Prezentareaşi evoluţia sistemelor Enterprise Resource Planning 1
Agenda Curs ERP: Platforme integrate pentru afaceri Idei false despre ERP Beneficiişi costuri Personalizarea platformelor integrate Funcţionalitatea modulelor Arhitectura ERP Arhitectura extinsă a platformelor pentru afaceri ERP II - evoluţie tehnologică 2
Ce ne aşteaptă odată cu intrarea în Uniunea Europeană? învierea sau reinventarea afacerilor româneşti în mod cert trebuie să devenim competitivi globalizarea informaţională începe la nivelul fiecărei organizaţii 3
ERP un nou mod de viaţă o prezenţă obişnuită în marile corporaţii şi în companiile multinaţionale, un subiect extrem de popular (fierbinte), o industrie în care sunt vehiculate sume importante, un domeniu care oferă multiple oportunităţi pentru cariera profesională. 4
În România vorbim de alfabetizare ERP...... în altă parte se schimbă cu repeziciune generaţii de aplicaţii ERP. Creşterea şi succesul implementărilor ERP în noul mileniu depind de măsura în care suitele tradiţionale se pot extinde şi integra module din categoria Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) sau alte aplicaţii specifice Internet, Lumea hight-tech evoluează şi trage şi mediul organizaţional după ea... 5
Ce este ERP? Vorbim de o soluţie software integrată, care asigură schimbul de informaţii între toţi angajaţii din întreprindere, prin crearea şi exploatarea unei baze de date centralizate. ERP elimină barierele departamentale prin integrarea tuturor faţetelor activităţii într-o singură sursă de informare, accesibilă oricui. 6
Ce este ERP? ERP sprijină, automatizează procesele economice, ERP integrează toate informaţiile, ERP partajează toate informaţiile. 7
Definiţii, definiţii... ERP 1.... pachete de aplicaţii formate din mai multe module care sprijină toate ariile funcţionale: planificare, producţie, vânzare, marketing, distribuţie, contabilitate, financiar, resurse umane, gestiunea proiectelor, stocuri, service şi întreţinere, logistică şi e-business. Arhitectura sistemului facilitează integrarea transparentă a modulelor, asigurând fluxul informaţiilor între toate funcţiunile întreprinderii într-o manieră transparentă. 2.... o soluţie software completă şi atotcuprinzătoare pentru o întreprindere. 8
Definiţii, definiţii... ERP 3... o metodă pentru planificarea eficientă şi controlul tuturor resurselor necesare pentru preluarea, realizarea, expedierea şi contabilizarea comenzilor clienţilor în firmele de producţie, distribuţie ori servicii. 4.... un pachet de aplicaţii care promite integrarea completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei organizaţii. 5.... o bază de date, o aplicaţie, o interfaţă unificată pentru întreaga întreprindere. 9
Schema conceptuală a unui sistem ERP Rapoarte pt conducere C L I E N Ţ I Vânzări şi Distribu ţie Service post-vânzare Aplicaţii "front-office" Baza de date unică Personal- Salarizare Financiar Contabilitate Produc ţie Stocuri Aplicaţii "back-office" F U R N I Z O R I 10
Elementele unui sistem ERP BAZE DE DATE PROGRAME Culegere Stocare Prelucrare Comunicare DATE F U N CŢ I O N A L I T Ă Ţ I 11
De ce ERP? din raţiuni tehnologice (cum a fost Y2K), din raţiuni competitive (pentru a rămâne între cei buni), din raţiuni de eficienţă şi productivitate (prin reproiectarea proceselor), din raţiuni strategice (ridicarea calităţii sau fidelizarea clienţilor). 12
ERP - o noua fază în evoluţia integrării aplicaţiilor Anii '60 Aplicaţii pentru controlul stocurilor Anii '70 Material Requirements Planning (MRP) Anii '80 Manufacturing Resources Planning (MRP II) Anii '90 Enterprise Resource Planning (ERP) Anii 2000 Extended ERP (xrp sau ERP II) MRP un set de tehnici care utilizează inventarul, datele despre stocuri şi programul de producţie pentru a calcula necesarul de materiale, a lansa aprovizionarea şi a urmări asigurarea acestuia pe parcusul procesului de fabricaţie. MRP II planificarea operaţională a necesarului care susţine procesele de producţie, dar şi planificarea financiară, inclusiv elaborarea de scenarii sau simulări ce-ar fi dacă?. 13
