CODUL DE CONDUITĂ PENTRU PARTENERII DE AFACERI AI MSD Valorile şi standardele noastre pentru partenerii de afaceri Codul de conduită pentru partenerii de afaceri ai MSD [ediţia I]
Compania MSD promovează sustenabilitatea în toate activităţile de afaceri şi vizează să aplice şi să respecte cele mai înalte standarde etice, sociale şi ecologice. Recunoaştem faptul că partenerii noştri de afaceri joacă un rol important în cadrul succesului nostru general. În consecinţă, MSD încearcă să desfăşoare afaceri cu persoane şi organizaţii care împărtăşesc angajamentul nostru faţă de standarde etice înalte şi care operează într-un mod responsabil din punct de vedere social şi ecologic. Pentru a reitera standardele pe care ne angajăm să le respectăm, compania MSD a întocmit un Cod de conduită pentru partenerii de afaceri bazat pe Principiile industriei farmaceutice ale PSCI (Pharmaceutical Supply Chain Initiative), cele 10 principii ale Pactului mondial al Naţiunilor Unite şi Valorile şi standardele noastre.
CUPRINS Aşteptări 4 Drepturile de munca şi drepturile omului 6 Angajarea liber aleasă 6 Angajarea copiilor şi a tinerilor 6 Non-discriminarea 6 Tratamentul corect 6 Salariile, beneficiile şi orele de lucru 6 Libertatea de asociere 6 Confidenţialitatea şi protejarea datelor 6 Sănătatea, siguranţa şi mediul 7 Protecţia muncitorilor 7 Siguranţa proceselor 7 Pregătirea şi răspunsul în situaţii de urgenţă 7 Informaţii privind pericolele 7 Autorizaţiile de mediu 7 Reziduurile şi emisiile 7 Deversările şi scurgerile 7 Sistemele de gestionare 8 Angajamentul şi responsabilitatea 8 Cerinţele legale şi ale clienţilor 8 Evaluarea şi gestionarea riscurilor 8 Documentaţii 8 Instruirea şi competenţa 8 Continuitatea în afaceri 8 Îmbunătăţirea continuă 8 Practicile etice de afaceri 9 Integritatea în afaceri 9 Concurenţa loială 9 Identificarea problemelor 9 Acurateţea înregistrărilor comerciale 9 Protejarea informaţiilor 9 Proprietatea intelectuală 9 Conformarea la reglementările comerciale 9 Studiile clinice 10 Calitatea produselor 10 Practicile promoţionale şi de marketing 10 Cadourile, mesele şi ospitalitatea 10 Bunăstarea animalelor 10 Conflictele de interese 10 Exprimarea preocupărilor 12 Codul de conduită pentru partenerii de afaceri ai MSD a fost adoptat de Comitetul pentru conformitate corporativă al MSD pe 15 noiembrie 2011 şi a intrat în vigoare în aceeaşi zi. 3
AŞTEPTĂRILE Compania MSD impune standarde înalte pentru desfăşurarea etică a afacerilor în conformitatea cu legea. Ne aşteptăm la acelaşi angajament din partea partenerilor noştri de afaceri. Acest Cod de conduită pentru partenerii de afaceri prezintă principii de bază pentru partenerii noştri de afaceri în interacţiunile cu MSD. Ţinem cont de aceste principii la selectarea partenerilor de afaceri şi monitorizăm conformarea acestora. De asemenea, partenerii noştri de afaceri trebuie să aplice aceste principii sau unele similare pentru partenerii cu care colaborează în scopul furnizării de bunuri şi servicii pentru MSD. PUNCTE CHEIE: Partenerii de afaceri includ organizaţii care furnizează servicii, materiale prime, ingrediente active, componente, bunuri finite sau alte produse către compania MSD şi filialele, asociaţii şi diviziile acesteia. Aceste principii nu sunt menite să înlocuiască, să suprime sau să intre în conflict cu nicio cerinţă legală sau de reglementare sau obligaţie contractuală faţă de compania MSD şi filialele, asociaţii şi diviziile