1 IMPLICAȚIILE IMPLEMENTĂRII UNUI SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT ÎNTR-O ORGANIZAȚIE THE IMPLICATION OF THE INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM IMPLEMENTATION IN TO AN ORGANIZATION Sef lucrări dr. ing. Simona-Elena Avram Universitatea Tehnică Cluj-Napoca Facultatea Stiința şi Ingineria Materialelor Rezumat Lucrarea prezintă analiza preliminară pe care ar trebui să o realizeze orice organizație care doreşte să-şi implementeze un sistem integrat de management (calitate mediu-sănătate ocupațională). Este prezentat modul de lucru în abordarea realizării sistemului de management, pornind de la analiza de proces şi de la interacțiunile om-maşină-mediu. Este prezentat succint un studiu de caz pentru o organizație care procesează deşeuri de material metalic. Abstract The paper presents the preliminary analyze necessary to be perform in each organization that intends to implement an integrated management system (quality-environment- work health). It is shown the procedure for developing of the management system, starting from process analyze and the human machine- environment interaction. It is present a short case study for an organization that process metallic waist. 1. Sisteme integrate de management Sistemul de management integrat înseamnă că mai multe sisteme de management sunt reunite sub o structură comună pentru a simplifica documentația, a uşura auditarea, certificarea şi pentru a canaliza efectele lor sinergice. Integrarea sistemelor de management calitate, mediu şi de sănătate şi securitate în muncă este o tendință firescă într-o lume care se globalizează. Pe viitor organizațiile nu vor putea supraviețui fără să-şi elimine continuu barierele cu un mediu tot mai reglementat şi mai armonizat. Sistemele integrate au la bază 2 premize fundamentale: 1. nu standardele ci clienții, produsele şi procesele stau în centrul comerțului organizației, 2. sistemele de management servesc pentru optimizarea planificării, monitorizării şi analizei proceselor manageriale Managementul integrat reprezintă procesul complex de îmbinare a resurselor şi a activităților de planificare, organizare, dirijare şi control, în vederea realizării obiectivelor organizaționale. Conceptul privind managementul integrat al organizației precizează că pentru a atinge obiectivele organizației este necesară o activitate amplă de conducere, administrare şi gestionare adică este necesar a se ajunge la aşa numita artă de a conduce care presupune printre altele: 1
2 conducătorul sau nivelul de decizie trebuie să ia în considerare în procesul decizional simultan mai multe probleme conducătorul trebuie să ierarhizeze problemele în funcție de anumite criterii şi priorități, conducătorul trebuie să fie capabil să se concentreze pe problemele esențiale şi de actualitate iar dacă este întrerupt trebuie să poată relua imediat după rezolvarea întreruperii raționamentul sau lucrarea în cursul căreia a fost întrerupt; conducătorul trebuie să prevadă situațiile posibile cu care se va confrunta; conducătorul trebuie să aibă instrumente de control şi să le utilizeze eficient corectând perturbațiile ce pot apare. Un sistem de management optim şi competitiv se sprijină pe principii de lucru care stabilesc între altele, următoarele acțiuni: planifică - adică stabileşte obiectivele şi procesele necesare obținerii rezultatelor în concordanță cu cerințele clientului şi cu politica organizației; efectuează - adică implementează procesele; verifică - adică monitorizează şi măsoară procesele şi produsul față de politicile, obiectivele şi cerințele pentru produs şi raportează rezultatele; acționează - întreprinde acțiuni pentru îmbunătățirea continuă a performanței proceselor. 