Avantaj Informaţii de calitate Evitarea redundanţei datelor şi operaţiunilor Scăderea răspuns Adaptabilitate Scalabilitate Sistem de îmbunătăţit timpului de întreţinere Dimensiune colaborativă Deschidere către e-business Mod de concretizare Bază de date unică (date consistente şi corecte), rapoarte îmbunătăţite Baza de date unică elimină operaţiile repetitive de actualizare (introducere şi modificare) Rapoarte şi informaţii ad-hoc oferite de sistem Schimbările în procesele economice se reconfigurează uşor în sistemul ERP Structura modulară a sistemului adăugarea de noi componente facilitează Contractul de întreţinere pe termen lung cu furnizorul ERP nu este facultativ, ci face parte din proiectul ERP Module precum CRM sau SCM extind şi deschid sistemul către furnizori şi clienţi Arhitectura sistemelor ERP permite integrarea noilor 14 tipuri de aplicaţii e-business
Idei false despre ERP Implementarea unui sistem ERP este soluţia tuturor problemelor unei firme. Dacă o suită ERP a reuşit la o firmă, atunci aceeaşi suită are succes garantat la o altă firmă cu acelaşi profil. Furnizorul ERP ne spune ce ne trebuie, pentru că ştie cel mai bine ce înseamnă ERP. 15
Ce nu este ERP? ERP nu este un instrument transformă totul peste noapte. magic, care ERP nu se vinde cu garanţia succesului (se pot citi destule istorii de implementări eşuate). 16
Dezavantaj Proiecte consumatoare de timp Costuri mari Neconformitatea modulelor Dependenţa de furnizor Complexitate Necesitatea extinderii şi dezvoltării ulterioare a sistemului Mod de combatere/diminuare Implicarea activă a managementului, obţinerea consensului şi acceptului general Dificil şi nerecomandat Alegerea unui sistem ale cărui arhitectură şi componente corespund proceselor economice, culturii şi obiectivelor strategice ale organizaţiei Analiza atentă a celor două alternative: furnizor unic sau mai mulţi furnizori, prima însemnând implicarea furnizorului pe termen lung, a doua oferind şansa alegerii soluţiilor "best of breed" Selectarea doar a modulelor care sunt absolut necesare Poate fi eliminat, dar va reduce potenţialul sistemului, care va deveni la un moment dat ineficient 17
Beneficiile ERP integrarea datelor, informaţii în timp real în toate ariile funcţionale, acurateţea datelor din sistem (standardizare) disponibilitatea informaţiilor, acces rapid eficient, cu obţinerea rapoartelor dorite, impune aplicarea celor mai bune practici. şi 18
Caracteristici ERP structură modulară; bază de date unică; integrarea modulelor, astfel încât să fie asigurat fluxul de date între module, iar interfaţa a standard să mărească transparenţa a operaţională; flexibilitate posibilitatea de a adoptaşi integra soluţii catalogate drept "best business practices"; exploatare în timp real, dar şi cu opţiune de prelucrare pe loturi; deschidere către soluţii/aplicaţii Internet. 19
Dezavantajele ERP Consum mare de timp, Costuri exorbitante, Dependenţa de furnizor, Complexitate, Nevoia de investiţii pe termen lung. 20
ERP înseamnă: echipamente software oameni funcţiuni procese 21
Reprezentare sistem ERP C L I E N Ţ I Front-Office Vânzări şi distribuţie ie Service şi întreţinere Raportări şi analize Baza de date centrală Back-Office Financiar- Contabilitate Producţie Logistică& Stocuri F U R N I Z O R I Resurse umane 22
Costurile ERP Costul total depinde de: mărimea întreprinderii complexitatea proceselor economice numărul de module instalate metoda de implementare 23
