Projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespēju analīze un izstrāde

1 KULTŪRAS VADĪBA BAKALAURA DARBS Projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespēju analīze un izstrāde Nepilna laika klātienes studente Iluta Kalniņa Stud. apliecības Nr. k12031 (paraksts) Zinātniskā vadītāja Mg. art., vieslektore Guna Kalnača (paraksts) Recenzents/-e (paraksts) Rīga 2017

2 Saturs Anotācija Abstract Kokkuvõte Saīsinājumi Ievads 1. Projekta izstrādes teorētiskie aspekti...9 1.1. Projekta jēdziens un īpašības... 9 1.2. Projekta fāzes. 11 1.3. Projekta vadītājs.....25 1.4. Projekta iespējas.....27 2. Kino projekta iespējas Latvijas Nacionālajā bibliotēkā...31 2.1. LNB Komunikācijas departamenta raksturojums.32 2.2. Projekta SVID analīze Komunikācijas departamenta mērķu kontekstā...35 2.3. Projekta iespēju analīze. 39 3. Kino projekta piedāvājums 53 3.1. LNB kino projekta ieviešana. 54 3.2. Projekta scenārijs... 61 Secinājumi un priekšlikumi Izmantotās literatūras un avotu saraksts Pielikumi Galvojums Izziņa par aizstāvēšanas rezultātiem

3 Anotācija Iluta Kalniņa. Bakalaura darbs. Projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespēju analīze un izstrāde. - Rīga: Ekonomikas un kultūras augstskola, 2017.- 68 lpp. Bakalaura darba mērķis ir izanalizēt projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespējas un to izstrādāt. Darba mērķa sasniegšanai izvirzīti šādi bakalaura darba uzdevumi: 1. Analizēt speciālo literatūru un avotus par projektu vadību. 2. Analizēt projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespējas. 3. Izstrādāt projektu "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls". 4. Apkopot secinājumus par projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespējām un tā izstrādi, kā arī, izstrādāt priekšlikumus projekta izstrādei. Bakalaura darbs sastāv no trīs nodaļām. Pirmajā nodaļā tiek izpētīts kultūras projekta jēdziens, tā unikālās iezīmes, izpētītas projekta izstrādes fāzes, kā arī projekta vadīšana un projekta vadītāja loma tajā, un aplūkota iespēju analīze. Otrajā nodaļā raksturota Latvijas Nacionālā bibliotēka, Komunikācijas departamenta iespējas, kā arī analizēti pētījuma laikā gūtie rezultāti. Darba autores pētījums ir veikts LNB Komunikācijas departamenta kontekstā, tiek izstrādāta tieši šī departamenta SVID analīze. Trešajā nodaļā ir izstrādāts projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" piedāvājums. Balstoties uz pētījuma rezultātiem, autore izstrādājusi projektu LNB kino sestdienas. Darba nobeigumā ir apkopoti secinājumi, kā arī izstrādāti priekšlikumi par projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" izstrādi. Bakalaura darba apjoms ir 61 lappuses, tas satur 3 attēlus, 10 tabulas, 6 pielikumus un 27 izmantotās literatūras avotus.

4 Abstract Iluta Kalniņa. Bachelor s paper. Opportunity Analysis and Development of the Project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia". - Riga: University of Economics and Culture, 2017-68 pages. The goal of the bachelor s paper is to analyse the opportunities of the project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia" and to develop it. To accomplish the goal of the paper, the following objectives of the bachelor s paper have been set: 1. To analyse specialised literature and sources on project management. 2. To analyse the opportunities of the project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia". 3. To develop the project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia". 4. To summarise conclusions on the opportunities of the project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia" and on its development, as well as to prepare proposals for the realisation of the project. The bachelor s paper consists of three chapters. Chapter one is devoted to research into the concept of a culture project, its unique aspects, into the phases of project development, as well as into project management and the role of a project manager in it; opportunity analysis is also discussed. In chapter two, the National Library of Latvia, the opportunities of its Communication Department are characterised and results acquired during the study are analysed. The research of the author of the paper has been performed in the context of the Communication Department of the National Library of Latvia and SWOT analysis of this exact department is carried out. In chapter three, proposal for the project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia" is developed. Based on the results of the study, the author has developed the project "Cinema Saturdays at the National Library of Latvia". In the final part of the paper, conclusions are summarised, as well as proposals on the development of the project "Series of Cinema Lectures and Showings at the National Library of Latvia" are developed. The bachelor s paper consists of 61 pages, it contains 3 pictures, 10 tables, 6 appendices and 27 sources of bibliography employed in the study.

5 Kokkuvõte Iluta Kalniņa. Bakalaureusetöö. Projekti Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari väljatöötamine ning võimaluste analüüs. Riia: Majanduse ja Kultuuri Kõrgkool, 2017. 68 lk. Bakalaureusetöö eesmärk on analüüsida projekti Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari võimalusi ning need välja töötada. Töö eesmärgi saavutamiseks on seatud järgnevad bakalaureusetöö ülesanded: 1. Analüüsida erialakirjandust ning erinevaid infoallikaid projektijuhtimise kohta; 2. Analüüsida projekti Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari võimalusi; 3. Arendada välja projekt Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari ; 4. Teha kokkuvõtted projekti Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari võimalustest ja selle väljatöötamisest ning koostada ettepanekud projekti elluviimiseks. Bakalaureusetöö koosneb kolmest osast. Esimeses osas analüüsitakse kultuuriprojekti mõistet, selle omapärasid, projekti koostamise erinevaid osasid ning projektijuhtimist ning projektijuhi rolli selles üldisemalt. Antakse ülevaade ka projekti võimaluste analüüsist. Teises osas iseloomustatakse Läti Rahvusraamatukogu kommunikatsiooniosakonna võimalusi ning analüüsitakse töö tulemusi. Käesoleva töö uuringuosa on läbiviidud Läti Rahvusraamatukogu kommunikatsiooniosakonna kontekstis ning koostatud on selle osakonna SWOT-analüüs. Kolmandas osas on koostatud projekti Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari kohta ettepanekud. Uuringu tulemustele toetudes töötas autor välja projekti Kinoneljapäevad Läti Rahvusraamatukogus. Töö lõpus võetakse kokku järeldused ning ettepanekud projekti Läti Rahvusraamatukogu kinoteemaliste loengute ja filmiseansside sari kohta. Bakalaureusetöö maht on 61 lehekülge ning see sisaldab kolme joonist, üheksat tabelit, kuut lisa ning töös on kasutatud 27 infoallikat.

