AVANSURILOR, INREGISTRAREA SPONSORIZARILOR/DONATIILOR, EVIDENTA Cap. 1. PROCEDURA DE ACORDARE A AVANSURILOR I. Acordarea de avansuri: acte normative, documente in baza carora se acorda avansul l. Acordarea de avansuri in numerar se face in baza urmatoarelor acte normative: - Regulamentul operatiunilor de casa aprobat prin Decretul nr.209/05 iulie 1976; - O.U.G 146/31 octombrie 2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statulu - Or 3713/2008 privind aprobarea institutiilor publice exceptate de la prevederile art.5, 6 OUG 149/2007 2. Avand in vedere prevederile actelor normative prezentate, acordarea de avansuri in numerar se poate face pentru urmatoarele categorii de cheltuieli: - cheltuieli de deplasare in interes de serviciu; - cheltuieli de protocol sau pentru organizarea de conferinte, simpozioane si altele asemenea; - pentru cheltuieli urgente aferente bunurilor achizitionate, serviciilor prestate sau lucrarilor executate, cu respectarea prevederilor legale referitoare la disciplina financiar valutara si achizitiile publice. 3.Acordarea de avansuri in numerar pentru categoriile de cheltuieli specifice se poate face cu cel mult 2 (doua) zile lucratoare inainte de plecare sau inceperea actiunilor, cu exceptia biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 (zece) zile inainte de data plecarii. 4. Acordarea avansurilor se face, in functie de categoria de cheltuieli pentru care se aproba, in baza urmatoarelor documente: - Referatul de necesitate pentru cheltuieli de deplasare in tara, care tine loc de Ordonantare de plata si Orul de deplasare; - Cererea de deplasare si orul de deplasare pentru deplasari in strainatate, care tin loc de Ordonantare de plata; - Ordonantarea de plata si Devizul de cheltuieli antecalcul pentru actiunile de protocol, conferinte, simpozioane (numai pentru cheltuieli pentru masa,cazare,transport)
- Ordonantarea de plata insotita de toate documentele prevazute in decizia de CFP (contractul/comanda, Angajamentul bugetar individual, Propunere de angajare a unei cheltuieli si Referatul de necesitate si oportunitate), pentru achizitiile de bunuri si prestari servicii. 5. Deoarece institutiile publice nu pot efectua cheltuielile bugetare incasari (toate incasarile trebuie depuse in conturile deschise la Trezoreria statului sau la banci in prima zi lucratoare de la incasare), pentru acordare de avansuri sumele vor fi ridicate conturile deschise la Trezoreria Statului sau la banci comerciale (conturi in valuta) a doua zi dupa primirea la Departamentul Financiar Contabil a documentelor justificative vizate si aprobate conform prevederilor legale si a Deciziei de CFP. II. Justificarea avansurilor spre decontare acordate: acte normative, termene de justificare. 1.Justificarea avansurilor acordate se face conform urmatoarelor acte normative: - HG 1860/2006 privind drepturile şi obligańiile personalului autorităńilor şi instituńiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităńii, în interesul serviciului - HG 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar: - Regulamentul operatiunilor de casa. 2. Termenele de justificare a avansurilor primite sunt: - avansurile acordate pentru achizitii de bunuri si servicii localitatea unde avem sediul se justifica in termen de cel mult 4(patru) zile lucratoare exclusiv ziua primirii; - avansurile acordate pentru achizitii de bunuri si servicii alte localitati se justifica in termen de cel mult 3(trei) zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea deplasare sau in termen de 3(trei) lucratoare de la sosire exclusiv ziua sosirii, in cazul cand aceasta are loc anterior datei aprobate; - avansurile acordate pentru cheltuieli de protocol sau pentru organizare de conferinte, simpozioane, se justifica in termen de 4(patru) zile lucratoare de la incheierea actiunii ; - avansurile acordate pentru cheltuieli de deplasare se justifica in termen de cel mult 3(trei) zile lucratoare de la sosirea deplasare (cu respectarea termenului aprobat pentru sosire),exclusiv ziua sosirii. 3.Este interzisa acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior cu urmatoarele exceptii; - cand perioada delegatiei a fost prelungita fata de perioada aprobata initial; - in cazul avansurilor pentru actiuni de protocol cand in aceeasi perioada au loc mai multe actiuni:
- au fost acordate avansuri pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate. 4.Sumele necheltuite avansurile acordate se depun la casierie cel mai tarziu in cursul zilei lucratoare imediat urmatoare inapoierii delegatie. 5.Pentru nedepunerea in termen a deconturilor si pentru nerestituirea in termen a sumelor necheltuite titularii de avans vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen pentru fiecare zi de intarziere, iar penalizarea nu vaputea depasi debitul datorat. III. Decontul de cheltuieli: formulare, documente justificative l.justificarea avansurilor acordate pentru cheltuieli materiale se face cu factura si chitanta ( eliberate pe numele institutiei) sau factura si bonul fiscal si nota de receptie si constatare de diferente (cand este cazul). 2.Justificarea avansurilor acordate pentru deplasari se fac in conformitate cu prevederile actelor normative mentionate la pct.ii.l. 3.Se prezinta documente justificative pentru toate cheltuielile efectuate cu exceptia diurnei de deplasare. 4.Pentru determinarea sumelor ce se pot deconta in cazul transportului cu autoturismul personal se vor lua in calcul urmatoarele elemente: - se ia in calcul drumul cel mai scurt intre locul care se pleaca si locul de destinatie: - in cazul deplasarilor in tara se deconteaza 7,5 l benzina Premium la 100 km. - in cazul deplasarilor in strainatate se ia in calcul consumul specific al mijloacelor auto, in consecinta se va mentiona pe cererea de deplasare si pe Orul de deplasare in strainatate tipul masinii cu care se va efectua deplasarea; -se prezinta documentele justificative eliberate la cumpararea de combustibil (atat pe teritoriul Romaniei cat si in strainatate)pentru a putea calcula valoarea reala a combustibilului consumat si pentru justificare deplasare; - pentru deplasarile in strainatate, determinarea distantelor parcurse, se face de catre seful Biroului Transporturi (cu ajutorul sistemelor informatice sau cu ajutorul hartilor rutiere), care va certifica si consumul specific al tipului de masina cu care s-a deplasat titularul de avans; 5.Pentru decontarea transportu cu avionul se vor prezenta urmatoarele documente: - biletul de avion (ultima fila), iar in cazul biletelor emise electronic confirmarea rezervarii (listata); - factura si chitanta; -tichetele de imbarcare. 6.Pentru decontarea avansurilor se vor utiliza modelele de deconturi anexate prezentei, respectiv:
- decont pentru cheltuieli materiale - decont pentru deplasari in tara - decont pentru deplasari in strainatate. IV. Aprobarea,verificarea, inregistrarea, evidenta si urmarirea cheltuielilor cu deplasarile IV-I.Verificarea si acordarea drepturilor banesti pentru deplasare, detasare l.actul intern de decizie privind deplasarea in tara si strainatate (Referatul de necesitate pentru deplasarile in tara si Cererea pentru deplasarile in strainatate) care insotesc Orul de deplasare se intocmesc si se aproba in conformitate cu prevederile deciziei de control financiar preventic. 2.Pentru deplasarile in tara Referatul de necesitate si Orul de deplasare primesc numar si data de la facultatea/departamentul emitent in momentul emiterii, iar la intoarcere in momentul prezentarii la Dep. financiar contabil pentru decontare.orele de deplasare (decontul de deplasare) sunt inregistrate intr-un registru electronic si primesc un numar nou de inregistrare. 3.Pentru deplasarile in strainatate Cererea pentru deplasare in strainatate primeste numar de inregistrare de la registratura generala iar Orul de deplasare primeste numar,in momentul ermiterii, de la Departamentul de relatii internationale. La intoarcere, in momentul prezentarii la Dep. financiar contabil pentru decontare, se intocmeste Decontul de cheltuieli pentru deplasari in strainatate, care se inregistreaza intr-un registru special la Dep. financiar contabil. 4.Referatul de necesitate pentru deplasarile in tara si Cererea pentru deplasarile in strainatate tin loc si de Ordonantari de plata pentru cheltuielile de deplasare.aceste documente se ataseaza la Dispozitia de plata in cazul acordarii de vansuri, iar in cazul in care titularul nu solicita avans aceste documente constituie anexa a Decopntului de deplasare. 5.Persoanele cadrul DFC cu atributii in acordarea de avansuri si verificarea deconturilor de deplasare au urmatoarele obligatii: - la acordarea avansurilor verifica existenta pe documentele mentionate mai sus a tuturor vizelor si aprobarilor prevazute de decizia privind CFP. - verifica corectituea calcularii avansurilor; - verifica corectituea calcularii deconturilor de deplasare, legalitatea documentelor justificative a cheltuielilor si existenta tuturor vizelor si aprobarilor pe deconturile de cheltuieli: -verifica respectarea perioadei legale de decontare a avansurilor primite si calculeaza eventual;ele penalizarui de intarziere in conformitate cu Regulamentul operatiunilor de casa; -intocmesc Dispozitiile de plata catre casierie, urmaresc intocmirea Dispozitiilor de plata valutara pentru ridicari de valuta bancile comerciale; -urmaresc intocmirea Dispozitiilor de plata valutara, verifica si raspund de corectituea datelor inscrise in acestea, in cazul in care drepturile de deplasare in valuta se vireaza in conturi de card sau direct in strainatate in contul organizatorilor sau a unitatilor hoteliere (pentru cazare)
6. Persoanele cadrul DFC cu atributii in acordarea de avansuri si verificarea deconturilor de deplasare, predau zilnic deconturile de deplasare (care corespund ca forma si fond) persoanelor cu atributii in contabilizarea acestora). IV-II Inregistrarea in evidenta contabila, urmarirea si analiza cheltuielilor de deplasare l.evidenta contabila a cheltuielilor de deplasare se intocmeste pe surse de finantare in cadrul contabilitatii financiare, cat si pe zone de cheltuiala in cadrul contabilitatii de gestiune,acestea doua facandu-se concomitent. Deasemenea evidenta contabila se tine atat pe conturi sintetice, cat si pe conturi analitice, respectiv pe fiecare persoana beneficiara a unor drepturi de delegare/detasare. 2.Inregistrarea in evidenta contabila a cheltuielilor si a platilor privind drepturile de deplasare se face de catre persoanele care au sarcini de aceasta natura in fi;a postului, in termen de 48 de ore de la primirea documentelor specifice de la Serviciul financiar (Deconturi de deplasare, Registre de casa,extrase de cont); 3.Inregistrarea in evidenta contabila se face conform monografiei contabile; 4.Persoanele cu atributii de evidenta a cheltuielilor de deplasare trebuie sa urmareasc in permanenta o serie de corelatii si elemente: -inregistrarea corecta a persoanelor care beneficiaza de drepturi de deplasare in baza de date(nume,prenume, initiala si eventual loc de munca in cazul persoanelor cui nume similare) pentru evitarea dublarii fiselor de evidenta; -inregistrarea in evidentele contabile doar a deconturilor de deplasare care intrunesc conditiile de forma si fond (sa contina toate vizele si aprobarile prevazute de legislatie si de decizia privind CFP); -verificarea operativa a situatie soldurilor (in momentul imediat inregistrarii unei operatiuni in fisa de cont) in vederea identificarii rapide a avansurilor nejustificate sau a eventualelor erori de contabilizare; -instiinarea persoanelor cu sarcini in acordarea drepturilor de deplasare, o data pe luna, de existena unor solduri debitoare/creditoare nejustificate (tabel nominal) si vor notifica telefonic sau in scris, dupa caz,debitorii care figureaza cu solduri nejustificate in evidentele contabile, in vederea lichidarii acestora; -persoanelor cu sarcini in acordarea drepturilor de deplasare,dupa primirea instiintarilor vor actiona pentru recuperarea sumelor nejustificate (prin notificare telefonica); -daca persoanele debitoare nu raspund notificarilor telefonice sdau scrise, se va solicita conducerii institutiei retinerea drepturile salariale a avansurilor nejustificate.
