Lanţul nostru logistic Principii de etică şi conduită în afaceri în activitatea dumneavoastră cu CH2M HILL Octombrie 2011 Principii bazate pe The Little Yellow Book a cofondatorului Jim Howland, scrisă în 1978
Mesaj din partea CEO Un lanţ logistic fiabil şi cu nivel etic ridicat este crucial pentru capacitatea CH2M HILL de a susţine scopurile clienţilor noştri în întreaga lume. Integritatea, siguranţa şi calitatea sunt elementele definitorii ale performanţei CH2M HILL. Clienţii noştri se bazează pe colaborarea noastră cu furnizori, subcontractori şi parteneri din consorţii care împărtăşesc aceste valori fundamentale. Considerăm relaţia pe care o avem cu cei din lanţul logistic ca un adevărat parteneriat. Tratăm membrii din lanţul nostru logistic corect, utilizând întotdeauna procese de achiziţie transparente şi stimulând un mediu de colaborare, iar principalul obiectiv al acestei colaborări este creşterea valorii pentru clienţii şi acţionarii noştri. Încurajăm şi susţinem afacerile mici, deţinute de persoane dezavantajate, femei şi din comunităţile minoritare a căror prezenţă în cadrul proiectelor noastre este importantă pentru CH2M HILL şi clienţii noştri. Pentru a asigura integritatea afacerii pe tot parcursul proiectelor, insistăm ca membrii lanţului nostru logistic să îşi asume valorile noastre în ceea ce priveşte etica în afaceri, durabilitatea privind mediul, munca, angajarea, precum şi practici comerciale echitabile. Principiile noastre etice şi de conduită în afaceri privind lanţul logistic schiţează aşteptările noastre privind colaborarea dintre furnizori, subcontractori şi parteneri din consorţii când intră în parteneriat cu CH2M HILL. Un test bun pentru a stabili dacă o acţiune avută în vedere este etică este întrebarea Aş dori să văd acest lucru pe prima pagină a ziarelor de mâine dimineaţă? The Little Yellow Book Pe parcursul parteneriatului cu noi, vor exista, fără îndoială, ocazii când vă veţi confrunta cu întrebări etice. Este foarte important să luaţi deciziile corecte când apar astfel de probleme importante şi, adesea, dificile. Când aveţi în vedere modalitatea de a trata o dilemă etică neaşteptată, plasaţi-vă întotdeauna pe partea acţiunii, care, atunci când este examinată postfactum, nu afectează integritatea proiectului clientului nostru, reputaţia dumneavoastră sau a noastră. Aceste Principii reprezintă angajamentul nostru comun privind modalitatea în care ne desfăşurăm activitatea şi fac parte integrantă din fiecare relaţie comercială pe care o aveţi cu CH2M HILL. Vă mulţumim pentru respectarea angajamentului în ceea ce priveşte menţinerea celor mai ridicate standarde de integritate. Al dumneavoastră, Jacqueline Hinman Presedinte si Director General Executiv În 1978, cofondatorul şi fostul preşedinte al CH2M HILL James Howland a scris o colecţie de citate având ca subiect managementul pentru a surprinde valorile care au stat la baza creării companiei noastre. Citatele au devenit baza pentru The Little Yellow Book, care este fundamentul modului în care CH2M HILL îşi desfăşoară activitatea. Aflaţi mai multe despre The Little Yellow Book, la: www.ch2mhill.com/ethics
