MANUALUL CALITĂŢII FACULTATEA DE ŞTIINŢA ŞI INGINERIA ALIMENTELOR. Elaborat Prof. dr. ing. Nicoleta STĂNCIUC Comisia calitate

ROMÂNIA Ministerul Educaţiei Naționale Universitatea Dunărea de Jos din Galaţi Facultatea de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor Str. Domnească nr. 111 Tel.: +40 336 130 177 Cod poştal 800201, Galaţi, România Fax: +40 236 460 165 E-mail: decanat.sia@ugal.ro, Web: www.sia.ugal.ro MANUALUL CALITĂŢII DE ŞTIINŢA ŞI INGINERIA ALIMENTELOR Elaborat Prof. dr. ing. Nicoleta STĂNCIUC Comisia calitate Verificat Prof. dr. ing. Petru ALEXE Preşedinte Comisie Calitate Aprobat Prof. dr. ing. Camelia VIZIREANU Decan Avertisment: Documentul de fata este proprietatea Facultăţii de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor, difuzat in regim CONTROLAT şi destinat utilizării exclusive pentru propriile cerinţe. Utilizarea integrala sau parţiala a acestui manul sau reproducerea în orice publicaţie si prin orice procedeu este interzisa fara acordul scris al conducerii SIA. Reproducerea si difuzarea documentului sunt in exclusivitate dreptul SIA, iar copiile sunt numerotate si destinatarul identificat.

Pagina 2 din 58 LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE A DOCUMENTELOR SISTEMULUI CALITATII Documentul Exemplar Numele, prenumele, functia celui care primeste documentul Semnatura de primire a documentului Data primirii Data retragerii MC Nenumerotat Prof. dr.ing. Nicoleta Stănciuc 13.01.2017 Comisia de calitate MC 0 Prof. dr.ing. Nicoleta Stănciuc 13.01.2017 Comisia de calitate MC 1 Prof.dr.ing. Petru Alexe 13.01.2017 Presedinte Comisia de calitate MC 2 Prof.dr.ing. Camelia Vizireanu 13.01.2017 Decan 2

Pagina 3 din 58 INDICATORUL MODIFICĂRILOR Nr. crt. Ediţie, revizie Data Conţinutul sumar al modificărilor 1. Ediţia 0 15.01.2013 Elaborare ediţia 0 2. Ediția 0 14.01.2017 Elaborare revizia 1 Elaborat Verificat Aprobat RMC Comisia de calitate Decan Conf.dr.ing. Conf.dr.ing. Prof.dr.ing. Nicoleta Stănciuc Iuliana Banu Petru Alexe Prof.dr.ing. Prof.dr.ing. Prof.dr.ing. Nicoleta Stănciuc Petru Alexe Camelia Vizireanu 3

Pagina 4 din 58 CUPRINS: Nr. crt. Denumire Pagina Structura şi organizarea Manualului calitatii 6 1 Misiunea Facultăţii de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor (SIA) 8 2 Istoric şi prezentarea generală a SIA 10 3 Programe de studii specifice SIA 11 4 Organizarea sistemului de managementul calităţii in SIA 12 4.1 Cerinţe generale 12 4.2 Cerinţe referitoare la documentaţie 16 4.2.1 Generalităţi 16 4.2.2 Controlul documentelor 18 4.2.3 Controlul înregistrărilor 18 5 Responsabilitatea managementului 18 5.1 Angajamentul managementului 18 5.2 Orientarea spre client 19 5.3 Politica referitoare la calitate 19 5.4 Planificare 20 5.4.1 Obiectivele calităţii 20 5.4.2 Planificarea sistemului de management al calităţii 21 5.5 Responsabilitate, autoritate şi comunicare 22 5.5.1 Responsabilitate şi autoritate 22 5.5.2 Reprezentantul managementului 23 5.5.3 Comunicare 23 5.6 Analiza efectuată de management 25 5.6.1 Generalităţi 25 6 Managementul resurselor 26 6.1 Asigurarea resurselor 26 6.2 Resurse umane 27 6.2.1 Generalităţi 27 6.2.2 Competenţă, conştientizare şi instruire 28 6.3 Organizare şi infrastructură 30 7 Realizarea serviciului educational şi de cercetare 30 7.1 Planificarea proceselor facultăţii 30 7.2 Procese referitoare la relaţia cu cei care învaţă 31 7.2.1 Determinarea cerinţelor referitoare la serviciul educaţional 31 7.2.2 Analiza cerinţelor referitoare la educaţie 32 7.3 Proiectare şi dezvoltare 33 4

