Codul Furnizorului Nestlé

Policy Mandatory December 2013 Codul Furnizorului Nestlé December 2013

Policy Mandatory December 2013 Issuing Function Corporate Procurement Target audience Suppliers and co-manufacturers to Nestlé, Nestlé Procurement Approver Executive Board, December 2013 Repository All Nestlé Principles and Policies, Standards and Guidelines can be found in the Centre online repository at: http://intranet.nestle.com/nestledocs The Nestlé Supplier Code can also be found at: www.nestle.com/suppliers Copyright and confidentiality All rights belong to Nestec Ltd., Vevey, Switzerland. 2013, Nestec Ltd. Design Nestec Ltd., Corporate Identity & Design, Vevey, Switzerland

Introducere în Codul Furnizorului Nestlé 1. Obiectiv Codul Furnizorului Nestlé (denumit în continuare Codul ) defineşte standardele minime ne-negociabile pe care le solicităm furnizorilor noştri şi subcontractorilor acestora denumiti în continuare Furnizorul, pentru a le respecta şi a le urma atunci când derulează activităţi comerciale cu Nestlé. Acest document sprijină implementarea continuă a angajamentului nostru de a respecta standardele internaţionale, precum Ghidul OCDE pentru întreprinderi multinaţionale, principiile directoare ale ONU privind afacerile şi drepturile omului, convenţiile esenţiale ale Organizaţiei Internaţionale a Muncii (OIM) şi cele 10 principii ale Acordului Global al Organizaţiei Naţiunilor Unite, mai presus de propriile noastre operaţiuni, la fiecare componenentă a lanţului de aprovizionare către furnizor, până la ferme şi plantaţii. Codul reprezintă o extensie a Principiilor Nestlé de Conduita in Afaceri şi fundamentul programului nostru de Aprovizionare Responsabilă, definit în secţiunea Conformitate. 2. Adresabilitate Standardele Codului stabilesc aşteptările noastre de la Furnizorul cu care Nestlé are relaţii comerciale, inclusiv de la entităţile companii-mamă, subsidiare sau asociate, precum şi de la toate celelalte cu care derulează afaceri, inclusiv toţi angajaţii acestora (incluzând aici toţi lucrătorii permanenţi, temporari, agenţii contractuali, imigranţii), producătorii şi alte terţe părţi. Este responsabilitatea Furnizorului să disemineze, să educe şi să depună toate eforturile pentru a verifica conformitatea cu acest Cod a angajaţilor, agenţilor şi furnizorilor subcontractanţi, inclusiv a fermierilor, atunci când este cazul. 4. Îmbunătăţire continuă Nestlé recunoaşte faptul că atingerea standardelor stabilite prin acest Cod reprezintă un proces dinamic şi încurajează furnizorii să-şi îmbunătăţească în mod continuu operaţiunile. Dacă se impune o îmbunătăţire sau aprovizionarea directă de la mici întreprinzatori sau fermieri, Nestlé va susţine stabilirea elementelor importante şi a sistemelor pentru a se asigura că practicile sunt imbunatatite in mod continuu. Nereuşita unei astfel de operaţiuni va avea un impact direct asupra capacităţii Furnizorului de a derula activităţi comerciale cu Nestlé. 5. Aplicarea Acceptarea Codului reprezintă o condiţie prealabilă în fiecare contract de furnizare al Nestlé. Prin acceptarea Comenzii de Achiziţie, având în vedere Codul, Furnizorul admite că toate operaţiunile sale sunt supuse prevederilor conţinute în acest Cod. Acest Cod, sau demonstrarea conformităţii cu acesta, nu creează nici un fel de drepturi terţe de beneficiar pentru Furnizor. Standardele Codului sunt o completare şi nu ţin loc de prevederile vreunui contract legal sau contract încheiat între furnizori şi Nestlé. 3. Conformitate Nestlé se aşteaptă ca Furnizorul să respecte toate legile şi regulamentele în vigoare şi, în special, cele detaliate aici şi să se străduiască să se conformeze standardelor internaţionale din domeniu, precum şi celor mai bune practici în materie. În plus, prin programul său de Aprovizionare Responsabilă, Nestlé îşi rezervă dreptul de a verifica conformitatea cu acest Cod prin mecanisme de evaluare externe sau interne şi impune implementarea progreselor pentru a îndeplini cerinţele de audit sau Principiile de Aprovizionare Responsabilă. The Nestlé Supplier Code 1