acesteia. PARTENERII DE AFACERI TREBUIE... Să adere ferm la principiile etice privind munca, mediul, sănătatea şi siguranţa şi sistemele de gestionare. Să integreze, să comunice şi să aplice aceste principii. Să opereze în deplină conformitate cu toate legile, regulile şi reglementările aplicabile. Să integreze principiile într-o abordare în sensul îmbunătăţirii continue, care să sporească performanţa în decursul timpului. Este de competenţa fiecărui partener de afaceri în parte să decidă modul în care alege să respecte şi să demonstreze conformarea la principii şi standarde, conform celor specificate în prezentul Cod de conduită pentru partenerii de afaceri. Acolo unde acest lucru se specifică în baza contractelor, compania MSD va avea dreptul de a organiza acţiuni de audit şi inspecţii pentru verificarea conformării. Ca parte a testării iniţiale pentru selectarea unor parteneri de afaceri noi, compania MSD încearcă să se asigure de conformarea la acest Cod de conduită pentru partenerii de afaceri solicitând partenerilor să completeze un chestionar de autoevaluare. Pentru partenerii identificaţi care prezintă un nivel ridicat de risc, MSD poate verifica în plus conformarea solicitând o vizită la locaţie. Pentru informaţii suplimentare legate de modul de respectare a acestor aşteptări vizitaţi: www.pharmaceuticalsupplychain. org; www.unglobalcompact.org. 4
La MSD, valorile şi standardele noastre au reprezentat dintotdeauna baza succesului nostru. Considerăm că societatea şi afacerile sunt suţinute cel mai bine de comportamente şi practici profesionale responsabile. Un aspect fundamental al acestei convingeri este înţelegerea faptului că o afacere trebuie să opereze cel puţin în deplină conformitate cu toate legile, regulile şi reglementările aplicabile. Ţinem cont de diferenţele culturale şi provocările asociate cu interpretarea şi aplicarea acestor principii la nivel global şi suntem convinşi că aşteptările sunt universal valabile. Înţelegem că metodele pentru respectarea acestor aşteptări pot varia în funcţie de legile, valorile şi aşteptările culturale ale diferitelor societăţi. Credem în dezvoltarea de relaţii reciproc avantajoase cu partenerii noştri de afaceri, bazate pe încredere şi respect. Desfăşurăm afaceri cu integritate; respectăm toate legile, regulile şi reglementările aplicabile în ţara în care operăm. Încercăm să avem un impact pozitiv asupra vieţilor angajaţilor noştri, ale familiilor acestora şi comunităţilor în care operăm. Ne aşteptăm din partea companiilor din reţeaua noastră de parteneri de afaceri să acţioneze la fel. 5
DREPTURILE DE MUNCĂ ŞI DREPTURILE OMULUI Partenerii de afaceri vor susţine şi respecta protejarea drepturilor omului acceptate la nivel internaţional şi se vor asigura că nu sunt complici la abuzuri împotriva drepturilor omului. ANGAJAREA LIBER ALEASĂ Partenerii de afaceri nu vor utiliza munca forţată, obligată sau în baza unei datorii sau deţinuţi nevoluntari. Angajaţii nu vor fi obligaţi să depună drept garanţie acte sau depozite băneşti la începerea lucrului. ANGAJAREA COPIILOR ŞI TINERILOR Partenerii de afaceri nu vor angaja copii. Angajarea tinerilor sub vârsta de 18 ani poate avea loc numai în cazul activităţilor nepericuloase şi atunci când aceştia au depăşit vârsta legală de angajare din ţara respectivă sau vârsta impusă pentru încheierea educaţiei obligatorii. NON-DISCRIMINAREA Partenerii de afaceri vor asigura un mediu de lucru fără