Pagina 5 din 58 7.4 Aprovizionare 35 7.5 Producţie şi furnizare serviciului educational 36 7.5.1 Generalităţi 36 7.5.2 Activitatea de predare-învăţare 37 7.5.3 Activitatea de practică 38 7.5.4 Activitatea de cercetare 38 7.6 Identificare şi trasabilitate 40 7.7 Controlul dispozitivelor de monitorizare şi măsurare 41 8 Măsurare, analiză şi îmbunătăţire 41 8.1 Generalităţi 41 8.2 Măsurare şi monitorizare 43 8.2.1 Satisfacţia clientului 43 8.2.2 Audit intern 45 8.3 Controlul produsului neconform 49 8.4 Îmbunătăţire 49 8.4.1 Îmbunătăţire continuă 49 8.4.2 Acţiune corectivă şi preventivă 50 Anexa A 52 Anexa B 53 5

Pagina 6 din 58 6 Scop STRUCTURA ŞI ORGANIZAREA MANUALULUI CALITATII Manualul calităţii defineşte domeniul de aplicare al sistemului de managementul calităţii, politicile, organizarea şi responsabilităţile necesare pentru a implementa cerinţele SR EN ISO 9001:2015. Manualul calităţii prezintă totalitatea măsurilor de management al calităţii în cadrul Facultăţii de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor din cadrul Universităţii Dunărea de Jos din Galaţi, care se aplică serviciilor educaţionale şi de cercetare oferite clienţilor şi societăţii. Manualul calităţii face referire la procesele sistemului de managementul calităţii şi la documentele stabilite pentru controlul acestora. Pentru a facilita înţelegerea manualului atunci când se analizează conformitatea sau procese specifice, numerotarea capitolelor şi a paragrafelor manualului respectă numerotarea din SR EN ISO 9001:2015. Manualul calităţii documentează sistemul de managementul calităţii stabilit de Facultatea de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor în conformitate cu cerinţele SR EN ISO 9001:2015, pentru a asigura că serviciile asigurate îndeplinesc criteriile de calitate prestabilite. Manualul calităţii este utilizat pentru: a comunica cadrelor didactice şi studenţilor/masteranzilor/doctoranzilor politicile, obiectivele, responsabilităţile şi metodele de control stabilite pentru a asigura calitatea şi îmbunătăţirea continuă a proceselor din cadrul sistemului de managementul calităţii; a facilita implementarea sistemului de managementul calităţii; a asigura continuitatea şi actualitatea sistemului de managementul calităţii atunci când sunt planificate schimbări ale acestuia; a permite examinarea periodică, prin audituri interne, a modului de aplicare a măsurilor planificate în cadrul SMC, în scopul îmbunătăţirii acestuia; a prezenta clienţilor şi unor terţe părţi politica referitoare la calitate în cadrul Facultăţii de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor. Domeniu de aplicare Sistemul de managementul calităţii definit în manualul calităţii se aplică tuturor proceselor, activităţilor şi entităţilor organizatorice implicate în asigurarea şi managementul calităţii serviciilor educaţionale şi de cercetare din cadrul Facultăţii de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor. Terminologie Pentru scopul prezentului manual se aplică termeni definiţi de SR EN ISO 9000:2006. Abrevieri SIA Facultatea de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor MC Manualul calităţii SMC Sistemul de management al calităţii

