Importanţa productivităţii în sectorul public prep. univ. drd. Oana ABĂLUŢĂ A absolvit Academia de Studii Economice din Bucureşti, Facultatea Management, specializarea Administraţie Publică Centrală. În anul 2003 a absolvit cursul de studii aprofundate, modulul Management Urban. În prezent este preparator universitar doctorand în cadrul Academiei de Studii Economice din Bucureşti, Facultatea de Management, Catedra de Administraţie şi Management Public şi, totodată, membru al Asociaţiei Project Management România. În calitate de preparator universitar a participat la mai multe simpozioane internaţionale, naţionale şi mese rotunde. Creşterea productivităţii reprezintă baza îmbunătăţirilor veniturilor reale şi a bunăstării societăţii, în general. Creşterea slabă a productivităţii limitează nivelul ratei la care resursele financiare pot fi îmbunătăţite şi, totodată, creşte probabilitatea apariţiei de conflicte şi de nemulţumiri în ceea ce priveşte cererile de distribuire a veniturilor. Prin urmare, măsurarea creşterii productivităţii şi a nivelurilor acesteia constituie indicatori economici importanţi. În principiu, productivitatea este un indicator simplu care descrie relaţia între ieşirile şi intrările care sunt necesare pentru obţinerea producţiei de bunuri, servicii etc. unei organizaţii este descrisă prin relaţiile care leagă mijloacele (muncă, echipamente, materiale) de producţie. Dorinţa de ameliorare a productivităţii serviciilor publice a apărut ca urmare a faptului că, în primul rând, productivitatea s-a degradat pe parcursul ultimilor ani şi, în al doilea rând, colectivităţile publice care finanţează aceste servicii publice au din ce în ce mai multe dificultăţi în a găsi fondurile necesare şi, în consecinţă, vor să asigure un serviciu constant la un cost mai mic. 1. Performanţa în sectorul public şi managementul calităţii din sectorul public sunt foarte importante în condiţiile în care există resurse bogate, dar care sunt foarte greu de atras în activităţile acestui sector. Importanţa productivităţii şi a managementului calităţii vine din posibilitatea de transformare a acestora în bunuri tangibile şi în rezultate care să facă economiile productive şi mai competitive pe piaţa globală. Stabilirea unui nivel de performanţă în sectorul public la nivelul instituţiei constă într-un proces continuu şi sistematic de măsurare şi evaluare a produselor proprii, a serviciilor şi a practicilor, de comparare a acestora cu cele mai bune produse ale organizaţiilor cu prestigiu din acelaşi domeniu. Există mai multe motive pentru care stabilirea unui nivel de performanţă reprezintă o practică utilă pentru orice organizaţie din sectorul public. Principalele motive sunt: Oricine îşi propune să-şi reevalueze modul de producere a bunurilor şi de furnizare a serviciilor, atât către clienţii externi, cât şi către clienţii interni (în cazul sectorului public, clienţii sunt cetăţenii) trebuie să aibă în vedere, dacă există şi alte organizaţii care prestează aceleaşi servicii sau care produc aceleaşi bunuri; Un alt motiv constă în faptul că este mai uşor să se promoveze schimbarea, atunci când argumentul care stă la baza realizării acesteia este reprezentat chiar de experienţa în domeniu a celor mai buni care au aplicat deja schimbarea; Nu în ultimul rând, trebuie avută în vedere o mai bună utilizare a resursei TIMP. 108 ADMINISTRAŢIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004