Lanţul nostru logistic Lanţul nostru logistic este alcătuit din furnizori de echipamente, materiale şi alte bunuri achiziţionate; agenţi; contractori; subcontractori în construcţii, consultanţă, servicii tehnice şi profesioniste; şi companii cu care suntem parteneri în consorţii sau asocieri (denumiţi colectiv Lanţul logistic ). Practicile dumneavoastră în afaceri CH2M HILL garantează cu reputaţia pentru furnizarea de proiecte care creează valoare pentru clienţii noştri şi care fac lumea un loc mai bun. Menţinerea acestei reputaţii ne cere să excelăm în serviciul clienţilor noştri, respectând în acelaşi timp standardele etice CH2M HILL. Aceleaşi standarde se aplică tuturor celor care lucrează cu noi şi în numele nostru. Am creat aceste Principii etice şi de conduită în afaceri pentru lanţul logistic pentru a vă ghida şi pentru a vă ajuta să îi ghidaţi pe angajaţii dumneavoastră când apar probleme etice complexe. Aceste principii ne ajută să lucrăm în vederea unui scop comun angajament total în ceea ce priveşte practicile etice în afaceri şi respectarea legilor. Deşi este posibil ca unele practici de afaceri reflectate în aceste Principii să nu fie uzuale în ţara dumneavoastră, când lucraţi în cadrul proiectelor noastre, vă cerem să respectaţi aceste Principii, deoarece sunt fundamentale pentru felul în care facem afaceri. CH2M HILL se bazează pe Lanţul nostru logistic pentru a alege subcontractori şi furnizori care împărtăşesc valorile noastre după cum sunt reflectate în aceste Principii. Ne aşteptăm să vă asiguraţi că persoanele pe care le folosiţi să lucreze în cadrul proiectelor noastre derulează afaceri în mod legal, etic şi în conformitate cu toate aşteptările exprimate aici. Health, Safety, and Environment (HSE) (Sănătate, securitate în muncă şi mediu) Protejarea persoanelor şi a mediului este o valoare fundamentală pentru CH2M HILL. Ne angajăm să protejăm sănătatea şi siguranţa persoanelor şi comunităţilor în cadrul cărora lucrăm şi ne aşteptăm la acelaşi lucru din partea Lanţului nostru logistic. Când lucraţi cu noi, trebuie să vă angajaţi să protejaţi sănătatea şi securitatea personalului dumneavoastră şi să luaţi toate măsurile necesare pentru a oferi un mediu de lucru sigur pentru angajaţii şi contractorii dumneavoastră. De asemenea, trebuie să adoptaţi toate precauţiile pentru a proteja mediul şi bunăstarea comunităţilor în care lucraţi. Durabilitatea Ne-am asumat un angajament puternic pentru dezvoltare durabilă şi protejarea mediului înconjurător. Proiectele noastre oferă soluţii durabile pe termen lung pentru clienţii noştri şi protejează resursele naturale ale planetei pentru generaţiile viitoare. CH2M HILL se angajează să limiteze impactul pe care îl generăm asupra mediului şi avem grijă ca cei din Lanţul logistic să facă acelaşi lucru. Evaluăm reputaţia şi istoricul performanţei dumneavoastră în ceea ce priveşte protecţia mediului înainte să confirmăm colaborarea cu dumneavoastră. Conflicte de interese CH2M HILL se aşteaptă ca membrii Lanţului logistic să ia deciziile de afaceri având în vedere binele CH2M HILL, al clienţilor noştri şi al proiectelor noastre. Când lucraţi cu noi, trebuie să aveţi în vedere foarte clar conflictele de interese la nivelul organizaţiei şi din viaţa personală care pot avea impact asupra activităţii dumneavoastră sau a clienţilor noştri.
