Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Unitatea de Politici Publice Revizia a IV-a, Septembrie 2011 Bulevardul Libertăţii nr. 12, Sector 5, Bucureşti, ROMÂNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 1976, Fax. +40 (37) 211 1302, politici.publice@mdrt.ro
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Cuprins 1. Motivaţie/Notă de fundamentare... 4 2. Introducere în tematica procedurală... 5 3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise... 7 3.1. Iniţierea de proceduri scrise... 7 3.1.1. Proceduri de sistem (PS)... 7 3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)... 7 3.2. Elaborarea primei pagini... 7 3.3. Antetul şi subsolul paginilor... 7 3.4. Conţinutul formularului de procedură... 8 3.5. Mod de redactare... 8 3.5.1. Paragrafe, subparagrafe... 8 3.5.2. Reguli de redactare... 9 3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise... 9 3.6. Conţinutul procedurii... 10 3.6.1. Scopul... 10 3.6.2. Domeniul de aplicare... 10 3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime... 10 3.6.4. Documente de referinţă şi conexe... 11 3.6.5. Descrierea procedurii... 11 3.6.6. Formulare... 13 3.6.7. Anexe... 13 3.7. Avizare şi aprobare... 13 3.7.1. Procedurile de sistem... 13 3.7.2. Procedurile operaţionale... 16 3.8. Distribuirea procedurii... 17 3.8.1. Procedurile de sistem... 17 3.8.2. Procedurile operaţionale... 17 3.9. Revizia procedurii... 13 2
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 3.9.1. Procedurile de sistem... 18 3.9.2. Procedurile operaţionale... 18 3.9.3. Prevederi comune... 18 3.10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii... 19 3.10.1. Procedurile de sistem... 19 3.10.2. Procedurile operaţionale... 19 4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem... 20 5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale... 21 Bibliografie... 22 Anexa 1: Model procedură de sistem (inclusiv formulare) Anexa 2: Model procedură operaţională (inclusiv formulare) Anexa 3: Model de centralizator propuneri şi observaţii Anexa 4: Lista codurilor compartimentelor din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Anexa 5: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRT Anexa 6: Registrul procedurilor operaţionale scrise Anexa 7: Model de adresă privind consultarea direcţiilor de specialitate Anexa 8: Model de adresă privind obţinerea avizului din partea UPP, în conformitate cu OMFP 946/2005 cu completările şi modificările ulterioare. Anexa 9: Model de ordin de ministru privind aprobarea procedurilor de sistem 3
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 1. Motivaţie / Notă de fundamentare Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului. Menţionăm că structura acestui ghid nu este una exhaustivă, ci conţine elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare. Acolo unde se consideră necesar, pot fi adăugate părţi suplimentare. Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de: Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată în Monitorul Oficial nr. 799 din 12 noiembrie 2003; Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006 şi OMFP nr. 1649 din 24 februarie 2011, republicat în Monitorul Oficial nr. 469 din 5 iulie 2011; Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei (OMDRL) nr. 736 din 21 septembrie 2009 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management, cu completările ulterioare, modificat prin Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Turismului (OMDRT) nr. 1682 din 7 iunie 2011. Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul administraţiei publice europene. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor Comisiei Europene defineşte CI ca fiind totalitatea politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de managementul instituţiei, pentru a asigura: Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace; Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne şi a principiilor de management. Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Pentru elaborarea, implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial intern, responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde următoarele elemente: obiectivele, mijloacele, sistemul informaţional, organizarea, controlul şi procedurile. 4
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Aplicabilitate şi mod de lucru Ţinând cont de faptul că în acest moment Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului gestionează programe cu finanţare europeană sau finanţate de către alte organizaţii internaţionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate, acest manual va fi utilizat: în elaborarea de noi proceduri, pentru toate direcţiile care nu gestionează programe finanţate din fonduri externe. în momentul reactualizării procedurilor deja existente, pentru toate direcţiile, în lipsa unor prevederi externe aplicabile. De asemenea, în scopul realizării unei identităţi vizuale şi a unei unităţi prevăzute în OMFP 946/2005, republicat, recomandăm ca elementele minimale de structură prevăzute în Ordinul menţionat să fie respectate. 2. Introducere în tematica procedurală 2.1. Definiţie Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii 1. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1). Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate. Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor. Foarte important este faptul că, deşi managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică. O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil ( red-tape smart-tape 2 ). 1 OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005, modificat şi republicat şi Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice MEF, p. 17. 2 Red-tape este utilizat în sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaţii cu reglementări excesive sau conformităţi rigide faţă de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraţie excesivă; în dorinţa de a diminua efectele red-tape a luat naştere smart-tape, reprezentând iniţiativele şi acţiunile pentru îmbunătăţirea eficienţei în relaţia administraţiei publice cu cetăţenii şi agenţii economici (sinonim cu simplificare administrativă ). 5
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 2.2. Accepţiuni ale termenului a. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a unor reglementări de rang superior; b. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat Proceduri. Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente eficiente, trebuie să îndeplinească un număr de condiţii esenţiale: Să fie: scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte, simple şi specifice, actualizate în mod permanent, aduse la cunoştinţa executanţilor, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor, precum şi terţilor, bine înţelese şi bine aplicate, să nu fie redundante. 2.3. Tipuri de proceduri Procedurile se clasifică în două categorii: a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite şi proceduri generale. Nu se consideră de sistem acele proceduri care presupun doar o implicare limitată a direcţiilor de specialitate. b. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de proceduri specifice, proceduri de proces, proceduri formalizate etc. 6
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3.1. Iniţierea de proceduri scrise 3.1.1. Proceduri de sistem (PS) Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către direcţiile de specialitate, cu consultarea prealabilă a secretariatului Grupului de Management (asigurat de către Unitatea de Politici Publice - UPP). În primul caz, GM stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Direcţiile de specialitate vor colabora între ele în vederea elaborării PS. 3.2.2. Proceduri operaţionale (PO) Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul MDRT pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora. Conducătorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO. 3.2. Elaborarea primei pagini Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente: Antetul MDRT, în conformitate cu manualul de identitate vizuală; Denumirea procedurii şi codul acesteia; Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe), precum şi data la care a fost trimisă procedura spre avizare, secretariatului GM; Se va utiliza fontul Times New Roman 20. 3.3. Antetul şi subsolul paginilor Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit. Antetul va cuprinde: Denumirea ministerului şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale; Denumirea procedurii; Codul procedurii; Numărul ediţiei şi al reviziei; Numărul paginii. 7
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Subsolul va cuprinde o linie îngroşată, în conformitate cu manualul de identitate vizuală. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1 (p.2 şi următoarele); b. pentru PO: Anexa 2 (p.2 şi următoarele). 3.4. Conţinutul formularului de procedură Conţinutul formularului de procedură va fi următorul: Prima pagină; Cuprins; Formular evidenţiere modificări; Conţinutul propriu-zis al procedurii; Formulare; Anexe; Formular avizare procedură; Lista de distribuire a procedurii. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1; b. pentru PO: Anexa 2. Aceste anexe reprezintă de fapt scheletul procedurilor. Iniţiatorul procedurii nu trebuie să facă altceva, decât să salveze sub alt nume anexa, să şteargă Anexa 1, respectiv Anexa 2 din colţul sus-dreapta de pe prima pagină, să completeze cu datele necesare în secţiunile predefinite (semnalate cu paranteze pătrate []-) şi la cele solicitate de prezentul Ghid (numărul procedurii în antet, denumirea procedurii, numărul ediţiei şi reviziei etc). Când totul este completat, se actualizează şi cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta Update field Update page numbers only). 3.5. Mod de redactare 3.5.1. Paragrafe, subparagrafe a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i; b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie sub formă de bifă sau liniuţă ); c. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat; 8