hărţuire sau discriminare. Nu este acceptată discriminarea pe motive de rasă, culoare, vârstă, sex, orientare sexuală, etnie, dizabilitate, informaţii genetice, religie, apartenenţă politică, apartenenţă la un sindicat sau stare civilă. TRATAMENTUL CORECT Partenerii de afaceri vor asigura un mediu de lucru fără tratamente dure sau inumane, inclusiv orice tip de hărţuire sexuală, abuz sexual, pedeapsă fizică, constrângere de natură psihică sau fizică sau abuz verbal al angajaţilor, sau ameninţarea cu un astfel de tratament. SALARIILE, BENEFICIILE ŞI ORELE DE LUCRU Partenerii de afaceri vor plăti muncitorii în conformitate cu legile salariale aplicabile, inclusiv cele legate de salariul minim, orele suplimentare şi beneficiile obligatorii. Partenerii de afaceri vor comnica din timp muncitorilor modul în care vor fi compensaţi. De asemenea, partenerii de afaceri trebuie să comunice muncitorilor dacă sunt necesare ore suplimentare şi salariile plătite pentru acestea. LIBERTATEA DE ASOCIERE Sunt încurajate comunicare deschisă şi abordarea directă a muncitorilor (şi/sau liderilor sindicali, dacă există) pentru soluţionarea problemelor salariale şi a celor legate de locul de muncă. Partenerii de afaceri vor respecta dreptul muncitorilor (conform celor prevăzute în legile locale) de asociere liberă, de a se alătura sau nu unei asociaţii sindicale, de a-şi alege reprezentanţi şi de a se alătura consiliilor de muncitori. Muncitorii vor putea comunica deschis cu conducerea în legătură cu condiţiile de lucru, fără teamă de represalii, acţiuni de intimidare sau hărţuire. CONFIDENŢIALITATEA ŞI PROTEJAREA DATELOR Partenerii de afaceri vor respecta oamenii în conformitate cu drepturile la confidenţialitate şi protecţia datelor. Aceştia vor utiliza în permanenţă informaţiile despre persoane în mod corespunzător, în scopurile profesionale necesare şi le vor proteja împotriva utilizării neadecvate, pentru a preveni vătămarea persoanelor, precum discriminarea, stigmatizarea sau alte daune asupra reputaţiei şi demnităţii personale, impactul asupra integrităţii fizice, frauda, pierderi financiare sau furtul identităţii. 6
SĂNĂTATEA, SIGURANŢA ŞI MEDIUL Partenerii de afaceri vor asigura un mediu de lucru sigur şi sănătos, inclusiv orice spaţii de locuit furnizate de companie. PROTECŢIA MUNCITORILOR Partenerii de afaceri vor proteja muncitorii împotriva supraexpunerii la pericole chimice, biologice şi fizice şi activităţi solicitante din punct de vedere fizic la locul de muncă şi în orice spaţiu de locuit asigurat de companie. SIGURANŢA PROCESLOR Partenerii de afaceri vor implementa programe pentru a preveni şi diminua scurgerile catastrofale de substanţe chimice asociate cu operaţiile şi procesele desfăşurate. Programele vor fi corespunzătoare cu riscurile unităţii. PREGĂTIREA ŞI RĂSPUNSUL ÎN SITUAŢII DE URGENŢĂ Partenerii de afaceri vor identifica şi evalua situaţiile de urgenţă de la locul de muncă şi din orice spaţii de locuit asigurate de companie, şi vor minimiza impactul acestora prin prevenire şi prin implementarea de planuri de urgenţă şi proceduri de răspuns. INFORMAŢII PRIVIND PERICOLELE Informaţiile de siguranţă legate de materiale periculoase, inclusiv compuşi farmaceutici şi materiale farmaceutice intermediare, vor fi disponibile pentru educarea, instruirea şi protejarea de pericole a muncitorilor. Partenerii de afaceri vor opera într-un mod eficient şi responsabil din punct de vedere ecologic pentru