2. Implicațiile unui sistem integrat de management Inaintea împlementării unui sistem integrat de management într-o organizație este important: determinarea nevoii de implementare a standardelor în organizație; să se definească domeniile de interes care se doresc integrate, (de ex.: calitatea produselor şi serviciilor protecția mediului sănătate şi securitate în muncă sănătatea alimentului, etc.), în figura 1 sunt prezentate subsistemele unui sistem integrat; să se aleagă standardele de referință pentru fiecare domeniu în parte (ex. SR EN ISO 9001:2001, SR EN ISO 14001:2005, OH SAS 18001:2007, HACCP, etc.) identificarea cerințelor şi domeniilor de aplicare pentru fiecare standard ales pentru aplicare; realizarea unei analize preliminare pentru implementare (ce există, ce trebuie îmbunătățit, ce trebuie adăugat şi cu ce costuri) în funcție de cerințele specifice fiecărui standard ales drept referintă; implementarea sistemului integrat; monitorizarea implementării şi a efectelor acesteia; auditul şi certificarea sistemului integrat. Înainte ca o firmă sau societate să-şi aleagă tipul de sistem de management de mediu sau sănătate ocupațională pe care să-l adopte trebuie să determine dacă are într-adevăr nevoie de acesta. Pentru determinarea acestor motive firma respectivă ar trebui să răspundă afirmativ cel puțin la două din următoarele întrebări: Este nevoită organizația să se conformeze cu legislația şi reglementările de mediu şi/sau cu cele de sănătate ocupațională? Se caută modalități pentru a îmbunăți performanța de mediu şi/sau condițiile de muncă pentru 2
3 angajați? Este starea problemelor de mediu sau condițiilor de muncă a ale organizației de natură să cauzeze o răspundere legală semnificativă? Lipsa timpului sau a altor resurse este cea care împiedică organizația să-şi respecte eficient obligațiile de mediu şi a celor referitoare la riscurile profesionale? Pare neclară legătura dintre scopurile de mediu, sănătate ocupațională şi celelalte scopuri ale organizației? Sistemul de management pentru sănătate si securitate în muncă conform BS 8800:1996 sau OHSAS 18001 Sistemul de management de mediu conform ISO 14001:2005 sau EMAS II :2001 SISTEMUL DE MANAGEMENT INTEGRAT Alte sisteme de management specifice branşelor: VDA 6 QS 9000 HACCP SCC SR ISO 17025:2001 Sistemul de management al calității conform ISO 9001:2001 Figura 1. Subsistemele sistemului de management integrat Dacă s-a răspuns afirmativ la cel puțin două din întrebările de mai sus atunci se impune implementarea unui sistem integrat în organizație şi va trebui să se informeze asupra tuturor tipurilor de sisteme de management de mediu şi sănătate ocupațională etc. şi să le aleagă pe cele care se potrivesc cel mai bine profilui de activitate desfăşurată. Este bine de ştiut că o astfel de activitate de implementare durează (cu toate fazele) aproximativ doi ani (în funcție de mărimea organizației), timp în care tot personalul din firmă este implicat în activitatea de implementare. Pentru firmele care au implementat un sistem de managementul calității situația este mai uşoară în sensul că sistemul de management de mediu şi cel de sănătate ocupațională se poate baza pe structura creată anterior pentru sistemul de asigurarea calității (care binențeles va fi dezvotată în continuare). Trebuie avut în vedere că acest sistem (ca oricare altul) are atât avantaje cât şi pericole [1,2,3]. Dintre cele mai importante avantaje amintim: Noi piețe şi clienți; Creşterea gradului de conformare; Control operațional crescut; Aces la capital mai uşor; Responsabilitate integrată pentru calitatea produselor, serviciilor, protecția mediului, sănătate 3