În prezent se pune întrebarea dacă putem lua în considerare standardele stabilite de orice organizaţie sau numai cele stabilite în sectorul public. Astăzi, mai mult ca oricând, pot fi avute în vedere şi chiar aplicate astfel de standarde, dar trebuie să se ţină cont de faptul că evaluarea metodelor organizaţiei de a lucra, implică compararea proceselor din cadrul instituţiilor cu cele ale unei alte organizaţii, care a aplicat deja schimbarea. Aşa cum operaţiile din cadrul organizaţiilor variază, acest lucru se aplică şi procesului de analiză comparativă şi stabilirii standardelor. Există patru abordări generale de stabilire a standardelor de performanţă: 1. analiza comparativă internă (stabilirea standardelor interne); 2. stabilirea standardelor faţă de o organizaţie concurentă; 3. analize comparative funcţionale (stabilirea standardelor funcţionale) între funcţiile din interiorul şi exteriorul serviciului public; 4. analiza comparativă generică comparaţie cu organizaţiile care nu se află în acest sector de activitate, dar care au funcţii economice similare. Indicatorii de performanţă care pot fi utilizaţi în procesul de stabilire a standardelor unei organizaţii sunt numeroşi. Nu există nici o îndoială că mulţi din indicatorii performanţei cantitative valabili în organizaţiile din sectorul privat, precum cifrele vânzărilor, nu sunt aplicabili şi în organizaţiile din sectorul public. Prin urmare, în ceea ce priveşte stabilirea standardelor, organizaţiile din sectorul public fac faţă mai multor provocări sau probleme decât cele din sectorul privat. Cu toate acestea, folosirea analizei comparative în sectorul public nu este diminuată. În prezent nu există o listă cu indicatori care să se aplice tuturor măsurilor de atingere a performanţei. Importantă este menţinerea flexibilităţii. În cele ce urmează voi prezenta o listă cu indicatorii de performanţă pe care practicienii benchmarking-ului îi pot utiliza în munca lor în funcţie de nevoile activităţii lor specifice: managementul direcţiei stabilite; utilitate şi eficienţă; productivitatea; feedback rapid (comunicare în ambele direcţii); mediul de lucru; accesibilitate; calitate (satisfacerea clientului cetăţean); paleta de servicii (apropierea de nevoile cetăţenilor); oportunitate (caracter oportun); costuri (încadrare în buget); monitorizarea şi evaluarea activităţilor. 2. Un nou concept de productivitate în sectorul public este, după cum am văzut, un indicator de performanţă şi reprezintă, în termeni tehnici, raportul dintre ieşiri şi intrări. Îmbunătăţirea productivităţii reprezintă un progres şi constă în producerea de mai multe bunuri sau servicii cu mai puţine resurse. unei organizaţii este descrisă prin relaţia care leagă bunurile sau serviciile obţinute de mijloacele folosite pentru producerea lor. În cadrul sectorului public, productivitatea este adesea exprimată în raport cu următorii factori: munca, capitalul, materialele utilizate, energia folosită sau alte combinaţii de factori intermediari. Prin urmare, dacă sunt produse mai multe bunuri sau servicii de o calitate superioară cu aceeaşi cantitate ADMINISTRAŢIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004 109
de factori sau dacă s-a obţinut aceeaşi cantitate de bunuri şi servicii de o calitate superioară cu mai puţine resurse, înseamnă că productivitatea a crescut. reprezintă o evaluare a întregii producţii şi a procesului de distribuire, precum şi a calităţii bunurilor şi serviciilor produse, raportată la o persoană sau la toate resursele implicate în obţinerea lor. este totodată un concept relativ, deoarece nu prezintă o importanţă deosebită. Să subliniem faptul că aceasta este mai mare sau mai mică, decât dacă facem o comparaţie cu un nivel deja stabilit. De exemplu, productivitatea actuală poate fi comparată cu cea din trecut, evidenţiind faptul că aceasta a crescut sau a scăzut cu un anumit procent. Există mai multe metode de măsurare a creşterii productivităţii. Alegerea uneia dintre aceste metode depinde de scopul pentru care este făcută evaluarea, şi în multe cazuri depinde şi de datele disponibile. În general, măsurarea productivităţii se poate face după un singur factor sau după mai mulţi factori. Tabelul 1 foloseşte aceste criterii pentru a enumera principalele metode de măsurare a productivităţii. Lista este incompletă până în acest moment, deoarece măsurarea