a minimiza impactul negativ asupra mediului. Partenerii de afaceri sunt încurajaţi să conserve resursele naturale, să evite utilizarea materialelor periculoase acolo unde este posibil şi să apeleze la activităţi care reutilizează şi reciclează. AUTORIZAŢIILE DE MEDIU Partenerii de afaceri vor respecta toate relgementările de mediu aplicabile. Se vor obţine toate permisele de mediu, licenţele, înregistrările de informaţii şi restricţiile necesare şi cerinţele operaţionale şi de raportare ale acestora vor fi respectate întru totul. REZIDUURILE ŞI EMISIILE Partenerii de afaceri vor avea implementate sisteme pentru asigurarea manipulării, mutării, depozitării, reciclării, reutilizării sau gestionării în condiţii de siguranţă a reziduurilor, emisiilor atmosferice şi deversărilor de ape menajere. Orice reziduuri, ape menajere sau emisii care ar putea avea un impact negativ asupra oamenilor sau mediului vor fi gestionate, controlate şi tratate în mod corespunzător înainte de eliberarea în mediu. DEVERSĂRILE ŞI SCURGERILE Partenerii de afaceri vor avea implementate sisteme pentru prevenirea şi diminuarea deversărilor şi scurgerilor accidentale în mediu. 7
SISTEMELE DE GESTIONARE Partenerii de afaceri vor utiliza sisteme de gestionare pentru a facilita conformarea la aşteptările impuse de aceste principii. ANGAJAMENTUL ŞI RESPONSABILITATEA Partenerii de afaceri vor face dovada angajamentului faţă de conceptele descrise în acest document alocând resursele corespunzătoare. CERINŢELE LEGALE ŞI ALE CLIENŢILOR Partenerii de afaceri vor identifica şi respecta toate legile, reglementările şi standardele aplicabile şi cerinţele relevante ale clienţilor, şi vor soluţiona lacunele identificate la timp şi în mod responsabil. EVALUAREA ŞI GESTIONAREA RISCURILOR Partenerii de afaceri vor dispune de mecanisme de evaluare şi gestionare a riscurilor pentru toate zonele specificate în cadrul acestui document. DOCUMENTAŢII Partenerii de afaceri vor păstra documentaţiile necesare pentru a demonstra conformarea la aceste aşteptări şi respectarea reglementărilor aplicabile. INSTRUIREA ŞI COMPETENŢA Partenerii de afaceri vor dispune de un program de instruire care va asigura un nivel corespunzător de cunoştinţe, aptitudini şi abilităţi în rândul conducerii şi al muncitorilor pentru a răspunde acestor aşteptări. CONTINUITATEA ÎN AFACERI Partenerii de afaceri sunt responsabili pentru dezvoltarea şi implementarea unor planuri corespunzătoare de continuitate a afacerii pentru activităţile care susţin afacerile MSD. ÎMBUNĂTĂŢIREA CONTINUĂ Partenerii de afaceri trebuie să asigure o îmbunătăţire continuă stabilind obiective de performanţă, executând planuri de implementare şi luând măsurile necesare de corectare a deficienţelor identificate în urma estimărilor, inspecţiilor şi evaluărilor la nivel de conducere interne şi/sau externe. 8
PRACTICILE ETICE DE AFACERI Partenerii de afaceri îşi vor desfăşura activităţile în mod etic şi vor acţiona cu integritate. INTEGRITATEA ÎN AFACERI Sunt interzise toate formele de corupţie, şantaj şi evaziune fiscală. Partenerii de afaceri nu vor oferi, plăti sau accepta mite şi nu vor fi implicaţi în niciun alt fel de stimulente ilegale în cadrul relaţiilor de afaceri sau cu oficiali guvernamentali. Partenerii vor acţiona împotriva tuturor formelor de corupţie. CONCURENŢA LOIALĂ Partenerii de afaceri îşi vor desfăşura activităţile în conformitatea cu regulile concurenţei loiale şi puternice şi