Costurile ERP - O metodă simplă de estimare se bazează pe cifra de afaceri anuală a unei firme: Experienţa a demonstrat că suma alocată de o firmă pentru implementarea unui sistem ERP se încadrează între 1%şi 3% din cifra anuală de afaceri. Această sumă cuprinde atât licenţele software, echipementele necesare, câtşi costurile de implementare şi adaptare a soluţiei, taxa de mentenanţă pentru primul an, interfaţa cu alte aplicaţii deci toate costurile aferente unui sistem ERP introdus în firmă, reunite simplu sub denumirea cost total de deţinere (engl. "total cost of ownership ). 24
Costurile ERP Această estimare (procentele indicate sunt desprinse din practica altor implementări, o firmă poate merge şi pe 4 sau 5% dacă doreşte) este un reper necesar, mai ales în cazul firmelor care nu au experienţe anterioare cu implementarea de sisteme informatice. 25
Costurile ERP Investiţia iniţială: echipamente + software Pregătire şi instruire personal Consultanţă Plaja costurilor: 50.000 USD - 100.000.000 USD (software, hardware, servicii consultanţă, training, plata personalului implicat, ca şi a angajaţilor temporar) 26
Costurile ERP Software: : preţul este, de regulă, calculat pe modul (între 10,000 şi 100,000 USD) Echipamente: : în funcţie de infrastructura tehnologică existentă şi planurile de viitor Conversia datelor: pot fi preluate din vechiul sistem ori re-introduse manual în sistemul nou 27
Costurile ERP Costuri de customizare\personalizare (adaptarea la specific) - sunt costisitoare pe termen lung Costuri întreţinere - contract separat (aprox. 10% din costul software; include actualizare şi upgrade) Pregătireşi instruire personal - se recomandă alocarea a 25% din costul software (10,000 USD/zi!! ex. pentru o solutie din portofoliul SAP) 28
Costurile post-implementare ERP nu este o destinaţie, ci o călătorie. Sunt adesea uitate ori subestimate. Includ: Help Desk pentru utilizatori cursuri de instruire pentru utilizatori upgrade (pentru aplicaţii şi/sau echipamente) adaptarea aplicaţiilor 29
Exemplu Calcul cost proiect ERP Se decide achiziţia următoarelor module: Financiar-Contabilitate (contabilitate generală, debitori, creditori, mijloace fixe, contabilitate de gestiune) Producţie (planificare, programare, operaţional) Vânzări (previziuni, comenzi, facturare, analiză) Logistică (gestiune stocuri, aprovizionare) 30
Exemplu Calcul cost proiect ERP Preţul se calculează în funcţie de numărul de utilizatori. De exemplu pentru o solutie din portofoliul SAP, pentru 50 utilizatori, costul licenţelor elor pentru 4 module este 300.000000 USD. Pentru fiecare utilizator în plus se taxează 5.000 USD. Licenţele pachetului Tools and Utilities (generator de rapoarte, editor GUI, configurator aplicaţii, instrumente drill down): 30.000 000 USD (50 utilizatori) 31
Exemplu Calcul cost proiect ERP Costuri consultanţă (economic, tehnic, instructor personal): 4.200 USD/zi SAU 125.000-175.000 USD cost total. Costuri personalizare - se evaluează după stabilirea modificărilor necesare. Costuri întreţinere - 15% din costul licenţelor software (upgrade, actualizare şi asistenţă post- implementare) 32
Personalizarea soluţiilor ERP Adesea, aplicaţiile nu se potrivesc perfect cerinţelor beneficiaruluişi sunt solicitate modificări. Modificarea aplicaţiilor este costisitoare (bani+timp) şi adesea se face în detrimentul firmei şi din dorinţa utilizatorilor de a nu schimba nimic. Soluţiile ERP sunt gândite şi mulate pe practicile economice cele mai eficiente, iar organizaţiile trebuie să-şi reproiecteze procesele (BPR). 33
Personalizarea soluţiilor ERP Principiul călăuzitor: sistemul dorit îndeplineşte cel puţin 95% din cerinţele critice ale organizaţiei? De cele mai multe se impune reproiectarea proceselor (trecând peste protestele oamenilor) şi nu modificarea aplicaţiilor! (într-un studiu Forrester Research, doar 5% din firme au spus că au modificat aplicaţiile fără să schimbe procesele, iar 41% au spus că au reproiectat...) 34
