABILITATE CONTROALE INTERNE ASTEPTATE CONTROALE INTERNE EXISTENTE EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLULUI INTERN SUMAR REZULTATE TESTE EVALUAREA FINALĂ A CONTROLULUI INTERN Notă: Coloanele se completează în etapa de analiză a riscurilor Coloanele se completează după finalizarea testelor.

24 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Denumirea misiunii de audit public intern Perioada supusă auditului Pregătit de: Supervizat de: Data: Data: Etapa: Pregătirea misiunii de audit public intern Iniţierea auditului 1.Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu; Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori 2.Tipărirea şi procesarea Declaraţiilor de Independenţă şi calificare; 3. Pregătirea şi transmiterea Notificării către structura auditată; 4. Pregătirea şi transmiterea Notificării către părţile interesate; 5. Revizuirea documentelor de către supervizor; 6. Aprobarea şi semnarea Ordinului de serviciu şi a Notificărilor de către directorul Direcţiei Audit;

25 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 Pag : 2 Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 1. Începerea etapei de colectare şi prelucrare a informaţiilor; 2. Elaborarea şi transmiterea Chestionarului de autoevaluare a structurii auditate; 3. Elaborarea Rezumatului interviurilor avute cu personalul din cadrul structurii auditate; 4. Elaborarea FIAP-rilor, dacă este cazul; 5. Redactarea Memorandumului de verificare preliminară; 6. Revizuirea documentelor de către supervizor; Analiza riscurilor 1. Elaborarea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 2. Elaborarea Matricei riscurilor 3. Elaborarea Tabelului puncte tari puncte slabe 4. Elaborarea Matricei de evaluare a controlului intern 5. Revizuirea documentelor de către supervizor; Elaborarea programului misiunii de audit 1. Pregătirea Programului de audit; 2. Pregăteşte Programul intervenţiei la faţa locului; 3. Revizuirea şi aprobarea Programului de audit şi a Programului intervenţiei la faţa locului de către supervizor; Şedinţa de deschidere 1. Planificarea şi organizarea şedinţei de deschidere; Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori

26 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 Pag : 3 2. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere; 3. Revizuirea Minutei şedinţei de deschidere de către supervizor; Confirmarea ariei şi obiectivelor auditului 1. Redactarea Memorandumului de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului; 2. Revizuirea Memorandumului de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului de către supervizor; 3. Obţinerea Memorandumului de confirmare a ariei şi obiectivelor auditului semnat de către auditaţi; Etapa: Intervenţia la faţa locului Colectarea dovezilor OBIECTIVELE AUDITULUI Obiectivul 1 Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori 1.1. Pregătirea unui program de audit; 1.2. Obţinerea programului de audit revăzut şi aprobat de supervizor; 1.3. Realizarea testelor, întocmirea foilor de lucru şi obţinerea dovezilor de audit; 1.4. Redactarea FIAP-rilor; 1.5. Revizuirea documentelor de către supervizor; 1.6. După primirea aprobării, discutarea constatărilor cu structura auditată; Obiectivul Pregătirea unui program de audit;

27 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 Pag : Obţinerea programului revăzut şi aprobat de către supervizor; 2.3. Efectuarea testelor, întocmirea foilor de lucru şi obţinerea dovezilor de audit; 2.4. Redactarea FIAP-rilor; 2.5. Revizuirea documentelor de către supervizor; 2.6. După primirea aprobării, discutarea constatărilor de audit cu structura auditată;.... Obiectivul n Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori n.1. Pregătirea unui program de audit; n.2. Obţinerea programului revăzut şi aprobat de către supervizor; n.3. Efectuarea testelor, întocmirea foilor de lucru şi obţinerea dovezilor de audit; n.4. Redactarea FIAP-rilor; n.5. Revizuirea documentelor de către supervizor; n.6. După primirea aprobării, discutarea constatărilor de audit cu structura auditată; Constatarea şi raportarea iregularităţilor 1. Întocmirea Formularului de constatare şi raportare a iregularităţilor; 2. Informarea în termen de 3 zile a conducătorului entităţii publice, PAO şi structurii de control abilitate pentru continuarea verificărilor; Revizuirea documentelor de lucru 1.Terminarea şi clasarea documentelor de lucru;