Cap. 2 ÎNREGISTRAREA, EVIDENłA ŞI URMĂRIREA SPONSORIZĂRILOR, DONAłIILOR PRIMITE In conformitate cu prevederile Legii 500/2002 a finantelor publice, instituńiile publice pot folosi, pentru desfăşurarea activităńii lor, bunuri materiale şi fonduri băneşti primite de la persoanele juridice şi fizice, sub formă de donańii şi sponsorizări, cu respectarea dispozińiilor legale. I.Intocmirea,semnarea si evidenta contractelor de sponsorizare si donatie l.pentru desfasurarea activitatilor fara scop lucrativ pot fi primite sponsorizari sub forma de bunuri materiale sau mijloace financiare de la diverse persoane juridice sau persoane fizice. 2.Sponsorizarile pot fi primite doar in conditiile incheierii unui contract de sponsorizare in care se vor specifica obligatoriu: obiectul sponsorizarii,valoarea si durata sponsorizarii,precum si drepturile si obligatiile partilor. 3. Pentru contractul de sponsorizare va fi utilizat contractul cadru anexat prezentei proceduri.poate fi acceptat si formularul de contract prezentat de sponsor in conditiile in care respecta prevederile legale care reglementeaza sponsorizarile si donatiile si nu contine clauze care sa contravina intereselor institutiei. 4.Contractele de sponsorizare se vizeaza si semneaza conform prevederilor deciziei de CFP. 5.Deasemenea pentru desfasurarea activitatilor fara scop lucrativ pot fi primite bunuri materiale sau mijloace financiare si prin contracte de donatie de la diverse persoane juridice sau persoane fizice. 6.Contractul de donatie trebuie sa fie in forma autentica si deasemenea va avea specificat obiectul, durata si valoarea acestuia, iar pentru acesta trebuie sa existe acceptul de donatie al conducerii institutiei accept care se elibereaza in baza unei cereri depuse de beneficiarul final al donatiei (reprezentant departament/facultate). Deasemenea pentru donatiile in natura primite strainatate se vor respecta prevedertile HBS nr.14/a/23.03.05. 7.Contractele de sponsorizare si de donatie vor primi numar de inregistrare la Registratura Generala. 8.Din ambele tipuri de acte, dupa caz, un exemplar in original va fi depus la Dep. Financiar Contabil (anexa la Dispozitia de incasare/orul de plata sau Procesul verbal de receptie a bunurilor), unde persoana care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor le va arhiva, separat sponsorizarile si donatiile in bani si separat sponsorizarile si donatiile in natura, fiecare cele doua dosare avand in fata o lista centralizatoare care sa contina: numarul contractului si data inregistrarii la registratura generala, denumirea sponsorului/donatorului, destinatia sponsorizarii/donatiei, valoarea, denumirea beneficiarului final (departament, facultate, cadru didactic, student etc.).
II.Derularea operatiunilor economice aferente sponsorizarilor si donatiilor si inregistrarea acestora in evidentele contabile. 1.Incasarea sumelor sau receptia bunurilor materiale se vor efectua numai daca exista, incheiat in forma legala, unul documentele mentionate la capitolul I. 2.Pentru receptia si evaluarea donatiilor si sponsorizarilor in natura primite strainatate se va constitui cate o comisie numita prin decizie a ordonatorului de credite pentru fiecare caz in parte. Evaluarea bunurilor receptionate se va face la valoarea declarata in contractul de sponsorizare, in actul de donatie sau la valoarea declarata in vama pentru donatiile primite strainatate.in cazul in care donatiile nu sunt evaluate prin actul de donatie acestea vor fi evaluate de comisia numita prin decizie a ordonatorului de credite. 3.In cazul in care au fost primite prin virament sume cu titlu de sponsorizare fara sa existe un contract incheiat, aceste sume vor fi returnate trimitatorului. 4.Persoana cadrul DFC care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor va urmari si va raspunde de utilizarea sumelor primite ca donatie sau sponsorizare in scopul declarat in contractul de sponsorizare sau in actul de donatie. 5. Pentru donatiile si sponsorizarile in natura, de respectarea utilizarii bunurilor exclusiv in scopul prevazut in contract sau in actul de donatie raspunde beneficiarul donatiei (persoana care a solicitat prin cerere acceptul de donatie). 6.Derularea procedurilor de achizitie fonduri provenite sponsorizari si donatii, se va face cu respectarea prevederilor contractului de sponsorizare sau al actului de donatie cand sunt stipulate astfel de prevederi sau, cu respectarea legislatiei referitoare la achizitiile publice. 7.Evidenta contabila a operatiunilor economice generate de contractele de sponsorizare si actele de donatie se va tine in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr.82/1991, Orul nr.1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice si Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia si a Monografiei contabile primite. 8.Deasemenea persoana cadrul DFC care are ca sarcini evidenta sponsorizarilor si donatiilor, pentru donatiile si sponsarizarile primite in bani,va tine si evidenta prevazuta de Orul nr.1661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor si raspunde de transferul corect si la timp a soldurilor ramase neutilizate la sfarsitul anului.