6 Saīsinājumi ANO Apvienoto Nāciju organizācija AV Audiovizuālā lasītava BJC Bērnu jaunatnes centrs DKI Dānijas Kultūras institūts KD Komunikācijas departaments KN Kultūras nams LKA Latvijas Kultūras akadēmija LNB Latvijas Nacionālā bibliotēka LR Latvijas Republika NC Norišu centrs VKKF Valsts kultūrkapitāla fonds

7 Ievads Bibliotēkām ir unikāla loma pilsoniskas un demokrātiskas zināšanu sabiedrības veidošanā tās palīdz īstenot dzīvē ANO Vispārējās cilvēktiesību deklarācijas 19. pantu, kurā noteikts, ka katram cilvēkam ir tiesības meklēt un saņemt informāciju un zināšanas. Publiskās bibliotēkas šodien ir attīstījušās par sociāli nozīmīgām institūcijām, kas iedzīvotājiem sniedz daudzveidīgus pakalpojumus nodrošina piekļuvi ne tikai drukātajiem, bet arī audiovizuālajiem materiāliem un tiešsaistes resursiem, sniedz iespēju ikvienam izmantot internetu, veic novadpētniecības darbu, organizē kultūras, izglītības un rakstpratības pasākumus, īpašu vērību pievēršot bērnu un jauniešu auditorijai un sociāli apdraudētām iedzīvotāju kategorijām. Māksla ir sastopama arī bibliotēkā, kur starp literatūru, teātri, glezniecību, mūziku un deju ir sastopams arī kino. Tā tiek uzskatīta gan par mākslas, gan izklaides nozari, kur izpausmes veids ir kinofilmu radīšana, kur starp izpausmes līdzekļiem ir skaņa, gaisma, scenogrāfija, tērpi un citi līdzekļi, taču kinofilmas radīšana, lai arī, režisora iecerēta, nevar tapt gatava bez komandas ir nepieciešams arī operators, aktieri, atsevišķi skaņu, gaismu inženieri un lērums citu profesionāļu ieguldīta darba. Latvijas Nacionālās bibliotēkas Audiovizuālās lasītavas krājumā ietilpst ievērojams klāsts dažādu žanru un tematikas filmu. Lasītavas speciālisti izveidojuši pastāvīgi papildināmas filmu kolekcijas, piedāvājot apmeklētājiem gan kinematogrāfa klasiku, gan mūsdienu darbus, gan meistaru, gan topošo profesionāļu - studentu veikumus. Šeit arī redzama aktuālā darba problēma Audiovizuālajā lasītavā ir apjomīgs krājums, taču vienlaikus vērojama pasivitāte norišu organizēšanā, jeb projektu izstrādē ar nolūku popularizēt LNB pieejamo kino krājumu. Lai šo problēmu risinātu, darba autore izvirza sev bakalaura darba mērķi - izanalizēt projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespējas un izstrādātu projekta piedāvājumu. Bakalaura darba mērķa sasniegšanai tika izvirzīti sekojoši uzdevumi 1. Analizēt speciālo literatūru un avotus par projektu vadību. 2. Analizēt projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespējas. 3. Izstrādāt projektu "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls". 4. Apkopot secinājumus par projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" iespējām un tā izstrādi, kā arī, izstrādāt priekšlikumus projekta izstrādei.

8 Uzdevumu veikšanai izmantotās metodes: 1. Literatūras un avotu analīze 2. Gadījuma analīze 3. Intervija 4. Dokumentu analīze 5. Statistikas datu analīze (sekundārie dati) Darba struktūra veidota pēc hronoloģijas principa, ievērojot progresīvu procesu attīstības gaitu. Darba pirmajā nodaļā tiek izpētīta teorētiskā bāze projektu vadībā, kur balstoties uz autores Žanetas Ilmetas Projektu vadīšanas metodoloģiju un Nevalstisko kultūras organizāciju rokasgrāmatu, ir izskaidrots kultūras projekta jēdziens, tā unikālās iezīmes, izpētītas projekta izstrādes fāzes, kā arī projekta vadīšana un projekta vadītāja loma tajā, tāpat, aplūkota iespēju analīzes veidošana balstoties uz autoru E. Pūlmani, viņa darbā Alternatīvu analīze, vienlaikus darba autore pauž uzskatu, ka par veidu kā izvēlēties projekta piemērotāko alternatīvu un izstrādājamo scenāriju, ir atbildīgs projekta vadītājs, balstoties uz organizācijas specifiku un prasībām, kurā tas darbojas. Vienlaikus, darba autore uzsver, ka katra iespēja var tikt realizēta, ja mainās kāds no faktoriem, piemēram, finansējums. Secīgi, darba otrajā nodaļā ir raksturota pētāmā organizācija - Latvijas Nacionālā bibliotēka, analizētas Komunikācijas departamenta iespējas projekta kontekstā, veidota departamenta SVID analīze, vienlaikus arī analizēti pētījuma laikā gūtie rezultāti un izstrādātas trīs kino projekta iespējas, balstoties uz gadījuma analīzi, interviju ar KD direktori un dokumentu analīzi, kur galvenokārt izmantota LNB stratēģija 2014.-2018. gadam, aktualizēta 2016. gadā, tāpat, izmantota LNB autoratīvā datubāze, bibliotēkas krājumu izdevumi. Izveidotās iespējas LNB kino gads, LNB kino sestdienas un LNB ceļojošais kino. Noslēdzošā ir trešā nodaļa, kur darba autore, balstoties uz pētījuma rezultātiem un izanalizējot, kura no iespējām ir šim brīdim visatbilstošākā realizēšanai LNB, ir izstrādājusi projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" piedāvājumu un piedāvājusi tā scenāriju LNB kino sestdienas, plānots īstenot 2017. gada martā, Latvijas Nacionālajā bibliotēkā. Darba nobeigumā ir apkopoti secinājumi, kā arī izstrādāti priekšlikumi par projekta "Latvijas Nacionālās bibliotēkas kino lektoriju un seansu cikls" izstrādi turpmākajā tā virzībā. Pētnieciskā darba izstrādes periods: 06.10.2016.-10.12.2016.

9 1. Projekta izstrādes teorētiskie aspekti Strādājot pie projekta, ar to vispārīgi saprotot to, kas savā gala variantā ir komplekss pasākumu kopums, pēc autores domām, ir svarīgi veikt atbildīgu plānošanas darbu, lai pēdējā brīdī netiktu sagaidīti pārsteigumi norises gaitā. Protams, nav iespējams paredzēt neparedzamas situācijas, tamdēļ ir jāstrādā pie plānošanas, gatavošanās un norises laikā jābūt gataviem negaidītajam. Darba turpinājumā tiks izpētīts kultūras projekta jēdziens, tā unikālās iezīmes, izpētītas projekta izstrādes fāzes, kā arī projekta vadīšana un projekta vadītāja loma tajā, un aplūkota iespēju analīze. 1.1. Projekta jēdziens un īpašības Autoresprāt, jēdzienu projekts vislabāk skaidrot sekojoši: Projekts - process, kuru veido koordinētas un kontrolētas norises un/vai to kopums. Projektam ir skaidri zināms sākuma un beigu termiņš, un projekta prasībām atbilstošs mērķis ir jāsasniedz, iekļaujoties atvēlētajā laika un dažādu resursu ietvaros. Savukārt, Projekta vadīšana ir galvenokārt, plānošana, kam seko organizēšana, notiekošā monitorēšana, kontrolēšana un spēja atskaitīties par notiekošo visos projektā iesaistītajos aspektos, un, lai sasniegtu projektā izvirzīto mērķi, ļoti vēlama ir arī komandas motivēšana. 1 Programma ir pasākumu un resursu komplekss, kas virzīts uz ilgtermiņa mērķi, piemēram, izveidot tūrismam pievilcīgu vidi nodrošināt ārpusvalsts un iekšzemes transportu, viesnīcas, servisu, kultūras pasākumus, tirdzniecību, informācijas tehnoloģijas un citas komunikācijas iespējas. 2 Nereti projekta izstrāde ir atkarīga no tā, vai projekts būs orientēts uz peļņas gūšanu, vai tas tomēr būs bezpeļņas projekts ar citiem mērķiem, piemēram, izglītot, popularizēt, uzlabot. Neatkarīgi no šiem virzieniem, projektus var iedalīt pēc tā darbības jomas, struktūras un satura, apjoma, laika faktora, piemēram: Īstermiņa līdz vienam gadam; Vidēja termiņa līdz trim gadiem; 1 Quality management systems Guidelines for quality management in projects [tiešsaiste] [13.10.2016.]. Pieejams: https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:10006:ed-2:v1:en 2 Forands I. Projekta menedžments. Rīgā: SIA Elpa, 2006. 26. lpp.