Cele patru principii de bază ale Codului Furnizorului Nestle 1. Drepturile omului Nestlé susţine pe deplin Principiile-cadru directoare ale ONU privind afacerile şi drepturile omului şi solicită Furnizorului să respecte toate drepturile omului, inclusiv drepturile legate de muncă, în toate activităţile sale comerciale. Ca şi condiţii minime: Libertatea asocierii şi a negocierilor colective Furnizorul trebuie să acorde angajaţilor săi dreptul de asociere liberă şi de negociere colectivă în concordanţă cu toate legile şi reglementările în vigoare. Munca forţată Sub nicio formă, Furnizorul nu trebuie să recurgă la, sau în orice alt fel să beneficieze de pe urma muncii forţate conform Convenţiei nr. 29 a OIM privind munca forţată şi Convenţiei nr. 105 a OIM privind abolirea muncii forţate. Munca forţată se referă la orice formă de servitute, precum utilizarea pedepselor fizice, a privării de libertate, ameninţarea cu violenţa ca metodă de disciplină sau control, reţinerea actelor de identitate, paşapoartelor, permiselor de muncă sau unor garanţii în bani aparţinând angajaţilor, ca o condiţie de angajare. Acolo unde Furnizorul foloseşte imigranţi sau lucrători deţinuţi conform cadrului legal, Nestlé trebuie să fie informată pentru a analiza documentaţia adecvată pusă la dispoziţie de Furnizor. Practicile de angajare Furnizorul va angaja în facilităţile sale numai lucrători ce sunt autorizaţi din punct de vedere legal să muncească şi este responsabil de validarea eligibilităţii de a munci a angajaţilor, printr-o documentaţie adecvată. Întreg procesul muncii trebuie să fie voluntar, iar lucrătorii trebuie să fie liberi să părăsească locul de muncă sau să-şi rezilieze contractul de angajare după o notificare adecvată. Pe cat posibil, munca prestată trebuie să se efectueze în baza relaţiilor de angajare recunoscute, stabilite prin legile şi practicile naţionale. Obligaţiile faţă de angajaţi, conform legilor şi reglementărilor privitoare la muncă sau asigurări sociale ce derivă din relaţiile de angajare obişnuite nu trebuie ocolite prin utilizarea contractului de muncă temporară, subcontractării sau aranjamentelor de lucru la domiciliu ori prin scheme de ucenicie, unde nu există o intenţie reală să se împărtăşească aptitudini/instruire sau să se ofere o angajare regulata. Nu trebuie ocolite astfel de obligaţii nici prin utilizarea excesivă a contractelor de angajare pe termen limitat. În cazul angajării prin agenţii de recrutare terţe, Furnizorul se va conforma Convenţiei nr. 181 a Organizaţiei Internaţionale a Muncii cu privire la agenţiile private de recrutare. Vârsta minimă de angajare Exploatarea prin muncă a copiilor de către Furnizor este strict interzisă, în acord cu Convenţia nr. 138 a OIM referitoare la vârsta minimă de angajare şi Convenţia nr. 182 referitoare la eliminarea celor mai grave forme ale exploatarii copiilor. Convenţia nr. 138 a OIM privitoare la vârsta minimă de angajare indică faptul că niciunui copil cu vârsta sub 15 ani (ori 14 în anumite ţări în dezvoltare) nu îi este permis să muncească, în afară de excepţiile permise de OIM sau legile naţionale. Dacă Furnizorul angajează lucrători adolescenţi (tineri), trebuie să demonstreze că angajarea acestor tineri nu îi expune unor riscuri fizice necorespunzătoare care le pot vătăma dezvoltarea fizică, mentală sau emoţională. Tratament corect şi egal Furnizorul trebuie să acţioneze cu demnitate, respect şi integritate în ceea ce priveşte tratamentul angajaţilor săi: Furnizorul nu va discrimina în practicile de angajare şi încadrare în muncă pe criterii de rasa, culoarea pielii, religia, sexul, vârsta, capacitatea fizică, originea etnică, orientarea