Etapele implementării unui sistem de management de mediu într-o organizaţie Conf.univ.dr. Cibela NEAGU Universitatea ARTIFEX Bucureşti Lector univ dr. Aurel NEAGU Academia de Poliţie Al.I.Cuza Bucureşti Abstract Asistăm la o preocupare crescandă a omenirii faţă de problemele tot mai complexe ale protecţiei mediului. Mediul este parte integrantă esenţială a oricărui proces de dezvoltare şi cuprinde legăturile şi interdependenţele existente între oameni şi resursele naturale. Ca urmare, schimbările prin care trece mediul nu sunt generate numai de evenimente naturale, ci şi de manifestarea practică a unor modele de dezvoltare, practici şi stiluri de viaţă. Reciproc, orice modifi care a mediului fi zic, are consecinţe socioeconomice importante, care infl uenţează calitatea vieţii. Cuvinte cheie: sistem de management de mediu, organizaţie, îmbunătaţire, actiune corectivă Introducere Implementarea unui sistem de management de mediu (SMM) în cadrul unei organizaţii este un proces complex, care în viziunea economistului A. Vlavianos- Arvanitis se desfăşoară cu respectarea următoarelor principii: 1. Angajament şi Politică. O organizaţie trebuie să-şi definească politica de mediu şi să asigure angajamentul său faţă de SMM. 2. Planifi care. O organizaţie trebuie să formuleze un plan care să-i îndeplinească politica de mediu. 3. Implementarea. Pentru implementarea efectivă o organizaţie trebuie să dezvolte facilităţile şi mecanismele de sprijin necesare realizării politicii ecologice, obiectivelor şi ţintelor. 4. Măsuri şi Evaluare. O organizaţie trebuie să măsoare, să monitorizeze şi să evalueze performanţa ecologică. 5. Revedere. Managementul trebuie să revadă şi să evalueze SMM la intervale definite pentru a-i menţine efectivitatea şi continua ameliorare. 6. Îmbunătăţirea. O organizaţie trebuie să-şi îmbunătăţească în mod continuu SMM, cu obiectivul îmbunătăţirii performanţei de mediu per total. Implementarea unui SMM în cadrul unei organizaţii trebuie să se bazeze pe unul din standardele managementului de mediu (EMAS şi/sau ghidurile ISO). Fiecare din cele două metodologii se bazează pe principiul îmbunătăţirii continue, formulat pentru prima oară în managementul calităţii de către prof. Edward Deming, în anii 60. 86
etape: Etapele implementarii unui SMM. Pentru implementarea unui SMM într-o organizaţie, trebuie parcurse patru I. Planificarea activităţilor de mediu; II. Implementare şi funcţionare; III. Verificare şi acţiune corectivă; IV. Analiza efectuată de conducere. Etapa I. Planificarea activităţilor de mediu. Planificarea este una dintre cele mai importante etape în procesul de construire şi implementare a unui SMM. Pentru aceasta trebuie determinate: Politica de mediu a organizaţiei; Aspectele de mediu; Prevederile legale şi alte cerinţe; Obiectivele generale şi obiective specifice; Programul de managementul mediului. Politica de mediu a organizaţiei trebuie să definească obiectivele şi principiile de acţiune referitoare la mediu, inclusiv alinierea la toate cererile regulamentare privitoare la mediu. Politica de mediu formează baza pe care organizaţia îşi stabileşte obiectivele şi ţintele. Această politică trebuie să fie suficient de clară pentru a fi înţeleasă cu uşurinţă de toţi stakeholderii şi trebuie să fie revăzută şi revizuită periodic pentru a reflecta schimbările apărute în domeniu. În plus, managementul superior trebuie să se asigure că politica de mediu a organizaţiei este potrivită cu natura, mărimea şi impactele ecologice ale activităţilor sale, produselor sau serviciilor, că include un angajament pentru continua îmbunătăţire, prevenire a poluării, iar alinierea la legislaţia mediului relevantă este documentată şi comunicată tuturor angajaţilor săi şi este disponibilă pentru public. Politica de mediu este definită de managementul organizaţiei sub forma unei declaraţii care trebuie să reflecte faptul că principiile şi intenţiile organizaţiei referitoare la performanţa de mediu sunt identificate, documentate, implementate şi comunicate. Aspectele de mediu. Organizaţia trebuie să stabilească şi să întreţină proceduri de identificare ale aspectelor de mediu ale acţiunilor sale, produselor sau serviciilor, pe care le poate controla şi cele asupra cărora poate avea influenţă, pentru a le determina pe acelea care au sau care pot avea un impact semnificativ asupra mediului. Organizaţia trebuie să ia în