Orice situaţie care creează sau pare a crea un conflict trebuie evitată. Dacă nu se poate evita acest lucru, trebuie să ne informaţi prompt şi situaţia trebuie gestionată corespunzător. Conflictele de interese, cu excepţia cazului în care sunt gestionate corect, pot avea ca efect, pentru noi şi pentru dumneavoastră, descalificarea dintr-o oportunitate de afaceri şi un impact negativ asupra clienţilor. Cadouri şi forme de divertisment Fiecare membru al Lanţului logistic trebuie să adopte o politică prevăzătoare privind practicile care au ca obiect cadourile şi formele de divertisment. Această politică trebuie comunicată în întreaga companie şi trebuie aplicată în organizaţia dumneavoastră. Aveţi în vedere că, în general, angajaţilor CH2M HILL nu li se permite să accepte sau să ofere cadouri sau forme de divertisment pentru a influenţa o decizie de afaceri sau pentru a obţine sau păstra o afacere. Numerarul şi echivalentele plăţilor în numerar (precum cupoanele de cadouri) sunt strict interzise. Singurele excepţii pentru aceste interdicţii cu grad larg de acoperire, adoptate intenţionat, sunt cadourile ocazionale şi nesolicitate, altfel decât în numerar, cu valoare nominală şi având drept scop forme de divertisment moderate menite să consolideze relaţiile de lucru dintre noi. Această limitată excepţie nu se aplică atunci când acest lucru este interzis prin contract sau lege. Corupţie Cei care lucrează cu noi trebuie să cunoască şi să respecte politica noastră anticorupţie şi legile în vigoare privind integritatea achiziţiilor oriunde facem afaceri, inclusiv Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)/ Legea anticorupţiei în S.U.A., Anti-Bribery Act în Marea Britanie şi Convenţia Organizaţiei pentru cooperare şi dezvoltare economică (OECD) în ceea ce priveşte combaterea luării sau dării de mită pentru Funcţionarii oficiali externi în tranzacţii comerciale internaţionale. Când lucraţi cu CH2M HILL, vă este strict interzis să oferiţi, să daţi sau să acceptaţi orice formă de mită, comisioane, cadouri sau beneficii menite să influenţeze o decizie de afaceri. Această interdicţie se extinde la plăţi şi cadouri în numerar sau o formă similară, efectuate direct sau prin intermediari. Reţineţi că solicitările de mită nu vin întotdeauna sub forma unei cereri directe de numerar. Acestea pot veni sub forme la fel de sofisticate şi complexe precum proiectele pe care le furnizăm. Oferirea de forme de divertisment excesive, transport
şi cazare; direcţionarea afacerilor către o companie deţinută de un funcţionar responsabil cu achiziţiile; oferirea de oportunităţi de angajare pentru rudele reprezentanţilor clienţilor; susţinerea proiectelor de caritate sponsorizate de funcţionari guvernamentali sau de rudele acestora sunt exemple de activităţi corupte şi interzise. Mai simplu spus, nu trebuie acordate sau primite cadouri şi plăţi pentru influenţarea deciziilor de afaceri în numele CH2M HILL sau în legătură cu proiectele noastre. Tratamentul echitabil CH2M HILL are o poziţie onestă şi echitabilă faţă de membrii Lanţului nostru logistic. Respectăm în permanenţă regulile de achiziţie stabilite, ale noastre şi ale clienţilor noştri şi ne aşteptăm ca membrii Lanţului nostru logistic să facă la fel. Nu lucrăm cu furnizori, subcontractori sau parteneri în societăţi mixte care restricţionează drepturile angajaţilor de asociere liberă în organizaţii profesionale. Controale comerciale şi pentru export CH2M HILL respectă toate legile şi reglementările internaţionale privind comerţul, inclusiv sancţiunile comerciale şi ne aşteptăm ca membrii Lanţului nostru logistic să respecte toate legile privind controlul comerţului şi exportului care se aplică activităţii acestora. Reţineţi că legile privind exportul şi importul nu se aplică doar bunurilor, ci şi tehnologiei, software-ului şi informaţiilor tehnice. Este posibil să se încalce legile privind exportul prin simpla divulgare a informaţiilor unor persoane de naţionalitate străină fără ca informaţiile să părăsească ţara de origine. Când lucraţi cu noi, aveţi grijă să evitaţi