sexuală, afilierea politică, afilierea sindicală, analizele medicale sau starea civilă, conform Convenţiei nr. 111 a OIM referitoare la discriminare. Orice formă de abuz psihologic, fizic, sexual sau verbal, intimidare, ameninţare sau hărţuire nu trebuie tolerate sub nicio formă. Furnizorul va respecta drepturile la intimitate ale angajaţilor săi, atunci când colectează informaţii private sau când implementează practici de monitorizare a angajaţilor. Atunci când Furnizorul angajează lucrători direcţi sau lucrători contractaţi pentru a asigura securitatea personalului şi a proprietăţii sale, acesta se va asigura că securitatea personalului se aplică conform aceloraşi standarde de tratament egal şi corect. Timpul de lucru şi zilele de concediu Furnizorul trebuie să se asigure că angajaţii săi lucrează în conformitate cu toate legile în vigoare şi cu standardele obligatorii din domeniu corespunzătoare orelor de lucru normale şi orelor suplimentare, inclusiv pentru pauze, perioade de concediu de odihnă, sărbători şi concedii de maternitate şi paternitate. În absenţa legislaţiei, Furnizorul nu va solicita o săptămână de lucru normală mai mare de 60 de ore, angajaţilor li se va permite să beneficieze de cel puţin o zi liberă, după şase zile consecutive de muncă, iar orice ore suplimentare efectuate vor fi voluntare şi compensate la o cotă de primă. 2 The Nestlé Supplier Code

The Nestlé Supplier Code Salarii şi beneficii Angajaţii Furnizorului trebuie să primească salarii şi beneficii, la un nivel cel puţin minim, conform legilor naţionale sau standardelor din domeniu (oricare este mai mare), precum şi conform contractelor colective de muncă, ce includ orele suplimentare şi alte aranjamente de plată a diverse prime. În orice caz, salariile trebuie să fie suficient de mari pentru a întruni nevoile de bază ale angajaţilor şi dependenţilor îndrituiţi oficial şi să ofere un venit suplimentar. Furnizorul nu trebuie să aplice metode disciplinare sau orice alte forme de deducere din plata salarială, şi nici să aplice vreo formă de discriminare în practicile de angajare şi remunerare. 2. Siguranţă şi sănătate Nestlé se aşteaptă ca sistemele de management şi operare ale Furnizorului, precum şi angajaţii să acţioneze în prevenirea vătămărilor din accidente de muncă şi a îmbolnăvirilor. Mediul la locul de muncă Furnizorul va asigura angajaţilor săi un mediu de lucru sigur şi sănătos. Ca elemente minime, trebuie asigurate apă de băut potabilă, iluminat, temperatură, ventilaţie, sanitaţie şi echipament de protecţie personală adecvate, împreună cu staţii de lucru echipate corespunzător. În plus, facilităţile trebuie să fie construite şi menţinute în concordanţă cu standardele stipulate în legile şi reglementările în vigoare. Condiţii de găzduire, respectul vieţii private Atunci când sunt puse la dispoziţie de Furnizor, facilităţile de internat vor fi construite şi menţinute în concordanţă cu toate legile şi reglementările în vigoare şi vor fi clar separate de zona fabricii şi zona de producţie. Toate clădirile destinate internatului vor fi menţinute curate şi sigure, iar lucrătorii trebuie să aibă posibilitatea să intre sau să iasă din clădirile de internat în mod liber şi la orice oră. Internatul va fi echipat cu grupuri sanitare curate, acces la apă potabilă şi facilităţi de depozitare şi preparare a hranei în condiţii sanitare adecvate. Toate facilităţile de internat vor asigura, de asemenea, lucrătorilor un spaţiu personal rezonabil, un sistem de încălzire şi de ventilaţie adecvat şi săli de duşuri şi băi curate. Pregătirea de urgenţă Furnizorul va fi pregătit pentru apariţia unor situaţii de urgenţă. Aceste pregătiri includ notificarea lucrătorilor şi procedurile de evacuare, instruirea şi antrenamentul pentru situaţii de urgenţă, provizii de prim ajutor şi echipament de intervenţie adecvate, dar şi facilităţi de evacuare amenajate. Furnizorul îşi va instrui în mod regulat angajaţii asupra planului de urgenţă, modalităţii de răspuns, precum şi privitor la îngrijirea medicală de urgenţă. Siguranţa şi calitatea produsului Toate produsele şi serviciile furnizate de către Furnizor trebuie să întrunească standardele de siguranţă şi calitate impuse prin legile în vigoare. Atunci când se desfăşoară activităţi comerciale cu şi în numele Nestlé, Furnizorul trebuie să se conformeze cerinţelor de calitate ale Nestlé. 