consideraţie la stabilirea obiectivelor sale ecologice, toate aspectele referitoare la aceste impacte semnificative. O organizaţie fără SMM existent trebuie ca iniţial să-şi stabilească poziţia curentă cu privire la mediu prin intermediul unei revederi. Ţelul trebuie să fie luarea în consideraţie a tuturor aspectelor de mediu ale organizaţiei ca bază pentru stabilirea unui SMM. Prevederile legale şi comerciale. O organizaţie se conformează cerinţelor de mediu legale dacă se conformează tuturor legilor şi reglementărilor relevante pentru organizaţie. O organizaţie trebuie să se conformeze tuturor cerinţelor legale relevante, chiar dacă nu are un sistem de management de mediu (SMM). Pe de altă parte, o Revista Română de Statistică - Supliment nr. 10 / 2015 87
organizaţie poate să nu se conformeze unor asemenea reglementări, de vreme ce în situaţii diverse autorităţile componente pot să accepte neconformarea cu legislaţia. Obiective şi ţinte de mediu. Organizaţiile trebuie să stabilească şi să menţină documentat obiective şi ţinte la fiecare nivel şi funcţie relevantă din cadrul organizaţiei. Când îşi stabileşte şi revizuieşte obiectivele, o organizaţie trebuie să ia în consideraţie şi cerinţele legale sau de alt fel, aspectele ecologice semnificative, opţiunile tehnologice, cerinţele financiare, operaţionale sau de afaceri şi părerile părţilor interesate. Obiectivele şi ţintele trebuie să fie conforme cu politica de mediu, inclusiv cu angajamentul de prevenire a poluării. Programul de managementul mediului. Programul managementului de mediu este o descriere a obiectivelor şi activităţilor specifice pe care o companie trebuie să le stabilească pentru a asigura o mai mare protejare a mediului într-un anumit loc, incluzând o descriere a măsurilor luate sau avute în vedere pentru atingerea acestor obiective. Crearea şi folosirea unuia sau a mai multor programe, este un element cheie pentru îndeplinirea cu succes a Standardelor de Management de Mediu. Aceste programe includ: - desemnarea responsabilităţii pentru realizarea obiectivelor şi ţintelor la fiecare funcţie şi nivel relevant al organizaţiei; - mijloacele şi intervalul de timp în care să fie realizate. Etapa II. Implementare şi funcţionare. Pentru implementarea efectivă a sistemului de management de mediu se recomandă ca organizaţia să-şi dezvolte resursele şi mecanismele de susţinere necesare îndeplinirii politicii de mediu, a obiectivelor şi ţintelor sale în acest domeniu. Pentru implementarea SMM trebuie definite: Structura şi responsabilitatea; Instruirea, competenţa şi conştientizarea pregătirii (training); Comunicarea (internă şi externă); Documentaţia sistemului de management de mediu; Controlul documentelor; Controlul operaţional; Prevenirea (Pregatirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitate de raspuns). Structură şi responsabilitate. Un program trebuie să definească, să documenteze şi să comunice rolurile, responsabilităţile şi autorităţile astfel încât să faciliteze managementul de mediu efectiv. Managementul va furniza resursele esenţiale pentru implementarea şi controlul SMM. Resursele includ resursele umane şi cele financiare, tehnologice şi specializate. Managementul superior al organizaţiei va numi un manager de mediu care va avea roluri, responsabilităţi şi o autoritate bine definită pentru a asigura ca cerinţele SMM sunt stabilite, implementate şi menţinute conform SMM folosit, şi pentru raportarea performanţelor SMM către managementul superior ca bază pentru îmbunătăţirea SMM. 88
Instruire, competenţă şi conştientizarea pregătirii. Personalul care îndeplineşte sarcini care pot provoca un impact ecologic semnificativ trebuie să fie competent pe baza unei educări şi pregătiri potrivite şi/sau pe baza experienţei. Este esenţial pentru angajaţii de la fiecare funcţie şi nivel relevant să fie conştienţi de: 1. Importanţa şi conformarea cu politica de mediu şi cerinţele SMM. 2. Impactul de mediu semnificativ, actual sau potenţial al activităţilor lor şi beneficiile ecologice ale performanţei personale îmbunătăţite. 3. Rolurile şi responsabilităţile lor în realizarea conformării cu politica şi procedurile de mediu şi cu cerinţele SMM, inclusiv pregătirile de urgenţă şi cerinţele de răspuns. 