28 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 Pag : 5 2. Întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru de către auditori; 3. Planificarea unei revizuiri a documentelor de către supervizor; 4. Întocmirea Fişei de analiză a documentelor de lucru de către supervizor; Şedinţa de închidere 1. Planificarea şi organizarea şedinţei de închidere; 2. Redactarea Minutei şedinţei de închidere; 3.Revizuirea Minutei şedinţei de închidere de către supervizor; Etapa: Raportul de audit public intern Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern 1. Pregătirea proiectului Raportului de audit public intern; 2. Revizuirea proiectului Raportului de audit public intern de către supervizor; 3. Întocmirea Fişei de revizuire a proiectului de raport de audit public intern de către supervizor; Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern 1.Transmiterea proiectului de raport la structura auditată şi solicitarea unui răspuns în termen de 15 zile lucrătoare; Reuniunea de conciliere 1. Planificarea şi organizarea unei şedinţe de conciliere, dacă este solicitată de structura auditată; 2. Întocmirea Minutei reuniunii de conciliere; 3. Revizuirea de către supervizor a Minutei reuniunii de conciliere; Elaborarea Raportului de audit public intern Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori

29 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 Pag : 6 1. Primirea punctului de vedere la proiectul Raportului de audit; 2. Finalizarea Raportului de audit intern; 3. Revizuirea Raportului de audit public intern de către supervizor; Difuzarea Raportului de audit public intern 1. Întocmirea adresei de transmitere a Raportului de audit public intern la ministrul integrării europene; 2. Transmiterea Raportului de audit public intern spre avizare la ministrul integrării europene; 3. Semnarea de către directorul Direcţiei Audit a adresei de înaintare a Raportului de audit public intern la ministrul integrării europene; 4. Primirea Raportului de audit public intern avizat de către ministrul integrării europene; 5. Întocmirea adresei de înaintare a Raportului de audit public intern (în copie) la structura auditată; 6. Întocmirea adresei de înaintare a Raportului de audit public intern, în copie, integral sau în sinteză, părţilor interesate; 7.Transmiterea la U.C.A.A.P.I. a unei informări despre recomandările care nu au fost avizate, însoţită de documentaţia de susţinere; Etapa: Urmărirea implementării recomandărilor 1.Elaborarea Fişei de urmărire a implementării recomandărilor din Raportul de audit; 2.Transmiterea la U.C.A.A.P.I. a stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor; 3. Informarea ministrului integrării europene dacă nu sunt respectate termenele de implementare; Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori

30 PROGRAMUL DE AUDIT (Agenda de audit) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 16 Ref. A03-1 Pag : 7 Chestiuni administrative şi finalizare Evaluarea performanţei auditului şi auditorilor 1. Redactarea Fişei privind evaluarea performanţei auditului şi obţinerea aprobării acesteia de către structura auditată; 2. Completarea de către supervizor a Fişei privind evaluarea performanţei auditorilor; Pontajul 1. Redactarea Fişelor de pontaj; 2. Supervizarea Fişelor de pontaj de către supervizor; TOTAL Document de lucru (Referinţa) Locul Bugetul de timp alocat în planul anual (ore) Bugetul de timp folosit real (ore) Data planificată de terminare Data reală a terminării Auditori

31 PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI Versiunea :3 Data : 30/06/06 ANEXA 17 Ref. A03-2 PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI Denumirea misiunii de audit public intern Perioada supusă auditului Pregătit de: Supervizat de: Data: Data: Obiectivele misiunii de audit Tipul verificării Locul Durata Dovezi de audit Auditorii

32 MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 18 Ref. B02 MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE A. Menţiuni generale Denumirea misiunii de audit:... Perioada auditată... Întocmit de:... Data... Supervizat de:....data... Lista participanţilor: Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon Adresa Semnătura B. Minuta Şedinţei de deschidere