3. Sustenabilitatea de mediu Nestlé solicită Furnizorului său să se conformeze tuturor cerinţelor legale de mediu aplicabile şi să demonstreze o îmbunătăţire continuă a performanţelor sale legate de mediu. Autorizaţii de mediu şi raportare Furnizorul se va asigura că obţine, actualizează şi respectă liniile directoare de raportare ale tuturor autorizaţiilor şi înregistrărilor de mediu necesare pentru a fi conform în orice moment cu prevederile legale în domeniu. Sistemul de management al mediului Furnizorul va aplica şi va implementa un sistem relevant de management al mediului (conform standardelor internaţionale în materie, precum ISO 14001:2004), proiectat pentru a identifica, controla şi limita impactul semnificativ asupra mediului. Materiale periculoase şi siguranţa produselor Furnizorul va identifica materialele periculoase, produsele şi substanţele chimice şi se va asigura de manipularea, mutarea, stocarea, reciclarea, reutilizarea sau îndepărtarea acestora în siguranţă. Toate legile şi reglementările în vigoare legate de materialele periculoase, produsele şi substanţele chimice, vor fi respectate cu stricteţe. Furnizorul se va conforma restricţiilor privind anumite materiale şi cerinţelor privind siguranţa produselor stipulate în legile şi reglementările aplicabile. Furnizorii se vor asigura că angajaţilor lor cheie cunosc şi sunt instruiţi în ceea ce priveşte practicile de siguranţă a produselor. Consumul de resurse, prevenirea poluării şi minimalizarea deşeurilor Furnizorul îşi va optimiza consumul de resurse naturale, inclusiv cele energetice şi de apă. Furnizorul va implementa şi demonstra aplicarea unor măsuri clare de prevenire a poluării şi de minimizare a generării de deşeuri solide, ape uzate şi emisii de gaze. Înainte de eliminare sau îndepărtare, furnizorul va sorta şi trata apele uzate şi deşeurile solide în mod adecvat şi conform legilor şi reglementărilor în vigoare. 4. Integritatea în afaceri Nestlé solicită Furnizorului să se conformeze tuturor legilor şi reglementărilor de etică comercială în vigoare în ţările din care materialele provin, sunt produse şi incorporate în produsul Nestlé ( ţara de utilizare ). În cazul serviciilor, va prevala locul furnizării serviciilor. 3

Măsuri anti-mită Furnizorul nu trebuie să ofere sau să promită niciodată, direct sau prin intermediari, orice avantaj personal sau considerat inadecvat, pentru a obţine sau a beneficia de pe urma unei activităţi, sau orice alt avantaj de la o terţă parte, fie publică, fie privată. Furnizorul nu va plăti sau nu va accepta sume de bani considerate mită, nu va aranja sau accepta beneficii materiale oneroase şi nu va întreprinde nicio acţiune prin care, personal sau prin intermediul partenerilor săi de afaceri, va încălca orice legi şi reglementări anti-mită în vigoare, inclusiv Practicile de corupţie în străinătate din SUA şi Legea Britanică a Mitei 2010. Mecanisme de reclamaţii Furnizorul va instala sisteme funcţionale care înregistrează reclamaţii anonime şi facilitează raportările şi managementul intern. Un funcţionar desemnat va monitoriza continuu mecanismul de reclamaţii, va păstra o evidenţă a chestiunilor supuse atenţiei şi va lua măsurile adecvate într-o manieră confidenţială. Evidenţe Furnizorul va păstra în mod transparent şi va actualiza registrele şi evidenţele pentru a demonstra conformitatea cu