SISTEMUL INFORMAŢIONAL LOGISTIC: COMPONENTE ŞI MACRO PROCESE

SISTEMUL INFORMAŢIONAL LOGISTIC: COMPONENTE ŞI MACRO PROCESE (LOGISTICS INFORMATION SYSTEM: COMPONETS AND MACRO PROCESSES) Abstract: The logistics information system is part of the information system of the organization that is integrated in the supply chain and is correlated with the partner organizations. An effective logistics information system ensures communication on two levels, between organizations and within the organization. According to the types of activities considered, the major components of the logistics information system are the following: order management system, warehouse management system, transportation management system. The role of these components is to support the planning, implementation and the control of specific logistics activities. The paper presents examples of data that are provided by each of the three components of the logistics information system. From an organizational perspective, there are three macroprocesses within the supply chain: customer relationship management, internal supply chain management and the supplier relationship management. The paper also details the processes and activities that characterize each of the logistics macro processes. Key words: logistics, information systems, components, macro processes JEL Classification: M30, M31, M39 Importanţa sistemului informaţional în cadrul lanţului de aprovizionare livrare înregistrează o evoluţie ascendentă, ca urmare a creşterii rolului informaţiei în managementul eficace şi eficient al fluxurilor de produse şi al relaţiilor cu organizaţiile partenere, în vederea satisfacerii nevoilor şi aşteptărilor acestora. Comparativ cu managementul logistic ce pune accentul preponderent pe integrarea internă a activităţilor logistice şi integrarea cu celelalte funcţii ale organizaţiei, managementul lanţului de aprovizionare livrare vizează concomitent integrarea internă şi externă. În acest context, esenţa procesului de integrare cu organizaţiile partenere constă în fluxurile de informaţii între acestea şi accesarea în comun a unor informaţii capabile să contribuie la intercorelarea strategiilor şi operaţiunilor participanţilor la fluxurile de produse şi servicii din lanţul de aprovizionare livrare. Sistemul informaţional logistic al unei organizaţii constă în resursele umane, echipamentele, soluţiile informatice, metodele şi procedurile utilizate pentru asigurarea datelor şi informaţiilor necesare pentru adoptarea deciziilor strategice şi operaţionale referitoare la activităţile logistice ale organizaţiei. Activităţile pe care le presupune îndeplinirea rolului SIL constau în specificarea, culegerea, prelucrarea, analiza, interpretarea, raportarea şi distribuirea informaţiilor. Pentru a fi utile procesului decizional logistic, informaţiile trebuie să aibă următoarele caracteristici: actualitate, relevanţă, acurateţe, accesibilitate. Informaţiile perimate nu sunt capabile să fundamenteze decizii adecvate în domeniul logistic. Modul în care piaţa a evoluat într o perioadă anterioară nu reflectă cu certitudine evoluţia sa actuală şi viitoare. Managerii lipsiţi de informaţii actuale referitoare la piaţă, organizaţiile partenere, competitori şi propriul sistem logistic îşi asumă riscuri majore în privinţa nivelului performanţelor viitoare ale organizaţiei. Utilitatea informaţiilor furnizate de sistemul informaţional logistic este determinată de măsura în care sunt concordante cu nevoile specifice ale decidenţilor. Tipul de informaţii

disponibile şi gradul lor de agregare influenţează relevanţa în raport cu o anumită decizie. Organizaţiile trebuie să se asigure că managerii pot obţine informaţiile dorite, în forma adecvată. Este de preferat ca sistemul informaţional logistic să fie capabil să ofere datele/informaţiile adecvate, în loc să acumuleze mari volume de date neimportante. Această caracteristică indică gradul în care informaţia reflectă realitatea. Fiecare manager doreşte ca sistemul să fie cât mai aproape de unul ideal şi să îi ofere informaţii cu un grad de acurateţe de 100%. Informaţiile cu un grad înalt de acurateţe nu garantează o decizie cu rezultate excelente, dar un grad scăzut de acurateţe este, în mod cert, generatorul unor decizii cu impact nedorit asupra organizaţiei şi chiar a partenerilor săi. Pentru fundamentarea deciziilor strategice sau tactice, informaţiile trebuie să fie disponibile exact în momentul în care managerii au nevoie de acestea. Adesea, o informaţie care nu poate fi accesată la momentul potrivit nu va mai avea aceeaşi utilitate ulterior. Chiar şi o informaţie care există în sistem, dar nu poate fi accesată cu uşurinţă, într un interval de timp foarte scurt, chiar în timp real, afectează funcţionarea şi performanţele sistemului logistic. Informaţiile actuale, relevante, cu un grad înalt de acurateţe, uşor şi rapid accesibile asigură vizibilitatea la nivelurile succesive din cadrul lanţului de aprovizionare livrare, precum şi la nivelul întregului sistem logistic. O bună vizibilitate pe o arie extinsă permite adoptarea unor decizii adecvate, care să contribuie la îndeplinirea obiectivelor sistemului logistic şi ale partenerilor din lanţul de aprovizionare livrare. Informaţiei îi revine astfel are un rol crucial pentru îmbunătăţirea performanţelor sistemului logistic al organizaţiei şi pentru creşterea competitivităţii organizaţiilor din lanţul de aprovizionare livrare, în raport cu membrii altor reţele parteneriale existente în cadrul pieţei. Pentru fundamentarea deciziilor referitoare la componentele sistemului logistic şi la inserarea eficace a organizaţiei în lanţul de aprovizionare livrare, sunt necesare informaţii privind starea actuală, dinamica şi tendinţele viitoare din mediul intern al organizaţiei, din macro şi micromediul extern al acesteia. Sistemul informaţional are menirea de a identifica nevoile specifice de informaţii ale managerilor responsabili de sistemul logistic sau de lanţul de aprovizionare livrare, de a culege din surse primare şi secundare datele şi informaţiile respective şi de a le distribui în formatul adecvat, la momentul dorit, factorilor de decizie din această arie funcţională, precum şi managerilor din alte arii ale căror decizii sunt influenţate de sau influenţează performanţele sistemului logistic al organizaţiei. 2

