Procedura Controlul documentelor 1 SCOP Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul în care este asigurată în ENVICONS CIT ţinerea sub control a documentelor şi datelor, astfel încât să se asigure că fiecare angajat dispune de informaţiile necesare îndeplinirii sarcinilor şi să prevină utilizarea fără intenţie a documentelor şi datelor nevalabile şi / sau perimate. 2 DOMENIUL DE APLICARE Prezenta procedură se aplică în ENVICONS CIT pentru următoarele activităţi: elaborarea documentelor, verificarea sau avizarea documentelor, aprobarea documentelor interne (cu excepţia procedurilor care documentează SMC, pentru a căror aprobare se aplică prevederile procedurii cu codul AC- PO-4.2.3/1), codificarea documentelor, înregistrarea lor, multiplicarea şi difuzarea tuturor documentelor, modificarea, retragerea şi înlocuirea documentelor ieşite din uz şi arhivarea acestora. Notă: Înregistrările fiind o categorie specială de documente, ţinerea lor sub control este tratată într-o procedură specială numită Controlul Înregistrărilor, cod: AC-PS-4.2.2. 3 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 3.1 Definiţii Termenii utilizaţi în această procedură sunt definiţi în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006. Se consideră a fi necesară prezentarea definiţiei următoare: 3.1.1 Document original Document al SMC, realizat pe suport de hârtie, fără număr de exemplar, supus aprobării funcţiilor care au această responsabilitate. 3.2 Prescurtări 3.2.1 ENVICONS S.C. ENVICONS CONSULTING S.R.L. 3.2.2 ENVICONS CIT Centrul de Informare Tehnologica ENVICONS CIT 3.2.3 SMC Sistemul de Mangement al Calităţii 3.2.4 MC Manualul Calităţii 3.2.5 LDIC Lista Documentelor Interne Controlate 3.2.6 PS Porcedură de sistem 3.2.7 PO Procedură Operaţională 3.2.8 ASRO Asociaţia de Standardizare din România 4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 4.3 Manualul calităţii, cod: MC ENVICONS CIT 01; 4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO 4.2.3/1. 5 DESCRIEREA PROCEDURII 5.1 Ţinerea sub control a documentelor interne 5.1.1 Elaborarea documentelor interne
5.1.1.1 Documentele SMC sunt elaborate cu ajutorul calculatorului. După definitivarea de către elaborator a documentului se printează proiectul de document care este supus anchetei în ENVICONS CIT, se analizează observaţiile emise şi se stabilesc prin consens ce modificări sunt acceptate, se operează modificările admise, şi se printează documentul original. 5.1.1.2 Structura şi forma tuturor procedurilor care documentează SMC implementat în ENVICONS CIT sunt reglementate prin prevederile procedurii operaţionale: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC PO - 4.2.3/1. 5.1.1.3 Documentele interne ale SMC se elaborează pe calculator şi se menţin în sistem computerizat pe toată perioada de valabilitate a ediţiei/reviziei în vigoare a respectivului document. 5.1.1.4 Documentele interne ale SMC sunt prezentate în LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE. 5.1.1.5 Persoana care a elaborat documentul, este nominalizată şi semnează în coloana ELABORAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecărei proceduri/pe prima pagina a MC situată imediat după pagina de gardă (copertă). 5.1.2 Analiza documentelor 5.1.2.1 Toate documentele interne ale SMC sunt analizate periodic (anual) şi sunt actualizate ori de câte ori se consideră necesar. 5.1.2.2 Persoana care a analizat documentul este nominalizată şi semnează în coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecărei proceduri/pe prima pagină (nenumerotată) a MC situată imediat după pagina de gardă (coperta). 5.1.3 Aprobarea documentelor 5.1.3.1 Înainte de emiterea şi punerea în aplicare, după ce au fost analizate şi avizate, documentele interne ale SMC sunt aprobate astfel: Manualul Calităţii, procedurile de sistem şi procedurile operaţionale sunt aprobate de Administratorul ENVICONS; Procedurile de lucru sunt aprobate de Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT. 5.1.3.2 Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de funcţiile şi persoanele care sunt nominalizate pe acestea. 5.1.3.3 Funcţia şi persoana care aprobă documentul este nominalizată şi semnează pe pagina de gardă a documentului (copertă). 