Pagina 7 din 58 PG XX Procedura generală PO XX Procedura de operare RMC Responsabilul cu managementul calităţii. ENQA - European Association for Quality Assurance in Higher Education. Documente de referinţă şi conexe pentru SMC Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area. SR EN ISO 9001:2015 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe. SR EN ISO 9004:2010 Conducerea unei organizaţii către un succes durabil. O abordare bazată pe managementul calităţii SR ISO IWA 2:2009 Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei. Regulamentul intern Structura MC MC este structurat pe capitole şi subcapitole care prezintă modul de corelare a proceselor desfăşurate de SIA cu cerinţele standardului de referinţă. Pentru fiecare dintre procesele SMC, s-a identificat şi documentaţia asociata. În Anexa A este reprezentată succesiunea şi interacţiunea proceselor SMC (harta proceselor). În Anexa B este prezentată politica referitoare la calitate şi angajamentul managementului referitor la calitate. Administrarea MC MC este stabilit şi menţinut de către Serviciul de calitate sub coordonarea Comisiei de evaluare şi asigurare a calităţii şi este aprobat de către Decanul SIA, inclusiv reviziile ulterioare (conform cu pagina de gardă). Versiunea iniţială a MC a fost aprobată de Consiliul Facultăţii în aprilie 2013. Versiunea modificata a MC (Editia 0/) a fost aprobata de Consiliul Facultăţii în 19 ianuarie 2017. Copii pe hârtie ale MC sunt difuzate în mod controlat de către RMC responsabililor de procese, astfel încât să se asigure cunoaşterea şi aplicarea acestuia de întregul personal al SIA. MC este revizuit ori de câte ori este necesar pentru a reflecta evoluţia SMC şi îmbunătăţirea acestuia. Reviziile MC pot afecta pagini, capitole sau documentul în întregime. Reviziile MC se identifică pe paginile afectate prin numerotarea în ordine cronologică a reviziilor şi schimbarea datei reviziei. Suplimentar, pe pagina de gardă se menţine un istoric al reviziilor. Paginile revizuite, împreună cu pagina de gardă cu aprobarea şi istoricul reviziilor se difuzează deţinătorilor înscrişi în Registrul de difuzare documente. 7

Pagina 8 din 58 8 1. MISIUNEA FACULTĂŢII DE ŞTIINŢA ŞI INGINERIA ALIMENTELOR Facultatea de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor (SIA) are 80 de ani de tradiţie, fiind cea mai veche Facultate de industrie alimentară din România şi desfăşoară programe educaţionale şi de cercetare de top la nivel naţional şi internaţional. Cunoştinţelor ştiinţifice îmbinate cu abilităţile de management sunt dezvoltate în cadrul şi prin programele educaţionale ale SIA. Facultatea oferă studenţilor, masteranzilor şi doctoranzilor o infrastructură modernă pentru cercetare fundamentală şi aplicată (https://erris.gov.ro/food-biotechnology), care permite consolidarea educaţiei lor şi le dezvoltă spiritul inovativ. Studenţii, masteranzii şi doctoranzii se pot bucura de diferite tipuri de programe de mobilitate din întreaga Europă. Prin implicarea în diferite proiecte de cercetare aceştia sunt motivaţi pentru a explora interesele lor şi posibilităţile de ordin ştiinţific. Eforturile de cercetare şi de educare de noi generaţii de specialiştii făcute de către profesorii facultăţii sunt recunoscute pe scară largă la nivel naţional şi pe plan internaţional. SIA garantează pregătirea de ingineri de industrie alimentară având cunoştinţe solide, care vor contribui la oferi obţinerea/dezvoltarea de alimente sănătoase pentru ziua de azi şi soluţii durabile pentru viitor. Viziunea SIA se identifică cu cea din Legea educaţiei naţionale şi promovează un învățământ orientat pe valori, creativitate, capacități cognitive, capacități volitive și capacități acționale, cunoștințe fundamentale și cunoștințe, competențe și abilități de utilitate directă, în profesie și în societate. Misiunea asumată de SIA este de formare, prin educație, a infrastructurii mentale a societății românești, în acord cu noile cerințe, derivate din statutul României de țară membră a Uniunii Europene și din funcționarea în contextul globalizării, și de generare sustenabilă a unei resurse umane naționale înalt competitive, capabilă să funcționeze eficient în societatea actuală și viitoare. Idealul educațional al școlii românești de industrie alimentară, reprezentată de SIA, constă în dezvoltarea liberă, integrală și armonioasă a individualității umane, în formarea personalității autonome și în asumarea unui sistem de valori care sunt necesare pentru împlinirea și dezvoltarea personală, pentru dezvoltarea spiritului antreprenorial, pentru participarea cetățenească activă în societate, pentru incluziune socială și pentru angajare pe piața muncii. Premizele asigurării calităţii sunt: PREMIZE LEGALE: Legea educaţiei naţionale; Reglementările Guvernului şi ale Ministerului Educatiei; Carta Universităţii Dunarea de Jos". PREMIZE PROGRAMATICE