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului d. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1. şi 1.1.) se vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman; e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv. 3.5.2. Reguli de redactare a. Formatul hârtiei: A4; b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stânga şi dreapta: 2 cm; antet: 1,25 cm; subsol: 2 cm; c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman, cu diacritice; d. Între rânduri se păstrează un rând, iar între paragrafe un spaţiu de 6 puncte; e. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. Pentru evidenţieri se va utiliza stilul italic; f. În măsura în care este posibil, se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii. 3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezintă numărul de ordine al PS scrise, alocat de secretariatul GM; b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezintă numărul de ordine a PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura; c. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY reprezintă numărul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective, XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura; d. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol, ca şi procedura. În partea de jos dreapta a paginii va fi evidenţiat codul formularului, scris cu corp 12 normal Times New Roman; e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 4. 9
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 3.6. Conţinutul procedurii 3.6.1. Scopul În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). Totodată, este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză. Exemple: a. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de recrutare şi selecţie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea în deplasări; descrie modul în care sunt arhivate documentele etc. b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale şi execuţia plăţilor din aceste fonduri; stabileşte procedurile contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea activităţii curente de organizare şi funcţionare a ministerului; prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor interni, etc. 3.6.2. Domeniul de aplicare Este o parte procedurală importantă, deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura şi care sunt compartimentele care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate întocmai, pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi responsabili: precizarea activităţii; delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei; enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată; enumerarea compartimentelor implicate în activitate, a celor beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a procedurii. 3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime Vor fi definiţi termenii care: reprezintă un element de noutate; sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii suplimentare; pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora; dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză; 10
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Abrevierile şi acronimele: se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO = procedură operaţională; PS = procedură de sistem; UPP = Unitatea de Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.) Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile şi acronimele să fie consemnate în ordine alfabetică. Exemplu: Abreviere A Ah. Ap. DPP E V ZL Explicaţie Aprobare Arhivare Aplicare Direcţia de politici publice Elaborare Verificare Zile lucrătoare 3.6.4. Documente de referinţă şi conexe În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea procedurii. Adiţional, pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul activităţii procedurate până în acel moment. Acolo unde este cazul, reglementările pot fi grupate astfel: reglementări internaţionale; legislaţie primară; legislaţie secundară; reglementări interne. 3.6.5. Descrierea procedurii Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri, întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate. a. Generalităţi: caracteristici generale ale activităţii; nu se repetă elementele deja menţionate în subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. transparenţă, legalitate, confidenţialitate etc.) 11
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului b. Documente utilizate în procedură: formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale, ghiduri, cerinţe de formă ale întocmirii documentelor etc. Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor, explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor. Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor la nivelul ministerului. c. Resurse necesare: materiale (elementele de logistică: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia). d. Modul de lucru: Planificarea (resurselor, responsabililor pentru realizarea acţiunilor din procedură, timpului, riscurilor şi a măsurilor de limitare a efectelor acestora); Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă tabelară); Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performanţă, beneficiari). Exemplu: Se recomandă întocmirea unui tabel de forma: PAS Unitate responsabilă/ Funcţia responsabilului 3 1 UPP/manager public Informaţie/ Acţiune/Operaţiunea 5 Termen 6 Formulare/ Document 4 Anexa 7 Adresă de solicitare punct de vedere Elaborarea unui răspuns / punct de vedere la o solicitare venită din partea unei direcţii de specialitate din cadrul MDRT 2 ZL F-PO.UPP.01.01 3 Se va menţiona responsabilul de realizarea PAS-ului din procedură (se precizează funcţia, nu şi numele!). 4 Reprezintă documentul (sau informaţia) de intrare pe baza căreia se desfăşoară activitatea din coloana următoare. Totodată reprezintă şi documentul (informaţia) de ieşire din PAS-ul precedent. 5 Reprezintă acţiunile şi operaţiunile logice/cronologice în descrierea activităţii procedurabile şi în vederea îndeplinirii scopului procedurii. 6 Termenul în care se realizează acţiunea din coloana precedentă. 7 Dacă în realizarea acţiunii/operaţiunii se utilizează un formular/şablon/document/text/mesaj standard, se va menţiona în această coloană, urmând ca formularul/şablonul/documentul/textul/mesajul standard să fie codificat conform prevederilor Ghidului din secţiunea 3.5.3. şi să fie ataşat la procedură la secţiunea 3.6.6. Formulare. 12