4. Posibilele consecinţe ale abaterii de la procedurile de operare specificate. Comunicarea. Pentru a atinge calitatea dorită a comunicării, organizaţia trebuie să stabilească şi să menţină procedurile pentru comunicaţiile interne între diferitele nivele şi funcţii ale organizaţiei şi pentru primirea, documentarea şi răspunderea la comunicarea relevantă a deţinătorilor de interese. Organizaţia trebuie de asemenea să formeze o responsabilitate crescândă la anchetele externe şi să-şi dezvolte abilitatea de a lua în calcul şi de a înregistra informaţii din sursele care reglementează activităţile comune. Documentarea SMM. Pentru a-şi documenta SMM şi a descrie elementele de bază ale sistemului de management şi interacţiunea lor, o organizaţie trebuie să stabilească şi să menţină proceduri de control a tuturor documentelor cerute de SMM. Documentarea trebuie să conţină şi înregistrări formate din: - informaţii despre legile de mediu aplicabile şi alte cerinţe; - înregistrarea plângerilor; - înregistrarea trainingului; - informaţii despre proces; - informaţii legate de producţie; - înregistrări de inspectare şi întreţinere; - informaţii pertinente despre furnizori şi beneficiari; - înregistrări de incidente; - informaţii despre aspectele de mediu semnificative; - rezultatele auditului; - revederile managementului. Etapa III. Verificare şi acţiune corectivă Această etapă este un element cheie a sistemului de management de mediu, care survine după planificarea politicii de mediu şi implementarea sa. Scopul este de a asigura ca organizaţia controlează şi corectează, atunci când este cazul, elementelecheie ale sistemului de management de mediu. Pentru aceasta se recomandă ca organizaţia să monitorizeze şi să evalueze performanţa sa de mediu. Aceasta etapă implică: Monitorizarea si măsurarea; Neconformitate, acţiune corectivă şi acţiune preventivă; Înregistrari (raportări); Auditul sistemului de management de mediu (intern şi extern). Revista Română de Statistică - Supliment nr. 10 / 2015 89
Măsurarea, monitorizarea şi evaluarea sunt activităţi-cheie ale unui sistem de management de mediu. În lipsa acestora nu ar fi posibilă stabilirea neconformităţilor şi, prin urmare, nici precizarea acţiunilor corective şi/sau preventive necesare. De asemenea, auditul sistemului de management de mediu ar fi lipsit de elemente de bază în stabilirea concluziilor sale. Etapa IV. Analiza efectuată de conducere. Organizaţia trebuie să analizeze şi să îmbunătăţească continuu sistemul său de management de mediu, având ca obiectiv îmbunătăţirea performanţei globale. Această ultimă etapă este decisivă pentru asigurarea procesului de îmbunătăţire continuă, pentru atingerea performanţei de mediu propuse. Aceste analize se pot face împreună cu analizele sistemului de management al calităţii efectuate de conducere. Pentru a menţine continua îmbunătăţire, potrivire şi eficacitate a SMM şi, prin aceasta, a performanţei sale, managementul organizaţiei trebuie să revizuiască şi să evalueze SMM la intervale definite. Procesul de revizuire a managementului va asigura ca informaţiile necesare sunt adunate pentru a permite managementului să continue această evaluare. Această revizuire va fi documentată. Revizuirea managementului se va adresa posibilei nevoi de schimbare a strategiei, obiectivelor, sau altor elemente ale SMM, în lumina rezultatelor sistemelor audit de management de mediu, schimbarea circumstanţelor şi angajamentul la continua îmbunătăţire. Sfera revizuirii trebuie să fie extinsă, o perioadă de timp. Revizuirea strategiei, obiectivelor şi procedurilor trebuie să fie efectuată de la nivelul managerial care le-a definit. Revizuirea trebuie să includă: a) rezultatele din audituri; b) extinderea la care au fost atinse obiectivele şi ţintele; c) continua convenienţă a SMM în legătură cu condiţiile şi informaţiile schimbătoare şi relevante printre părţile interesate. Observaţiile, concluziile şi recomandările trebuie să fie documentate pentru acţiunea necesară. Etapele necesare pentru implementarea unui sistem de management de mediu într-o organizaţie formează prin caracterul lor ciclic şi repetitiv ciclul Deming de îmbunătăţire continuă a performanţelor de mediu ale organizaţiei. Conceptul îmbunătăţirii continue pleacă de la premiza că nici o organizaţie nu este perfectă. Un SMM va ajuta însă organizaţia în îmbunătăţirea conformării şi performanţelor de mediu, dar acest lucru nu înseamnă neapărat că problemele de mediu nu vor mai apărea. Un SMM funcţional identifică şi înlătură problemele şi previne reapariţia lor. Promotorii proiectelor de amploare şi managerii sunt obligaţi să se arate precauţi şi să abordeze problemele de mediu încă de la începutul procesului de planificare a proiectului. Implementarea unui SMM conform ISO 14001 necesită implicarea întregului personal al organizaţiei, oricare ar fi nivelul ierarhic şi funcţiile implicate şi mai ales angajarea unui proces dinamic şi ciclic de îmbunătăţire continuă şi de autoevaluare a impacturilor de mediu. 90
