Nama: En NIK IBRAHIM BIN NIK MAT Nama: Dr. LEE BOON HUA

Transcription

1 MUKA SURAT : 1/22 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:. Nama: En NIK IBRAHIM BIN NIK MAT Nama: Dr. LEE BOON HUA Jawatan: KETUA PENOLONG PENGARAH JABATAN ICT Jawatan: TIMBALAN REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 02 MEI 2012 Tarikh: 02 MEI 2012 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk 1

2 MUKA SURAT : 2/ OBJEKTIF 1.1 Prosedur ini bertujuan memastikan semua buku yang diperoleh, diurus dan diselenggarakan dengan teratur supaya mudah dikesan, dipinjam dan dipulangkan mengikut kaedah yang ditetapkan supaya dapat memenuhi keperluan pelajar; 1.2 Prosedur ini juga bertujuan memastikan 90% pelanggan berpuashati dengan perkhidmatan perpustakaan yang disediakan dan memenuhi piawaian Pusat Sumber dan; % koleksi perpustakaan meningkat setiap tahun untuk rujukan pelanggan, bergantung peruntukan yang diterima. 1.0 SKOP 1.1 Prosedur ini digunakan bagi pengurusan perpustakaan yang berkaitan dengan cadangan perolehan buku, sistem pengkelasan dan pengkatalogan buku, pemprosesan buku, keahlian Pusat Sumber, sirkulasi dan penyusunan buku di Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru (IPG). 1.2 Prosedur ini juga digunakan bagi pengurusan perkhidmatan perpustakaan yang berkaitan dengan penyemakan dan pemeriksaan koleksi, orientasi penggunaan Pusat Sumber dan penilaian perkhidmatan perpustakaan. 2.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti IPG-PPK-MK Buku yang dicadangkan: Piawaian Pusat Sumber Maktab Perguruan Versi Dewey Decimal Classification Sistem Pengkelasan Islam Ziaudin Sardar 2

3 MUKA SURAT : 3/ Anglo-American Cataloging Rules Library of Congress Subject Headings Sears List Of Subject Headings Panduan Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru masing-masing. 3.3 Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling Perkhidmatan semasa. 3.4 Akta DEFINISI 4.1 Istilah Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia (MPIPGM) Jawatankuasa tertinggi di peringkat IPGM yang dipengerusikan oleh Rektor/Timbalan Rektor dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua Ketua Pusat, Ketua Sektor dan Ketua-ketua Penolong Pengarah Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (MPPP) Jawatankuasa tertinggi di peringkat Institut Pendidikan Guru Kampus yang dipengerusikan oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah dan ahli-ahlinya terdiri daripada semua Ketua Jabatan, Ketua Unit Kokurikulum, Ketua Unit Latihan Dalam Perkhidmatan, Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian, Ketua Unit Praktikum, Ketua Pusat Sumber dan Ketua Unit Khidmat Pengurusan yang bertanggungjawab meluluskan atau menolak urusan cadangan perolehan buku yang dikemukakan oleh ahli. 3

4 MUKA SURAT : 4/ Penolong Pengarah Pegawai yang bertanggungjawab tentang penyelarasan pembangunan, perancangan, pengurusan dan pelaksanaan aktiviti Perpustakaan IPG Ketua Pusat Sumber Pegawai yang bertanggungjawab tentang dasar, perancangan, pembangunan dan kewangan Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru Pustakawan Pegawai yang bertanggungjawab tentang pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru Penolong Pegawai Perpustakaan Pegawai yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru Pembantu Perpustakaan Kanan Staf yang bertanggungjawab membantu pengurusan koleksi, pengendalian dan pelaksanaan perkhidmatan aktiviti perpustakaan di Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru Pembantu Perpustakaan Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Pusat Sumber Pembantu Tadbir. Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Pusat Sumber. 4