astfel de acţiuni care ar putea fi considerate ca export şi să aveţi proceduri în vigoare pentru a le recunoaşte şi evita. Incluziunea, diversitatea, hărţuirea CH2M HILL oferă un mediu de lucru divers şi se angajează să elimine discriminarea şi hărţuirea la locul de muncă. Alegem să creăm parteneriate doar cu cei care, ca urmare a bunelor practici de afaceri, respectă toate legile aplicabile privind nediscriminarea şi care combat hărţuirea în ceea ce priveşte angajarea şi tratamentul la locul de muncă. Chiar şi atunci când anumite practici discriminatorii sunt obişnuinţe acolo unde lucraţi, ca o condiţie a colaborării cu noi şi cu clienţii noştri, vă cerem să susţineţi practici în linie cu angajamentul nostru pentru un mediu de lucru fără discriminare şi hărţuire. Drepturile omului Respectăm şi protejăm drepturile celor care muncesc în cadrul proiectelor noastre. Oferim condiţii de lucru rezonabile şi remuneraţii corecte şi ne aşteptăm ca cei din Lanţul nostru logistic să facă acelaşi lucru. CH2M HILL are o politică de toleranţă zero pentru utilizarea copiilor în muncă sau a muncii forţate şi pentru orice alte practici de trafic de persoane umane. Refuzăm să colaborăm cu cei care nu împărtăşesc atitudinea noastră de toleranţă zero. Lăsaţi-ne să fim emfatici când este vorba despre a visa şi a gândi; conservatori în obiceiurile personale şi, în acelaşi timp, să facem lucruri interesante, inovatoare în interiorul şi exteriorul firmei. The Little Yellow Book Aflaţi mai multe despre The Little Yellow Book, la: www.ch2mhill.com/ethics
Confidenţialitate Protejăm informaţiile confidenţiale care vă aparţin şi ne aşteptăm să nu divulgaţi informaţiile care reprezintă proprietatea noastră şi sunt confidenţiale. Nu puteţi împărtăşi în nicio situaţie informaţiile noastre confidenţiale şi informaţiile personale secrete ale angajaţilor noştri cu o terţă parte fără o permisiune scrisă expresă. Ne aşteptăm să adoptaţi controale interne adecvate şi măsuri de securitate a informaţiilor şi pentru sistemele dumneavoastră informatice, a dispozitivelor electronice portabile, a laptop-urilor şi a altor dispozitive de stocare pentru a asigura siguranţa informaţiilor pe care noi sau clienţii noştri vi le încredinţăm. Acestea includ adoptarea precauţiilor necesare în ceea ce priveşte lăsarea de astfel de informaţii sau dispozitive în locuri unde ar putea fi afectate sau accesate în mod necorespunzător. Când lucraţi cu noi, nu trebuie să stocaţi informaţiile noastre confidenţiale sau cele ale clienţilor noştri pe dispozitive de stocare de date partajate care nu beneficiază de protecţii adecvate. În cazul în care luaţi la cunoştinţă de o posibilă încălcare a securităţii datelor care implică informaţiile noastre sau ale clienţilor noştri, trebuie să ne raportaţi această încălcare imediat. Proprietate intelectuală Ne aşteptăm ca membrii Lanţului nostru logistic să respecte drepturile noastre de proprietate intelectuală şi pe cele ale clienţilor noştri. Când lucraţi cu noi, trebuie să luaţi toate măsurile necesare pentru a proteja mărcile noastre comerciale, drepturile de autor şi patentele şi pe cele ale clienţilor noştri utilizate în munca noastră. Dacă nu sunteţi sigur(ă) cu privire la o utilizare propusă a proprietăţii intelectuale care ne aparţine sau aparţine clienţilor noştri, ne puteţi solicita asistenţă. Activităţi de lobby Nu vă angajaţi în activităţi de lobby direct sau prin intermediari, în numele nostru sau al proiectelor noastre, decât dacă aveţi autorizare scrisă din partea noastră în acest sens. La CH2M HILL, definim activitatea de lobby ca o comunicare, în orice formă, cu angajaţii guvernamentali şi membrii familiilor acestora, special menită să influenţeze politici guvernamentale sau care să acorde şi să gestioneze contracte guvernamentale. Materiale de marketing şi Interacţiuni cu mass media Orice materiale de marketing, comunicate de presă sau interviuri care apar în mass media care includ o referinţă la CH2M HILL, clienţii noştri sau activitatea desfăşurată împreună cu noi trebuie aprobate înainte de CH2M HILL.