Cap. 3 PROCEDURA DE ANGAJARE, LICHIDARE, ORDONANłARE ŞI PLATĂ A CHELTUIELILOR În conformitate cu Legea 500/2002 a finantelor publice Legea bugetară anuală prevede şi autorizează, pentru anul bugetar, veniturile şi cheltuielile bugetare, precum şi reglementări specifice exercińiului bugetar. Sumele aprobate, la partea de cheltuieli, prin buget în cadrul cărora se angajează, se ordonanńează şi se efectuează plăńi, reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite. Angajarea cheltuielilor fonduri publice bugete se face numai în limita creditelor bugetare aprobate. Ordonatorii de credite au obligańia de a angaja şi de a utiliza creditele bugetare numai în limita prevederilor şi destinańiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituńiilor publice respective şi cu respectarea dispozińiilor legale. Ordonatorii de credite răspund, potrivit legii, de: a) angajarea, lichidarea şi ordonanńarea cheltuielilor în limita creditelor bugetare repartizate şi aprobate; b) realizarea veniturilor; c) angajarea şi utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare; d) integritatea bunurilor încreńate instituńiei pe care o conduc; e) organizarea şi Ńinerea la zi a contabilităńii şi prezentarea la termen a situańiilor financiare asupra situańiei patrimoniului aflat în administrare şi execuńiei bugetare; f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achizińii publice şi a programului de lucrări de investińii publice; g) organizarea evidenńei programelor, inclusiv a indicatorilor aferenńi acestora; h) organizarea şi Ńinerea la zi a evidenńei patrimoniului, conform prevederilor legale. Angajarea, lichidarea şi ordonanńarea cheltuielilor fonduri publice se aprobă de ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectuează de către contabil. Angajarea şi ordonanńarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control financiar preventiv propriu, potrivit dispozińiilor legale. Angajarea, lichidarea, ordonanńarea şi plata cheltuielilor este reglementata de Legea FinanŃelor Publice 500/2002 şi de Orul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanńarea şi plata cheltuielilor instituńiilor publice, precum şi organizarea, evidenńa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale. InstituŃiile de învăńământ superior utilizează, la fel ca toate instituńiile publice, indicatorii specifici ai execuńiei bugetare, şi anume: -plăńile de casă, adică utilizarea resurselor financiare conturile deschise la Trezoreria Statului, pe subdiviziunile clasificańiei bugetare, -cheltuielile efective, adică utilizarea resurselor financiare şi materiale pentru realizarea acńiunilor. Organizarea evidenńei execuńiei bugetare se face pe cele trei componente : -evidenńa angajării creditelor bugetare, prin conturile în afara bilanńului, -evidenńa plăńilor de casă, care se execută prin contul de disponibil, analitic pe toate subdiviziunile clasificańiei bugetare,
-evidenńa cheltuielilor efective, cuprinsă în conturi contabile distincte pe subdiviziunile clasificańiei bugetare. ExerciŃiul bugetar corespunde unui an calendaristic. Incheierea exercituiului financiar se face în conformitate cu orele Ministerului FinanŃelor Publice şi cuprinde operańiunile şi lucrările efectuate în ultima parte a anului: -inventarierea patrimoniului; -încheierea execuńiei prin stabilirea rezultatelor; -întocmirea bilanńului, a conturilor de execuńie si anexelor la bilant. OperaŃiunile specifice angajării, lichidării,ordonanńării şi plăńii cheltuielilor se stabilesc prin decizie a rectorului, care nominalizează persoanele împuternicite să efectueze aceste operańii precum şi răspunderea pentru efectuarea lor. 1. ANGAJAREA CHELTUIELILOR A. ANGAJAMENT LEGAL Este faza sau procesul execuńiei bugetare reprezentând orice act juridic care rezultă o obligańie pe seama fondurilor publice şi a veniturilor proprii. Se prezintă sub formă scrisă, este semnat de ordonatorul de credite şi ia forma unui contract de achizińie, comandă, convenńie, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, ore de deplasare, etc. Înainte de a angaja şi utiliza un credit bugetar, ordonatorii de credite trebuie să se asigure că măsura luată respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienńei cheltuielilor. Utilizarea creditelor trebuie sa fie precedate de o evaluare care să asigure faptul că rezultatele obńinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate. Angajarea cheltuielilor se efectuează în tot cursul exercińiului bugetar, fără a depăşi anul calendaristic bugetar şi reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite. B. ANGAJAMENT BUGETAR (anexa 2) Reprezintă orice act prin care o autoritate competentă afectează fonduri publice, unor anumite destinańii, în limita creditelor bugetare aprobate. 1. ANGAJAMENT BUGETAR GLOBAL priveşte cheltuielile curente de funcńionare de natură administrativă, cum ar fi: - cheltuieli de deplasare - cheltuieli de personal - cheltuieli de întreńinere şi gospodărie (încalzit, iluminat, apă, canal,salubritate, poştă, telefon, furnituri de birou, etc.) - cheltuieli cu asigurările - cheltuieli cu chiriile - cheltuieli cu abonamente la reviste, buletine lunare - cheltuieli cu service la utilaje, aparatură, etc. - cheltuieli cu bursele - cheltuieli cu salariile, etc. 2. ANGAJAMENT BUGETAR INDIVIDUAL (anexa 3) Costituie un angajament specific unei noi operańiuni care urmează să se efectueze. PROPUNEREA DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI (anexa 1)