5.1.4 Codificarea documentelor 5.1.4.1 Codificarea procedurilor: Procedurile care documentează SMC sunt identificate prin: denumire (titlu) şi cod; Codul tuturor procedurilor este format din grupul de litere AC, care indică faptul că sunt proceduri ale SMC implementat în ENVICONS CIT, urmat de o cratimă, după care: pentru procedurile de sistem urmează: grupul de litere PS, cu semnificaţiile P procedură, S sistem, altă cratimă şi în final un grup care reprezintă capitolul / subcapitolul din standardul de referinţă ( SR EN ISO 9001:2001) cu ale cărui cerinţe este armonizată procedura respectivă; pentru procedurile operaţionale urmează: grupul de litere PO, cu semnificaţiile P procedură şi O operaţională, altă cratimă şi în final un grup de cifre care reprezintă capitolul sau subcapitolul din standardul de referinţă ( SR EN ISO 9001:2001) cu ale cărui cerinţe este armonizată procedura respectivă; pentru procedurile de lucru urmează: grupul de litere PL cu semnificaţiile P - procedură, L de lucru, altă cratimă şi în final un grup de litere şi cifre format din codul compartimentului elaborator şi numărul atribuit procedurii în ordinea cronologică a elaborării acesteia.(ex: Procedura de sistem Audit intern are codul. AC PS 8.2.2; Procedura operaţională Procese referitoare la relaţia cu clientul are codul: AC PO 7.2; Procedura de lucru Urmărire derulări contracte are codul: AC PL DC.01) 5.1.4.2 Codificarea MC: Manualul Calităţii care descrie SMC implementat în ENVICONS CIT are codul MC - ENVICONS CIT 01. 5.1.4.3 Codificarea formularelor: Toate formularele SMC (prezentate ca anexe în proceduri) au atribuit pentru identificare un cod de formular. Codul formularelor este format din: litera F cu semnificaţia formular, un punct, unul din grupurile de
litere: PS, PO sau PL urmat de acelaşi grup de cifre (din finalul codului procedurii care îl generează), o cratimă şi un număr de ordine atribuit formularului în documentul care l-a generat.(ex: Formularul RAPORT DE AUDIT INTERN generat de procedura Audit Intern, cod: AC-PS-8.2.2 are codul F.PS.8.2.2 4, fiind al 4- lea formular generat de procedură. 5.1.5 Indexarea / înregistrarea documentelor Toate documentele SMC sunt identificate prin: cod şi/sau titlu, număr unic şi dată şi sunt înregistrate. 5.1.6 Multiplicarea şi difuzarea documentelor 5.1.6.1 Documentele originale ale SMC aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox; Exemplarele (numerotate) se distribuie sub semnătură, în conformitate cu LISTA DE DIFUZARE(F.PS.4.2.3 2, Anexa 7.2 la prezenta procedură). 5.1.6.2 Documentaţia de execuţie este difuzată controlat şi este inscripţionată VALABIL ANUL ( în care se menţionează anul curent). 5.1.6.3 Exemplarele copii ale documentelor interne care sunt distribuite în scop informativ, nu primesc număr de exemplar şi se inscripţionează cu COPIE INFORMATIVĂ 5.1.7 Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea ediţiei şi / sau reviziei documentelor Atunci când sunt analizate anual documentele SMC, cu ocazia efectuării auditurilor interne/externe, în urma analizelor efectuate de management se impun modificări ale documentelor, aceste modificări pot să fie: actualizări de pagini care se realizează atunci când se impun modificări minore în conţinutul unui document cum ar fi: greşeli de scriere sau gramaticale, modificări/adăugări de fraze sau paragrafe care nu sunt de fond şi au scopul de a face precizări suplimentare. Înregistrarea acestor modificări şi monitorizarea paginilor actualizate se realizează în LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR/ MODIFICĂRILOR. Paginile actualizate se retrag de distribuitor şi se înlocuiesc cu paginile actualizate. schimbarea reviziei unui document care implică creşterea cu o unitate a numărului de ordine atribuit reviziei şi se realizează în cazurile în care apar modificări importante în conţinutul documentului. schimbarea ediţiei unui document care implică creşterea cu o unitate a numărului de ordine atribuit ediţiei şi se realizează în cazul în care modificările efectuate în conţinutul documentului sunt majore. 