productivităţii după un singur factor poate fi definită în acelaşi timp şi prin intrări intermediare, iar cea după mai mulţi factori (capital muncă) poate fi, în principiu, evaluată pe baza ieşirilor brute. Tabelul 1 conţine cele mai utilizate metode de măsurare a productivităţii în sectorul public, şi nu numai. Principalele metode de măsurare a productivităţii Tipul măsurării productivităţii în funcţie de rezultatele obţinute Produsul brut Valoarea adăugată Tipul măsurării productivităţii după numărul de factori implicaţi Muncă Capital Capital şi muncă muncii (bazată pe produsul brut) muncii (bazată pe valoarea adăugată) pe produsul brut) pe valoarea adăugată) muncii şi a pe produsul brut) muncii şi a pe valoarea adăugată) Tabelul 1 Capital, muncă şi factori intermediari Măsurarea productivităţii având în vedere mai mulţi factori (munca, capitalul, factori intermediari) --------- Metode de măsurare a productivităţii care iau în calcul un singur factor de producţie Metode de măsurare a productivităţii care iau în calcul mai mulţi factori de producţie Mai nou, în organizaţiile din sectorul public, şi nu numai, s-a observat că ameliorarea productivităţii nu are la bază numai utilizarea factorul muncă, ci şi schimbările produse prin utilizarea unui nou factor, capitalul, în vederea creşterii randamentului muncii. În practică, metodele de măsurare a productivităţii, care au la bază mai mulţi factori de producţie, tind să includă ca factori doar munca şi capitalul datorită dificultăţilor conceptuale şi de măsurare ce pot apărea ca urmare a asocierii acestor factori cu alte intrări. Ameliorarea productivităţii în sectorul public trebuie să aibă în vedere satisfacerea nevoilor cetăţenilor clienţi. Dorinţele cetăţenilor trebuie cunoscute, astfel încât producerea bunurilor şi serviciilor să fie eficientă şi eficace. Aceste două elemente, eficienţa şi eficacitatea, fac ca o organizaţie să fie performantă. Pentru atingerea acestor indicatori toţi factorii de producţie implicaţi în obţinerea bunurilor şi serviciilor trebuie combinaţi într-un mod optim. 110 ADMINISTRAŢIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004
3. Modalităţi de creştere a productivităţii în sectorul public Principale acţiuni ce ar trebui întreprinse în vederea creşterii productivităţii în sectorul public ar fi poziţionarea cetăţeanului în centrul serviciilor publice şi dezvoltarea influenţei societăţii informaţionale societate a cunoaşterii, asupra vieţii personale şi a dezvoltării individuale a cetăţeanului. Există trei tendinţe principale care obligă administraţia publică să se concentreze asupra oferirii de servicii de mai bună calitate şi mai eficiente: Pretenţiile cetăţenilor. Cetăţenii şi companiile se aşteaptă din ce în ce mai mult la excelenţă şi comoditate în relaţiile cu autorităţile publice. Cetăţenii doresc să fie trataţi ca şi clienţi care au dreptul să fie bine serviţi şi nu ca norocoşii beneficiari ai unui serviciu dominator, prost administrat şi prestat nesatisfăcător. Aceste cereri au crescut în ultimii douăzeci de ani, iar satisfacerea lor a devenit în prezent un imperativ politic. Alături de aceste presiuni, apare şi solicitarea tot mai mare de servicii unificate în locul celor prestate de un sistem caracterizat adesea prin natura fragmentată şi arbitrară a împărţirii pe departamente şi agenţii. Există, de asemenea, o tot mai mare presiune politică asupra administraţiei publice, cel puţin la nivel declarativ, pentru o mai mare transparenţă a procesului decizional şi pentru derularea acestuia pe bază de consultări. Pretenţiile administraţiei publice. Uniunea Europeană a stabilit obiective ambiţioase pentru ţările membre în vederea construirii unei noi societăţi informaţionale. Guvernele pun un accent tot mai mare pe avantajele economice ale încurajării creării de medii favorabile economiei electronice, pe accesul tot mai larg la Internet şi pe direcţionarea