Se înaintează de compartimente, timp, persoanei care exercită controlul financiar preventiv, pentru a da posibilitatea acesteia să îşi exercite atribuńiile Trebuie însońite de toate documentele de justificare aferente şi informańii solicitate de persoana care exercită CFP * (CHECK - LIST) După avizarea de CFP a angajamentului bugetar individual sau global acesta se semnează de ordonatorul de credite şi se transmite persoanei cu atribińiuni pentru înregistrarea în evidenńă a cheltuielilor angajate. Angajarea cheltuielilor trebuie să se facă întotdeauna în limita disponibilului de fonduri existente şi respectiv, în limita disponibilului de credite de angajament, pentru acńiuni multianuale. Este întocmită de compartimentele de specialitate.. De întocmirea ei răspund conductăorii structurilor universităńii, care inińiază o cheltuială. LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE B.1. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - Programul anual al achizińiilor publice 1.2. - Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achizińie 1.3. - AnunŃul/invitaŃia de participare la procedură 1.4. - DocumentaŃia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei 1.5. - Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere 1.6. - Ofertele 1.7. - Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere 1.8. - Comunicările către ofertanńi a rezultatului aplicării procedurii 1.9. - Documentul privind soluńionarea contestańiilor 1.10.- Actul de aprobare a documentańiei tehnico-economice a obiectivului de investińii (în cazul investińiilor) 1.11.- Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea efectuării cheltuielilor asimilate investińiilor (în cazul investińiilor) 1.12.- Anexele nr. 1 şi 2 la Orul ministrului finanńelor publice nr. 1.792/2002
2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1. 2.2. - Proiectul de contract/comandă 3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz 3.2. - Nivelul angajamentului bugetar 3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului câştigător 4. Contractul: 4.1. - Să fie cuprins în programul anual al achizińiilor publice 4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative 4.3. - Să prevadă constituirea garanńiei de bună execuńie 4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri cu respectarea legii 4.5. - Să prevadă actualizarea preńului cu respectarea legii 4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei 4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părńilor contractante ANEXA Nr. 1e) la normele metodologice LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A CONTRACTULUI/COMENZII DE ACHIZIłII PUBLICE FINANłATE INTEGRAL SAU PARłIAL DIN CREDITE EXTERNE RAMBURSABILE ŞI/SAU FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE B.2. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1. - Programul anual al achizińiilor publice 1.2. - Acordul/comanda de finanńare externă 1.3. - Documentul de aprobare a procedurii selectate pentru achizińie
1.4. - AnunŃul/invitaŃia de participare la procedură 1.5. - Documentele pentru elaborarea şi prezentarea ofertei 1.6. - Documentul de numire a comisiei de evaluare/negociere 1.7. - Ofertele 1.8. - Documentul de aprobare a hotărârii comisiei de evaluare/negociere 1.9. - Comunicările către ofertanńi a rezultatului aplicării procedurii 1.10.- Documentul privind soluńionarea contestańiilor 1.11.- Actul de aprobare a documentańiei tehnico-economice a obiectivului de investińii (în cazul investińiilor) 1.12.- Nota de fundamentare privind necesitatea şi oportunitatea efectuării cheltuielilor asimilate investińiilor (în cazul investińiilor) 1.13.- Anexele nr. 1 şi 2 la Orul ministrului finanńelor publice nr. 1.792/2002 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1. - Actele justificative de la pct. 1. 2.2. - Proiectul de contract/comandă 3. Încadrarea valorii contractului/comenzii în: 3.1. - Nivelul creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz 3.2. - Nivelul angajamentului bugetar 3.3. - Valoarea ofertei furnizorului/prestatorului/executantului 3.4. - Nivelul prevăzut în actul normativ care a aprobat împrumutul 4. Contractul: 4.1. - Să fie în programul anual al achizińiilor publice 4.2. - Să prevadă calitatea şi cantitatea produselor contractate, conform actelor justificative 4.3. - Să prevadă constituirea garanńiei de bună execuńie 4.4. - Să prevadă acordarea de avansuri, cu respectarea legii 4.5. - Să prevadă actualizarea preńului, cu respectarea legii 4.6. - Să fie încheiat în perioada de valabilitate a ofertei 4.7. - Să cuprindă datele de identificare a părńilor contractante 4.8. - Să se încadreze punct de vedere al obiectului în categoria cheltuielilor considerate eligibile, conform cu acordul/comanda de
finanńare externă şi cu regulile fiecărui organism finanńator ANEXA Nr. 1f) la normele metodologice LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND ORGANIZAREA ACłIUNILOR DE PROTOCOL, A UNOR MANIFESTĂRI CU CARACTER CULTURAL-ŞTIINłIFIC SAU A ALTOR ACłIUNI CU CARACTER SPECIFIC, INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV PE CATEGORII DE CHELTUIELI B.14. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Nota de fundamentare a acńiunii de protocol a manifestării sau a acńiunii cu caracter specific, după caz 2.2.- Documente transmise de parteneri cu privire la participarea la acńiune 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1.- Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- Actul intern de decizie, inclusiv devizul 3. Stabilirea corectă a valorii devizului 4. Încadrarea valorii devizului în: 4.1.- Nivelul creditelor bugetare 4.2.- Nivelul angajamentului bugetar 4.3.- Limitele prevăzute de normele legale 4.4.- Nivelul prevăzut de actul normativ de aprobare a acńiunii (unde este cazul)
ANEXA Nr. 1g) la normele metodologice LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ACTULUI INTERN DE DECIZIE PRIVIND DEPLASAREA ÎN STRĂINĂTATE, INCLUSIV DEVIZUL ESTIMATIV DE CHELTUIELI B.15. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Nota de fundamentare a deplasării în străinătate 1.2.- InvitaŃii, comunicări, alte documente de la partenerul extern 1.3.- Nota-mandat privind deplasarea 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1.- Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- Actul intern de decizie, inclusiv devizul 3. Stabilirea corectă a valorii devizului 4. Încadrarea valorii devizului în: 4.1.- Nivelul creditelor bugetare 4.2.- Nivelul angajamentelor bugetare 4.3.- Baremurile prevăzute de normele legale 2. LICHIDAREA CHELTUIELILOR Este faza în care se verifică existenńa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică condińiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operańiunile respective, recepńiile sau realitatea serviciului efectuat (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate).