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 2 UPP/Coordonator Draft punct de vedere 3 UPP/manager public 4 UPP/manager public Punct de vedere final Punct de vedere final Aprobare: Dacă se aprobă --> PAS 3; Dacă nu se aprobă, se reia PAS 1. Transmiterea punctului de vedere direcţiei de specialitate care a solicitat răspunsul prin e-mail şi în format hârtie Arhivare: a. electronică (pe folderul comun al direcţiei, în folder Note de informare); b. format hârtie (în biblioraftul Note de informare). =STOP PROCEDURĂ 1 ZL F-PO.UPP.01.01 30 min 30 min În cazul în care acţiunilor din cadrul procedurii le sunt asociate riscuri considerabile, acestea se vor menţiona într-o coloană adiţională, împreună cu măsuri de contracarare a acestora. 3.6.6. Formulare se introduc, pe rând, formularele/modelele de document standard la care s-a făcut referire în conţinutul procedurii, numerotate conform secţiunii 3.5.3 3.6.7. Anexe tabele, scheme logice, schema grafică a circuitului documentelor etc. 3.7. Avizare şi aprobare 3.7.1. Procedurile de sistem a. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul F- PS.00.02 (Anexa 1, p.8). b. După elaborare, PS se verifică de către conducătorul/superiorii direcţi ai structurii iniţiatoare. c. Structura iniţiatoare contactează Secretariatul GM (reprezentat de UPP), prin telefon sau e-mail şi anunţă că intenţionează să elaboreze o PS şi doreşte consultarea UPP cu privire la formatul/conţinutul draftului de PS. Această consultare va fi efectuată în format electronic. În acest sens, direcţia iniţiatoare transmite pe e-mail, reprezentantului UPP responsabil de consultarea procedurii, proiectul de procedură. 13
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului d. Reprezentantul desemnat din cadrul UPP va verifica conformitatea draftului de PS cu prevederile din OMFP 946/2005 cu completările şi modificările ulterioare. Dacă PS nu respectă prevederile (elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare), observaţiile UPP vor fi comunicate compartimentului iniţiator în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea draftului PS, prin e-mail. Structura iniţiatoare va trimite PS modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor. În respectarea termenelor, se va ţine cont de volumul de muncă şi de priorităţile trasate de superiorii ierarhici, în perioada respectivă. e. Ulterior agreării de către UPP asupra formatului draftului electronic, structura iniţiatoare va da în consultare preliminară draftul PS, conducătorilor direcţiilor de specialitate, prin adresă, cf modelului prezentat în Anexa 7, în care: i. le este adus la cunoştinţă că le va fi trimis prin e-mail draftul de procedură spre consultare, ii. vor fi menţionate numele şi adresa de e-mail a responsabilului de elaborare a PS. Conducătorii direcţiilor de specialitate vor desemna o persoană responsabilă de consultarea draftului PS, aceasta urmând a contacta iniţiatorul, în maxim 2 zile de la primirea sarcinii de serviciu, telefonic sau prin e-mail. Nu este necesară trimiterea unei adrese drept răspuns. f. Ulterior, draftul PS este trimis spre consultare preliminară de către iniţiator, prin e-mail, persoanei desemnate din cadrul direcţiei de specialitate. Comentariile/ observaţiile vor fi evidenţiate: i) în draftul PS cu opţiunile Track Changes/Add Comments, ii) în tabelul centralizator, cf modelului prezentat în Anexa 3. Consultarea durează maxim 5 zile lucrătoare. Dacă nu există observaţii din partea direcţiilor de specialitate, persoanele desemnate din cadrul acestora vor trebui să trimită un e-mail prin care să specifice acest lucru. g. În urma centralizării comentariilor/observaţiilor, responsabilul de elaborare a PS operează observaţiile pertinente pe text, folosind opţiunea Track Changes, în maxim 3 zile de la data finalizării consultării preliminare. h. Draftul rezultat va fi trimis apoi spre consultare finală, prin e- mail, direcţiilor de specialitate, cu termen de 3 zile lucrătoare. i. Dacă nu mai există alte observaţii din partea direcţiilor de specialitate, persoanele desemnate din cadrul acestora vor trebui să trimită un e-mail prin care să specifice acest 14
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului lucru. În urma centralizării comentariilor/observaţiilor, responsabilul de elaborare a PS operează observaţiile pertinente pe text, în maxim 3 zile de la data finalizării consultării. ii. În cazul în care nu se ajunge la consens, procedura va intra obligatoriu pe ordinea de zi a următoarei întâlniri a Grupului de Management. Totodată, în această situaţie, structura iniţiatoare va lista draftul PS şi îl va transmite în format listat, la UPP, cu 2 zile înainte de şedinţa Grupului de Management, pentru a fi înaintat la mapa de lucru a reuniunii, în atenţia preşedintelui Grupului de Management, Secretarul General. i. În urma finalizării procedurii de consultare, responsabilul cu elaborarea PS va lista procedura şi o va trimite secretariatului GM prin adresă, cf modelului prezentat în Anexa 8, pentru avizare cf OMFP nr. 946 din 2005, cu completările şi modificările ulterioare, iar secretariatul va acorda avizul în termen de maxim 2 zile lucrătoare. j. După aprobarea preşedintelui GM, PS se aprobă prin ordin de ministru. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRT prin care se aprobă una sau mai multe proceduri cf modelului prezentat în Anexa 9. k. Pe verso, ordinul prin care se aprobă PS va conţine de regulă semnăturile: 1. secretarilor de stat, 2. secretarului general (cu precizarea din Anexa 9, pag 1), 3. secretarului general adjunct, 4. conducătorului direcţiei generale juridice, 5. conducătorului direcţiei resurse umane, 6. coordonatorul unităţii de politici publice şi, 7. conducătorul structurii iniţiatoare. l. În urma emiterii ordinului ministrului dezvoltării regionale şi turismului, forma finală a PS, va fi transmisa secretariatului GM (UPP), în termen de 3 zile lucrătoare. Procedura urmează a fi postată pe intranetul instituţiei. În acest sens, direcţia iniţiatoare informează UPP despre faptul că procedura a obţinut toate aprobările, prin e-mail, iar secretariatul GM va transmite forma finală, în variantă electronică, la compartimentul IT. Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de către direcţia iniţiatoare. Acest lucru se stabileşte de comun acord cu UPP. 15
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 3.7.2. Procedurile operaţionale a. După elaborare, PO se verifică de către conducătorul/superiorii direcţi ai structurii iniţiatoare. b. Structura iniţiatoare contactează Secretariatul GM (reprezentat de UPP), prin telefon sau e-mail şi anunţă că intenţionează să elaboreze o PO şi doreşte consultarea UPP cu privire la formatul/conţinutul draftului de PO. Această consultare va fi efectuată în format electronic. În acest sens, direcţia iniţiatoare transmite pe e-mail, reprezentantului UPP responsabil de consultarea procedurii, proiectul de procedură. c. Reprezentantul desemnat din cadrul UPP va verifica conformitatea draftului de PO cu prevederile din OMFP nr. 946 din 2005 cu completările şi modificările ulterioare. Dacă PO nu respectă prevederile (elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu actele normative în vigoare), observaţiile UPP vor fi comunicate compartimentului iniţiator în termen de 5 zile lucrătoare de la primirea PO, prin e-mail. Structura iniţiatoare va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor. În respectarea termenelor, se va ţine cont de volumul de muncă şi de priorităţile trasate de superiorii ierarhici, în perioada respectivă. d. Dacă există mai multe compartimente cărora li se aplică PO: i. structura iniţiatoare va transmite PO spre consultare compartimentelor implicate, în vederea formulării de observaţii. Modalitatea de consultare a celorlalte direcţii se efectuează identic procedurii descrise la punctele f), g) şi h), în cadrul secţiunii 3.7.1. Proceduri de Sistem. ii. eventualele observaţii pot fi discutate în cadrul unor întâlniri între structura iniţiatoare şi compartimentele care au obiecţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor, preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO, aceasta fiind avizată de către toate direcţiile de specialitate implicate. e. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente), aceasta va fi trimisă prin adresă secretariatului GM, cf modelului prezentat în Anexa 8, pentru acordarea avizului cf OMFP nr. 946 din 2005 cu completările şi modificările ulterioare. Avizul va fi acordat în termen de maxim 2 zile lucrătoare de la primirea adresei. f. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia, (dacă se consideră necesar de către conducătorul structurii iniţiatoare). 16
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului g. Forma finală a PO, avizată de UPP şi aprobată de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii, va fi transmisa secretariatului GM, în termen de 3 zile lucrătoare. Procedura urmează a fi postată pe intranetul instituţiei, după obţinerea tuturor avizelor. În acest sens, direcţia iniţiatoare informează UPP despre faptul că procedura a obţinut toate aprobările, prin e-mail, iar secretariatul GM va transmite forma finală, în variantă electronică, la compartimentul IT. Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de către direcţia iniţiatoare. Acest lucru se stabileşte de comun acord cu UPP. 3.8. Distribuirea procedurii 3.8.1. Procedurile de sistem a. După aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltării regionale şi turismului, originalul PS se păstrează la Direcţia de Resurse Umane, întrucât aceasta este parte componentă a ordinului. Distribuirea PS se va face de către direcţia nominalizată prin ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 Anexa 1, p. 9). b. Compartimentul răspunzător de aprobarea PS va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia. c. Secretariatul va depune PS în biblioteca virtuală de proceduri şi va anunţa tot personalul MDRT, prin email, privind locul unde PS poate fi accesată. 3.8.2. Procedurile operaţionale a. După aprobarea PO, originalul acesteia se va păstra la compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei de distribuire (F-PO.000.00.03 Anexa 2, p.9) compartimentelor implicate/afectate de PO. b. După finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM. d. Compartimentul răspunzător de aprobarea PO va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia. e. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri. 17