33 MEMORANDUM DE CONFIRMARE A ARIEI ŞI OBIECTIVELOR AUDITULUI Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 19 Ref. B03 PENTRU:.. DE LA:. NR:. DATA:. SUBIECT: AUDITUL [Numele Auditului] Stimate(ă)... Scopul acestei scrisori este de a ne confirma înţelegerea de către dumneavoastră a ariei şi obiectivelor prezentei misiuni de audit intern. Aria de cuprindere şi obiectivele auditului sunt următoarele: <Inseraţi aria de cuprindere şi obiectivele aşa cum au fost ele convenite la şedinţa de deschidere.> Vă reamintim că responsabilitatea structurii auditate este de a asigura menţinerea unor sisteme de control intern adecvate, înregistrări contabile adecvate, protejarea intereselor financiare ale UE şi a bugetului naţional, inclusiv asigurarea unui sistem de raportare şi monitorizare adecvat. Datorită naturii de testelor şi altor limitări inerente ale unui audit, împreună cu limitările inerente privind contabilitatea şi sistemul de control intern, există riscul ca unele greşeli materiale să rămână nedescoperite. Pentru realizarea misiunii de audit ne bazăm pe completa cooperare cu personalul unităţii dumneavoastră, precum şi pe faptul că ne vor fi puse la dispoziţie orice înregistrări, documente sau alte informaţii cerute în legătură cu misiunea de audit. Vă rugăm să semnaţi şi să ne returnaţi un exemplar al acestei scrisori, în care să menţionaţi dacă aria şi obiectivele auditului sunt în conformitate cu cele discutate în cadrul şedinţei de deschidere, conform tabelului următor: Nume, prenume De acord Comentarii Semnătura Data Vă mulţumim, Directorul Direcţiei Audit/Supervizorul

34 TEST DOCUMENT DE LUCRU Versiunea : 3 Data : 30/06/06 TEST nr. ANEXA 20 Ref. A04-1 Misiunea de audit : Structura auditată: Perioada auditată: Perioada desfăşurării misiunii de audit intern: Elaborat de: Semnătura: Data: Revizuit de: Semnătura: Data: Obiectul testului: ex: Conformitatea plăţilor intermediare cu prevederile contractuale, regulamentele europene şi legislaţia aplicabilă contractelor de lucrări Obiectivul testului: ex: Scopul acestui test este de a examina eficacitatea controlului intern în ceea ce priveşte verificarea conformităţii plăţilor intermediare pentru contractele de lucrări cu prevederile contractuale, regulamentele europene şi legislaţia naţională aplicabilă (Referinţa: Procedura privind din Manualul de proceduri - Secţiunea.) Descrierea testului: ex: Auditorii au testat pentru plăţile selectate, conform eşantionării aleatorii, modul de efectuare a plăţilor intermediare şi conformitatea acestora cu prevederile contractuale, cu procedura internă de lucru şi cu regulamentele europene aplicabile, pentru perioada.. Detalii despre documentele sursă 1.Procedura prevăzută în Manualul de proceduri: Prevederi ale Contractului Reglementări UE şi naţionale 4. Altele Plăţile testate Controlul este eficace Controlul nu este eficace Concluzie: Ex: Au fost testate controalele interne privind. din Secţiunea../Pagina. a Manualului de proceduri interne. (intitulat.. ). Auditorul(i) a constatat că dintr-un eşantion de., în.% din cazuri, controlul nu a fost aplicat în mod eficace. Motivul pentru care acest control nu a fost aplicat in mod eficace a fost următorul: Consecinţa (ele) neaplicării eficace a controlului este/sunt Posibile remedii pentru îmbunătăţirea eficacităţii controlului intern sunt:

35 FOAIA DE LUCRU Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 21 Ref. A04-2 FOAIA DE LUCRU nr.10 privind.. Misiunea de audit : Structura auditată: Perioada auditată: Perioada desfăşurării misiunii de audit intern: Elaborat de: Semnătura: Data: Revizuit de: Semnătura: Data: Scopul testului:.. Descrierea modului de abordare: ex: Auditorii au avut interviuri cu:... Auditorii au analizat următoarele documente: A fost testat Manualul de proceduri al... Au fost elaborate Teste de control /detaliu. Au fost efectuate următoarele reconcilieri Au fost efectuate vizite la locul investiţiei. Au fost solicitate şi s-au obţinut confirmări externe de la.. Concluziile testului: Notă: Foaia de lucru este un document de lucru prin care se explică care a fost scopul testului efectuat de auditori şi descrie modul de abordare. Foaia de lucru însoţeşte Testul.