5.1.8 Retragerea, înlocuirea documetelor nevalabile şi arhivarea documentelor 5.1.8.1 Toate documentele perimate sunt retrase prin grija RMC din ENVICONS CIT. 5.1.8.2 Toate documentele interne controlate sunt arhivate în codiţii corespunzătoare care să le asigure lizibilitatea, integritatea şi securitatea, în locuri şi pe intervalele de timp specificate în LDIC. 5.1.8.3 Documentele şi datele perimate care se păstrează în scopuri juridice şi sau de conservare a informaţiei sunt marcate cu inscripţia EXPIRAT VALABILITATEA LA DATA, însoţită de numele şi semnătura persoanei care a făcut această menţiune. 5.1.8.4 Toate documentele sunt menţinute în ENVICONS CIT atât pe suport de hârtie cât şi pe suport informatic. Accesul la documentele menţinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securităţii informaţiilor şi pentru ca persoane neautorizate să nu poată să facă modificări neautorizate. 5.2 Ţinerea sub control a documentelor externe 5.2.1 Documentele externe, inclusiv reglementările legale aplicabile sunt păstrate astfel încât să fie accesate de către toate persoanele interesate, fiind ţinute la zi şi protejate împotriva deteriorării sau pierderii. 5.2.2 Documente ale clientului sunt păstrate, difuzate, modificate, retrase de către persoana care asigură legătura cu clientul. 6 RESPONSABILITĂŢI 6.1 Administrator ENVICONS aprobă documentele interne ale SMC, care prin conţinutul lor necesită această aprobare. 6.2 Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT: stabileşte responsabilităţile care revin personalului ENVICONS CIT în ceea ce priveşte controlul documentelor şi al datelor; numeşte responsabilul cu documentele SMC, dintre membrii ENVICONS CIT;
stabileşte necesarul de documente specifice ENVICONS CIT pentru buna desfăşurare a activităţii şi desemnează persoane competente din cadrul ENVICONS CIT care elaborează procedurile de lucru aplicabile proceselor desfăşurate în ENVICONS CIT; asigură cunoaşterea, înţelegerea, acceptarea şi respectarea de către personalul din subordine a documentelor aplicabile; desemnează persoana care arhivează documentele şi datele generate în ENVICONS CIT; aprobă procedurile de lucru elaborate în cadrul ENVICONS CIT. 6.3 Responsabilul calităţii din ENVICONS CIT verifică dacă personalul ENVICONS CIT utilizează ediţia şi revizia în vigoare a documentelor; asigură difuzarea controlată a documentelor; asigură retragerea/distrugerea documentului ieşit din uz şi înlocuirea documentului retras cu documentul în vigoare; asigură asigură revizia/modificarea documentelor şi datelor în ceea ce priveşte identificarea şi operarea. 6.4 Directorii de proiect răspund de arhivarea dosarelor cu documentele şi datele referitoare la proiect asigură ţinerea sub control a documentelor care aparţin clientului. 7 ANEXE 7.1 Anexa 7.1 Lista documentelor interne controlate 7.2 Anexa 7.2 Lista de difuzare 7.3 Anexa 7.3 Lista de difuzare a paginilor actualizate 7.4 Anexa 7.4 Lista pentru controlul formularelor, etichetelor, ştampilelor
Anexa 7.1 Nr. crt. Denumire / cod document LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE Ediţia / Revizia / data intrării în vigoare Elaborator Locul / durata de arhivare Observaţii 0 1 2 3 4 5 Aprobat, Elaborat,...... (nume, funcţie, semnătura) (nume, funcţie, semnătura)
Anexa 7.2 LISTA DE DIFUZARE 1) Titlul documentului: Codul documentului: Nr. crt. Ediţia Nr. reviziei / Data reviziei Numărul exemplarului difuzat Distribuit Primit Numele şi prenumele Numele şi prenumele Data Semnătura Data Semnătura 0 1 2 3 4 5 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / 11 / 12 / 13 / 14 / 1) Se arhivează împreună cu exemplarul original în ENVICONS CIT
LISTA DE DIFUZARE A PAGINILOR ACTUALIZATE Anexa 7.3 Titlul documentului: Codul documentului: Nr. crt. Ediţia Nr. reviziei / data reviziei / nr. exemplarului difuzat Numărul paginii actualizate Difuzat Primit Numele şi prenumele Numele şi prenumele Data Semnătura Data Semnătura 0 1 2 3 4 5 1 / 2 / 3 / 4 / 5 / 6 / 7 / 8 / 9 / 10 / 11 / 12 / 13 / 14 /
Anexa 7.4 LISTA PENTRU CONTROLUL FORMULARELOR, ETICHETELOR, ŞTAMPILELOR Nr. Denumire document * Cod: Localizare Observaţii crt. 0 1 2 3 4 * Prin document se înţelege: formular, etichetă, ştampilă Aprobat, Elaborat,...... (nume, prenume, funcţie, semnătura) (nume, prenume, funcţie, semnătura)