investiţiilor către acest nou sector al economiei. Presiunea cheltuielilor Se exercită o presiune politică substanţială în direcţia limitării sau reducerii fiscalităţii şi a cheltuielilor publice pe care aceasta o susţine. De asemenea, se doreşte direcţionarea cheltuielilor dinspre costurile aferente activităţii de birou spre costurile legate de programele de creştere a productivităţii, care au un efect politic mai direct. Este necesar ca aceste elemente să fie privite în contextul unei oferte bazate pe necesităţi. Una din soluţiile specifice acestui domeniu ar fi crearea unui portal integrat al administraţiei publice, fie sub forma unei serii de portaluri interconectate, sigure, scalabile, uşor de utilizat, ale serviciilor administrative, fie sub cea a unui portal al portalurilor unic, care ar încuraja dialogul între: administraţie şi cetăţeni; administraţie şi companii, întreprinderi mici şi mijlocii; administraţie şi persoanele din interiorul şi din exteriorul administraţiei care se află în serviciul cetăţenilor. Un portal electronic al administraţiei publice i-ar permite să obţină toate datele despre cetăţeni şi companii de care are nevoie la un cost relativ redus. De asemenea, le-ar putea oferi cetăţenilor informaţii despre serviciile administraţiei publice, asigurând o procesare eficientă şi ieftină a plângerilor, depunerilor de acte, înregistrărilor, cererilor, aprobărilor şi modificărilor de situaţii. Avantajele creării unui astfel de portal sunt: servicii mai bune pentru cetăţeni; mai multe posibilităţi de informare şi consultare a cetăţenilor, ducând la decizii mai bune; o mai bună înţelegere a politicilor, mai ales a celor asupra cărora cetăţenii au un cuvânt de spus prin participare democratică; de la impunere, prin consultare, către cooperare implementarea politicii consultative devine mai rapidă şi mai ieftină; posibilitatea de adaptare rapidă a experienţei de comunicare prin urmărirea interacţiunilor; ADMINISTRAŢIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004 111
creşterea ponderii autoservirii conduce la cheltuieli de exploatare mult mai mici; serviciile mai bune şi mai rapide pentru companii uşurează povara birocratică, reducând costurile de îndeplinire a formalităţilor, atât pentru companii, întreprinderi mici şi mijlocii, cât şi pentru administraţia publică. O altă modalitate de creştere a productivităţii în sectorul public este folosirea sistemelor informaţionale. În toate perioadele de evoluţie socială, economică şi tehnologică, echilibrul între costurile şi avantajele sociale suferă variaţii, iar societatea informaţională nu face excepţie de la această regulă. Potrivit viziunii europene asupra societăţii informaţionale, aceasta constituie o mare provocare la adresa sectoarelor economiei, a organizaţiilor, a calificărilor şi a profesiilor, a furnizorilor de servicii publice sau private. În plus, se produc schimbări spectaculoase în organizarea şi calitatea muncii. Organizaţiile trebuie să fie tot mai flexibile pentru a opera în noul context de competiţie, de calitate, de personalizare şi de inovare rapidă. Angajaţilor li se cere din ce în ce mai mult să se adapteze la noile calificări, sarcini şi forme de organizare a muncii. Obţinerea sau păstrarea locului de muncă devine o problemă majoră pentru viaţa indivizilor în noul tip de societate. Societatea informaţională produce mari mutaţii la scară socială, putând deschide posibilităţi de: noi locuri de muncă, o utilizare mai eficientă a resurselor (nu numai umane, cât şi materiale şi energetice), contribuind la dezvoltarea durabilă, creşterea veniturilor şi a bunăstării individuale, dezvoltare regională şi urbană mai coerentă, asigurând, astfel, o societate mai democratică şi mai descentralizată. Creşterea economică şi de productivitate depinde de armonizarea dimensiunilor tehnologice, economice şi sociale. Aşa cum la nivelul unei companii private