36 FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 22 Ref. A05-1 FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI Nr. Misiunea de audit public intern Structura auditată Perioada auditată Auditori: Nume, prenume Semnătură Data Supervizor: Problema: Constatare (condiţia): Criterii: Cauze: Efecte: Recomandări: Departamentul responsabil pentru implementarea recomandării: Metoda de identificare a constatării: Observarea Examinarea Interviul Acţiuni corective: Persoana responsabilă: Termen de îndeplinire: Nivel de prioritate: Major / Mediu / Minor Numele sursei/contactului Denumirea documentelor Referinţă

37 FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 22 Ref. A05-1 Pag : 2 Entitatea auditată - pentru luare la cunoştinţă Comentarii: Nume şi funcţia Semnătură: Cum se tratează constatarea făcută: Data Decizia luată privind constatarea Comentarii renunţat datorită lipsei de dovezi renunţat datorită limitelor de timp renunţat ca rezultat al primirii unor informaţii suplimentare amânată pentru dezvoltări ulterioare inclusa în proiectul Raportului de audit intern inclusă în Raportul de audit intern Notă: Recomandările trebuie clasificate în funcţie de nivelul de prioritate: - Majore - necesită acţiuni obligatorii ce trebuie implementate imediat - Medii - necesită acţiuni obligatorii ce trebuie implementate în termen de 30 de zile - Minore - necesită acţiuni obligatorii ce trebuie implementate în termen de 60 de zile.

38 LISTA DE VERFICARE (chestionar) Versiunea : 3 Data : 30/06/06 ANEXA 23 Ref. A04-4 LISTA DE VERIFICARE Misiunea de audit : Structura auditată: Perioada auditată: Perioada desfăşurării misiunii de audit intern: Elaborat de: Semnătura: Data: Revizuit de: Semnătura: Data: Exemplu: ACTIVITATEA DE AUDIT Da Nu Auditorii PLĂŢI 1. există proceduri scrise privind plăţile? 2. atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt declarate în proceduri? 3. angajaţii sunt informaţi despre procedurile care se aplică? 4. procedurile privind plăţile asigură separarea sarcinilor? 5. procedurile privind plăţile sunt aprobate? 6. procedurile privind plăţilor sunt actualizate? 7. operaţiile de control sunt însoţite de liste de verificare? 8. calitatea listelor de verificare este satisfăcătoare? 9. controalele efectuate au fost formalizate (data, semnătura)? 10.plăţile sunt conforme cu procedurile privind cursul de schimb? 11. plăţile se regăsesc în extrasele de cont? 12. plăţile sunt transcrise corect în cartea mare? 13 plăţile care nu sunt efectuate sunt prevăzute în proceduri? 14. este stabilită atribuirea responsabilităţilor? 15. procedurile privind plăţile asigură separarea? 16.contabilul principal are o autoritate adecvată asupra angajaţilor din compartimentul contabil? 17. procedurile privind sistemul de evidenţă contabilă sunt aprobate? 18. procedurile privind sistemul de evidenţă contabilă sunt actualizate?

39 ACTIVITATEA DE AUDIT Da Nu Auditorii 19. procedurile privind sistemul de evidenţă stabilesc şi explică politica contabilă? 20. numai persoanele autorizate pot să modifice sau să stabilească noi politici sau proceduri? 21. Referitor la procedurile de declaraţii: a) planul de conturi însoţit de explicaţii ale operaţiunilor? b) aţi identificat şi descris principalele înregistrări contabile, intrările periodice? c) care sunt posturile care au autoritatea să aprobe că intrările sunt efectuate? d) există explicaţii pentru documentele şi necesităţile de aprobare pentru diversele tipuri de tranzacţii periodice şi neperiodice şi pentru intrările în jurnal? 22. funcţiile pentru înregistrarea, verificarea, supervizarea, aprobarea intrărilor în jurnal sunt separate? 23. toate intrările în jurnal sunt revăzute şi aprobate de către persoanele competente la nivelurile adecvate? 24. intrările în jurnal sunt explicate corespunzător şi justificate? 25. controalele efectuate sunt formalizate (data şi semnătura)? 26. rapoartele financiare sunt pregătite pentru perioadele contabile solicitate? 27. procedurile privind corectarea rapoartelor sunt formalizate, aprobate, actualizate? 28. procedurile de închidere sunt formalizate, aprobate, actualizate? 29. fiecărui cont bancar îi corespunde un cont în registre? 30. toate tranzacţiile sunt înregistrate corect în Cartea mare? 31. sumele sunt defalcate pe creditori şi debitori? 32. cecurile din jurnal sunt trecute în ordine numerică, iar cele care lipsesc sunt semnalate? NOTĂ: Aceste puncte din Lista de verificare au rol consultativ. În funcţie de specificul fiecărei misiuni de audit public intern pot fi solicitate şi alte informaţii, respectiv pot fi efectuate alte testări.