Pagina 9 din 58 Planul Strategic SIA 2016-2020; Planul Operational anual SIA; European University Association - Quality Assurance; PREMIZE CONTEXTUALE creşterea competenţelor şi a vizibilitatii pe plan naţional si internaţional; necesitatea de a dezvolta programe de studiu atrăgătoare, de calitate superioară, adaptate cerinţelor, pentru candidaţi la studii pentru licenţă, master, doctorat, studii avansate, studii postuniversitare; necesitatea de a dezvolta programe de studii adecvate în raport cu piaţa calificărilor şi cu ceea ce li se cere absolvenţilor în cursul exercitării profesiei; nevoia de a fi relevant şi competitiv, prin cercetări ştiinţifice, inovaţii şi creaţii intelectuale; internaţionalizarea crescândă a învăţământului superior; globalizarea cunoaşterii, comunicării şi economiei. Managementul calităţii la SIA este un model de conducere concentrată asupra calităţii serviciilor şi proceselor, bazat pe implicarea totală a cadrelor didactice şi a studenţilor. Prin managementul instituţional, conducerea facultăţii s-a angajat să asigure implementarea unui SMC în invăţământul superior care să promoveze: responsabilitatea instituţională, centrarea rezultatelor pe învăţare şi performanţe, cultura calităţii, identitatea şi tradiţia instituţională, cooperare, recunoaşterea europeană în domeniul industriei alimentare, autoevaluarea internă şi îmbunătăţirea calităţii. SMC în cadrul SIA are la bază principiile managementului calităţii prezentate în Figura 1: Leadership Decizii bazate pe fapte Implicare personal Comunicare Figura 1. Principiile de managementul calităţii aplicabile în cadrul SIA Imbunatatire continua Abordarea bazata pe proces În acord cu răspunderea şi responsabilitatea pe care le are, pentru îndeplinirea riguroasă şi în condiţii de transparenţă a angajamentelor asumate, SIA dispune, pentru principalele domenii ale 9

Pagina 10 din 58 activităţii universitare, de practici de auditare internă. SIA dispune, de asemenea, de o procedură de analiză a conformităţii SMC cu cerinţele specificate şi a eficacităţii acestuia în realizarea politicii şi a obiectivelor referitoare la calitatea activităţilor desfăşurate în facultate. Astfel, pot fi precizate următoarele: Informaţiile de interes public sunt prezentate pe site-ul universităţii http://www.ugal.ro/ şi pe site-ul facultăţii http://www.sia.ugal.ro/. SIA are un Plan strategic de dezvoltare (http://www.sia.ugal.ro/index.php/prezentareafacultatii/plan-strategic) şi Plan operaţional (http://www.sia.ugal.ro/index.php/prezentareafacultatii/plan-operational) care sunt cunoscute de membrii comunităţii universitare şi sunt aplicate conform unor practici şi mecanisme de urmărire riguroasă. SIA a elaborat planuri strategice de cercetare pe termen lung, mediu şi scurt (http://www.sia.ugal.ro/index.php/cercetare/strategii-de-cercetare) Iniţierea unor programe de studiu, planificarea lor, monitorizarea şi evaluarea periodică a calităţii programelor derulate în universitate se realizează în mod sistematic, cu respectarea unor reguli unitare, definite prin Regulament de iniţiere, aprobare şi monitorizare a programelor de studii. 2. ISTORIC ŞI PREZENTAREA GENERALĂ A SIA Istoria SIA începe în 1948 când a fost înfiinţat Institutul Alimentar Bucureşti (Decretul nr. 175/1948). Acesta avea în componenţă o facultate şi patru secţii de specializare: morărit-panificaţie, produse lactate, conserve şi industrii extractive. Institutul Alimentar a funcţionat la Bucureşti până în anul universitare 1954/1955 inclusiv. În anul universitare 1955/1956 Institutul Alimentar a fost transferat la Galaţi în cadrul Institutului Tehnic, după ce în anul 1953 fusese transferată de la Constanţa şi Facultatea de Piscicultură. Din toamna anului 1955 Institutul Tehnic Galaţi s-a transformă în Institutul Politehnic din Galaţi, care a funcţionat cu două facultăţi: 1608/1955). Facultatea de Mecanică; Facultatea de Tehnologia Produselor Alimentare şi Tehnica Pescuitului (Decret În anul 1974 se înfiinţează Universitatea din Galaţi (Decret 105/1974), care din anul 1991 devine Universitatea Dunărea de Jos din Galaţi. În anul 2002 prin H.G. nr. 410/2002 publicată în Monitorul Oficial al României partea I nr. 313/2002 se schimbă denumirea facultăţii în Facultatea de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor. Prin HG nr. 88/2005, privind organizarea studiilor universitare de licenţă, şi H.G. nr. 916/2005, privind structurile instituţiilor de învăţământ superior, facultatea trece la 10