10 Ilgtermiņa četri, pieci un vairāk gadi. 1 Analizējot augstākminēto autoru sacīto, izriet sekojošais - ja darba autores iecerētais projekts ir jāidentificē pēc kāda no šiem laika faktora izvirzītajiem posmiem, tad tas iekļaujas īstermiņa projekta ietvaros, jo kino lektoriju un seansu cikls ir paredzēts visa 2017. gada garumā. Tiesa, projektu iedalījums pēc augstākminētajiem kritērijiem noteikti nav līdz galam objektīvs, ja tiek ņemts vērā, ka projekti ir dažādi, tie var būt būvniecībā, izglītībā, kultūrā, zinātnē, mākslā un ne tikai, tamdēļ nākas secināt, ka arī kino projekts gada garumā Nacionālās bibliotēkas kontekstā vairāk iegrupējams pie vidēja termiņa projektiem. Projekti un to vadīšana ir vērsti uz procesiem. Projekts arvien sākas ar projekta uzdevumu, kuru no klienta vai projekta uzdevuma devēja saņem projektu vadītājs, un noslēdzas ar skaidri definētu rezultātu. Projektu vadīšana ietver trīs jēdzienus: produkts projekts process Projekti atšķirībā no darbiem, kurus veic ar rutīnām darba metodēm, ir inovatīvi, kurus ir problemātiski aprakstīt kā diferencētus standartizētus procesus. Tai pašā laikā projektu vadīšana ir saistīta ar tādām vadīšanas funkcijām kā mērķu izvirzīšana, projektu mērķu sasniegšanas stratēģijas plānošana un projekta kontrolēšana, kuru izpilde nav iespējama bez projekta iepriekšējās strukturēšanas. 2 Kultūras projektu veidošana ir ļoti būtisks process vidē, kurā mūsu sabiedrība dzīvo gan vide, gan iedzīvotāji ir dinamiski un mainīgi, taču ir vērtības, kuras ir nemainīgas un veido mūsu identitāti kā kultūras grupai. Vienojot šo kultūras dziņas atceres motīvu kopā ar vēlmi veicināt popularitāti Latvijas Nacionālās bibliotēkas Audiovizuālajai lasītavai, tādējādi nodrošinot kultūras mantojuma apziņu un tā sniegto izglītošanās procesu sabiedrībai, ir būtiski veidot kultūras projektus, īpaši sev zināmā vidē, lai veicinātu izpratni par to. Kultūras projekta jēdziens ietver sevī gan mākslinieciskus, gan vispārīgus projektus, kuriem ir noteikts mērķis, kuri ir inovatīvi un viegli pārkāpj robežas star pieņemto, starp institūcijām un dažādiem mākslas veidiem. Kultūras projektu var definēt kā unikālu procesu kopumu, kuram ir ierobežots dzīves cikls un pieejamie resursi, kura ietvaros ir jāīsteno noteikti uzdevumi, lai sasniegtu izmērāmu, sasniedzamu un mērķauditorijai nozīmīgu mērķi. Tiem piemīt noteiktas pazīmes tie ir unikāli un neatkārtojami, gaistoši, tajos valda radoša 1 Forands I. Projekta menedžments. Rīgā: SIA Elpa, 2006. 27. lpp. 2 Ilmete Ž., Projektu vadīšanas metodoloģija. Latvijas Universitātes raksti. 771. sēj. Ekonomika. vadības zinātne. 476.,477. Lpp. [skatīts 09.11.2016.] [tiešsaiste] Pieejams: http://www.lu.lv/fileadmin/user_upload/lu_portal/apgads/pdf/lur-771_vad-zin_353-672lpp_.pdf

11 atmosfēra. Auditorijas piesaisti apgrūtina tas, ka kultūras pasākumi nav iepriekš izmēģināmi vai aptaustāmi, pielaikojami tie publikai jāpiedāvā kā emocionāls solījums, iespējams, pārdzīvojums. 1 Ņemot vērā to, ka projekts visbiežāk sastāv no norišu kopuma, ir jāsaprot kāds ir pasākumu iedalījums, jo to pārzināšana ļauj pieskaņoties mērķauditorijas vēlmēm. Ir dažādi veidi, kā klasificēt pasākumus. Tos var iedalīt pēc: formas (izklaidējoši, biznesa); ilguma (vienas dienas, vairāku dienu); biežuma (vienreizējie, vairakkārt atkārtojas); norises vietas (pasākumi telpās, pasākumi brīvā dabā); pasākuma apmeklētāju grupas (publiskie, slēgtie); pasākuma tipa (ģimenes, masu, korporatīvie, sporta, biznesa, reklāmas, masu mediju, politiskie, labdarības un citi pasākumi) 2 1.2. Projekta fāzes Katram projektam ir noteikts sākuma un beigu termiņš, bet ikviena projekta gaitā ir novērojamas vairākas fāzes, kas ir nodalāmas, - tām ir atšķirīgi uzdevumi, un katrai no tām ir jāsniedz noteikts rezultāts. Projekta menedžmenta teorijā tiek piedāvāti dažādi fāžu modeļi, klasiski kultūras projektos var izdalīt četras raksturīgākās projekta fāzes. Projekta iniciēšana Projekta plānošana un sagatavošana Projekta īstenošana un norise Projekta novērtējums un noslēgums 1.1. attēls. Projekta fāzes 3 Ņemot vērā to, ka projekts ir komplekss norišu kopums, ir lielāka iespēja, ka tiks nodrošināta pārskatāma projekta virzība uz mērķa sasniegšanu, ja tiks sekots tā fāzēm secīgi un pēc kārtas. Autoresprāt, sadalot projektu pa daļām, ir iespējams savlaicīgi reaģēt uz 1 Nevalstiskās kultūras organizācija. Rokasgrāmata, culturelab, 2013. [tiešsaiste] [skatīts 10.11.2016.]. Pieejams: https://culturelablv.files.wordpress.com/2012/10/kulturas-nvo-rokasgramata1.pdf 2 Классификация мероприятий [tiešsaiste] [skatīts 25.03.2014]. Pieejams: http://promediagroup.ru/166- osnovy-event-industrii-klassifikaciya-meropriyatij.html 3 Kalnača G., Projektu metode un vadība kultūrizglītībā. [tiešsaiste] [skatīts 21.11.2016.] Pieejams: http://www.slideshare.net/kriic/projektu-vadiba-kalnaca