40 FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE IREGULARITĂŢI ANEXA 24 Ref. A06-1 Versiunea : 3 Data : 30/06/06 FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE IREGULARITĂŢI Către: Directorul Direcţiei Audit În urma misiunii de audit public intern efectuată în baza..., la... s-au constatat următoarele: a) constatarea (abaterea): descrierea detaliată a iregularităţii (iregularităţilor), excepţiei (excepţiilor) sau potenţialelor încălcări ale legii natura şi mărimea cheltuielii; in cazurile unde nu s-a efectuat nici o plată, sumele care ar fi fost plătite în mod greşit dacă iregularitatea nu ar fi fost descoperită, suma totală şi distribuirea sa între diferitele surse de finanţare, proiectul/ programul în cauză, perioada în timpul căreia, sau momentul în care, iregularitatea a fost comisă, practicile folosite în comiterea iregularităţii, consecinţele financiare, suspendarea plăţilor şi posibilităţile de recuperare a fondurilor, data şi sursa primelor informaţii ce au condus la suspiciunea că o iregularitate s-a produs, identitatea persoanelor fizice şi juridice implicate, b) actul sau actele normative încălcate: legea, regulamentul, decretul, politica sau procedura ce a fost încălcată c) recomandări: să se desfăşoare activităţi suplimentare sau să se suspende procedurile de audit ca rezultat al seriozităţii iregularităţii constatate şi să se informeze conducătorul entităţii publice şi PAO în legătură cu iregularităţile constatate. Totodată, trebuie să se informează şi structura de control abilitată pentru continuarea verificărilor. d) anexe. Supervizor:... Data.../.../... Auditor......Data.../.../...

41 NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU ANEXA 25 Ref. D01-1 Pag: 1 Versiunea :3 DatA : 30/06/06 NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit public intern Structura auditată Perioada auditată Auditori: Semnătura: Data: Obiectivul misiunii de audit Obiectivul nr.1 Constatarea Documentul justificativ Îndosariat Secţiunea E Există Da Nu Auditori Obiectivul nr.2 Secţiunea F.. Obiectivul nr. n.. Secţiunea N

42 FIŞA DE ANALIZĂ A DOCUMENTELOR DE LUCRU Versiunea :31 Data : 30/06/06 ANEXA 26 Ref. D01-2 FIŞA DE ANALIZĂ A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit public intern Structura auditată Perioada auditată Supervizor: Semnătura Data Obiectivul misiunii de audit Obiectivul nr.1 Constatarea Documentul justificativ Îndosariat Secţiunea E Documentele de lucru pot trece testul de evidenţă Da Nu Motivul pentru care se solicită revizuirea documentului de către auditori Obiectivul nr.2 Secţiunea F.... Obiectivul nr. n Secţiunea N

43 MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 27 Ref. B05 MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE A. Menţiuni generale Denumirea misiunii de audit:... Perioada auditată... Întocmit de:... Data... Supervizat de:....data... Lista participanţilor: Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon Adresa Semnătura B. Minuta Şedinţei de închidere

44 PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 28 Ref. A07-1 Raport de audit public intern (proiect) Pagina de titlu Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Cuprinsul Proiectul Raportului de audit va conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. Sinteza Doreşte să ofere sintetic o perspectivă de ansamblu asupra auditului şi să evidenţieze, în rezumat, constatările şi recomandările semnificative, făcând trimitere la textul principal al proiectului de raport de audit unde acestea sunt detaliate. Introducere Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale). Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată). Identifică activitatea/structura ce este auditată şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în proiectul Raportului de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit public intern. Stabilirea ariei (domeniului) auditului Descrie întinderea misiunii de audit pentru atingerea obiectivelor acesteia. Stabilirea metodologiei Explică tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