Avantajele şi dezavantajele SMM Managementul mediului este un proces continuu şi are ca scop îmbunătăţirea permanentă a performanţelor de mediu ale organizaţiei. O organizaţie care implementează un SMM eficient va ajuta la protejarea sănătăţii umane şi a mediului de potenţialele impacte ale activităţilor, produselor sau serviciilor sale şi va ajuta la menţinerea şi îmbunătăţirea calităţii mediului. Implementarea unui SMM poate ajuta o organizaţie să dea stakeholderilor încrederea că: o Există un efort managerial de asigurare ca prevederile obiectivelor şi politicii sunt realizate. o Accentul este plasat mai degrabă pe prevenire decât pe acţiune corectivă. o Evidenţa îngrijirii necesare şi a conformării cu reglementările poate fi asigurată. o Proiectul sistemului cuprinde un proces de continuă îmbunătăţire. Avantajele asociate unui SMM eficient. Funcţionarea corectă a unui SMM asigură ameliorarea performanţelor organizaţiei, prin impactul pozitiv pe care îl poate avea asupra următoarelor aspecte: 1. Îmbunătăţirea performanţelor de mediu. 2. Motivarea, conştientizarea şi implicarea angajaţilor. 3. Satisfacerea criteriilor investitorilor şi îmbunătăţirea accesului la capital. 4. Eficientizarea muncii în echipă. 5. Creşterea competitivităţii; 6. Reducerea costurilor operaţionale, ca efect al: - îmbunătăţirii performanţelor de mediu; - eficientizării proceselor existente; - introducerii unor procese noi, eficiente; - reducerea cantităţii de materii prime; - proiectarea produsului; - depozitarea deşeurilor etc. 7. Reducerea incidentelor care rezultă din responsabilităţi. 8. Creşterea încrederii clienţilor. 9. Conservarea materiilor prime şi energiei de alimentare. 10. Facilitarea obţinerii permiselor şi autorizaţiilor. 11. Îmbunătăţirea imaginii în faţa clienţilor, partenerilor şi comunităţii locale. 12. Reducerea riscului de mediu. Dezavantajele SMM: Angajaţii şi managerii sunt adesea rezervaţi cu privire la standardele de managementul mediului deoarece certificarea metodologiei tinde să se concretizeze mai mult pe elaborarea documentelor. Angajaţii se simt acaparaţi de necesitatea realizării unor documente suplimentare, ceea ce poate genera resentimente pe termen lung şi negativism. Revista Română de Statistică - Supliment nr. 10 / 2015 91
Resursele limitate ale organizaţiei sunt adesea redirecţionate tot mai mult către rezolvarea aspectelor birocratice ale managementului mediului în detrimentul managementului de mediu de sine. Concluzii Aşadar, sistemul de management al mediului (SMM) este o structură, un cadru general în care se pot integra activităţile organizaţiilor în vederea identificării, măsurării, gestionării şi controlului eficient al riscurilor sau impactului acestor activităţi asupra mediului. De asemenea, sistemul de management al mediului stabileşte modalităţile de îmbunătăţire a performanţelor de mediu şi mutarea centrului de greutate spre o continuitate sau durabilitate prin regulile de bună practică statuate de ISO 14001. Bibliografie: 1. Covrig, M., Opran, C., Managementul proiectelor, Agenţia Managerială pentru Cercetare Ştiinţifică Inovare şi Transfer tehnologic Politehnica; Ed. Pritech, Bucureşti, 2000. 2. Diaconu, A, Managementul calităţii: influenţa erorilor de măsurare, Editura Artifex, Bucureşti, 288 pag., 2008, cod ISBN 978-973-7631-53-4. 3. Ioan JELEV Conferinta Natiunilor Unite pentru Mediu si Dezvoltare, Rio de Janeiro, Iunie 1992. Revista Mediul Inconjurator, Vol.III, Nr.2, 1992. 3. Lupan, E., Dreptul mediului, Ed. Lumina Lex, Bucureşti, 2001. 4. Neagu, Cibela - Managementul proiectelor, Editura Tritonic Bucureşti, 2007 5. Teau, A.M., Protopopescu, C. (2015), Key Performance Indicators Management Tools for Sales Improvement, Revista Română de Statistică Supliment nr. 6/2015, ISBN 2359-8972, pp. 65-71 5. * * * Program de actiune pentru protectia mediului in Europa Centrala si de Est, editat de R.E.C. Budapesta, 1993. 92