Durata unui proiect ERP 3-12 luni pentru o firmă mică 12-14 luni pentru o firmă mare 3 ani pentru companiile transnaţionale, cu locaţii răspândite geografic 35
Apariţia beneficiilor unui sistem ERP După implementare urmează perioada de stabilizare, ce durează între 3 şi 10 luni şi în care apare chiar diminuarea performanţei ei firmei. 36
Vedere funcţională a ERP Funcţional, modulele ERP acoperă: Planificarea producţiei Gestiunea achiziţiilor Gestiunea stocurilor Interacţiunea cu furnizorii Gestiunea relaţiilor cu clienţii Urmărirea comenzilor Gestiunea financiară Gestiunea resurselor umane 37
Arhitectura sistemului aplicaţiilor de întreprindere Aplicaţii E-Business Suita ERP Financiar-Contabil şi/sau Producţie şi/sau Resurse umane etc. PLATFORMA SGBD SISTEM DE OPERARE HARDWARE Alte aplicaţii economice 38
Arhitectura cu trei straturi a unui sistem ERP Nivelul prezentare Staţii de lucru Nivelul aplicaţiei Servere de aplicaţii Nivelul bazei de date Server de baze de date 39
Funcţiile celor 3 straturi Nivelul prezentare constă din interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului Nivelul aplicaţie cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor la/de la serverele de baze de date Nivelul bazei de date - asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a meta-datelor cel mai adesea se regăseşte un SGBD relaţional dintre cele standardizate industrial care include şi un modul SQL 40
41
42
set de componente principale Nomenclatoare (fişiere de bază) de clienţi, furnizori, personal sub forma unor fişiere care reunesc toate datele de descriere a acestora şi interfaţează cu oricare modul care se serveşte de aceste date; 43
Contabilitate generală, numită şi componentă financiar-contabilă, tocmai pentru că asigură conducerea evidenţei contabileşi gestiunea financiară. Funcţionalităţile vizează: automatizarea înregistrării informaţiilor financiar-contabile preluate din documentele primare, cu preluarea automată a datelor din alte aplicaţii ale sistemului ERP şi realizarea evidenţei contabile complete, la nivel sinteticşi analitic. 44
De cele mai multe ori, această componentă acoperă doar cerinţele contabilităţii financiare, asigurând în primul rând obţinerea documentelor contabile de sinteză cerute de legislaţia în vigoare (bilanţul contabil, raportări de TVA, taxe şi impozite către buget) şi a celor de Evidenţă contabilă (note contabile, registru jurnal, fişe de conturi, registru de casă, jurnale de vânzări şi cumpărări, balanţa de verificare etc.). 45
Poate fi completată printr-una de analiză, tip Tablou de bord, care oferă informaţii privind performanţele firmei. Pe baza datelor din contabilitate sunt calculaţi diferiţi i indicatori ce ilustrează rezultatele financiare: veniturile şi cheltuielile pe produse/ servicii, situaţia disponibilităţilor financiare ale întreprinderii (analize de cash-flow) etc. 46
Încasări-plăţi gestionează încasările şi plăţile, efectuate pe baza mai multor tipuri de documente care creează obligaţii de plată sau încasare. Sunt urmărite termenele de plată (scadenţele) facturilor şi sunt întreţinute situaţiile facturilor restante la încasare sau plată. Evidenţa multi-valută este asigurată. Această componentă poate apare sub forma a două module: Debitorişi Creditori, care gestionează şi înregistrează creanţele şi datoriile întreprinderii. 47
Salarizare componentă legată adesea de cea de resurse umane, având ca obiect calculul şi evidenţa salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, a contribuţiei la bugetul statului şi al asigurărilor sociale. Date fiind condiţiile diferite în care se calculează salariile în firme, trebuie să se asigure un grad înalt de parametrizare şi personalizare. 48