4 ocupațională; Moral crescut al angajaților; Un sistem bun de control al documentelor; Angajament demonstrat de a proteja mediului şi pentru a proteja angajații, etc. Pericolele cele mai mari care pot să intervină într-o astfel de activitate sunt legate atât de interiorul firmei (schimbarea este dificilă, greu de implicat managerii, timpul managerilor şi al angajaților, costurile interne ale muncii reprezintă cea mai mare parte a resurselor cheltuite de majoritatea organizațiilor pentru SMM), cât şi de mediul exterior ei (posibile cheltuieli suplimetare cu: asistența de consultanță din exterior, instruirea personalului de către persoane/organizații din exterior, auditorii, certificarea). Implementarea unui sistem integrat poate fi un proces costisitor mai ales pentru intreprinderile mici şi mijlocii şi în etapa de început (unul dintre dezavantaje), timpul de recuperare a investiției este în general de 14 luni, iar în unele cazuri este mult mai scurt. Activitatea legată atât de implementare cât şi de desfăşurarea activității într-un sistem integrat este un proces ciclic, fiind un instrument util pentru ca firmele să-şi administreze, să măsoare şi să-şi îmbunătățească toate operațiile. Modul în care sistemul integrat poate fi implementat diferă de la o intreprindere la alta. Caracteristicile diferitelor organizații, cum ar fi tipul de firmă, mărimea, natura şi complexitatea activităților sale, produsele şi serviciile realizate, determină o anumită structură a sistemului de management implementat [2]. În OHSAS 18001:2007, anexa 1, sunt precizate corespondențele dintre standardele ISO 9001:2001 (calitate), ISO 14001:2005 (mediu) şi OH SAS 18001:2007(sănătate ocupațională), cu privire la cerințe pentru fiecare clauză separată, pentru a simplifica implementarea, funcționarea şi certificarea sistemelor. Dacă pentru implementare pentru fiecare domeniu în parte avem câte un standard specific, pentru auditul sistemelor (intern şi extern), avem doar un singur standard de referință SR EN ISO 19011:2003. Se intenționează pe viitor ca să se unifice toate standardele într-unul singur pentru simplificarea operațiilor şi a procedurilor. 3. Analiza preliminară pentru implementare Implementarea unui sistem integrat de management într-o organizație presupune: Câştigarea angajamentului managerului de vârf; Alegerea unui responsabil de sistem integrat; Stabilirea sferei de cuprindere a sistemului integrat; Constituirea unei echipe de implementare. Efectuarea unei analize preliminare (analiza lipsurilor). Pregătirea unui buget şi planificarea în timp a proiectului. Fiecare etapă este importantă, pentru că de modul şi corectitudinea cu care se realizează depinde pe viitor reuşita proiectului în organizație. 4
5 Prima activitate practică realizată este Analiza preliminară - care are scopul principal de a furniza informații cu privire la starea societății la un moment dat. Aceasta este folosită ca bază de referință la viitoare analize întreprinse în organizație. În această etapă se determină: Dotările existente în societate, Cerințe legale şi de altă natură, reglementări în vigoare, Analiza proceselor, produselor şi serviciilor; Identificarea aspectelor de mediu ale impacturilor acestora, Identificarea şi evaluarea riscurilor la locurile de muncă Stabilirea şi testarea planurilor pentru situațiile de urgență; etc. Scopul efectuării unei analize preliminare (analiza lipsurilor) este de a identifica: Ce există?, Ce trebuie îmbunătățit?, Ce trebuie adăugat?. Motivele pentru care trebuie să se efectueze o analiză preliminară sunt: Pentru a afla unde ne situăm în prezent; Pentru a măsura eforturile şi resursele necesare implementării unui sistem integrat; Pentru a îmbunătăți competența echipei de implementare. Analiza preliminară se efectuează în următorul mod: Se compară practicile şi procedurile existente în organizație cu cerințele specifice fiecărui standard; Se asigură o instruire de bază a echipei; Se elaborează liste de verificare, pentru zone diferite (cerințe specifice pentru fiecare standard în parte, ex. în tabelul 1 este prezentat schematic modul de analiză pentru domeniul protecția mediului); Se analizează rezultatele, pentru a evidenția lipsurile şi a scoate în evidență cerințele; Se redactează un raport al analizei; Tabelul 1. Modalitate de abordare a cerințelor sistemului de management de mediu Nr. crt. Cerințele (conform ISO 14001:2005) Există Parțial Nu există 1. Politica de mediu X 2. Aspecte de mediu X 3. Cerințe legale sau de altă natură X 4. Obiective şi ținte X 5. Programul de management de mediu X 6...17... Echipa