5 MUKA SURAT : 5/ Pembantu Am Pejabat Staf yang bertanggungjawab untuk membantu pengurusan Pusat Sumber. 4.2 SINGKATAN MPIPGM : Mesyuarat Pengurusan Institut Pendidikan Guru Malaysia MPPP : Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran JICT : Jabatan ICT PP : Penolong Pengarah : Ketua Pusat Sumber PUS : Pustakawan PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan PPK : Pembantu Perpustakaan Kanan PP : Pembantu Perpustakaan PT : Pembantu Tadbir PAP : Pembantu Am Pejabat 5

6 MUKA SURAT : 6/ TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN I. PEROLEHAN BUKU PUS PT MPPP MPIPGM PT 1. Menerima borang cadangan pesanan buku daripada pensyarah (Rujuk LAM-PT08-03). 2. Menyenaraikan judul buku yang hendak dibeli. 3. Mendapatkan senarai harga buku yang hendak dibeli dari pembekal. 4. Mengemukakan cadangan borang pesanan buku kepada MPPP/ MPIPGM untuk kelulusan. (Rujuk LAM-PT08-04). 5. Membuat keputusan sama ada meluluskan atau tidak cadangan senarai judul buku tersebut. 6. Mengisi borang permohonan perolehan dan menyerahkan kepada bahagian kewangan untuk penyediaan Pesanan Kerajaan/ Local Order (LO). II. PENERIMAAN DAN PEMPROSESAN BUKU PUS PPP PPK PP PT PAP 7. Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta invois dengan buku yang diterima. 8. Memastikan buku yang diterima sama seperti yang tercatat dalam borang pesanan. 9. Sekiranya buku yang diterima berlainan dan tidak tercatat dalam borang pesanan, buku itu hendaklah dikembalikan kepada pembekal. 10. Memeriksa keadaan fizikal buku itu. Sekiranya rosak kembalikan semula kepada pembekal. 11. Merekodkan buku yang telah disemak ke dalam buku rekod perolehan. 12. Mengecap hak milik institut pada muka surat judul atau muka surat verso dan mana-mana muka surat 6

7 MUKA SURAT : 7/22 TANGGUNGJAWAB PUS PPP PPK TINDAKAN mengikut polisi Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru masing-masing. 13. Mencatat nombor perolehan pada muka surat judul. 14. Mengkatalog dan mengkelaskan buku mengikut sistem pengkelasan DDC dan mana-mana sistem pengkelasan yang diamalkan di Institut Pendidikan Guru (AK-PT08-01). III. PEMPROSESAN BUKU PUS PPP PPK PP PT PAP 15. Memasukkan data buku dalam templat modul katalog. 16. Mencetak maklumat katalog untuk difailkan. 17. Mencetak dan melekatkan barcode di buku. 18. Mencetak dan melekatkan label (spine-label) pada tetulang buku. 19. Melekatkan tattle tape/ strip pada buku. 20. Melekatkan slip tarikh pemulangan. 21. Meletakkan buku yang telah siap diproses di rak. IV. PENYUSUNAN BUKU PAP 22. Rujuk Arahan Kerja Penyusunan Buku (Rujuk AK-PT08-02) V. KEAHLIAN PUSAT SUMBER PUS PPP PPK PP PAP 23. Mengedarkan Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) dan Panduan Pusat Sumber institut kepada anggota/ pelajar baharu semasa taklimat mengenai Pusat Sumber pada Minggu Pengurusan Pelajar Baharu. 24. Meminta pelajar mengisi maklumat Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) dengan lengkap berserta gambar bersaiz pasport. 25. Meminta pelajar menyerahkan borang yang telah 7