Resurse umane - componentă care sprijină crearea unei politici de personal, susţinând activităţile de recrutare şi selecţie a personalului, analiza şi urmărirea forţei de muncă, instruirea şi dezvoltarea carierelor, crearea unui sistem de apreciere a performanţelor. Asigură gestiunea salariaţilor prin stocarea tuturor datelor despre aceştia, realizează managementul personalului şi sprijină procesul decizional. 49
Planificare producţie fiecare sistem are o modalitate specifică pentru identificarea activităţilor de producţie desfăşurate: plan de producţie, ordin de lucru, comandă etc. Planificarea vizează executantul, termenul, articolele de realizat, costul programat şi detaliile tehnice. 50
Imobilizări gestionează mijloacele fixe, dar şi obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acoperă întreaga durată de utilizarea activului şi se poate afla în orice moment care este starea acestuia şi operaţiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funcţiune casare). Oferă multiple posibilităţi de calcul şi înregistrare a amortizării (liniară, degresivă, accelerată). Componenta realizează şi contarea operaţiunilor, inclusiv amortizarea. 51
Urmărire producţie (uneori livrat într-o singură componentă împreunăcu Planificarea) înregistrează preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de lucru, analizează şi compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate ori detaliate ale producţiei, pe faze ori pe produse/ lucrări, ca şi rapoarte de costuri;. Gestiune date tehnice stochează definiţiile şi caracteristicile tehnice ale produselor şi tehnologiilor de fabricaţie (pentru fiecare variantă tehnologică se au în vedere planul de operaţii, timpii alocaţi şi consumul pentru fiecare operaţie). Planificare necesar de materiale determină automat cantităţile necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaţie (tehnologia de fabricaţie)şi planul de producţie aprobat. 52
Planificareşi urmărire consumurişi costuri întocmeşte bonurile de consumşi preia datele despre consumuri de la magazii, centrali- zează aceste date pentru calculul costurilor, generează rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificateşi realizate; Managementul proiectelor are ca obiect proiectele de investiţii, activităţile interne sau lucrările efectuate de terţi: planificarea (bugetarea), finanţarea şi urmărirea executării acestora. 53
Stocuri gestiunea cantitativă (controlul automat al nivelului stocurilor, gestiunea tranzacţiilor de stoc: intrări, ieşiri, transferuri, inventar)şi calitativă a stocurilor (garanţie, termene de valabilitate) şi generarea automată a documentelor contabile (note de intrare- recepţie, bonuri de consum, avize de expediţie, note de transfer). Gestiunea depozitelor (inclusă adesea în modulul de Stocuri) defineşte din punct de vedere organizatoric unităţile de stocare: tipurile de inventarşi subinventar, depozite, magazii, locaţii, modul de localizare a stocurilor. 54
Aprovizionare (Furnizori) gestionează procesele de aprovizionare prin evidenţa cererilor de aprovizionare, a cererilor de ofertă, a ofertelor de la furnizori şi a comenzilor transmise acestora, ca şi a facturilor primite. Depăşeşte atribuţiile unei aplicaţii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionării, care poate determina economii. Componenta nu poate funcţiona fără informaţiile din fişierele de furnizori (sunt suite în care acestea două sunt incluse în acelaşi modul). De asemenea, Aprovizionare se leagă de componenta Stocuri. Alte funcţiuni vizează: alegerea celei mai bune oferte, pe baza criteriilor de preţ, condiţii de plată şi de livrare, urmărirea contractelor încheiate cu furnizorii pe durate determinate. 55