Procesul de management logistic Analiză Planificare Implementare Control Date de intrare Activităţi de editare, sortare, prelucrare, stocare, analiză, interpretare a datelor/ informaţiilor Date de ieşire Sistemul informaţional logistic al organizaţiei Fig. 1 Corelaţia dintre sistemul informaţional logistic şi etapele procesului de management logistic Sistemul informaţional logistic este o parte a sistemului informaţional al organizaţiei, care, la rândul său, în cadrul lanţului de aprovizionare livrare, este corelat cu sistemele specifice ale organizaţiilor partenere. Un sistem informaţional logistic eficace asigură comunicarea pe două niveluri, respectiv intra organizaţional şi inter organizaţional. Din perspectivă intra organizaţională, este necesară realizarea schimburilor de informaţii între logistică şi celelalte arii funcţionale: marketing, producţie, financiară etc. Din perspectivă inter organizaţională, sistemul informaţional asigură armonizarea organizaţiei cu ceilalţi parteneri ai lanţului de aprovizionare livrare, mai precis cu furnizorii de bunuri sau servicii şi cu clienţii. Esenţa lanţului de aprovizionare livrare sporeşte importanţa sistemului informaţional în privinţa coordonării strategiilor şi operaţiunilor organizaţiilor partenere. Exemple de informaţii care pot face obiectul accesării comune de către părţi sunt cele referitoare la disponibilitatea produselor în stoc, stadiul onorării comenzilor, livrări, programarea producţiei, vânzări. În funcţie de tipurile de activităţi logistice vizate, componentele majore ale sistemului informaţional logistic al unei organizaţii sunt următoarele: sistemul de management al comenzilor, sistemul de management al depozitului, sistemul de management al transportului. Rolul acestor sisteme este de a susţine procesul de planificare, realizare şi control în cazul activităţilor referitoare la stocuri, depozite şi respectiv transport. 3

SI LAL SIO Furnizori Marketing SMD SMT Financiarcontabilitate Clienţi Vânzări SMC C&D 3PL Producţie Alţi parteneri Transportatori Fig. 2 Sistemul informaţional logistic parte integrantă a sistemului informaţional al organizaţiei şi a sistemului informaţional al lanţului de aprovizionare livrare În continuare, sunt prezentate informaţiile oferite şi funcţiile îndeplinite de fiecare dintre cele trei componente: sistemul de management al comenzilor (SMC), sistemul de management al depozitului (SMD), sistemul de management al transporturilor (SMT). Sistemul de management al comenzilor este constituit din două subsisteme, unul referitor la comenzile clienţilor, iar un altul privind propriile comenzi ale organizaţiei, adresate furnizorilor. Acest sistem este corelat cu cele de management al depozitului şi al transportului. În cazul relaţiilor cu clienţii, funcţiile îndeplinite de sistem sunt legate de asigurarea informaţiilor referitoare la următoarele aspecte: evoluţia şi structura cererii; existenţa unui anumit produs în stoc; locul în care este prezent produsul în reţeaua logistică; cantitatea disponibilă; programarea în timp a fabricaţiei unui anumit articol; intervalul de timp estimat până la livrarea produsului, stadiul onorării comenzii. Sistemul de management al comenzilor va obţine date din sistemul informaţional financiar al organizaţiei, cu scopul de a verifica creditul clientului. Prin funcţiile sale, acest sistem alocă produsele din depozit pe comenzi, diminuează stocul cu cantitatea livrată, stabileşte unitatea de producţie unde va fi fabricat produsul ce nu există în stoc, pregăteşte factura pentru produsele ce vor fi livrate conform comenzii. În cazul propriilor comenzi ale organizaţiei, sistemul informaţional îndeplineşte funcţii de evaluare a performanţelor furnizorilor, de asigurare a informaţiilor privind preţurile şi condiţiile contractuale, costurile de menţinere a produselor în stoc, costul comenzilor etc. Principalele tipuri de informaţii pe care le gestionează sistemul de management al depozitului se referă la următoarele activităţi logistice: recepţia mărfurilor, plasarea lor în spaţiul de depozitare, managementul stocurilor, prelucrarea comenzilor, preluarea mărfurilor din depozit, pregătirea livrării. Informaţiile din sistemul de management al depozitului sunt disponibile şi la nivelul sistemelor de management al comenzilor şi al transportului, cu scopul de a asigura corelarea diferitelor activităţi logistice. Funcţiile majore pe care le îndeplineşte un sistem de management al depozitului sunt următoarele: identificarea produselor şi a cantităţilor de produse recepţionate; stabilirea locului din spaţiul de depozitare unde va fi păstrat produsul; determinarea 4