adoptarea noilor tehnologii se face pe baza unei analize prudente a mizelor şi a riscurilor, tot astfel, trebuie analizată problema şi la scara societăţii, pe baza unor dezbateri politice şi a cercetării atente a măsurilor necesare pentru a realiza o societate informaţională integrată, atât economic, cât şi social. Principalele acţiuni de creştere a productivităţii în organizaţiile din sectorul public sunt: A. Etapele procesului de management B. Focalizarea pe productivitate, asigurarea stimulentelor, distribuirea avantajelor C. Importanţa servirii cetăţeanului client, creşterea calităţii furnizării serviciului D. Măsurarea productivităţii în vederea cunoaşterii situaţiei concrete şi a creării de strategii E. Reproiectarea proceselor şi metodelor superioare Asigurarea participării angajaţilor, comunicare deschisă Utilizarea capacităţii umane, justificarea investiţiilor Posibilităţi de pregătire profesională continuă Standardizarea şi simplificarea produselor şi procedeelor F. Cum pot contribui angajaţii la creşterea productivităţii Urmărirea cerinţelor clienţilor cetăţeni Furnizarea de bunuri şi servicii de calitate superioară Implicarea acestora în activităţile importante ale organizaţiei Solicitarea de informaţii suplimentare, atunci când nu se cunosc sau nu s-au înţeles cerinţele de la locul de muncă Adaptabilitatea angajaţilor la locul de muncă, acceptarea provocărilor în domeniu Propunerea unor sugestii de creştere a productivităţii 112 ADMINISTRAŢIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004
G. Cum pot contribui autorităţile locale la creşterea productivităţii Dezvoltarea unei infrastructuri corespunzătoare Promovarea comunicaţiilor cu ajutorul diferitelor canale Asigurarea de cursuri de pregătire profesională pentru angajaţi Dezvoltarea politicilor economice de stabilitate şi concurenţă Eliminarea obstacolelor şi a informaţiilor depăşite Creşterea productivităţii în sectorul public prin elaborarea de legi cu privire la angajarea resurselor umane Sporirea protecţiei mediului H. Influenţa organizaţiilor tripartite, a uniunilor şi a asociaţiilor Căutarea unor noi oportunităţi de cooperare Promovarea pregătirii profesionale prin realizarea de schimburi de experienţă Creşterea obiectivelor managementului total al calităţii Creşterea legăturilor între muncă management administrare O altă modalitate de creştere a productivităţii la nivelul instituţiilor reprezentative ale administraţiei publice locale şi centrale este cooperarea pe plan financiar, şi nu numai, a acestora cu alte organizaţii din sectorul privat (I.M.M-urile). Instituţiile publice nu pot rămâne izolate, cooperarea acestora cu alte organizaţii din sectorul public şi/sau privat luând forma acordurilor de parteneriat, a concesionării serviciilor etc. Acordurile de parteneriat au în vedere organizaţii de diferite dimensiuni. Există următoarele tipuri de parteneriat: financiar, tehnologic, de cooperare, de tip roire. Subfurnizarea presupune ca o instituţie publică să presteze o parte din serviciile altor instituţii publice, numiţi donatori de ordine. Subfurnizarea este apreciată ca fiind în primul rând o sursă de inovare. Faptul că o instituţie recurge la subfurnizare îi permite acesteia să beneficieze de competenţele şi experienţa altor organizaţii, atât din sectorul public, cât şi din cel privat, conducând în final la creşterea productivităţii. Bibliografie 1. ARK, B. VAN Issues in measurement and international comparison of productivity an overview, OECD, Paris, 1999 2. DOSI, G. Sources, procedures and microeconomic effects of innovation, Journal of Economic Literature 36, 1988 3. NELSON, R. Research on productivity growth and productivity differences: dead ends and new departures, Journal of Economic Literature 4. * * * www.infoeuropa.ro 5. * * * www.gov.ro 6. * * * www.ena.fr 7. * * * www.cis01.central.ucv.ro ADMINISTRAŢIE ŞI MANAGEMENT PUBLIC 2/2004 113