Vânzări gestionează activităţile specifice procesului de vânzare: gestiunea clienţilor (foloseşte datele din fişierele de bază), gestiunea nomenclatoarelor de articole şi preţuri, gestiunea contractelor şi comenzilor, procesul de livrare şi i facturare. Transport (Logistică) permite planificarea şi gestionarea activităţilor logistice din procesele de vânzare şi distribuţie. 56
Service/Servicii urmăreşte garanţiile şi serviciile post-vânzare. Soluţii specifice fiecărei industrii. Exemplu: aplicaţia ia Case de marcat este o soluţie destinată controlului utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale 57
Analiză componentă care apare sub diferite denumiri (aplicaţiile complexe din această categorie sunt acum denumite Business Intelligence), destinată analizei datelor din sistem, ca suport în procesul de luare a deciziilor. Modulul preia datele din baza de date, realizează diferite analize şi furnizează informaţiile în forma dorită de utilizator (rapoarte detaliate ori rezumate, grafice de orice tip). Cele mai puternice opţiuni sunt analizele multi-dimensionale (OLAP), simulările, scenariile şi prognozele. 58
Generator de rapoarte utilizatorii obţin rapoartele dorite în cadrul fiecărui modul funcţional folosind datele din baza de date a sist ERP. Conţinutul rapoartelor (datele, ordinea acestora, nivelurile de grupare, totalurile sau alte calcule) este specificat de utilizator. 59
Care este modul obișnuit de utilizare a Business Intelligence într-o organizație? ie? Business Intelligence conectează persoanele potrivite la informațiile iile potrivite, la momentul potrivit. De exemplu, când revizuie formularul curent de evaluare financiară, managerul de vânzări, Cristina, observă că o anumită regiune nu contribuie la fel de mult ca alte regiuni. Când analizează datele din foaia de calcul pentru regiunea care contribuie mai puțin, observă că o anumită persoană din departamentul vânzări, Ioan, are cifre de vânzări sub medie. http://office.microsoft.com/ro-ro/products/ha101672581048.aspx?pid=cl100796341048 60
Care este modul obișnuit de utilizare a Business Intelligence într-o organizație? ie? În același timp, Ioan primește prin poșta electronică un raport de stare săptămânal care conține cliențiiii potențiali din regiune, informațiiii de flux și detalii despre afacerile încheiate. Apoi, Ioan deschide tabloul de bord și caută informațiiii despre contul său cel mai mare și vede date din sistemul de planificare a resurselor firmei (ERP) corelate cu contul respectiv. Ioan observă că dimensiunea medie a afacerii sale este mai mică decât cea a altora din regiune. http://office.microsoft.com/ro-ro/products/ha101672581048.aspx?pid=cl100796341048 61
Care este modul obișnuit de utilizare a Business Intelligence într-o organizație? ie? Pentru Ioan este mai simplu să-și dea seama de ce, dacă face un pic de analiză ce ar fi dacă. Această analiză constă din câteva variabile care determină numărul de clienți potențiali necesari pentru a atinge media de vânzări din firmă. Apoi, efectuând în continuare analiza datelor din regiune, Ioan compară cifrele de vânzări cu mediile regionale. Adaugă mai multe informațiiii care arată rata de reducere și adaugă vizualizare pentru a înțelege mai bine rezultatele. Reprezentarea vizuală a datelor îi arată lui Ioan că rata de reducere este mult mai mică decât media pe regiune. http://office.microsoft.com/ro-ro/products/ha101672581048.aspx?pid=cl100796341048 62
Care este modul obișnuit de utilizare a Business Intelligence într-o organizație? ie? Prin urmare, este timpul să îi comunice managerului său. Ioan publică informațiileiile pe server, programează o întâlnire cu Cristina pentru a discuta obținerea aprobării pentru mărirea ratei de reducere, astfel încât să fie mai competitivși o anunță pe Cristina prin colaborare online că tocmai a publicat raportul de analiză. http://office.microsoft.com/ro-ro/products/ha101672581048.aspx?pid=cl100796341048 63