Prin acordarea semnăturii şi a menńiunii Bun de plată se atestă pe proprie răspundere că drepturile stabilite au fost verificate şi sunt corecte. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială a instituńiei publice pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligańiei de plată fată de terńii creditori. De parcurgerea acestei etape răspund conducătorii serviciilor de specialitate universitate, şi anume: -pentru datele referitoare la calculul salariilor şef departament resurse umane- salarizare; - pentru cheltuieli de perfecńionare şi specializare profesională a angajańilor decani, directori, sefi departamente, şef servicii; - pentru cheltuieli de burse - secretarul prorectorului probleme sociale; - pentru deconturi de deplasare - decani, directori, sefi departamente, şef servicii; - pentru deconturi cheltuieli materiale şi gospodăreşti - şef serviciu administrativ, - pentru decontarea facturilor de achizińii, reparańii, service, cheltuieli de întreńinere, gospodăreşti, utilitati etc. - şef serviciu administrativ; -pentru cărńi - director bibliotecă; -chirii, lucrări de investińii, reparańii clădiri, reabilitări, moderizări şef serviciu tehnicinvestitii. 3. ORDONANłAREA CHELTUIELILOR Este faza în care se confirmă că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanńe au fost verificate şi că plata poate fi realizată. OrdonanŃarea de plată (anexa 4) Este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispozińie conducatorului compartimentului financiar să întocmească instrumentele de plată. Trebuie însońită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor autorizate compartimentele de specialitate, care să confirme corectituea sumelor de plată, livrarea şi recepńionarea bunurilor, executarea lucrărilor, prestarea serviciilor, existenńa unui alt titlu care să justifice plata. Pentru plata în rate sau avansuri acordate se procedeaza astfel: - prima ordonanńare de plată va fi însotită de documentele justificative în original - ordonanńările de plată ulterioare vor face referire la documentele deja transmise compartimentului financiar - ordonanńarea de plată finală va purta menńiunea că operańiunea s-a finalizat. - trebuie să poarte viza C.F.P. deoarece nici o ordonanńare de plată nu poate fi prezentată spre semnare ordonatorului de credite decât după ce persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv a acordat viza. Dupa aprobarea ordonanńării de plată, acesta împreună cu toate documentele justificative ( CHECK - LIST) în original, se înaintează conducătorului compartimentului financiar pentru plată. Întocmirea ei se face, după cum urmează: - serviciul administrativ pentru: achizińii, reparańii utilaje, cheltuieli de întreńinere, service,etc; - serviciul salarizare pentru: calculul salariilor şi obligańiile către bugetul statului tichete de masă; - serviciul contabilitate pentru: deconturi deplasare, transport studenńi, protocol, practică studenńi,cărńi,chirii, reparatii capitale, investińii,burse, etc; Răspunderea pentru angajarea, lichidarea şi ordonanńarea cheltuielilor revine ordonatorului de credite bugetare sau persoanelor împuternicite să exercite această calitate prin delegare, potrivit legii.
ANEXA Nr. 1h) LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE PLATĂ PRIVIND ACHIZIłIA PUBLICĂ DE PRODUSE Cod C.1. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Angajamentul bugetar global/individual 1.2.- Contractul/comanda (sau altă formă de angajament juridic) 1.3.- Factura fiscală (cod 14.4.10), factura (cod 14.4.10/a A) sau alte tipuri de facturi, aprobate conform prevederilor legale 1.4.- Procesul-verbal de recepńie (cod 14.2.5) sau Nota de recepńie şi constatare de diferenńe (cod 14.3.1 A) 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1.- Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- OrdonanŃare de plată 3. Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată 4. Încadrarea sumei propusă pentru plata în: 4.1.- Nivelul angajamentului bugetar 4.2.- Nivelul angajamentului legal 4.3.- Valoarea cheltuielilor lichidate 4.4.- Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de disponibil, după caz 5. CorespondenŃa datelor ordonanńarea de plată cu cele actele justificative pentru: 5.1.- Natura cheltuielii 5.2.- Numărul şi data emiterii facturii 5.3.- Beneficiarul sumei 5.4.- Banca beneficiarului 6. CorespondenŃa tre conńinutul actelor justificative în ceea ce priveşte:
6.1.- Cantitatea de produse recepńionate 6.2.- Calitatea produselor recepńionate 6.3.- PreŃul unitar al produselor recepńionate 6.4.- Termenele de livrare 6.5.- ModalităŃile de plată NOTĂ: În cazul ordonanńărilor de plată privind achizińia publică de servicii sau lucrări, prezenta listă de verificare (check-list) se va adapta corespunzător. [ANEXA Nr. 1i) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRILOR DE PLATĂ PENTRU SUBVENłII, TRANSFERURI, PRIME SAU ALTE PLĂłI DIN FONDURI PUBLICE ACORDATE AGENłILOR ECONOMICI SAU ALTOR BENEFICIARI LEGALI C.5. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Angajamentul bugetar global/individual 1.2.- Nota de fundamentare 1.3.- DocumentaŃia specifică, conform actului normativ care reglementează domeniul 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1 - Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- OrdonanŃarea de plată 3. Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată 4. Încadrarea sumei propusă pentru plata în: 4.1.- Nivelul angajamentului bugetar 4.2.- Nivelul angajamentului legal 4.3.- Nivelul sumei datorate rezultat în urma operańiunii de lichidare 4.4.- Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de
disponibil, după caz 5. CorespondenŃa datelor ordonanńa de plată cu cele actele justificative pentru: 5.1.- Natura plăńii 5.2.- Beneficiarul sumei 5.3.- Banca beneficiarului sumei [ANEXA Nr. 1j) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE PLATĂ EXTERNĂ PRIVIND ALTE PLĂłI DECÂT CELE AFERENTE ÎMPRUMUTURILOR EXTERNE C.8. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Angajamentul bugetar global/individual 1.2.- Nota de fundamentare 1.3.- Contractul de furnizare/servicii/lucrări 1.4.- Factura externă 1.5.- Documente de transport, vămuire, recepńie, situańii de lucrări, după caz 1.6.- Documente specifice care rezultă actul normativ ce reglementează domeniul 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1.- Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- OrdonanŃarea de plată externă 3. Stabilirea corectă a sumei propusă pentru plată 4. Încadrarea sumei prevăzută pentru plata în: 4.1.- Nivelul angajamentului bugetar 4.2.- Nivelul angajamentului legal