8 MUKA SURAT : 8/22 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN lengkap diisi kepada staf di kaunter sirkulasi Pusat Sumber untuk kerja pemprosesan kad pinjaman. 26. Menerima dan menyemak borang permohonan. PUS 27. Memaklumkan kepada pelajar untuk mengambil kad keahlian tersebut apabila telah siap atau menggunakan kad matrik IPGK mengikut polisi pendaftaran pelajar institut masing-masing. VI. PINJAMAN BUKU PPP PPK PP PAP PP PAP 28. Menerima Kad Keahlian dan buku yang hendak dipinjam. 29. Jika buku rosak, beritahu pelajar buku tersebut tidak boleh dipinjam kerana perlu dibaiki. (Rujuk AK-PT08-03-Arahan Kerja Pembaikan Buku). 30. Mengimbas kad keahlian untuk menyemak status pinjaman. 31. Jika status peminjam adalah senarai hitam (blacklisted) atau pemulangan lewat, ambil tindakan sewajarnya. 32. Jika status peminjam memuaskan (satisfactory) imbas kod (barcode) pada buku untuk urusan pinjaman. 33. Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang. 34. Mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator. 35. Menyerahkan buku yang dipinjam kepada peminjam. VII. PEMULANGAN BUKU PP PAP 36. Menerima buku yang hendak dipulangkan. 37. Scan barcode pada buku dan semak status pinjaman. 38. Denda akan dikenakan jika buku lewat dipulangkan. 8

9 MUKA SURAT : 9/22 TANGGUNGJAWAB PPP PPK PP PT TINDAKAN 39. Mencatatkan maklumat diri peminjam dan jumlah denda yang dikenakan ke dalam buku/ rekod wang denda. 40. Mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator. 41. Menghantar notis pemulangan melalui tutor jika pelajar tidak memulangkan buku sebulan dari tempoh pemulangan. 42. Meminta pelajar menggantikan buku itu dengan buku baharu yang sama berserta wang proses RM10.00 atau membayar dua kali ganda harga buku berserta wang proses RM10.00 jika buku yang hilang tidak dapat diganti. 43. Mengasingkan buku yang rosak untuk dibuat pembaikan (Rujuk AK-PT08-03). 44. Memaklumkan kepada pelajar supaya menggantikan buku itu dengan buku yang baharu atau membayar kos buku tersebut (jika buku itu rosak dan tidak dapat digunakan lagi). VIII. PENYEMAKAN DAN PEMERIKSAAN KOLEKSI PUS PPP PPK 45. Menyemak rekod perolehan buku yang sedia ada dan mengemaskini rekod perolehan. 46. Menyemak koleksi Pusat Sumber berasaskan kepada kurikulum pendidikan guru. (Rujuk LAM-PT08-05). 47. Mengemukakan laporan koleksi kepada MPPP/ MPIPGM bila diperlukan. 48. Mengemukakan cadangan tambahan buku-buku mengikut keperluan untuk kelulusan peruntukan. MPPP MPIPGM 49. Membuat keputusan sama ada menerima atau menolak cadangan pembelian buku. 50. Mempertimbangkan tambahan peruntukan kewangan jika cadangan diluluskan. 9

10 MUKA SURAT : 10/22 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN IX. ORIENTASI PENGGUNAAN PUSAT SUMBER PUS 51. Menerima jadual Minggu Pengurusan Pelajar Baharu dan surat pelantikan untuk memberi taklimat penggunaan Pusat Sumber Institut Pendidikan Guru. 52. Menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penggunaan Pusat Sumber untuk taklimat berdasarkan masa yang diperuntukkan. 53. Mengedarkan Panduan Pusat Sumber dan Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber kepada pelajar baharu. (Lihat Perkara V - KEAHLIAN PUSAT SUMBER). X. PENILAIAN PERKHIDMATAN PUS PAP 54. Menyediakan Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan (Rujuk LAM-PT08-06). 55. Mengedarkan borang penilaian kepada pelajar setiap semester. 56. Mengumpulkan borang penilaian yang telah dilengkapkan oleh pengguna. 57. Menganalisis borang penilaian dan menyediakan laporan untuk dibentangkan dalam mesyuarat MPIPGM/ MPPP. 58. Membentangkan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada MPIPGM/ MPPP. 59. Menghantar dapatan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada IPGM. 10