rutei şi succesiunii operaţiunilor de plasare a produselor în spaţiul de depozitare; actualizarea înregistrărilor referitoare la cantitatea existentă în stoc şi locul unde se află produsele din stoc; transmiterea solicitărilor de completare a stocului, către serviciul/ departamentul de aprovizionare/ cumpărare; stabilirea succesiunii fluxurilor de produse care fac parte din structura unei comenzi, de la spaţiul de păstrare la rampa de încărcare în mijloacele de transport; determinarea rutei şi succesiunii operaţiunilor de preluare a produselor din spaţiul de depozitare; alocarea pe lucrători a operaţiunilor de preluare a produselor; planificarea utilizării spaţiului de depozitare etc. Sistemul de management al transportului este corelat cu celelalte două componente ale sistemului informaţional logistic. Acest sistem gestionează informaţiile referitoare la transportul materiilor prime/materialelor/produselor de la furnizori şi la transportul subansamblelor/componentelor/produselor la clienţi. Exemple de informaţii oferite de sistemul de management al transporturilor sunt: tarifele de transport; datele de livrare promise; intervalul de timp estimat până la livrare; dimensiunea loturilor de produse livrate; originile şi destinaţiile; locurile de oprire pe traseu; tipul de vehicule utilizate sau necesare; numărul şi capacitatea vehiculelor; costul minim al rutelor de transport; durata intervalului de încărcare/descărcare; restricţiile existente pe traseu; transportatorii utilizaţi de organizaţie; informaţii în timp real despre locul în care se află mijloacele de transport etc. Sistemul poate îndeplini toate sau unele dintre următoarele funcţii: selecţia modurilor de transport; alegerea celui mai bun transportator; consolidarea livrărilor; stabilirea rutelor de transport; programarea livrărilor; prelucrarea reclamaţiilor; monitorizarea livrărilor; plata şi verificarea documentelor de transport. Fiecare dintre cele trei componente ale sistemului informaţional logistic include informaţii şi instrumente necesare pentru susţinerea deciziilor în domeniul planificării, desfăşurării, monitorizării şi evaluării operaţiunilor logistice. Sistemul informaţional logistic este parte integrantă a sistemului informaţional al organizaţiei. Din perspectiva organizaţiei, în cadrul lanţului de aprovizionare livrare, pot fi identificate trei macro procese: managementul relaţiilor cu clienţii, managementul lanţului intern de aprovizionare livrare şi managementul relaţiilor cu furnizorii. Componentele sistemului informaţional logistic sunt determinate astfel nu numai de activităţile logistice propriu zise, ci şi de macro procesele ce se desfăşoară la nivelul organizaţiei, precum şi între aceasta şi organizaţiile cu care cooperează în lanţul de aprovizionare livrare. În ultimul deceniu, piaţa soluţiilor software logistice a fost marcată de apariţia unor soluţii integratoare, pentru managementul întregii organizaţii şi a soluţiilor specializate pe macro procesele din lanţul de aprovizionare livrare. Relevanţa macro proceselor pentru sistemul informaţional al organizaţiei este susţinută de esenţa managementului lanţului de aprovizionare livrare. Spre deosebire de viziunea logistică tradiţională, care vizează în mod prioritar integrarea internă a funcţiilor logistice la nivelul organizaţiei, perspectiva actuală, bazată pe conceptul de lanţ de aprovizionare livrare, este focalizată pe integrarea externă, pe armonizarea strategiei şi activităţilor organizaţiei cu cele ale partenerilor, fie ei furnizori, intermediari, prestatori terţi de servicii sau clienţi. 5