Care este modul obișnuit de utilizare a Business Intelligence într-o organizație? ie? Ioan și Cristina se întâlnesc pentru a discuta detaliile. După aceea, Ioan alcătuieștete o notă despre indicatorul de performanță (KPI) pe care îl deține pentru regiunea respectivă, iar Cristina observă adnotarea din ultimul formular de evaluare ca memento că există o nouă strategie pentru îmbunătățirea rezultatelor lui Ioan și rezolvarea performanțelorelor modeste de vânzări. http://office.microsoft.com/ro-ro/products/ha101672581048.aspx?pid=cl100796341048 64
Pentru performanţă, modulele prezentate trebuie să prezinte următoarele caracteristici: asigurarea confidenţialităţii, protecţiei şi securităţii împotriva accesului neautorizat la date. Securitatea este realizată la nivel de utilizator, la nivel de sub-componentă şi la nivel de funcţionalitate (pe operaţii: vizualizare, adăugare, modificare, ştergere); scalabilitatea, adică posibilitatea de a începe implementarea într-o configuraţie de bază, adăugând apoi alte module, în funcţie de resurse şi necesităţi; 65
portabilitatea vizează trecerea uşoară de pe o platformă pe alta, în principal la nivelul aplicaţiilor cu bazele de date; trasabilitatea asigură urmărirea fluxului unui document prin firmă, dar şi a tuturor prelucrărilor şi accesărilor aplicaţiei; securitatea, concretizată într-un sistem coerent şi i complet care reglementează drepturile şi restricţiile utilizatorilor pe module, funcţionalităţi, operaţii, până la nivelul câmpurilor din baza de date; parametrizarea (proces numit şi personalizare sau adaptare) permite definirea regulilor şi convenţiilor de bază specifice modului în care fiecare beneficiar îşi desfăşoară activitatea. 66
Arhitectura extinsă Portal pentru conducerea executivă Depozit de date şi aplicaţii BI Tabloul de bord al conducerii Depozite trans-funcţionale CRM SCM E-Proc. Apl. Web Altele Financiar Distribuţie Resurse umane Producţie Hardware Reţele SGBD E-mail Porţi Internet Aplicaţii avansate Aplicaţii ERP tranzacţionale Infrastructura tehnică 67
Module funcţionale SAP R/3 System Financiar- Contabilitate Gestiunea proiectelor Resurse umane Planificarea producţiei Gestiunea investiţiilor Module de bază în structura SAP R/3 System Control Workflow Mentenanţă Gestiunea materialelor Module în versiunea Internet mysap.com Gestiunea capitalului fix Soluţii industriale Managementul calităţii Vânzări şi distribuţie Trezorerie mysap Workplace mysap Supply Chain Management mysap Customer Relationship Management mysap Financials mysap E-Procurement mysap Product Lifecycle Management mysap Business Intelligence mysap Mobile Business mysap Human Resources mysap Marketplace mysap Hosted Solutions mysap Technology (sursa: www.sap.com) 68
Cu ochii spre viitor... Zilele în care întreprinderile erau considerate a fi salvate din punct de vedere IT dacă dispun de pachete ERP au trecut... Azi, piaţa ERP este martora a 2 tendinţe majore: 1. cererea crescândă pentru aplicaţii personalizate, verticale şi transversale, astfel încât să fie acoperite toate ariile de desfăşurare a afacerii 2. integrarea în pachetele existente a soluţiilor SCM, CRM şi e-procurement 69
Arhitectura ERP II este mai complexă, bazându-se pe mai multe straturi tehnice şi funcţionale. Pentru a accentua natura diferită a noilor sisteme ERP, ele sunt considerate neconvenţionale. Sistemele ERP convenţionale vizează creşterea flexibilităţii, transparenţei şi eficienţei proceselor economice din organizaţie. Atributul principal al noilor sisteme este colaborarea inter-organizaţională, în crearea unui lanţ valoric eficient. Dezideratul este crearea unui "ecosistem" bazat pe colaborare care permite organizaţiilor să partajeze cunoaştere. ERP II a evoluat odată cu creşterea ponderii şi dependenţei de bunuri intangibile şi instituirea managementului cunoştinţelor. 70
71