de implentare trebuie să cuprindă în analiza preliminară toate cerințele specifice fiecărui standard. De exemplu pentru ISO 14001:2005 se cere obligativitatea identificării aspectelor de mediu. Pentru identificarea aspectelor de mediu sunt nevoie de următoarele date: Informații legate de cerințele legislative şi de reglementare, rapoarte, Informații referitoare la fluxurile tehnologice, bilanțuri de materiale, regulamente de fabricație, regulamente de exploatare şi întreținere, instrucțiuni de lucru, rețele de apă canal, instalații electrice; Informații referitoare la intrările de materii prime şi materiale şi ieşirile de produse, subproduse sau deşeuri şi a compoziției chimice ale acestora; 5
6 Informații referitoare la instalațiile de reținere şi evacuare a deşeurilor, emisiilor şi apelor uzate; Informații culese în urma vizitelor pe instalație, chestionarelor şi consultării personalului care deservesc instalațiile, responsabilii de mediu din societate. Pentru stabilirea aspectelor semnificative de mediu, respectiv a impacturilor semnificative se va analiza fiecare element de pe fluxul tehnologic. Pentru fiecare componentă a fluxului se realizează o analiză de tipul: intrări proces ieşiri, iar datorită faptului că se doresțe implentarea unui sistem integrat se va realiza şi analiza interacțiunilor om-maşină (procese)- mediu în vederea identificării riscurilor potențiale din organizație. Pentru reuşita urmăririi unui astfel de proiect este necesară o reprezentare spațială. In figura 2. sunt prezentate activitățile de bază necesare implementării în ordinea desfăşurării lor fireşti precum şi durata posibilă de realizare ale activităților. Figura 2. Exemplu de desfăşurare ale activităților de bază pentru implementarea unui sistem integrat de management [7] Realizarea unei analize preliminare şi a unui plan de implementare preliminar are numeroase avantaje: Se va cunoaşte amploarea efortului - costuri (timp, bani); Se va cunoaşte funcțiunile care vor fi considerate; Se vor cunoaşte beneficiile imlementării; Permite echipei de lucru familiarizarea cu cerințele sistemelor de calitate, mediu, sănătate ocupațională etc. şi cu a sistemelor integrate. Asigurarea devotamentului şi abilității de implementare ale echipei. 4. Analiza preliminară de proces sector turnătorie In mod obişnuit turnătoriile funcționează în zone industriale intens populate, caracterizate ca fiind nişte sisteme deschise, bazate pe tehnologii specifice care necesită materii prime şi materiale variate şi în cantități mari. În urma activității de procesare a materiilor prime rezultă cantități mari de deşeuri şi o mare varietate de poluanți. 6
7 Pentru obținerea prin turnare a unor piese este nevoie de parcurgerea unor activități bine definite care sunt grupate pe sectoare de activitate. Turnătoria analizată este specializată pe turnarea aliajelor feroase fonte având în dotare cuptoare cu inducție pentru elaborare, linie mecanizată şi manuală pentru formare şi miezuire etc., (procesând în principal deşeuri metalice din centre de recuperare) cu următoarele sectoare: Pregătirea materiilor prime şi auxiliare pentru forme şi miezuri (SPAF, SPAM), SPAF SPAM SPME Realizarea formelor (Formarea); Realizarea miezurilor (Miezuire); Pregătirea materiilor prime şi auxiliare pentru elaborare (SPME); Elaborarea aliajelor (Elaborare); Turnarea aliajelor (Turnare); Răcirea şi solidificarea pieselor (Răcire), Dezbaterea formelor (Dezbatere); Curățarea pieselor (Curățare), Controlul tehnic de calitate (CTC). În figura 3 sunt prezentate sistematic elementele componente ale unui sistem din turnătorie, precum şi modul de interacțiune (legăturile) dintre subsisteme. In realizarea acestei abordări s-a pornit de la schema bloc a fluxului tehnologic, analizându-se procesul în principal din punct de vedere al calității produselor realizate iar apoi din punct de vedere al mediului şi al operatorului. F M E Figura 3. Elementele componente ale unui sistem din turnătorie şi