materialele, serviciile şi reglementările guvernamentale şi din domeniu aflate în vigoare. Originea Furnizorul va fi în măsură să divulge toate sursele potenţiale de origini primare (ţara de origine) asociate cu produsele livrate. Nestlé îşi rezervă dreptul să solicite furnizorului să întocmească, la un moment dat, o reprezentare completă a lanţului de aprovizionare, până la origine, pentru a facilita evaluarea conformităţii lanţului de aprovizionare la furnizor. Proprietatea intelectuală Furnizorul va efectua paşii adecvaţi pentru a securiza şi menţine confidenţialitatea informaţiilor legate de proprietatea intelectuală a partenerilor săi de afaceri şi va utiliza astfel de informaţii numai în scopul autorizat pentru folosire prin acordul contractual. În situaţia unei subcontractări, distribuirea informaţiilor confidenţiale se va face numai cu acordul Nestlé. Conflictul de interese Furnizorul va raporta către Nestlé orice situaţie considerată conflict de interese şi va anunţa Nestlé dacă orice angajat Nestlé sau specialist contractat de Nestlé pare să aibă un interes de orice natură legat de afacerile furnizorului sau orice fel de legături economice cu furnizorul. Standarde suplimentare În plus faţă de Codul Furnizorului Nestlé, Furnizorul este obligat să respecte orice cerinţe suplimentare aplicabile materialelor şi serviciilor ce vor fi furnizate şi în special cerinţele Ghidului de Aprovizionare Responsabilă, de exemplu bunăstarea animalelor sau drepturile de proprietate asupra terenurilor. În cazul furnizării directe de la ferme, vor fi respectate de către fermier Bunele Practici din Agricultură aplicabile, pentru a asigura astfel conformitatea cu Codul. Ghidul de Aprovizionare Responsabilă al Nestlé pentru Materiale de Origine din Agricultură, Domeniul Forestier, Pescuit şi Acvacultură va oferi linii directoare suplimentare despre cele mai bune practici în materie, care vor fi implementate după cum va fi necesar cu sprijinul echipelor de servicii agricole din cadrul Nestlé. Paşii următori I. Raportarea încălcărilor Furnizorul va raporta orice suspiciuni de încălcare a reglementărilor, legilor şi Codului. Încălcările trebuie raportate persoanei de contact din cadrul Nestlé sau pot fi raportate confidenţial utilizând unul dintre canalele disponibile: Adresă web: www.nestle.com/tell-us Call center: Numerele de telefon din ţara respectivă pot fi găsite la adresa: www.nestle.com/tell-us Elveţia: +41 800 56 14 22 Cod de acces: 11021 4 The Nestlé Supplier Code

II. Confirmarea Furnizorului (Dacă este necesară din partea Organizaţiei de Achiziţii a Nestlé) Subsemnaţii, confirmăm prin aceasta faptul că: Am primit şi am luat act de conţinutul Codului Furnizorului Nestlé 2013, publicat de Nestlé S.A.; Cunoaştem toate legile şi reglementările relevante din ţările în care compania noastră funcţionează; Vom raporta către Nestlé S.A. orice caz de încălcare a Codului; Ne vom conforma cerinţelor Codului Furnizorului Nestlé în baza unei abordări orientate spre dezvoltare şi fără modificări sau abrogări; Vom informa toţi angajaţii/subcontractorii asupra conţinutului Codului Furnizorului Nestlé şi ne vom asigura că aceştia se conformează la rândul lor prezentelor prevederi. Prin prezenta autorizăm Nestlé S.A. sau orice organizaţii ce acţionează în numele Nestlé S.A. să efectueze audituri, cu sau fără o notificare prealabilă, la sediile noastre şi la sediile comerciale ale subcontractorilor noştri, în orice moment, pentru a verifica conformitatea cu conţinutul Codului Furnizorului Nestlé. Denumirea Companiei Nume şi funcţie Semnătura Ştampila/Sigiliul Companiei Numărul/Codul/ID-ul legal/nr. de înregistrare comercială al Companiei Data şi Locul Acest document trebuie să fie semnat de un reprezentant autorizat al Furnizorului şi returnat apoi Organizaţiei de Achiziţii a Nestlé responsabile. The Nestlé Supplier Code 5