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 3.9. Revizia procedurii 3.9.1. Procedurile de sistem a. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul ministerului sau iniţiată de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii. b. Structura iniţiatoare va contacta secretariatul GM prin e-mail, justificând necesitatea reviziei. c. Înainte de obţinerea avizului de conformitate dat de UPP, draftul de PS revizuită va trebui dat în consultare direcţiilor de specialitate. Pentru acest lucru, se vor urma paşii exemplificaţi la punctul 3.7.1. Proceduri de sistem, literele d) până la i). d. A se vedea şi prevederile comune, de la punctul 3.9.3.. 3.9.2. Procedurile operaţionale a. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul compartimentelor, care aplică sau este interesată de o PO şi care constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat. b. Structura iniţiatoare va contacta secretariatul GM prin e-mail, justificând necesitatea reviziei. c. Ulterior agreării de către UPP asupra draftului electronic al PO revizuite, structura iniţiatoare va lista procedura şi o va trimite prin adresă, în vederea obţinerii avizului de conformitate cu OMFP nr. 946 din 2005 cu completările şi modificările ulterioare. d. A se vedea şi prevederile comune, de la punctul 3.9.3.. 3.9.3. Prevederi comune a. În situaţia în care există deja proceduri operaţionale sau de sistem aprobate, care nu respectă formatul prevăzut în prezentul ghid sau precedentele revizii, cu ocazia primei revizii a procedurilor respective, determinată de condiţiile specificate la punctul b), acestea vor trebui să fie avizate de către secretariatul GM, în conformitate cu prevederile din prezentul ghid. b. PS sau PO se revizuiesc doar în cazul în care o modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură are un efect asupra activităţii procedurate. Cu ocazia schimbării denumirii instituţiei nu se va face automat o revizie a procedurii, întrucât instituţia 18
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului reorganizată se substituie în drepturi şi obligaţii celei vechi. Revizia este recomandată doar dacă se modifică şi activitatea procedurată (modificarea paşilor, apariţia de noi funcţii responsabile sau eliminarea unora dintre cele existente etc.). c. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare. d. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii scrise. e. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise. De asemenea, se va completa şi Formularul evidenţiere modificări (F-PS.00.01 Anexa 1 sau 2, p.3). f. La data intrării în vigoare a noii revizii sau ediţii a procedurii, ediţia anterioară a procedurii îşi încetează aplicabilitatea. g. Secretariatul GM va depune în biblioteca virtuală procedura revizuită sau noua ediţie a acesteia. 3.10. Înregistrarea şi arhivarea procedurii 3.10.1. Procedurile de sistem a. PS se înregistrează într-un registru electronic ţinut la secretariatul GM, conform Anexei 4. b. Originalele PS se vor arhiva conform reglementărilor privind arhivarea arhivării. 3.10.2. Procedurile operaţionale a. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut la compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5. b. Originalele PO se vor arhiva conform reglementărilor privind arhivarea. 19
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului START 4. Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem Iniţierea PS de către GM/ structura iniţiatoare Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc compartimentele responsabile de elaborarea PS şi termenele STOP Elaborarea PS Conducătorul structurii iniţiatoare desemnează persoanele care vor elabora PS Elaborare PS Verificare PS de către conducătorul structurii iniţiatoare Draft PS F-PS.00.02 Consultarea prin e-mail a secretariatului GM privind forma/conţinutul PS. Contactare UPP, trimitere e-mail cu draftul PS Termen: 5 zile lucrătoare Compartimentele MDRT Prin Formularul F- PS.00.03 Biblioteca virtuală de proceduri Difuzarea PS Originalul PS se arhivează la DRU Formatul electronic (în PDF) se trimite la secretariatul GM de către compartimentul responsabil PS se distribuie conform prevederilor din ordinul de aprobare Secretariatul depune PS în biblioteca virtuală şi înregistrează în registrul PS Conform? DA Consultare preliminară/ finală a membrilor GM, prin e-mail Termen: 5+3 zile lucrătoare NU Modificarea PS De către structura iniţiatoare Termen: 3 zile lucrătoare -PS în original -PS în format PDF Aprobare PS Compartimentul responsabil va elabora ordinul MDRT pentru aprobarea PS Aprobare PS de către ministru Adresă Observaţii? NU Decizia GM Secretariatul include PS pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM. DA Trimitere e-mail Se poate întruni GM într-un termen rezonabil? DA Avizarea PS prin decizie de către GM - Draft PS updatat - Adresă către UPP Transmitere draft PS updatat către secretariatul GM Avizare cf. OMFP 946/2005 cu completările şi modificările ulterioare, de către secretariatul GM în termen de 2 zile lucrătoare NU Avizarea PS de către preşedintele GM Pe baza acordului obţinut prin consultarea electronică a membrilor GM 20