ERMşi BPI sunt concepte care evidenţiază rolul important al economicului, predominant sau preponderent peste software şi se referă la ansamblul de tehnici şi instrumente pentru gestiunea resurselor întreprinderii. ERP reprezintă doar una din aceste multe resurse ale întreprinderii. Sub forma unei egalităţi am putea scrie ERM = ERP + funcţiunile economice BPI = ERP + e-business+ Knowledge Management. 72
ERM = integrare + module software funcţionale + funcţiuni economice Partea funcţională a ERP vizează fluxurile şi procesele economice şi se regăseşte în module de aplicaţii specializate. Partea de integrare asigură conectarea, punerea în legătură a funcţiunilor economice. Integrarea poate fi privită aici ca o tehnică de comunicare, iar tehnologia are un rol semnificativ în asigurarea ei. Mijloace obişnuite de realizare a integrării în sistemele ERP sunt: codul sursă, reţelele locale de calculatoare, Internet, poşta electronică, protocoale şi baze de date. 73
ERM este considerată o soluţie completă de întreprindere care constă din sistemul ERP şi activităţile funcţionale care se desfăşoară în cadrul fiecărui modul (cu referire la management, decizii, instruire, documentare, comunicare etc.), asigurând îmbinarea armonioasă a acestora. 74
Aplicaţii ERP clasice versus ERP II Optimizarea întreprinderii ROL Integrarea în lanţuri valorice, posibilităţi collaborative-commerce Producţie-distribuţie DOMENIU Toate sectoarele/segmentele Producţie, vânzări şi distribuţie, procese financiare FUNCŢIE Procese verticale, transversale, aplicaţii industriale personalizate Interne, ascunse PROCESE Conectare externă inclusiv cea cu furnizorii şi clienţii Web-aware, închisă, monolitică Generate şi consumate intern ARHITECTURĂ DATE Bazată pe web, deschisă modulară Publicate şi partajate intern şi extern Sursa: Gartner Research 75
ERP II este o strategie competitivă care integrează sistemul ERP de bază (esenţial) cu soluţii specializate CRM, SCM, BI. Arhitectura ERP II este mult mai complexă, organizaţia ia devine o comunitate socială care adună, sintetizează şi difuzează cunoaştere. 76
Arhitectura ERP II SOA 77
Structura unui sistem ERP extins Server de aplicaţii CRM/SCM I N T R A N E T Server Web Portaluri Web Server de e-mail I N T E R N E T Browser Web Aplicaţii e-mail Server de aplicaţii ERP Aplicaţii de întreprindere Client 78
ERP declarate moarte Industrie clasa A Industrie sector Q Industrie X EAS Extended ERP ERP II Funcţionalităţi personalizate Industrie segment Y Infrastructură tehnologică ERP Conectivitate externă îmbunătăţită MRP MRP II Funcţionalităţi extinse Trendul aplicaţiilor ERP 79
1. Anderegg, T., ERP: A-Z Implementer s Guide for Success, Resource Publishing, 2000 2. Fotache, D., Hurbean, L., Sisteme informatice integrate pentru gestiunea afacerilor ERP, Editura Economică, Bucureşti, 2004 3. Hooiman, D., Inventory Planning & Optimization: Extending Your ERP System, www.technologyevaluation.com, 2003 3. Davenport, T.H., Putting the enterprise into the enterprise system, în Harvard Business Review, nr. 4/1998 4. Hossain, L., Patrick, J.D., Rashid, M.A., Enterprise Resource Planning: global opportunities and challenges, Idea Group Publishing, 2002 5. Kalakota, R., Robinson, M., e-business Roadmap for Success, Addison-Wesley, Boston, 1999 6. Surmacx, J., Mix and Match ERP, www.cio.com, 2002 7. Norris, G., s.a., E-Business and ERP: Transforming the Enterprise, J. Wiley & Sons, New York, 2000 8. O'Leary, D.E., Enterprise Resource Planning Systems, Cambridge University Press, 2000 9. Shields, M.G., E-Business and ERP: Rapid Implementation and Project Planning, J. Wiley & Sons, New York, 2000 10. Tadjer, R., Enterprise Resource Planning, în Internetweek, aprilie 1998 80
81
Adrese web: http://www.intelligententerprise.com http://www.technologyevaluation.com http://www.2020software.com/ 82