4.3.- Nivelul sumei datorate rezultat în urma operańiunii de lichidare 4.4.- Disponibilul în cont 5. CorespondenŃa datelor ordonanńarea de plată externă cu cele actele justificative pentru: 5.1.- Natura plăńii 5.2.- Beneficiarul sumei 5.3.- Banca beneficiarului sumei [ANEXA Nr. 1k) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE AVANSURI (ÎN LEI) ACORDATE UNOR TERłE PERSOANE JURIDICE ÎN CADRUL CONTRACTELOR ÎNCHEIATE C.10. Nr. Obiectivele verificării crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Angajamentul bugetar global/individual 1.2.- Nota de fundamentare 1.3.- Contractul de furnizare/servicii/lucrări 1.4.- Solicitarea de acordare a avansului 1.5.- Documentul prin care se constituie garanńia legală 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1.- Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- OrdonanŃarea de plată a avansului 3. Stabilirea corectă a sumei prevăzută pentru plată 4. Încadrarea sumei propusă pentru plata în: 4.1.- Nivelul angajamentului bugetar 4.2.- Nivelul angajamentului legal 4.3.- Disponibilul cont
5. CorespondenŃa datelor ordonanńarea de plată a avansului cu cele actele justificative pentru: 5.1.- Natura plăńii 5.2.- Beneficiarul sumei 5.3.- Banca beneficiarului sumei [ANEXA Nr. 1l) la normele metodologice] LISTA DE VERIFICARE (CHECK-LIST) A ORDONANłĂRII DE PLATĂ ALE SALARIILOR, ALTOR DREPTURI SALARIALE ACORDATE PERSONALULUI, PRECUM ŞI ALE OBLIGAłIILOR FISCALE AFERENTE ACESTORA C.14. Nr. Obiectivele verificării Crt. 1. ExistenŃa actelor justificative 1.1.- Centralizatorul lunar al statelor de salarii 1.2.- SituaŃia privind repartizarea pe luni a cheltuielilor de personal 1.3.- SituaŃia privind monitorizarea cheltuielilor de personal 1.4.- Statul de funcńii 1.5.- Bugetul aprobat 2. ExistenŃa vizelor, certificărilor, aprobărilor, altor semnături legale, după caz, pentru: 2.1.- Actele justificative de la pct. 1. 2.2.- OrdonanŃarea de plată 3. Încadrarea sumei propusă la plata în: 3.1.- Nivelul angajamentului bugetar 3.2.- Valoarea cheltuielilor lichidate 3.3.- Creditele bugetare deschise/repartizate sau existente în conturi de disponibil, după caz 4. Încadrarea numărului de personal statul de salarii în: 4.1.- Numărul maxim de personal stabilit prin buget
4.2.- Numărul rezultat statul de funcńii 5. CorespondenŃa datelor ordonanńarea de plată cu cele actele justificative pentru: 5.1.- Tipul plăńii 5.2.- Beneficiarul sumei 5.3.- Banca beneficiarului sumei 4. PLATA CHELTUIELILOR Este faza prin care instituńia publică este eliberată de obligańiile sale fańă de terńii creditori a) este asigurată de şeful compartimentului financiar în limita disponibilităńilor aflate în conturi. b) Se efectuează dacă sunt îndeplinite condińiile: - cheltuielile au fost angajate, lichidate şi ordonanńate - exista disponibilităńi în conturi bancare - subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective - exista toate documentele care să justifice plata - semnăturile de pe documentele justificative aparńin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta - beneficiarul sumelor este cel îndreptăńit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat - suma datorată beneficiarului este corectă - documentele de angajare şi ordonanńare au primit viza de C.F.P. - documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular - alte condińii prevăzute de lege c) Orele de plată se emit pe numele fiecărui furnizor, creditor, etc. Vor fi datate şi vor avea înscrise în spańiul rezervat - obiectul plăńii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata. Ele se înscriu într-un registru, purtând numere de ore unic, începând cu numarul 1 în ore crescatoare. Nu pot cuprinde plăńi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Se semneaza de şeful compartimentului financiar şi persoanele cu atribuńii în efectuarea plăńilor. d) plata în numerar se efectuează pentru următoarele categorii de cheltuieli: deplasări, burse, ajutoare sau alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament. Institutiile publice vor lua măsurile necesare pentru reducerea la maximum a plăńilor în numerar. e) DispoziŃia de plată - încasare către casierie (cod 14-4-4) se semnează de şeful compartimentului financiar şi de persoanele cu atribuńii în efectuarea plăńilor în numerar. Calendarul activităńilor şi plata lor: 1.Salarii :data de prezentare a pontajelor la epartamentul resurse umane-salarizare 30 ale lunii in curs;
[Type text] -data de prezentare a statelor de plată, însońite de ordonanńarea la plată a lor, către serviciul financiar 10 ale lunii următoare celei de plată; - data de control salarii- 12 ale lunii următoare celei de plată; - plata salariilor se face în data de 14 ale lunii pentru luna precedentă; 2 Declaratii la asigurări sociale de sănătate, şomaj, pensii datele personalului, pe suport magnetic sunt prezentate de serviciul salarizare, până în data de 25 ale lunii urmatoare, la direcńiile respective. 3. Declaratia privind obligatiile de plată la bugetul general cosolidat-după confruntarea datelor cu serviciul salarizare se depune pe suport magnetic, de către serviciul financiar, până în data de 25 ale lunii următoare. 4. Burse pâna în data de 14 ale lunii se înaintează, de către secretariate şi serviciu doctorate, pe suport magnetic, dupa modelul de soft al băncilor, statele de plată cu beneficiarii burselor către Serviciul financiar;plata se efectuează în trei zile lucrătoare; 5. Facturi de achizitii, service, cheltuieli de întretinere,chirii,concesiuni, etc însońite de ordonanńări de plată, se prelucreaza de catre serviciul administrativ in maxim 5 zile lucratoare de la primirea facturilor si se inainteaza servciiului financiar pentru plata. Termen efectuare plati de catre serviciul financiar - 3 zile lucrătoare de la data primirii facturilor cu toate documentele justificative anexate. 