Universitatea Lucian Blaga din Sibiu Facultatea de Științe Economice asist. univ. dr. Alma Pentescu - Sibiu, 2015/2016 -
Ce este un proiect? Un proiect = o succesiune de activităţi conectate, întreprinse pt. o perioadă limitată de timp şi destinate să genereze un rezultat unic, dar bine definit. 1
Definit mai larg, un proiect = un pachet distinct de activităţi, mijloace şi investiţii; implementat într-o locaţie stabilită; de-a lungul unei perioade de timp, urmând un calendar predefinit; care contribuie la soluţionarea unei probleme, definite în relaţia cu nevoile grupurilor ţintă şi beneficiarilor; care tinde spre atingerea unui scop şi obţinerea unor rezultate bine determinate; are la bază un cost total necesar pt. realizarea activităţilor; prevede contribuţia financiară a finanţatorului şi, cu unele excepţii, a organizaţiei beneficiare.
Persoanele fizice şi organizaţiile derulează deseori activităţi ce nu intră în categoria proiectelor. În acest sens este important de reţinut că un proiect nu constă în: activitatea cotidiană a unei persoane fizice sau organizaţii; activităţi anterioare ce sunt repetate în același fel, în mod periodic (de ex.: concursuri, festivaluri, expoziţii, etc.); activităţi curente (regulate) organizaţionale (de ex.: şedinţe ale personalului organizaţiei).
Majoritatea proiectelor doresc să atingă un obiectiv cu totul nou. Acest obiectiv deosebeşte un proiect de o activitate de rutină cu caracter repetitiv. Majoritatea activităţilor se pot executa de mai multe ori, în timp ce proiectele se desfăşoară o singură dată, deşi fiind adaptat şi ajustat locului şi condiţiilor existente poate fi repetat și în altă locaţie. Un proiect constă într-o înşiruire de activităţi cu început şi sfârşit stabilite, activităţi ce sunt limitate de timp, resurse şi buget, în scopul atingerii obiectivului proiectului.
Care este diferența dintre un proiect și o activitate curentă? Proiect Durată limitată de timp (început și sfârșit clar definite) Rezultat unic Se finalizează după atingerea obiectivelor Activitate curentă Se derulează continuu Caracter repetitiv Obiectivele urmăresc menținerea afacerii
Care este diferența dintre un proiect și un program? Un proiect = un efort unic, făcut cu scopul de a produce ceva (un set de livrabile), în anumite constrângeri de timp, buget, resurse și calitate. Un program = un grup de proiecte corelate, ce sunt coordonate astfel încât să se obțină beneficii și un control ce nu ar fi posibile în cazul unui management individual al acestor proiecte. Programele pot include componente rezultate din activități exterioare scopului proiectelor din program.
Caracteristica anvergura durata bugetul rolul echipei orientarea evaluării Program componente de politică națională sau regională durată nedefinită sau de ordinul anilor buget alocat global și modificabil management (planificare, coordonare, control) asupra impactului și performanței Proiect inițiative locale sau subprograme luni (cel mai adesea) sau ani buget fix, alocat cu destinație precisă implementare asupra performanței
caracteristicile unui proiect = început și sfârșit clar definite: parcurgerea unui proiect de la început până la sfârșit implică o secvență bine definită de pași sau activități; folosește resurse (umane, timp și bani), special alocate acestuia; produce un rezultat unic: aceste rezultate au obiective specifice de calitate și performanță; urmărește un plan, are o abordare organizată pt. a satisface obiectivele stabilite; implică o echipă, care se ocupă de realizarea acestuia; are un set unic de stakeholderi (echipa de proiect, clienții, managerul de proiect, reprezentați ai guvernului, etc.). 2
Dați exemple de proiecte!
Exemple de proiecte individual: (re)decorarea dormitorului; de grup: organizarea unei nunți; la nivelul unei organizații (de ex. o companie de construcții): construcția podului Millenium din Londra; la nivelul unei echipe de proiect (special concepută pt. realizarea acestui proiect): organizarea Jocurilor Olimpice (de către comitetul pt. organizarea acestora); la nivel multinațional: proiectarea avionului Concorde (a fost rezultatul unui tratat guvernamental încheiat între guvernul francez și britanic, combinând eforturile companiilor Aérospatiale și British Aircraft Corporation).
alte exemple lansarea pe piață a unui nou produs sau serviciu; construirea sau modernizarea unui spital; implementarea unui nou sistem informațional într-o organizație; construirea unei clădiri, autostrăzi, căi ferate, etc.; derularea unei campanii electorale;
schimbarea grilei de programe la un post de televiziune; realizarea unui film; activitatea de cercetare cu un obiectiv bine delimitat (în domeniul științelor socio-umane sau în domeniul științelor exacte); înființarea unei întreprinderi agricole sau zootehnice; înființarea unui ziar.
Dimensiuni cheie Calitate Costuri (bani și/sau alte resurse) Rezultate specifice Timpul necesar (durata) Un bun manager va negocia în privinţa celor 4 dimensiuni rezultate, timp, cost și calitate pt. a satisface diferitele nevoi (ale organizaţiei, clienţilor, membrilor echipei). 3
Întrebări esențiale (1) Ce se va schimba? De ce este necesară schimbarea? Când va avea loc schimbarea? Cum se va realiza schimbarea? Cât costă și cum este finanțată schimbarea? Cine își asumă responsabilitatea pt. schimbare? Cui aparțin rezultatele în urma schimbării? 4
Cât va dura proiectul? Întârzierea unei anumite activități / a unui set de activități va provoca întârzierea întregului proiect? Resursele puse la dispoziție sunt suficiente pt. a putea respecta planificare inițială? Standardele de calitate și cele de natură tehnică pot fi respectate în contextul constrângerilor financiare și de timp? 5
Ciclul de viață al unui proiect 6 Proiectul este identificat, este analizată fezabilitatea sa şi se întocmesc estimările iniţiale cu privire la costuri. Se predefinesc rezultatele urmărite și timpul necesar. Se ia decizia de a implementa sau nu proiectul. Proiectul este dezvoltat în detaliu şi se iau decizii cu privire la cine, ce şi când va trebui să îndeplinească activităţile şi sarcinile previzionate. Se redefinesc costul şi timpul estimate. Se folosesc proceduri de monitorizare, control şi previzionare. Se urmărește ce s-a făcut şi ce nu, ce s-a cheltuit şi ce nu s-a cheltuit, ce ar fi trebuit şi ce nu ar fi trebuit să se facă. Are loc revizuirea şi auditul proiectului + destrămarea echipei de proiect.
Ce ar putea funcționa prost în realizarea unui proiect
De ce eșuează unele proiecte? gestionare ineficientă a timpului banilor probleme de comunicare obiective prost def.
Surse bibliografice 1, 2 lect. univ. dr. Troancă Dumitru, Managementul proiectelor (suport de curs), p. 1-2 3 Idem, p. 3 4, 5 Alina Bârgăoanu, Managementul proiectelor (curs), www.comunicare.ro, p. 11-12 6 Meri Williams, The Principles of Project Management, SitePoint Pty. Ltd., 2008, p. 3