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului 5. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale START Iniţierea PO de către conducătorii de compartimente Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc termenele şi persoanele responsabile de elaborarea PO Elaborarea PO Persoanele desemnate vor elabora PO Verificare PO de către conducătorul compartimentului Draft PO Transmiterea PO către secretariatul GM, prin e-mail Secretariatul verifică conformitatea PO cu OMFP 946/2005 Termen: 5 zile lucrătoare Compartimentele afectate/ implicate din MDRT Prin Formularul F- PO.000.00.03 Transmitere copie listă distribuie către secretariatul GM STOP Secretariatul GM depune PO în biblioteca virtuală de proceduri PO în format PDF Termen: 3 zile lucr. Difuzarea PO Originalul PO se păstrează la compartimentul responsabil, se înregistrează în registrul propriu de PO şi se distribuie compartimentelor afectate Formatul electronic (în PDF) şi o copie după lista de distribuţie se trimite la secretariatul GM PO în original Conform? NU DA Implică mai multe compartimente? DA NU Aprobare PO De către conducătorul compartimentului responsabil Observaţii Modificarea PO De către compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrătoare Draft PO refăcut -Draft PO -Formularul F- PO.000.00.02 Avizarea PO Compartimentul responsabil transmite PO compartimentelor implicate Observaţiile acestora se fac în termen de 5 zile lucrătoare Conciliere între compartimentele avizatoare În termen de 7 zile lucrătoare în cadrul unor întâlniri Dacă nu se ajunge la consens, forma finală e decisă de preşedintele GM Transmiterea Avizare PO de PO către către secretariatul Termen: GM, prin 2 zile adresă lucrătoare Acordarea avizului de conformitate a PO cu OMFP 946/2005 cu completările şi modificările ulterioare, în termen de 2 zile lucrătoare. Observaţii? DA NU Observaţii transmise compartimentului responsabil 21
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului Bibliografie Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Turismului, ediţia III (28.01.2010). Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar şi Control (2005), Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice, (online), disponibil pe: http://www.mfinante.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, accesat pe 15 iulie 2008. OG nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată. OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006. OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management, cu modificările ulterioare. OMDRT nr. 1682 din 7 iunie 2011 privind modificarea OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries. United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing Standard Operating Procedures, (online), disponibil pe: http://www.epa.gov/quality/qs-docs/g6-final.pdf. 22
MINISTERUL DEZVOLTĂRII, LUCRĂRILOR PUBLICE ŞI LOCUINŢELOR PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.00 Ediţia I Revizia 0 Pagina 1/9 Anexa 1 PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] PS.NN Ediţia: I Revizia: 0 Data: [se va trece data la care a fost trimisă procedura spre avizare cf OMFP 946/2005, către secretariatul GM (UPP)]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 2/9 Cuprins 1. Evidenţa modificărilor procedurii... 3 2. Conţinutul procedurii... 4 2.1. Scopul procedurii... 4 2.2. Domeniul de aplicare... 4 2.3. Definiţii, abrevieri şi acronime... 4 2.4. Documente de referinţă şi conexe... 4 2.5. Descrierea procedurii... 4 2.5.1. Generalităţi... 4 2.5.2. Documente utilizate... 4 2.5.3. Resurse necesare... 4 2.5.4. Modul de lucru... 4 3. Formulare... 6 4. Anexe... 7 5. Formular avizare şi aprobare procedură... 8 6. Lista de distribuire a procedurii... 8
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 3/9 1. Evidenţa modificărilor procedurii Nr. Crt. Ed. Data ediţiei Rev. Data reviziei Pag. Descriere modificare Semnătură conducător compartiment F-PS.00.01
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 4/9 2. Conţinutul procedurii 2.1. Scopul procedurii [Se va completa conform Ghidului] 2.2. Domeniul de aplicare [Se va completa conform Ghidului] 2.3. Definiţii, abrevieri şi acronime [Se va completa conform Ghidului] 2.4. Documente de referinţă şi conexe [Se va completa conform Ghidului] 2.5. Descrierea procedurii 2.5.1. Generalităţi [Se va completa conform Ghidului] 2.5.2. Documente utilizate [Se va completa conform Ghidului] 2.5.3. Resurse necesare [Se va completa conform Ghidului] 2.5.4. Modul de lucru [Se va completa conform Ghidului] PAS 1 2 3 Unitate responsabilă/ Funcţia responsabilului Document/ Informaţie Acţiune/Operaţiunea Termen Formulare/ Anexa
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 5/9 [Modele literare sau grafice necesare pentru semnalarea paragrafelor, respectiv a subdiviziunilor acestora, care pot fi folosite în textul procedurii: a... b..... sau i.. ii. ]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 6/9 3. Formulare [Se va completa cu formularele utilizate / introduse de procedură]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 7/9 4. Anexe [Se va completa cu alte tabele relevante şi cu schema grafică a circuitului documentelor]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI 5. Formular avizare şi aprobare procedură Acţiune Compartiment PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Nume şi prenume Funcţie Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 8/9 Semnătura Data Menţiuni Elaborat [Compartimentul responsabil cu elaborarea PS] [Persoana care a elaborat draft-ul PS] Verificat Aviz conformitate OMFP 946/2005, republicat Avizat [Compartiment responsabil cu elaborarea PS] Unitatea de politici publice, Secretariatul Grupului de Management Grupul de Management [Superiorul ierarhic al persoanei care a elaborat draft-ul PS] [Persoana care coordonează UPP] Aprobat Cabinet Ministru [Ministru] Secretar General, Preşedintele Grupului de Management Avizat prin Decizia GM nr. _ din _ SAU Acord obţinut prin consultarea electronică a membrilor GM Aprobat prin OMDRT nr. F-PS.00.02