5. ALTE OBLIGAłII a) Se vor nominaliza persoanele cadrul facultăńilor, departamentelor şi compartimentelor funcńionale care au ca atribuńii propunerile de angajamente legale şi bugetare, şi vor înainta compartimentului financiar specimenele de semnături. b) InstituŃiile publice, indiferent de subordonare şi de modul de finanńare a cheltuielilor, au obligańia să organizeze evidenńa angajamentelor bugetare şi legale. Scopul organizării evidenńei angajamentelor bugetare este de a furniza informańii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercińiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare şi prin comparańie să se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor. Scopul organizării evidenńei angajamentelor legale este de a furniza informańii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercińiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Principalele atribuńii ale acestora privesc: a) evidenńa creditelor bugetare aprobate în exercińiul bugetar curent, precum şi a modificărilor intervenite pe parcursul exercińiului bugetar curent cu ajutorul contului 940 "Credite bugetare aprobate"; b) evidenńa angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950 "Angajamente bugetare"; c) compararea datelor conturile 940 "Credite bugetare aprobate" şi 950 "Angajamente bugetare" şi determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate; d) evidenńa angajamentelor legale cu ajutorul contului 960 "Angajamente legale";
0 e) la finele lunii, reevaluarea angajamentelor legale exprimate în alte monede decât moneda nańională, la cursul de schimb valutar comunicat de Banca NaŃională a României, valabil pentru ultima zi lucrătoare a lunii. Contabilul şef va organiza evidenńa contabilă a angajamentelor bugetare şi legale şi raportarea acestora. Cap.4 PROCEDURA PRIVIND INREGISTRAREA, EVIDENTA, URMARIREA CLIENTILOR I..Primirea, verificarea, acordarea vizei de CFP si predarea documentelor pentru inregistrarea in evidenta contabila. l. Documentele care stau la baza angajamentelor cu clientii sunt: contracte (de furnizare,de lucrari, de prestari servicii, de inchiriere), comenzi si facturi fiscale. 2.Operatiunile economice care fac obiectul relatiilor cu clientii sunt: inchirieri de bunuri mobile si imobile, vanzari de produse activitatea proprie, tudii, proiecte, prestari servicii, distributia de energie termica, electrica si apa etc. 3.Contractele, comenzile se intocmesc de serviciile de specialitate (Conform Deciziei de CFP) si a legislatiei aferente si se depun la persoana cu atributii de CFP in vederea acordarii vizei. 4. Facturile emise pentru inchirieri de bunuri, prestari de servicii si furnizare de utilitati trebuie sa aiba la baza un contract. 5.Persoana cu atributii in acordarea vizei de CFP, verifica si acorda sau nu viza in conformitate cu prevederile deciziei de CFP si a normelor specifice, dupa care restituie contractele persoanei delegate de la compartimentele de specialitate. II Inregistrarea in evidenta contabila, analiza si urmarirea clientilor. l. In contabilitatea analitica a clientilor se inregistreaza operatiunile prevazute la capitolul I pentru care au fost emise facturi. 2. Evidenta contabila a clientilor se tine atat pe conturi sintetice, analitice de gradul I (surse de finantare) cat si pe fiecare client in parte. 3. Operarea in evidentele contabile a documentelor se face in termen de 48 ore de la primirea acestora, in conformitate cu monografia contabila aprobata. 4. Persoanele cu atributii in evidenta clientilor vor verifica in principal urmatoarele: - fiecare client trebuie sa aiba un cod unic de identificare, daca clientul respectiv este si furnizor atunci partenerul respectiv va fi declarat doar o singura data atribuindu-i-se doar un singur cod de identificare; - in fisa fiecarui client/partener vor fi completate toate datele de identificare prevazute de formatul electronic; - numele de sortare va avea obligatoriu un singur cuvant;
0 - este interzis a se atribui doua coduri de identificare unui singur client/partener (persoana juridica sau persoana fizica); - lunar pana in data de 20 ale lunii curente se vor analiza inregistrarile fisele de cont a tuturor clientilor, in vederea depistarii eventualelor erori de inregistrare sau de alta natura (ex. eroare privind sursa de finanatare) si corectarea acestora in timp util. -pentru contabilizarea unor regularizari privind incasarea unor clienti intre diverse surse de finantare, se va utiliza codul clientului respectiv (nu clienti diversi),pentru a nu denatura rulajul operatiunilor derulate cu acel furnizor; -in vederea calcularii corecte si operative a majorarilor de intarziere, la solicitarea persoanelor cu atributii de facturare compartimentele de specialitate, persoana care are sarcini de evidenta clientilor le va comunica data la care s-a incasat contracvaloarea facturilor (prin punerea la dispozitie a fisei de cont analitic); -trimestrial, clientilor cu sold, li se trimit extrase de cont pentru confirmare, iar in cazul in care aceste extrase nu sunt confirmate clientii respectivi vor fi invitati pentru efectuarea de punctaje; -in cazul in care clientii nu confirma extrasele de cont, nu accepta efectuarea de punctaje sau nu mai pot fi contaxctati, in termen de 20 zile de la initierea procedurii (trimiterea extrasului de cont), persoana care are sarcini de evidenta clientilor, remit notificari prin care se someaza clientii sa achite suma datorata in termen de 5(cinci) zile de la primirea notificarii; -daca in termenul acordat clientii nu au efectuat platile, persoana care are sarcini de evidenta a clientilor va intocmi un tabel nominal cu clientii aflati in aceasta situatie la care va anexa Extrasele de cont trimise si Notificarile impreuna cu confirmarea de primire a acestora de catre client sefului Serviciului Contabilitate; -in cel mai scurt timp, seful Serviciului Contabilitate va intocmi informari catre conducerea institutiei cu privire la clientii cu restante la plata ( la care va atasa si copii dupa documentele mentionate la alineatul precedent), unde se va hotari deschiderea de actiuni in justitie; -extrasele de cont de la sfarsitul anului, confirmate de clienti, se vor preda sefului Serviciului contabilitate pentru a fi atasate la Procesul verbal de inventariere. 5. Persoanele cu atributii in evidenta clientilor si seful Serviciului Contabilitate vor depune toate diligentele in vederea recuperarii in termen a sumelor datorate de clienti.