12 problēmsituācijām un tās atrisināt mazāk sāpīgā veidā, kā tad, ja tās tiktu pamanītas, vai par tām atcerētos tikai pie projekta beigu stadijas. Nenoliedzami, dažādi projekti ir pakārtoti dažādiem izpildāmajiem uzdevumiem, tā pat, katrā projektā var arī atšķirties uzdevumi, kas jāpaveic katrā no fāzēm, tie var būt mainīgi. Piemēram, projekta komanda, jeb darba grupa nevainojamā scenārijā piedalās projekta plāna izstrādē, taču nereti dažādu apstākļu dēļ projekta komandu ir iespējams piesaistīt tikai vēlāk, kad projektam jau ir nodrošināti visi nepieciešamie resursi tā izveidei. 1 No šāda aspekta skatoties, darbs ar projektu var šķist sarežģītāks, taču nereti tas darbu var atvieglot. Piemēram, situācijā, kad projekta iniciēšanas fāzē nav skaidra budžeta, tad komandā iesaistīt māksliniekus, kuri darbosies ar scenogrāfiju nav obligāti, jo fantāzijas lidojums var būt vairākkārt dārgāks kā iespējamais finansējums. Savukārt, atsevišķos projektos, visas komandas izveide jau no sākuma var nākt par labu, jo līdzīgā situācijā kādu autore aprakstīja iepriekš, mākslinieki var rast dažādus risinājumus, dažādos finansiālos mērogos. Darba turpinājumā tiks īsumā apskatīti galvenie uzdevumi katrā no projekta fāzēm. Projekta iniciēšana Starp projekta ieceri un projekta īstenošanu ir milzīgs attālums. Projekta izstrādes un īstenošanas gaitā pats projekts parasti ievērojami mainās satura, pieejas, apjoma, partneru, budžeta un laika plāna ziņā. Tomēr, lai izstrādātu skaidru un pārliecinošu projektu, atrastu īstos partnerus un kopā ar tiem izstrādātu partnerības noteikumus, īpaši, lai piesaistītu finansiālo atbalstu un izplatītājus, ir nepieciešams skaidri un saprotami aprakstīt projektu, nosaucot visas tās īpašās iezīmes un uzsverot oriģinālos, atšķirīgos risinājumus. Ja projekta iniciators nevar aprakstīt sava projekta ideju īsā un saistošā veidā, tad diez vai kāds cits spēs novērtēt tā vērtību un izrādīt interesi. Atkārtoti skaidrojot sava projekta ieceri citiem, idejas autors iemanās to darīt aizvien labāk un laika gaitā maina savus argumentus un uzsvarus. Galvenie jautājumi, ko ikvienam vajadzētu sev uzdot, ir šādi: Kāda ir šī projekta būtība? Kas padara to unikālu un īpašu, atšķirīgu no daudziem citiem līdzīgiem projektiem, kas tiek īstenoti? Kāpēc šis projekts jāīsteno? Kādai auditorijai šis projekts domāts un kas būs galvenie ieguvēji? Ar kādiem rezultātiem? 1 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 164.lpp.

13 Kādi ir apstākļi un iepriekšējā pieredze? Vai ieinteresētās puses pret to izturas atbalstoši vai noliedzoši? 1 Tiek apzināta projekta nepieciešamība pēc būtības, radīta ideja. Izstrādā konceptu, izpēta projekta iespējamību, novērtē ieinteresētās puses un tiek analizēta iespējamā projekta ietekme. Nepieciešams kritisks novērtējums potenciālajiem ieguvumiem un jāsaprot, kas varētu būt tās personas, kuras veidos projekta komandu, kāds būtu tās labākais iespējamais sastāvs. Ideja projektam var rasties gan individuāli, gan kolektīvi, bet lai par šo attiecīgo ideju pārliecinātu citus (kolēģus, sponsorus, atbalstītājus, vadību), ir nepieciešams sagatavot rakstisku un taustāmu pamatojumu projektam, jeb koncepciju tas ir sākotnējais plāns, kas ietver galveno informāciju par projekta mērķiem, ierobežojumiem, nepieciešamajiem resursiem. Projekta koncepcijas ietvaros nepieciešams definēt projekta mērķi vai mērķus, kā arī paskaidrot kāpēc projekts vispār nepieciešams, ar ko tas ir unikāls, kas tajā piedalīsies un ko ir plānots sasniegt. Jāpiemin noteikti arī aptuvenās izmaksas, nepieciešamie resursi tā īstenošanai (darbinieki, aprīkojums, telpas u.c.), kādi varētu būt projekta novērtēšanas kritēriji un kādas būtiskākās problēmas. Koncepcija ir projekta izklāsts, kam noteikti seko diskusija, tās laikā var tikt veiktas korekcijas, tomēr visai tālākai projekta attīstības gaitai jābūt pakļautai nospraustajiem mērķiem un jāvirzās uz to sasniegšanu. Noteikti ir jāizvērtē projekta iespējamība kā tāda, jāizvērtē iespējas, draudi, riski, piemēram: Likumdošanas prasības; Pieejamā infrastruktūra; Tehnisko prasību nodrošināšana un tehnisko standartu savietojamība; Projekta ģeogrāfiskā pieejamība; Izmaksu apjoms un finansējuma avotu pieejamība; Klimatiskie apstākļi; Kultūras un tradīciju specifika; Valodas barjera; Personālresursu pieejamība. 2 1 Klaičs D., Iztēle bez robežām. Ceļvedis starptautiskai sadarbībai kultūrā. Culturelabs, 2008., 80.lpp. 2 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 167.lpp.

14 Būtiski ir apzināt visu nepieciešamo atļauju, tiesību, autortiesību sakārtošanu, jo autoru darbu izmantotājiem AKKA/LAA ( Autortiesību un komunicēšanās konsultāciju aģentūra/ Latvijas Autoru apvienība ) atļauja jeb licence nodrošina likumīgu darbu lietojumu. Saskaņā ar Autortiesību likumu, autortiesību objekti jeb aizsargājamie darbi neatkarīgi no izpausmes formas un veida ir šādi darbi: literārie (grāmatas, brošūras, runas, lekcijas, aicinājumi, ziņojumi, sprediķi un citi līdzīga veida darbi, arī datorprogrammas); dramatiskie un muzikāli dramatiskie darbi, scenāriji, audiovizuālu darbu literārie projekti; horeogrāfiskie darbi un pantomīmas; muzikālie darbi ar tekstu vai bez teksta; audiovizuālie darbi; 1 Autore uzskata, ka, lai nodrošinātu likumīgu autoru darbu lietojumu, pirms norises organizatoram savlaicīgi pašam jāsazinās ar AKKA/LAA, lai savlaicīgi nokārtotu saistības un izvairītos no sodiem. Nereti organizators var pat neiedomāties, ka par kādu no darbiem ir jāmaksā, vai aizmirst to izdarīt. Šī iemesla dēļ, tiesību maksājumu nokārtošana katram projekta vadītājam būtu jāierindo savā darbu sarakstā. zīmējumi, glezniecības, tēlniecības, grafikas un citi mākslas darbi; lietišķās mākslas darbi, dekorācijas un scenogrāfijas darbi; dizaina darbi; fotogrāfiskie darbi un darbi, kas izpildīti fotogrāfijai līdzīgā veidā; celtņu, būvju, arhitektūras darbu skices, meti, projekti un celtņu un būvju risinājumi, citi arhitektūras darinājumi, pilsētbūvniecības darbi un dārzu un parku projekti un risinājumi, arī pilnībā vai daļēji uzceltas būves un realizētie pilsētbūvniecības vai ainavu objekti; ģeogrāfiskās kartes, plāni, skices, plastikas darbi, kas attiecas uz ģeogrāfiju, topogrāfiju un citām zinātnēm; citi autoru darbi. Autortiesību objekti, neaizskarot oriģināldarbu autoru tiesības, var būt arī no oriģināldarbiem atvasināti darbi: 1 Kas ir autortiesības [tiešsaiste] [Skatīts 03.11.2016.] Pieejams: http://www.akka-laa.lv/lv/parautortiesibam/kas-ir-autora-tiesibas/