Instruire privind comunicarea şi conştientizarea Pentru a asigura conformitatea cu Principiile etice şi de conduită în afaceri pentru lanţul logistic, trebuie să comunicaţi conţinutul acestor Principii (sau echivalentul codului de conduită) către toţi angajaţii pe care intenţionaţi să îi implicaţi în proiectele noastre. Ne aşteptăm să adoptaţi un program de instruire şi monitorizare a conştientizării problemelor etice. De asemenea, aşteptăm să evaluaţi periodic conformarea cu aceste Principii şi să menţineţi un dialog permanent cu noi pentru a asigura îmbunătăţirea continuă. Arhivarea şi dreptul la audit Cele mai bune practici impun să aveţi înregistrări corespunzătoare pentru a demonstra conformitatea cu Principiile etice şi de conduită în afaceri pentru lanţul logistic. Falsificarea înregistrărilor financiare sau de afaceri sau declaraţiile false sunt ilegale şi vor afecta ireparabil relaţia de afaceri cu CH2M HILL. Ne rezervăm dreptul de a evalua periodic practicile dumneavoastră în afaceri pentru a asigura conformitatea cu aceste Principii. Membrii Lanţului logistic trebuie să se conformeze demersurilor noastre rezonabile legate de activitatea desfăşurată pentru noi. Ne aşteptăm să demonstraţi o atitudine cooperantă în timpul auditurilor şi investigaţiilor noastre şi să împărtăşiţi onest informaţiile relevante cu noi. Raportarea îngrijorărilor fără represalii În calitatea de membru al Lanţului logistic, aveţi o obligaţie pozitivă de a raporta orice suspiciuni credibile pe care le aveţi despre posibilele încălcări ale acestor Principii sau legi, în măsura în care au legătură cu activitatea dumneavoastră cu noi. Vom depune toate eforturile pentru a proteja confidenţialitatea şi, acolo unde este permis de legea locală, anonimatul dumneavoastră, dacă doriţi acest lucru. Puteţi pune întrebări despre problemele subliniate în aceste Principii, puteţi raporta încălcări sau puteţi adresa îngrijorări, apelând la The GuideLine (linia noastră specială), +1-866-924-4843 (S.U.A. şi Canada), +1-720-286-4843 (oriunde altundeva în lume) sau prin Internet la www. ch2mhill.com/guideline. CH2M HILL va investiga toate rapoartele obţinute prin linia specială şi va răspunde tuturor întrebărilor şi va întreprinde acţiuni corective, acolo unde este cazul. Vă încurajăm să raportaţi orice încălcare suspectată a legii sau a Principiilor etice şi de conduită în afaceri pentru lanţul logistic fără a vă teme de represalii. Ne aşteptăm ca membrii Lanţului logistic să întreprindă acţiuni pentru a preveni represaliile împotriva oricărei persoane pentru raportarea unei posibile încălcări a legilor şi a acestor Principii în bună credinţă. Pentru a clarifica, bună credinţă nu înseamnă că aveţi dovezi irefutabile privind încălcarea sau că raportul trebuie să fie corect. Înseamnă doar că în mod onest consideraţi că este adevărat şi corect la momentul în care efectuaţi raportul. Calitatea serviciilor noastre este vitală. Trebuie să fim mai buni decât concurenţa în ceea ce priveşte rezolvarea problemelor clienţilor dacă avem în vedere succesul. The Little Yellow Book Aflaţi mai multe despre The Little Yellow Book, la: www.ch2mhill.com/ethics
Sediul global CH2M HILL 9191 South Jamaica Street Englewood, CO 80112 S.U.A. Gratuit: 888.CH2M.HILL Tel: +303.771.0900 Fax: +720.286.9250 The GuideLine: +1.TO.MY.CH.GUIDE (+1.866.924.4843) (în S.U.A. sau Canada) +1.720.286.4843 (în afara Americii de Nord) www.ch2mhill.com/guideline 2011 CH2M HILL COR072911013221MKT