cu legile anti-trust aplicabile. Partenerii vor utiliza practici corecte de afaceri, inclusiv campanii publicitare exacte şi adevărate. IDENTIFICAREA PROBLEMELOR Partenerii de afaceri vor încuraja toţi muncitorii să raporteze preocupări sau activităţi ilegale fără teamă de represalii, acţiuni de intimidare sau hărţuire. Aceştia le vor verifica şi vor lua măsuri de corectare, dacă este cazul. ACURATEŢEA ÎNREGISTRĂRILOR COMERCIALE Registrele şi evidenţele financiare trebuie să respecte principiile contabile general valabile. Evidenţele contabile trebuie să fie corecte din toate punctele de vedere. Acestea trebuie să fie lizibile, transparente şi să reflecte tranzacţiile şi plăţile efective. PROTEJAREA INFORMAŢIILOR Partenerii de afaceri vor proteja informaţiile confidenţiale, inclusiv informaţiile personale colectate pentru sau de la MSD şi vor lua măsuri pentru a preveni pierderea, utilizarea neadecvată, furtul, fraudarea, accesarea, divulgarea sau modificarea necorespunzătoare a acestora, inclusiv comunicarea şi/sau publicarea neautorizată a informaţiilor obţinute de la sau în numele companiei MSD. Partenerii care necesită schimbul de informaţii confidenţiale cu MSD trebuie să încheie în prealabil un acord de confidenţialitate cu MSD. Cu excepţia cazului în care sunt autorizaţi în acest sens de MSD, partenerii de afaceri nu vor partaja informaţiile confidenţiale ale MSD sau alte informaţii obţinute cu privire la afacerile companiei MSD. Partenerii de afaceri se vor asigura (şi vor putea demontra acest fapt) că au implementat suficiente măsuri de protecţie pentru protejarea informaţiilor confidenţiale personale şi de altă natură. Utilizarea, divulgarea neautorizată sau pierderea informaţiilor confidenţiale ale MSD trebuie raportată imediat la Biroul de etică al MSD. PROPRIETATEA INTELECTUALĂ Drepturile de proprietate intelectuală vor fi respectate; transferul tehnologiilor şi al cunoştinţelor va fi realizat astfel încât să fie asigurată protecţia drepturilor de proprietate intelectuală. CONFORMAREA LA REGLEMENTĂRILE COMERCIALE Partenerii de afaceri trebuie să se conformeze la toate controalele, sancţiunile de import şi export şi la orice alte legi comerciale din Statele Unite şi legile din ţările aplicabile în care au loc tranzacţiile. 9
PRACTICILE ETICE DE AFACERI STUDIILE CLINICE Atunci când desfăşoară studii clinice în numele MSD, toate studiile vor fi realizate în conformitate cu standardele globale pentru practici clinice potrivite, cerinţele de reglementare locale aplicabile şi următoarele principii etice bazate pe Declaraţia de la Helsinki. CALITATEA PRODUSELOR Partenerii de afaceri implicaţi în furnizarea, fabricarea, ambalarea, testarea, depozitarea şi distribuirea de materiale/ produse în numele companiei MSD vor asigura respectarea reglementărilor de calitate aplicabile şi a cerinţelor privind practicile de fabricare potrivite şi practicile de laborator potrivite pentru pieţele pe care sunt înregistrate şi distribuite produsele. PRACTICILE PROMOŢIONALE ŞI DE MARKETING Toate materialele şi activităţile promoţionale şi de marketing trebuie să fie în conformitate cu standarde etice, medicale şi ştiinţifice înalte şi să respecte toate legile şi reglementările aplicabile. Atunci când interacţionează cu profesionişti în îngrijirea sănătăţii, pacienţi sau profesionişti în îngrijirea animalelor, toţi partenerii de afaceri trebuie să adere la standerdele de comportament relevante în