legăturile dintre subsisteme. R T CTC D C Pentru determinarea interacțiunilor om-maşină-mediu, în continuare vor fi prezentate tabelar un extras din rezultatele analizei efectuate într-un sector de turnătorie, pornind de la materiile prime şi materiale, echipamente, elemente de microclimat care au implicații majore în această analiză. Tabelul 2. Nr. Sectorul Materii prime / materiale Echipamente şi instalații Microclimat Crt. analizat / produse rezultate existente în sector Nisipuri Transportoare Pregătire Lianți (gazoşi CO materii 2, lichizi: Uscătoare Temperaturi variabile silicat de sodiu, dextrină, Buncăr pentru materii prime prime şi Iluminare slabă solizi: argilă, bentonită, Separatoare materiale Zgomot şi vibrații 1. etc.) electromagnetice; de formare Pulberi în suspensie Materiale de adaos Poduri rulante; şi miezuire Pulberi sedimentabile Apă industrială Amestecătoare [SPAF- Mirosuri specifice Amestec de formare Mori cu bile, SPAM] /miezuire Concasoare, Buncăre Maşini de format; Temperaturi variabile Bătătoare pneumatice; Formare Amestec de formare / de Iluminare slabă Mese de format [F] miez Zgomot şi vibrații Instalație de captare a 2. Întăritori, CO 2 Pulberi în suspensie prafului; Miezuire Materiale pentru modele Pulberi sedimentabile Instalații de aer comprimat [M] (ceara, lemn, metale ) Mirosuri specifice Maşini specifice pentru Gaze realizat miezuri Ventilatoare In tabelul 3 este prezentat un extras din rezultatele analizei efectuate pentru identificarea interacțiunilor pentru sectorul SPAF- SPAM în vederea stabilirii riscurilor la locurile de muncă în 7
8 conformitate cu cerințele OH SAS 18001:2005. Tabelul 3. Model de analiză pentru identificarea interacțiunilor Sectorul Interacțiuni analizat Om maşină Maşină Om Maşină mediu Mediu Om [SPAF] [SPAM] Supraveghere echipamente Manipulare materii prime Vibrații Zgomote Suprafețe calde Vibrații Zgomote, Gaze toxice Căldură /frig Zgomot vibrații Praf Gaze toxice Repararea Pulberi Curenți de aer instalațiilor puternici 5. Concluzii Prin utilizarea unei astfel de abordări se obțin informații clare cu privire caracteristicile proceselor, produselor şi serviciilor şi la impactul pe care acestea le au asupra omului şi mediului. Se pot identifica cu exactitate fazele generatoare de poluare precum şi natura poluării şi zonele în care pot apărea situații de urgență, etc. Implementarea unui sistem integrat de management va genera mai puține proceduri în organizație şi o integrare mai uşoară a problemelor pentru a fi rezolvate; Comunicare internă mai bună şi mai eficientă; Existența în organizație a unui sistem integrat de management poate îmbunătăți imaginea acesteia şi relațiile cu mediul exterior (comunitate, ONG uri, organe de control, etc). Îmbunătățirea condițiilor de muncă, cu impact pozitiv asupra factorului uman şi asupra mediului în general; O abordare mai uşoară şi integrată a problemelor legislative de mediu, sănătate ocupațională. Bibliografie [1]. Avram, S., Pregătirea pentru implementarea Sistemului de Management de Mediu pentru o instalație de îmbuteliere a acetilenei. Lucrare disertație. Cluj-Napoca. 2001. [2]. Mireşan, M., Sisteme de management de mediu. Universitatea Tehnică Cluj-Napoca. 2000 [3]. *** Managementul mediului, Colecție de standarde, Infoterra România, 1997 [4]. Negrei, C., Instrumente şi metode în managementul de mediu. Editura Economică, Bucureşti. 1999. [5]. Avram, S., ş.a. Influența condițiilor de muncă asupra randamentului activităților productive. Sebeş 2003. a 3-a Conferință Națională cu participare internațională Profesorul Dorin Pavel Fonfatorul hidroenergeticii româneşti. [6]. Avram, S. E., Tiberiu Rusu, Analiza preliminară pentru implementarea unui sistem de management de mediu, Revista de Management şi Inginerie Economică, Editura Todesco, Cluj-Napoca, România, vol. 2, nr1. (5), 2003, ISSN 1583-624X pag 111-114. [7]. Avram, S. E., Sisteme de management de mediu. Curs post universitar. Universitatea Tehnică Cluj-Napoca. 2009. 8