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI 6. Lista de distribuire a procedurii PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.NN Ediţia I Revizia 0 Pagina 9/9 Nr. crt. Compartiment Nume şi prenume Data distriburii Modul distribuirii (prin e- mail, în format hârtie, postare intranet etc) F-PS.00.03
MINISTERUL DEZVOLTĂRII, LUCRĂRILOR PUBLICE ŞI LOCUINŢELOR PROCEDURĂ DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] Cod: PS.00 Ediţia I Revizia 0 Pagina 1/9 Anexa 2 PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] PO.XXX.YY Direcţia [de completat] Ediţia: I Revizia: 0 Data: [se va trece data la care a fost trimisă procedura spre avizare cf OMFP 946/2005, către secretariatului GM (UPP)]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniţiator] PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 2/9 Cuprins 1. Evidenţa modificărilor procedurii... 3 2. Conţinutul procedurii... 4 2.1. Scopul procedurii... 4 2.2. Domeniul de aplicare... 4 2.3. Definiţii, abrevieri şi acronime... 4 2.4. Documente de referinţă şi conexe... 4 2.5. Descrierea procedurii... 4 2.5.1. Generalităţi... 4 2.5.2. Documente utilizate... 4 2.5.3. Resurse necesare... 4 2.5.4. Modul de lucru... 4 3. Formulare... 6 4. Anexe... 7 5. Formular avizare şi aprobare procedură... 8 6. Lista de distribuire a procedurii... 9
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniţiator] PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 3/9 1. Evidenţa modificărilor procedurii Nr. Crt. Ed. Data ediţiei Rev. Data reviziei Pag. Descriere modificare Semnătură conducător compartiment F-PO.000.00.01
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniţiator] PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 4/9 2. Conţinutul procedurii 2.1. Scopul procedurii [Se va completa conform Ghidului] 2.2. Domeniul de aplicare [Se va completa conform Ghidului] 2.3. Definiţii, abrevieri şi acronime [Se va completa conform Ghidului] 2.4. Documente de referinţă şi conexe [Se va completa conform Ghidului] 2.5. Descrierea procedurii 2.5.1. Generalităţi [Se va completa conform Ghidului] 2.5.2. Documente utilizate [Se va completa conform Ghidului] 2.5.3. Resurse necesare [Se va completa conform Ghidului] 2.5.4. Modul de lucru [Se va completa conform Ghidului] PAS 1 2 3 Unitate responsabilă/ Funcţia responsabilului Document/ Informaţie Acţiune/Operaţiunea Termen Formulare/ Anexa
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniţiator] PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 5/9 [Modele literare sau grafice necesare pentru semnalarea paragrafelor, respectiv a subdiviziunilor acestora, care pot fi folosite în textul procedurii: a... b..... sau i.. ]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniţiator] PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 6/9 3. Formulare [Se va completa cu formularele utilizate / introduse de procedură]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniţiator] PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 7/9 4. Anexe [Se va completa cu alte tabele relevante şi cu schema grafică a circuitului documentelor]
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI 5. Formular avizare şi aprobare procedură PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 8/9 Acţiune Compartiment Nume şi prenume Funcţie Semnătura Data Elaborat [Compartimentul responsabil cu elaborarea PO] [Persoana care a elaborat draft-ul PO] Verificat [Compartiment responsabil cu elaborarea PS] [Superiorul ierarhic al persoanei care a elaborat draft-ul PS] Aviz conformitate OMFP 946/2005, republicat Unitatea de politici publice, Secretariatul Grupului de Management [Persoana care coordonează UPP] Avizat [Alte compartimente implicate] [Conducătorul compartimentului implicat] Aprobat [Compartimentul responsabil cu elaborarea PO] [Conducătorul compartimentului responsabil / Superiorul ierarhic al compartimentului responsabil] F-PO.000.00.02
MINISTERUL DEZVOLTĂRII REGIONALE ŞI TURISMULUI PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ [Denumirea procedurii operaţionale] Cod: PO.XXX.YY Ediţia I Revizia 0 Pagina 9/9 6. Lista de distribuire a procedurii Nr. crt. Compartiment Nume şi prenume Data distriburii Modul distribuirii (prin e-mail, în format hârtie, postare intranet etc) Semnătura (dacă este cazul) F-PO.000.00.03
Anexa 3 Structura consultată:. Data:. Tabel centralizator consultare electronică Propuneri şi observaţii la draftul PS.[YY] privind Nr. crt. 1 2 3 Propuneri/observaţii/completări/ comentarii * Argumentare * 1. se vor menţiona pagina şi începutul paragrafului căruia i se adresează observaţia/completarea/comentariul, 2. propunerile fără o argumentare susţinută (pertinentă) nu vor fi luate în calcul.