domeniu care li se aplică, precum cele ale EFPIA (European Federation of Pharmaceutical Industries & Associations), IFPMA (International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations) şi PhRMA (Pharmaceutical Research and Manufacturers of America). CADOURILE, MESELE ŞI OSPITALITATEA Partenerii de afaceri nu trebuie să ofere cadouri, mese sau ospitalitate unui angajat MSD în nicio situaţie în care acest lucru ar putea influenţa, sau ar părea că influenţează decizia angajatului cu privire la un partener de afaceri. În alte situaţii, pot fi oferite cadouri modeste, mese sau ospitalitate unui angajat MSD în cazul în care acestea nu sunt sub formă de numerar sau articole echivalente, sunt în conformitate cu practicile de afaceri obişnuite, nu sunt frecvente sau costisitoare şi nu încalcă nicio lege. BUNĂSTAREA ANIMALELOR Animalele vor fi tratate cu respect, minimizându-se durerea şi stresul acestora. Testarea pe animale se va efectua după analizarea posibilităţii de înlocuire a animalelor, de reducere a numărului acestora sau de îmbunătăţire a procedurilor pentru minimizarea stresului. În cazul în care acest lucru este posibil din punct de vedere ştiinţific şi este permis de organele de reglementare, vor fi utilizate variante alternative. CONFLICTELE DE INTERESE Partenerii de afaceri trebuie să evite orice interacţiune cu orice angajat MSD care ar putea intra, sau părea că intră în conflict cu urmărirea de către angajatul respectiv a celor mai bune interese ale companiei MSD. De exemplu, partenerii nu trebuie să efectueze niciun fel de plăţi către niciun angajat MSD pe parcursul tranzacţiilor dintre partenerul de afaceri şi MSD, în afara celor rezultate în baza contractului cu MSD. Dacă un angajat al partenerului de afaceri este rudă cu oricare dintre angajaţii MSD sau dacă un partener de afaceri are orice alt tip de relaţie cu un angajat al MSD care ar putea reprezenta un conflict de interese, partenerul de afaceri trebuie să informeze compania MSD cu privire la acest fapt. 10
EXPRIMAREA PREOCUPĂRILOR Mai întâi, angajaţii partenerilor de afaceri ar trebui să-şi contacteze propria companie pentru soluţionarea problemelor interne de etică şi conformitate. Partenerii de afaceri care consideră că un angajat MSD, sau orice altă persoană care acţionează în numele MSD, a avut un comportament ilegal sau neadecvat, de orice natură, trebuie să raporteze imediat problema companiei MSD. Biroul de etică al MSD asigură mai multe resurse care vă permit să exprimaţi preocupări fără teamă de represalii. Accesaţi online: http://ethics.merck.com Apelaţi numărul: +1 908-423-4958 sau +1 800-990-1146 Fax: +1 908-735-1565 (fax confidenţial) E-mail: officeofethics@merck.com Linia de asistenţă a MSD, disponibilă în toată lumea 24 de ore din 24, este gestionată de o organizaţie externă, pentru a putea păstra anonimatul atunci când sunaţi. Operatorul nu vă va oferi sfaturi direct, dar va transmite informaţiile Biroului de etică şi vă va furniza un număr de dosar şi o dată la care să reveniţi. Deşi întrebările şi preocupările exprimate prin Linia de asistenţă sunt trimise pentru revizuire la Biroul de etică, informaţiile de indentificare nu vor fi transmise fără acordul dvs. Pentru a contacta linia de asistenţă: Accesaţi online: www.theadviceline.com Apelaţi numărul: +1 877-319-0273 (în interiorul SUA) sau +1 704-323-4005 (în afara SUA) Notă: Compania MSD este cunoscută sub denumirea de Merck în SUA şi Canada.