11 MUKA SURAT : 11/ REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh Lampiran 1 Slip Kerja Pemprosesan Buku Pusat Sumber Kekal LAM-PT08-01 Sepanjang Masa 2 Keahlian Pusat Sumber Pusat Sumber 6 Tahun LAM-PT Buku Perolehan Pusat Sumber Ikut Peraturan Perintah Am 4 Borang Cadangan Pesanan Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-03 Buku 5 Borang Pesanan Buku Untuk Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-04 Kelulusan MPPP/ MPIPGM 6 Buku Denda Pusat Sumber Ikut Peraturan Perintah Am 7 Rekod Perolehan (Invois) Pejabat Am Ikut Peraturan Perintah Am 8 Rekod Pengurusan dan Pentadbiran Perpustakaan Berkomputer (Sistem Pusat Sumber Kekal Sepanjang Masa Automasi) 9 Borang Semakan Koleksi Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT08-05 Pusat Sumber 10 Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan. Pusat Sumber 3 Tahun LAM-PT

12 MUKA SURAT : 12/22 CARTA ALIR : KEAHLIAN Mula mengedarkan Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) dan Panduan Pusat Sumber institut kepada anggota/ pelajar baharu semasa taklimat Minggu Pengurusan Pelajar Baharu. Pelajar Borang Permohonan Menjadi Ahli Pusat Sumber (Rujuk LAM-PT08-02) berserta gambar bersaiz pasport. Pelajar menyerahkan borang kepada staf di kaunter sirkulasi Pusat Sumber untuk kerja pemprosesan. PPP/PPK menerima dan menyemak borang permohonan memaklumkan kepada pelajar apabila kad keahlian telah siap atau menggunakan kad matrik IPGK mengikut polisi pendaftaran pelajar institut masing-masing. Tamat 12

13 MUKA SURAT : 13/22 CARTA ALIR : PEMBAIKAN BUKU Mula PAP mengambil buku yang rosak daripada pengguna sama ada semasa membuat pinjaman atau pemulangan buku Mengutip buku yang rosak sama ada di atas meja atau troli dan semasa membuat penyusunan buku. Mengambil buku yang rosak dan meletakkannya di tempat khas Mengasingkan buku mengikut keadaan kerosakan Memulakan kerja membaiki buku yang rosak sedikit seperti kulit buku tertanggal atau kerosakan kecil yang lain dengan menampalkan gam atau pita pelekat. Bagi buku yang tertanggal kulit atau helaiannya, proses pembaikan buku dilakukan mengikut kesesuaian. Tamat 13

14 MUKA SURAT : 14/22 CARTA ALIR : PEMULANGAN BUKU Mula Menerima buku yang hendak dipulangkan, Tidak Scan barcode pada buku dan semak status pinjaman Bermasalah lewat/hilang atau tidak? Lewat Ya Hilang Lewat - Denda akan dikenakan, mencatatkan maklumat diri peminjam dan jumlah denda yang dikenakan ke dalam buku/ rekod wang denda Hilang,- pelajar menggantikan buku itu dengan buku baharu yang sama berserta wang proses RM10.00 atau membayar dua kali ganda harga buku berserta wang proses RM mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator Tamat 14

15 MUKA SURAT : 15/22 CARTA ALIR : PENERIMAAN DAN PEMPROSESAN BUKU Mula Menyemak pesanan penghantaran (Delivery Order) serta invois dengan buku yang diterima Ya Sama atau tidak tercatat dalam borang pesanan, Tidak Hendaklah dikembalikan kepada pembekal Tidak Ya Memeriksa keadaan fizikal buku itu. Rosak atau tidak Merekodkan buku yang telah disemak ke dalam buku rekod perolehan. Mengecap hak milik institut pada muka surat judul atau muka surat verso dan mana-mana muka surat mengikut polisi Pusat Sumber dan catat nombor perolehan pada muka surat judul Mengkatalog dan mengkelaskan buku 15

16 MUKA SURAT : 16/22 Data buku dimasukkan ke dalam templat modul katalog Maklumat katalog dicetak dan difailkan. Barcode dicetak dan dilekatkan di buku. Label (spine-label) dicetak dan dilekatkan pada tetulang buku Tattle tape/ strip dan slip tarikh pemulangan dilekatkan pada buku. Buku yang telah siap diproses diletakkan di rak Tamat 16