15 tulkojumi un apdares, pārstrādāti darbi, anotācijas, referāti, kopsavilkumi, apskati, muzikāli aranžējumi, ekranizācijas, dramatizējumi un tml.; darbu krājumi (enciklopēdijas, antoloģijas, atlanti un tamlīdzīgi darbu krājumi), arī datubāzes un citi salikti darbi, kas materiālu atlases vai izkārtojuma ziņā ir jaunrades rezultāts. 1 Tāpat projekta iniciēšanas fāzē ir lietderīgi izvērtēt potenciālos ieguvumus no projekta, par kuriem ir īpaši labi atcerēties brīžos, kad samazinās motivācija vai rodas problēmas projekta finansēšanā. Iespējamie ieguvumi ir lielā mērā atkarīgi no projekta idejas, organizatoru mērķiem un projekta norises vides, piemēram, tā var būt partnerattiecību, kopīgu projektu veidošana, organizācijas reputācijas celšana vai tās popularizēšana. 2 Projekta iniciēšanas fāzes beigās ir jābūt skaidram mērķim uz kuru iet virzība, tāpat ir jābūt arī komandai. Autoresprāt, komandas izveide attiecināma vairāk uz projekta iniciēšanas fāzi, jo jau šajā stadijā būtu jāsaprot ar ko sadarboties projekta komandas ietvaros. Varētu vēl nebūt skaidras atbildības, taču aptuveniem virzieniem būtu jābūt saprotamiem, lai pie plānošanas un projekta sagatavošanas fāzes tas būtu raiti paveicams. Projekta vadītājs, pēc autores domām, ir tieši atbildīgs par izveidoto komandu, kontroli pār to, tamdēļ ir būtiski izvēlēties profesionāļus, cilvēkus uz kuriem var paļauties un zinošus ļaudis savās specialitātēs. Protams, katrā projektā var iesaistīt arī brīvprātīgos, taču arī tas ir rūpīgs darbs, kas prasa laika resursu, jo kādam no komandas ir jābūt atbildīgam arī par viņu darbu. Projekta plānošana un sagatavošana Projekta plānošanā un sagatavošanā ir jāizpēta pieejamie resursi, jāapzina tehniskais nodrošinājums, tāpat, jābūt izstrādātam mārketinga un kontroles plānam. 3 Kultūras jomā veidot projektu nav gluži tas pats, kas izstrādāt būvprojektu un strikti turēties pie pieņemtajām nostādnēm, taču censties ievērot kādu struktūru, kārtību un secību ir tikai vēlami, lai pēc iespējas labāk sasniegtu izvirzīto mērķi. Projekta komandai šajā fāzē ir jāparūpējas par to, lai pie projekta īstenošanas pēkšņi neparādītos vajadzība pēc papildus tehniskā aprīkojuma, vai tiktu konstatēts kāds būtisks fakts, kurš nav parādījies mārketinga plānā. 1 Kas ir autortiesības [tiešsaiste] [Skatīts 03.11.2016.] Pieejams: http://www.akka-laa.lv/lv/parautortiesibam/kas-ir-autora-tiesibas/ 2 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 168.lpp. 3 Kalnača G., Projektu metode un vadība kultūrizglītībā. [tiešsaiste] [skatīts 21.11.2016.] Pieejams: http://www.slideshare.net/kriic/projektu-vadiba-kalnaca

16 Darba turpinājumā uzskaitīti galvenie ieguvumi no projektu plānu izstrādes procesa, riski un tipiskākās kļūdas, kas var tikt pieļautas plānošanas procesā: Ieguvumi Tiek iegūts pārskats par to, kas un kad ir jādara, kurš par ko ir atbildīgs un kādi resursi ir nepieciešami attiecīgajos brīžos un situācijās; Pastāv lielāka varbūtība prognozēt iespējamās problēmas un sastrēguma vietas vēl pirms to rašanās; Visi no iesaistītajiem tiek nodrošināti ar kopīgu izpratni par projektu, un tas motivē komandas dalībniekus uzdevuma veikšanai, uzlabo tās sadarbību; Tiek veicināta komandas dalībnieku savstarpējā uzticēšanās, jo plāni publiski atspoguļo katra atbildības pakāpi, darbu sadalījumu un izpildes termiņus. 1 Protams, savlaicīgi plānojot norises secību un veidojot pozitīvu un atklātu vidi komandā, rīkojot regulāras sanāksmes un laikus apspriežot visus notikumus, pat tos, kuri šķiet mazsvarīgi, vai pašsaprotami, var veiksmīgi izvairīties no pēkšņiem pārpratumiem, nobīdes no ieceres, vai krīzēm iekšējā komunikācijā komandā. Ja komandas dalībniekiem ir skaidras savas atbildības robežas un tveramais lauks, tad atliek laiks katram savu projekta daļu noslīpēt līdz nevainojamībai, nelienot cita komandas locekļa kompetencēs, jo katrs komandā dara to, ko vislabāk saprot. Galvenās risku jomas kultūras pasākumos: Administrēšana (līgumi, atļaujas, licences); Mārketings un sabiedriskās attiecības (atbilstība, resursu pieejamība); Drošība un veselība ( drošības plānošana un kontrole, tehniskais nodrošinājums, ēdienu kvalitāte); Pūļa menedžments (cilvēku plūsma, alkohola pārdošana un lietošana, troksnis); Transports (piegādājumi, auto novietošana, sabiedriskais transports). Citi tipiski iespējamie riska faktori - laika apstākļi brīvdabas pasākumos, pasākuma vadītāja neprofesionalitāte, tehniskas problēmas, bezatbildīga komanda un brīvprātīgie, nepietiekams finansējums u.c. 2 Pastāv riski, kā, piemēram, laikus nesakārtotas autortiesības vai kāds materiāls, kuru aizmirsts publicēt autoresprāt, šo risku realizēšanās gadījumā projekts nav pakļauts tik 1 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 171.lpp. 2 Nevalstiskās kultūras organizācija. Rokasgrāmata, culturelab, 2013. [tiešsaiste] [skatīts 10.11.2016.]. Pieejams: https://culturelablv.files.wordpress.com/2012/10/kulturas-nvo-rokasgramata1.pdf

17 būtiskai negatīvai ietekmei kā tad, ja komandas darbības vai bezdarbības rezultātā, tāpat, brīvprātīgo darbinieku nolaidības dēļ fiziski trūkst darbaspēka pie projekta realizēšanas. Šī aspekta dēļ nepieciešams projekta plānošanai pieiet nopietni jau no tā iniciēšanas fāzes sākuma. Kļūdas Bieži ir vērojams pārāk liels optimisms laika un naudas rezervju aprēķinos, līdz ar ko, var rasties resursu deficīts; Netiek pareizi, jeb atbilstoši novērtēts darba apjoms; Plānošanas procesā netiek ievērota loģiskā darba secība, netiek ņemts vērā, ka projekta viena darba sākšana ir atkarīga no cita darba beigšanas; Projekta komanda ir pārāk nepacietīga, lai pievērstu uzmanību it kā nenozīmīgām detaļām; Jāatceras arī tas, ka pat vislabākais plāns ir pakļauts neparedzētiem notikumiem, piemēram, radošām domstarpībām, slimībām, laika apstākļiem utml. 1 Darba autore vēlētos atzīmēt to, ka kultūras projektos, spriežot pēc pieredzes, jāsaka, ka klasiski neparedzēti apstākļi var būt arī tas, ja pēkšņi kādam no komandas zūd motivācija darboties sastopoties ar pirmajām nelielajām ķibelēm. Protams, lai izvairītos no neplānotas resursu tērēšanas, ir jāievēro tāme, laika plāns, kas ir atbilstošs veicamajam darba apjomam. Komandai ir jāizvairās no pašsaprotamām lietām, jo, kas vienam šķiet skaidrāks par skaidru, tas citam projekta komandas biedram var nelikties tik saprotams, izrunājot visas lietas, projekta komanda var maksimāli izvairīties no neparedzētiem pārpratumiem plānošanas un sagatavošanas fāzē. Projekta menedžmenta teorijā pirmais izvērstās plānošanas solis ir tā sauktā projekta struktūrplāna izstrāde, kas atspoguļo visas projekta ietvaros veicamās aktivitātes. Lai izveidotu šādu plānu, ir jāveic uzdevumu saskaldīšana apakšuzdevumos, kuri ir savstarpēji pakārtoti un sakārtoti loģiskā secībā. Katrs uzdevums tiek sadalīts arvien sīkākos apakšuzdevumos; katra apakšuzdevuma nosaukums konkrēti un saprotami raksturo veicamo darbu, un šī darba veikšanai iespējams ietiekami precīzi paredzēt paredzēt nepieciešamos līdzekļus un laiku. Veicot projekta uzdevumu saskaldīšanu, ir būtiski to darīt pakāpeniski, hierarhiskā secībā, cenšoties nepazaudēt loģiku un savstarpēji saistītās aktivitātes grupējot kopā. Struktūrplānu var papildināt arī norādot katra apakšuzdevuma veicēju, tādējādi, jau 1 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 171.lpp.