Macro procesele din lanţul de aprovizionare livrare Managementul relaţiilor cu furnizorii Managementul lanţului intern de aprovizionarelivrare Managementul relaţiilor cu clienţii Colaborarea în domeniul proiectării produselor Selecţia furnizorilor Negocierea Cumpărarea Colaborarea în domeniul aprovizionării Planificarea strategică Planificarea cererii Planificarea aprovizionării Onorarea comenzilor Serviciile pentru clienţi Marketingul Vânzările Managementul comenzilor Contactul cu clienţii (centre de contact) Fig. 3 Macro procesele şi procesele specifice din lanţul de aprovizionare livrare Managementul relaţiilor cu furnizorii vizează ansamblul raporturilor dintre organizaţie şi partenerii din amonte. Procesele pe care le implică managementul relaţiilor cu furnizorii şi activităţile specifice sunt următoarele: (i) colaborarea în domeniul proiectării produselor identificarea unor noi idei privind componentele produselor, în vederea unor efecte pozitive în privinţa costurilor de producţie, a timpului de livrare etc.; (ii) selecţia furnizorilor evaluarea prealabilă şi selecţia furnizorilor, evaluarea performanţelor furnizorilor pe parcursul derulării relaţiilor contractuale; (iii) negocierea stabilirea preţurilor şi altor aspecte financiare, a livrărilor de produse ce urmează a fi efectuate de furnizor (produse, cantităţi, locuri de livrare, transport etc.); (iv) cumpărarea achiziţia efectivă a produselor de la furnizori, pe baza comenzilor formulate de organizaţie; (v) colaborarea în domeniul aprovizionării în privinţa realizării de previziuni, a planificării producţiei şi a stocurilor. Managementul lanţului intern de aprovizionare livrare include operaţiunile derulate în interiorul organizaţiei. Procese şi activităţi specifice managementului lanţului intern de aprovizionare livrare sunt următoarele: (i) planificarea strategică amplasarea unităţilor de producţie, a depozitelor şi centrelor de distribuţie; (ii) planificarea cererii previzionarea cererii clienţilor, planificarea promoţiilor etc.; (iii) planificarea aprovizionării planificarea cumpărărilor, producţiei şi stocurilor, pe baza estimărilor referitoare la cerere; (iv) onorarea comenzilor corelarea comenzilor cu sursele de aprovizionare şi modalităţile de transport; (v) serviciile pentru clienţi asigurarea stocurilor de piese de schimb pentru clienţi şi programarea vizitelor de service la clienţi. Managementul relaţiilor cu clienţii este un macro proces esenţial pentru îndeplinirea obiectivelor organizaţiei şi a aşteptărilor clienţilor. În rândul proceselor şi activităţilor specifice 6

managementului relaţiilor cu clienţii, se înscriu următoarele: (i) marketingul evaluarea atractivităţii segmentelor şi a competitivităţii organizaţiei pe segmentele de piaţă, alegerea segmentelor de piaţă, stabilirea strategiilor şi tacticilor privind componentele mixului de marketing (produs, preţ, distribuţie, comunicaţie de marketing); (ii) vânzările configurarea soluţiilor pentru clienţi, accesarea informaţiilor referitoare la comenzile clienţilor; (iii) managementul comenzilor planificarea şi onorarea comenzilor clienţilor, asigurarea vizibilităţii pentru clienţi a stadiului onorării comenzilor ; (iv) contactul cu clienţii (centre de contact) soluţionarea problemelor clienţilor, facilitarea preluării comenzilor clienţilor şi a activităţii reprezentanţilor de vânzări etc. Managementul eficient şi eficace al acestor macro procese este facilitat de utilizarea noilor soluţii informatice care au fost lansate pe piaţă în deceniul actual. Focalizate pe managementul operaţional al lanţului de aprovizionare livrare, aceste soluţii sunt capabile să ofere un avantaj competitiv organizaţiilor utilizatoare. Totuşi, în absenţa unei strategii bine fundamentate, pentru îndeplinirea unor obiective specifice, măsurabile, fezabile, relevante şi ancorate în timp, orice soluţie oricât de sofisticată şi performantă este doar un alt instrument în panoplia specialiştilor, fără să constituie garanţia succesului de piaţă. BIBLIOGRAFIE 1. Alter, Steven Information Systems, 4th Edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey, 2002, p. 191. 2. Ballou, Ronald H. Business Logistics/Supply Chain Management, Fifth Edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey, 2004, p. 147. 3. Chopra, Sunil; Meindl, Peter Supply Chain Management. Strategy, Planning and Operation, Second Edition, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey, 2004, p. 515. 7