45 PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 28 Ref. A07-1 Pag : 2 Stabilirea standardelor de audit Raportul trebuie să includă o declaraţie dacă auditul a fost efectuat în conformitate cu standardele de audit intern prevăzute de legislaţia naţională în domeniul auditului public intern, agreată de CE şi având în vedere standardele internaţionale de audit intern. Responsabilitatea structurii auditate Toate datele din documentele prezentate auditorilor interni sunt responsabilitatea managementului structurii auditate. De asemenea, managementul structurii auditate are responsabilitatea implementării recomandărilor auditului. Responsabilitatea auditului Responsabilitatea echipei de audit este de a exprima o opinie asupra sistemelor de management şi control intern ca urmare a misiunii de audit intern efectuate. Constatările auditului Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit public intern. Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicită la anexele la Raportul de audit public intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizării aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificării căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte. Recomandările Recomandările din Raportul de audit public intern trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management. Prezentarea recomandărilor se va face după următoarea structură: 1) Constatări; 2) Criterii, cauze, efecte; 3) Recomandări. Recomandările vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienţă constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore. Concluziile şi/sau Opinia Concluziile şi/sau opinia echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute pentru fiecare obiectiv având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează.

46 PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 28 Ref. A07-1 Pag : 3 Semnătura Raportul de audit public intern este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagină a acestuia. Ultima pagină a raportului este semnată şi de către supervizor.

47 FIŞA DE REVIZUIRE A PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 29 Ref. D01-3 FIŞA DE REVIZUIRE A PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN Misiunea de audit public intern Structura auditată Perioada auditată Supervizor: Semnătura: Data: Verificări efectuate Da Nu Comentarii În cadrul proiectului de Raport de audit intern au fost formulate opinii cu privire la obiectivele misiunii de audit? Proiectul Raportului de audit public intern respectă formatul standard din Manualul de audit? Proiectul Raportului de audit intern este structurat pe capitole astfel încât să existe o îndrumare corespunzătoare a cititorului? Constatările mai importante sunt prezentate înaintea celorlalte? Proiectul de Raport de audit intern prezintă atât aspectele pozitive cât şi aspectele negative într-o manieră corespunzătoare? Constatările şi comentariile care au legătură între ele sunt prezentate în aceeaşi secţiune? Proiectul de Raport de audit intern este elaborat astfel încât să se evite repetarea anumitor aspecte? În cazul în care este necesară prezentarea în detaliu a anumitor aspecte, acestea sunt detaliate în anexele raportului? Proiectul de Raport de audit intern prezintă constatările şi recomandările în mod clar, obiectiv, concis şi constructiv? Toate constatările prezentate sunt susţinute de documentele suport corespunzătoare, utilizându-se referinţele încrucişate? Sunt folosite referinţe încrucişate pentru evidenţierea constatărilor din Sinteza raportului în Raportul de audit? Sunt evitate repetiţiile? Întrebări şi instrucţiuni:

48 MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 30 Ref. B07 MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE A. Menţiuni generale Denumirea misiunii de audit:... Perioada auditată... Întocmit de:... Data... Supervizat de:....data... Lista participanţilor: Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon Adresa Semnătura B. Rezultatele concilierii

49 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN (final) Versiunea: 3 Data : 30/06/06 ANEXA 31 Ref. A07-2 Raport de audit public intern (final) Pagina de titlu Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Cuprinsul Raportului de audit va conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor. Sinteza Doreşte să ofere sintetic o perspectivă de ansamblu asupra auditului şi să evidenţieze, în rezumat, constatările şi recomandările semnificative, făcând trimitere la textul principal al proiectului de raport de audit unde acestea sunt detaliate. Introducere Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale). Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare, perioada auditată). Identifică activitatea/structura ce este auditată şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern. Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern). Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit public intern. Stabilirea ariei (domeniului) auditului Descrie întinderea misiunii de audit pentru atingerea obiectivelor acesteia. Stabilirea metodologiei Explică tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.