18 sperot nākamo plānošanas soli atbildības sadali. Savukārt, lai ievērotu projektam noteiktās laika robežas, projektu menedžmenta teorijā tiek ieteikts gatavot atsevišķu projekta laika, jeb termiņu plānu. Termiņu ievērošana un plānošana ir būtiska arī kultūras projektos. To var darīt dažādi kā katram projekta vadītājam liekas ērtāk. Var veidot termiņu sarakstu tabulas veidā, kur tiek uzskaitīti veicamie darbi un laiki, vai ieviešot kalendāru. 1 Aktivitāte, atbildīgais Secība h 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A, Zane 3 B, Dace A 4 C, Kārlis A 7 D, Jānis B 4 E, Zane un Dace B 5 F, Oskars C 2 G, Zane E,F 1 1.2.attēls. Ganta laika grafiks (autores veidots) Lai vērtīgi un lietderīgi izmantotu laiku projekta plānošanā, darba autore piekrīt tam, ka būtu jāstrādā ar termiņu kalendāru, lai veiksmīgi izmantotu resursus un projektam paredzētās laika robežas. Nenoliedzami, lai nerastos haoss, ir jāsaprot katra komandas dalībnieka kompetences un atbildības. Ir jāsaprot atbildības un tās var ērti pievienot tam pašam laika plānam, protams, šādu plānu var veidot atsevišķi, taču autoresprāt, veiksmīgāks risinājums ir šos plānus apvienot, jo tas ir pārskatāmāk. Nākamā būtiskākā lieta, par kuru ir jādomā plānojot un sagatavojot projektu, ir finanses. Projekta finanšu plāna uzdevums ir diezgan skaidrs tam ir jānorāda kam, par ko un cik ir jāparedz finansiāli tēriņi, vai ieņēmumi. Teju katrā projektā ir izmaksas, taču ne visos ir ieņēmumi. Arī finansējumi var būt dažādi, tie var būt gan fondi, gan privāti, gan valstiska mēroga, tie var būt ziedojumi vai mecenātisms utt. 1 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 172.lpp.

19 Projekta finanšu plāns ir detalizēts projekta apraksts finansiālā izteiksmē, kura uzdevums ir parādīt, cik un par ko projekta organizatori ir plānojuši iztērēt un kādus līdzekļus piesaistīt vai iegūt. Katrā projektā ir izmaksas, kas ir tieši saistītas ar projektu (piemēram, materiāli, ko izmanto projekta norises nodrošināšanai, komandas atalgojums); tādas, kas uz projektu attiecas netieši (piemēram, biroja aprīkojuma uzturēšana, darba telpu uzkopšana); tāpat projektos ir virkne izmaksu pozīciju, kas vai nu palielinās vai samazinās atkarībā no patērētā laika (stundu samaksa par atsevišķiem darbiem, elektrības patēriņš utml.); izmaksas, kas saistītas ar darbiniekiem (apdrošināšana, transporta kompensācijas, prēmijas u.c.). Tas viss apgrūtina precīzu izmaksu paredzēšanu, tomēr ir svarīgi, lai projekta finanšu plāns būtu iespējami reāls. Projekta finanšu plāna sastādīšanai ir vairākas pakāpes. Vispirms jāidentificē visas projekta īstenošanai nepieciešamās izmaksas. Tad izmaksas jāsavieto pa pozīcijām, kas tiek definētas atkarībā no projekta specifikas. Ir virkne izmaksu pozīciju, kuras ir gandrīz ikvienā kultūras projektā: honorāri dalībniekiem, māksliniekiem, autoriem; transporta izdevumi; telpu īre pasākuma norisei; tehniskā aprīkojuma īre un apkalpošana; apdrošināšana; Autore vēlas akcentēt, ka, ja norise ir publisks pasākums Publisku izklaides un svētku pasākumu drošības likuma izpratnē, tad organizatora pienākums ir veikt savas civiltiesiskās atbildības apdrošināšanu atbilstoši minētā likuma prasībām. publicitātes izmaksas; uzturēšanās izdevumi (viesnīca, ēdināšana); administratīvie izdevumi (komunikācijas, projekta darba grupas algas, t.sk. nodokļi, projekta biroja izmaksas u.c. Vēlams, lai šī pozīcija nepārsniegtu 30 % no kopējām projekta izmaksām); reprezentācijas izdevumi; neparedzēti izdevumi (parasti ieplāno rezervi 3-10 % no kopējās projekta summas, jo projekta izmaksas var neparedzēti pieaugt gan projekta gaitā radušos izmaiņu dēļ, gan arī dažādu ārēju apstākļu dēļ - inflācija, degvielas cenu kāpums, nodokļu likumdošanas izmaiņas u. tml.) 1 1 Nevalstiskās kultūras organizācija. Rokasgrāmata, culturelab, 2013. [tiešsaiste] [skatīts 10.11.2016.]. Pieejams: https://culturelablv.files.wordpress.com/2012/10/kulturas-nvo-rokasgramata1.pdf