17 MUKA SURAT : 17/22 CARTA ALIR : PENILAIAN PERKHIDMATAN Mula Menyediakan Borang Penilaian Perkhidmatan Perpustakaan (Rujuk LAM-PT08-06). Mengedarkan borang penilaian kepada pelajar setiap semester Mengumpulkan borang penilaian yang telah dilengkapkan oleh pengguna.. Menganalisis borang penilaian dan menyediakan laporan untuk dibentangkan dalam mesyuarat MPIPGM/ MPPP. Membentangkan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada MPIPGM/ MPPP Menghantar dapatan laporan penilaian perkhidmatan perpustakaan kepada IPGM. Tamat 17

18 MUKA SURAT : 18/22 CARTA ALIR : PENYEMAKAN DAN PEMERIKSAAN KOLEKSI Mula Menyemak rekod perolehan buku yang sedia ada dan mengemaskini rekod perolehan. Menyemak koleksi Pusat Sumber berasaskan kepada kurikulum pendidikan guru. (Rujuk LAM-PT08-05). Mengemukakan laporan koleksi kepada MPPP/ MPIPGM bila diperlukan.. Mengemukakan cadangan tambahan buku-buku mengikut keperluan untuk kelulusan peruntukan. Membuat keputusan sama ada menerima atau menolak cadangan pembelian buku Mempertimbangkan tambahan peruntukan kewangan jika cadangan diluluskan Tamat 18

19 MUKA SURAT : 19/22 CARTA ALIR : PENYUSUNAN BUKU Mula PAP mengutip semua buku yang ada di atas meja, troli, book-drop dan di kaunter sirkulasi Mengasingkan buku yang dikutip mengikut nombor panggilan. Menyusun buku di rak buku. Jika buku rosak, rujuk AK-PT08-03 (Pembaikan buku) Tamat 19

20 MUKA SURAT : 20/22 CARTA ALIR : PEROLEHAN BUKU Mula Ketua Pusat Sumber menerima borang cadangan pesanan buku daripada pensyarah (Rujuk LAM-PT08-03). Ketua Pusat Sumber menyenaraikan judul buku yang hendak dibeli dan mendapatkan senarai harga buku yang hendak dibeli dari pembekal Ketua Pusat Sumber mengemukakan cadangan borang pesanan buku kepada MPPP/ MPIPGM untuk kelulusan. (Rujuk LAM-PT08-04). MPPP/ MPIPGM membuat keputusan sama ada meluluskan atau tidak cadangan senarai judul buku tersebut. Tidak Lulus Membuat cadangan baru Lulus Mengisi borang permohonan perolehan dan menyerahkan kepada bahagian kewangan untuk penyediaan pesanan kerajaan local Order (LO) Tamat 20

21 MUKA SURAT : 21/22 CARTA ALIR : PINJAMAN BUKU Mula Menerima Kad Keahlian dan buku yang hendak dipinjam. Mengimbas kad keahlian untuk menyemak status pinjaman. Jika status peminjam adalah senarai hitam (blacklisted) atau pemulangan lewat, ambil tindakan sewajarnya Jika status peminjam memuaskan (satisfactory) imbas kod (barcode) pada buku untuk urusan pinjaman Mengecap tarikh pemulangan pada slip tarikh pulang dan mengimbas buku pada alat reactivator and deactivator Menyerahkan buku yang dipinjam kepada peminjam Tamat 21

22 MUKA SURAT : 22/22 CARTA ALIR : PENGKATALOGAN, PENENTUAN TAJUK PERKARA DAN PENGKELASAN BUKU Mula Pustakawan menetapkan maklumat bibliografi buku mengikut peraturan yang ditetapkan dalam AACR 2. Menentukan tajuk perkara buku da menentukan bidang perkara yang ditegaskan dalam buku. Merujuk Library of Congress Subject Headings Menentukan nombor pengkelasan buku Merujuk Dewey Decimal Classification dan Pengkelasan Islam Ziaudin Sardar dan menetapkan nombor pengkelasan bersesuaian dengan bidang perkara dan isi kandungan buku. Mencatatkan maklumat pengkatalogan, pengkelasan dan tajuk perkara buku seperti yang dikehendaki dalam borang LAM-PT Tamat 22