20 Plānojot finanses, ir arī iespēja plānotos izdevumus pārdalīt, ja tas nepieciešams, piemēram, ietaupīt līdzekļus uz publicitātes izmaksām, pārceļot daļu no tām uz tehnikas nomu un tās apkalpošanu. Nereti, nomājot aparatūru organizatoriem piemirstas tas, ka var rasties nepieciešamība pēc attiecīgās tehnikas pieslēgšanas, atslēgšanas un norises laikā vadības. Tas pats attiecās uz telpu nomu, kad var gadīties piemirst par to, ka aiz sevis telpas vairumā vietu ir jāatstāj kārtīgas, līdz ar to, ir jāpadomā par telpu uzkopšanu un izdevumiem, kas varētu rasties šajā pozīcijā, tāpat, pie neparedzētajiem gadījumiem, darba autore iesaka paturēt prātā iespējamo bojājumu veikšanu tehnikai vai telpu nomai, līdz ar to, nav izslēgti arī remontdarbi. Domājot par publicitāti, arīdzan ir jāpadomā par atgriezenisko saikni un pēc norises jāparedz kādi izdevumi tam, lai atspoguļotu aizvadīto projektu medijos, ja tas ir nepieciešams. Līdzās izmaksu prognozēšanai jāveic arī esošo un plānoto ieņēmumu aprēķināšana. Kultūras projektu galvenie ieņēmumu avoti ir: fondu piešķīrumi; valsts, pašvaldību atbalsts; privāto atbalstītāju (sponsoru, mecenātu, ziedotāju) piešķirtie līdzekļi un materiāli; ieņēmumi no projekta īstenošanas (ieejas biļešu, programmiņu u.c. pārdošana, dalības maksa, ienākumi no citiem pakalpojumiem u. tml.). 1 Kultūras projektos nereti organizatori ir spiesti rīkoties uz entuziasma pamata, jo ne vienmēr projekts var nodrošināt kaut vienu no augstākminēto finanšu iegūšanas pozīcijām. Protams, ir skaidrs, ka šādi darbojoties, kā arī, tas saskan ar projektu menedžmenta teoriju šādā veidā projektu vadītājs un iesaistītā komanda uzņemas nevajadzīgu risku. Ko darīt, ja projekts neatmaksāsies? Ko iesāksim, ja nevarēsim samaksāt algas? Kā rīkosimies, ja nenotirgosim biļetes vai neatradīsim sponsorus? Jāatzīst, ka šis ir viens no nepatīkamākajiem riskiem ar kuriem laiku palaikam saskaras kultūras projektu veidotāji. Plānojot ieņēmumus, skaidri jānorāda kuriem ieņēmumiem ir izlietošanas nosacījumi. Piemēram, kāds fonds ir piešķīris finansējumu tikai telpu nomas apmaksai, tāpat, jānorāda ieņēmumi, kuriem nav izlietošanas nosacījumi, piemēram, tie var būt biļešu ieņēmumi. Šī iemesla dēļ, darba autore rekomendē veidot naudas plūsmas pārskatu, tādējādi sekojot līdzi visām pozīcijām un nenonākot strupceļos. Šeit ir saskatāms risks, kad projekta vadītājs, vai kāds komandas loceklis, kurš ir atbildīgs par finanšu izlietojumu, cenšas pārlieku 1 Nevalstiskās kultūras organizācija. Rokasgrāmata, culturelab, 2013. [tiešsaiste] [skatīts 10.11.2016.]. Pieejams: https://culturelablv.files.wordpress.com/2012/10/kulturas-nvo-rokasgramata1.pdf

21 skrupulozi turēties pie sākotnējā finanšu plāna un nepieļaut atkāpes vai pārplānošanu, un otra riska galējība būtu novērtēt finanšu plānu par zemu un uztvert to kā lieku vai kārtējo formalitāti projekta vadībā, tādējādi, to atstājot novārtā un bez kontroles, pakļaujot projektu nopietnām finansiālām neskaidrībām. Pie finanšu plānošanas ir vērts padomāt arī par sponsoru piesaisti. Kultūras organizācijām tā ir iespēja piesaistīt papildus finansējumu, pakalpojumus vai materiālus. Sponsoru ieguldījums ir būtisks finanšu avots kultūras pasākumu organizēšanā, jo tādējādi var iegūt nepieciešamo līdzfinansējumu vai segt izmaksas, kas fondu izpratnē var būt neattiecināms. 1 Mērķauditorija ir tie cilvēki, kurus ar konkrēto projektu vēlas sasniegt un uzrunāt, šos cilvēkus var identificēt dažādi pēc dzīves stila, interesēm, vecuma, dzimuma, rases un citām piederībām. Galvenais ir saprast, kas būs attiecīgā projekta galvenā sasniedzamā auditorija, ko vēlas uzrunāt. Projekta īstenošana un norise Projekta īstenošanas un norises fāzē ir radīts jauns kultūras produkts, iegūtas jaunas zināšanas, prasmes. Sasniegti plānotie mērķi un sakārtota projekta dokumentācija. 2 Projekta vadītāja galvenais pienākums ir kontrolēt galvenos projekta veiksmi nodrošinošos faktorus kvalitāti, laika un finanšu plāna ievērošanu, naudas plūsmu un komandas darbu. Lai nodrošinātu veiksmīgu komandas darbu, īpaša uzmanība būtu jāpievērš iekšējās komunikācijas organizēšanai un uzturēšanai. Jo sarežģītāks ir projekts, jo vairāk cilvēku tajā tiek nodarbināti, līdz ar ko, arī sarežģītāks ir komunikācijas process un pilnīgas informācijas plūsma kļūst apgrūtināta. Pārāk zema iekšējās komunikācijas novērtēšana, vai tīša tās palaišana brīvsolī, var izrādīties par lielāko projekta neveiksmes draudu, konflikta cēloni vai iemeslu tam, ka rodas pārpratumi un šķēršļi tam, lai sekmīgi nonāktu pie nospraustā mērķa. Lai nodrošinātu plašāku norises rezonansi un palīdzētu jaunajiem kultūras darboņiem gūt pieredzi, labā prakse rāda piemēru brīvprātīgo darbinieku piesaistē projekta norisē. Lai to veiksmīgi īstenotu, arī šai pozīcijai ir jāpievērš liela uzmanība brīvprātīgo komanda ir profesionāli un konkrēti jākoordinē, lai abas iesaistītās puses būtu gandarītas un motivētas viena ar otru sadarboties, iegūstot situāciju, kur abas puses ir uzvarētājas. Brīvprātīgais ir guvis neatsveramu pieredzi 1 Lazdiņa G., Sponsorēšana un tās īpatnības Latvijā; Kultūras menedžments - Latvijas Kultūras akadēmijas rakstu krājums, Drukātava, 2008., 103.lpp. 2 Kalnača G., Projektu metode un vadība kultūrizglītībā. [tiešsaiste] [skatīts 21.11.2016.] Pieejams: http://www.slideshare.net/kriic/projektu-vadiba-kalnaca

22 kultūras jomā un projekta vadītājs var deleģēt dažādus vienkāršus uzdevumus ārpus komandas kodola. Darbs ar brīvprātīgajiem no sākuma var izklausīties vienkārši, taču ir jāievēro būtiskas lietas, kā, piemēram, ir jānodibina darba tiesiskās attiecības. Likums nosaka, ka brīvprātīgā darba veicējs un brīvprātīgā darba organizētājs savstarpējās tiesiskās attiecības nodibina, noslēdzot rakstveida līgumu par brīvprātīgā darba veikšanu. Līguma ietvaros brīvprātīgā darba veicējs uzņemas veikt noteiktus darba uzdevumus, ievērojot brīvprātīgā darba organizētāja norādījumus un prasības, savukārt brīvprātīgā darba organizētājs - nodrošināt taisnīgus, drošus un veselībai nekaitīgus apstākļus brīvprātīgā darba veikšanai. Līguma grozīšanu un izbeigšanu regulē pušu brīvā griba, proti, līgumu var grozīt un izbeigt, pusēm savstarpēji vienojoties. Līgumu var izbeigt arī vienpusēji, vienu dienu iepriekš brīdinot otru pusi. Līgumā par brīvprātīgo darbu norāda: 1. brīvprātīgā darba organizētāja nosaukumu, reģistrācijas numuru un adresi; 2. brīvprātīgā darba veicēja vārdu, uzvārdu, personas kodu un dzīvesvietu; 3. veicamā darba apjomu, izpildes kārtību un termiņu; 4. brīvprātīgā darba vietu; 5. brīvprātīgā darba organizētāja atbildību, tiesības un pienākumus; 6. brīvprātīgā darba veicēja atbildību, tiesības un pienākumus; 7. ar brīvprātīgā darba veikšanu saistīto izdevumu sastāvu un apmēru, kuru ir paredzēts segt brīvprātīgā darba veicējam; 8. citus noteikumus, ja tas nepieciešams brīvprātīgā darba veikšanai. 1 Pēc autores domām, brīvprātīgo iesaiste ir ļoti nozīmīgs solis, kuru spert, ja komanda reiz ir nonākusi pie šāda lēmuma. Ideālā variantā, ir iepriekš konkrēti jāparedz, kurš no projekta komandas būs atbildīgs par darbu, kas saistīts ar brīvprātīgajiem. Nepieciešams tos rūpīgi ievadīt darba vidē, paskaidrot visus pienākumus, neaizmirstot arī paskaidrot visu kopējo projekta vīziju un būtību. Labā prakse noteikti paredz apmaksāt brīvprātīgajiem radušās izmaksas, kas radušās darbojoties projektā, piemēram, par transportu, attiecīgu apģērbu, ēdienreizēm. Projekta īstenošanas fāzē svarīgi ir veikt norises dokumentēšanu, apkopot iznākušās atsauksmes presē, medijos, sociālajos tīklos un portālos, veidot foto un/ vai video arhīvu ar to, kā projekts tiek īstenots, kā notiek norise iemūžināt dalībniekus, sponsorus, apmeklētājus, 1 LR Brīvprātīgā darba likums, 18.06.2015., Latvijas Vēstnesis, 6.pants [tiešsaiste] [skatīts 10.11.2016.] Pieejams: http://likumi.lv/ta/id/275061-brivpratiga-darba-likums

23 norises vietu. Šī informācija var noderēt atskaišu sagatavošanai, projekta izvērtēšanai, atspoguļošanai pēc laika. Projekta novērtējums un noslēgums Autores prāt, noslēguma fāzei būtu jābūt tik pat rūpīgi atstrādātai kā projekta ierosināšanas fāzei, ir jāsaprot kamdēļ lietas tiek darītas un vai iecerētais ir attaisnojies. Nav nekas pārsteidzošs, ja uzreiz pēc projekta fiziskā pēdējā brīža, jeb gaismu izslēgšanas, komandai rokas ir lejā, jūtams atslābums un šķiet, ka viss darbs jau aiz muguras. Taču būtiski ir veidot projekta noslēgumu, ar secinājumiem un priekšlikumiem un vēl vienu komandas kopsapulci. Projekta novērtējuma un noslēguma fāzei ir raksturīgs atslābums projekta komandai samazinās motivācija, pēc projekta kulminācijas mirkļiem ir grūti saņemties formālai projekta noslēgšanai, tomēr ir ļoti vēlams, lai noslēguma fāzē notiktu nopietna izvērtēšana un informācijas apkopošana. Ja organizatoriem ir iecere turpināt darbu pie projektiem arī turpmāk nākotnē, tad novērtēšanas process ir tikpat svarīgs kā veiksmīgas projekta galvenās norises nodrošināšana. Dažādos aspektos ir jāizvērtē projekta rezultāti tas nepieciešams pašiem projekta organizatoriem, lai izdarītu secinājumus un lai izvairītos no līdzīgām kļūdām nākotnē. Vēlams izvērtēšanas procesā iesaistīt projekta komandu, kur galvenie aplūkojamie jautājumi ir sekojoši: Vai ir sasniegti projekta mērķi un, ja nav, tad kādēļ; Vai ir izdevies iekļauties noteiktajos termiņos, kādi ir raksturīgākie termiņu kavējumu iemesli; Vai tika pārsniegtas plānotās projekta izmaksas, kurās pozīcijās; Kas noritēja veiksmīgi; Kādas problēmas un kamdēļ radās, kā tās tika vai netika atrisinātas; Kāda bija komandas sadarbība, iekšējā komunikācija, konfliktu cēloņi; Kādas individuālas problēmas radās projekta komandas dalībniekiem. 1 Noslēguma fāzē jāveic arī projekta iekšējās (projekta plāni, sarakste, publicitātes materiāli, foto, video, utt) un ārējās (preses, mediju, sociālo tīklu atsauksmes, TV un radio ziņas) dokumentācijas sakārtošana un arhivēšana tas nepieciešams atskaišu sagatavošanai, projekta dalībnieku informēšanai, gan pašiem projekta galarezultātu apkopošanai. Noteikti nepieciešams sagatavot atskaites finansētājiem gan fondiem (saskaņā ar katra fonda prasībām), gan sponsoriem, ja projektam tādi ir bijuši. Atskaitēs jāietver gan kvalitatīva, gan 1 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 180.lpp.

24 kvantitatīva rakstura informācija par projekta norisi, vizuālie materiāli. Projekta finansiālā stāvokļa izvērtēšana, apmeklētāju un biļešu pārdošanas rezultātu analīze ļauj izdarīt secinājumus par izmantoto mārketinga instrumentu attīstību. 1 Tāpat, projekta vadītājam būtu jāveic secinājumi pašam par savu veikumu un darbu ar komandu, lai izvairītos no pieļautajām nepilnībām turpmāk. Paralēli plānošanas posmam, pasākumu organizatoriem būtu jāizvērtē savas iemaņas un resursus veiksmīgam pasākuma organizēšanas procesam un jāpārbauda, vai pasākumu organizatoram piemīt nepieciešamās iemaņas un vajadzīgie resursi, vai ir iespējams tos attīstīt, iegūt līdz pasākuma norisei. Lai pasākums notiktu, pilnīgā kārtībā jābūt dokumentācijai jāiegādājas speciālās licences, atļaujas un apdrošināšana. Svarīga ir arī finansiālā stāvokļa pārzināšana izdevumu plānošana, sponsoru piesaiste un ienākumu aprēķināšana. 2 Autore uzskata, ka ir ļoti svarīgi ievērot noslēguma fāzi, atgriezenisko saiti ar komandu, varbūt arī ar viesiem, tas atkarīgs no pasākuma koncepta, taču ar komandu noteikti būtu jāsarīko viena tikšanās, kur apspriest augstākminētos jautājumus. To darot, ir iespējams analizēt pašiem savu darbu, izvairīties no līdzīgām kļūdām nākotnē un saprast kā turpmāk labāk rīkoties, radot šādu vai līdzīgu projektu. Katra no projekta plānošanas fāzēm ietver sevī specifiskus darbus, secīgi sekojot fāzēm, ir iespējams skaidri nodalīt šos četrus lielos posmus, kur katrā likt akcentu uz ko citu. Iniciēšanas fāzē ir jāsaprot koncepts, riski, jāapzina komanda, jāizvērtē iespējas. Plānošanas un sagatavošanas fāzē jāseko līdzi struktūrplānam, laika grafikam un finanšu plāniem, jācenšas izvairīties no problēmām, kas var rasties arī komandas iekšienē. Projekta īstenošanas un norises fāzē būtiskākais projekta vadītāja pienākums ir kontrole un rokas turēšana uz pulsa visai komandai un norisei kā tādai, tad jau var sekot projekta kulminācija un visbeidzot projekta novērtējuma un noslēguma fāze, kur atstatīties uz paveikto, izdarīt secinājumus un veidot priekšlikumus par to, kā rīkoties nākotnē. 1.3. Projekta vadītājs Kā jau katram, arī kultūras projektam ir nepieciešams tā vadītājs. Ņemot vērā to, ka projekti var būt dažāda mēroga, izpausmes veida, stila, budžeta, virziena un ne tikai, plānojot 1 Hermane A. Kultūras projektu menedžments. No krājuma: Cilvēku, zīmolu, mediju un kultūras menedžments, sastādījis Bērziņš I., Nēbels P.K.: Jāņa Rozes Apgāds, 2006. 180.lpp. 2 Bowdin G, Allen J, Harris R,Events Management 3rd edition. Routledge, USA, 2010., page 250