Pagina 11 din 58 învăţământul organizat pe trei niveluri: ciclul I de licenţă de 4 ani, studii de masterat de 2 ani şi doctorat de 3 ani. 3. PROGRAME DE STUDII În prezent, în cadrul SIA procesul de învăţământ include toate cele trei cicluri tip Bologna: licenţă ingineri zi, durata 4 ani domeniul Ingineria Produselor Alimentare cu specializările Ingineria Produselor Alimentare (IPA), Controlul şi Expertiza Produselor Alimentare (CEPA), Pescuit şi Industrializarea Peştelui (PIP), domeniul Inginerie şi Management cu specializarea Inginerie şi Management în Alimentaţia Publică şi Agroturism (IMAPA), domeniul Ştiinţe Inginereşti Aplicate cu specializarea Biotehnologii Industriale (BI); licenţă cu durata de 3 ani domeniul Ştiinţa Mediului cu specializarea Ecologie şi Protecţia Mediului (EPM); master ingineri zi, durata 2 ani domeniul Ingineria Produselor Alimentare cu specializările Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor (SIA), Controlul, Experizarea şi Siguranţa Alimentelor (CESA), Ştiinţa şi Ingineria Bioresurselor Acvatice (SIBA), și Nutriție (N); domeniul Inginerie şi Management cu specializarea Inginerie şi Management în Alimentaţia Publică şi Agroturism (IMAPA); domeniul Ştiinţe Inginereşti Aplicate cu specializarea Biotehnologia Resurselor Naturale (BRN); master cu durata de 2 ani domeniul Ştiinţa Mediului cu specializarea Controlul şi Expertiza Calităţii Mediului (CECM); doctorat, durata 3 ani domeniile Ingineria Produselor Alimentare, Inginerie Industrială şi Biotehnologii. Toate programele de studii organizate în cadrul Facultăţii de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor sunt acreditate ARACIS. În urma procesului de evaluare a universităților și programelor de studii din iunie-septembrie 2011, realizat în baza Legii Educaţiei Naţionale nr. 1/2011 (art. 193) Ministerul Educatiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului, HG 789/2011 UEFISCDI (http://chestionar.uefiscdi.ro/docs/programe_de_studii.pdf) Universitatea Dunarea de Jos din Galati a fost clasificată ca universitate de învățământ și cercetare (B). astfel: Programele de studii de la Facultatea de Ştiinţa şi Ingineria Alimentelor au fost clasificate 11

Pagina 12 din 58 IPA, CEPA, PIP, SIA, CESA, SIBA categorie A IMAPA categorie A BI, BRN categorie B EPM, CECM categorie B Facultatea SIA este organizată în două departamente (http://www.sia.ugal.ro/index.php/prezentarea-facultatii/organizarea-facultatii/departamente): Ştiinţa alimentelor, Ingineria alimentelor, Biotehnologii aplicate SAIABA; Acvacultura, Ştiinţa mediului şi Cadastru ASMC. 4. ORGANIZAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENTUL CALITĂŢII IN SIA 4.1 Cerinţe generale Managementul calităţii vizează crearea încrederii clienţilor şi celorlalţi parteneri ai facultăţii SIA, privind capacitatea şi disponibilitatea instituţiei de a le satisface cerinţele şi aşteptările. Asigurarea calităţii face parte din managementul calităţii un ansamblu de măsuri care permite planificarea, măsurarea şi dovedirea calităţii. Ţinând cont de faptul că responsabilitatea primară pentru asigurarea calităţii în învăţământul superior revine fiecărei instituţii în parte" (Comunicatul de la Berlin, 2003), în cadrul SIA funcţionează un SMC planificat si documentat in conformitate cu legea Educaţiei naţionale 1/2011, Declaraţia de la Bologna din 19 iunie 1999 Declaraţia comună a miniştrilor europeni ai educaţiei, precum şi standarde internaţionale specifice managementului calităţii, şi anume: Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area, SR EN ISO 9001: 2015 Sisteme de management al calităţii. Cerinţe, SR EN ISO 9004:2010, Conducerea unei organizaţii către un succes durabil. O abordare bazată pe managementul calităţii şi a ghidului aferent SR ISO IWA 2:2009 Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei. Sistemul de management al calităţii cuprinde: identificarea proceselor necesare SMC (procesele de management al activitatilor, de asigurare a resurselor, de furnizare a serviciilor, de măsurare, analiză si îmbunătăţire); determinarea succesiunii si interactiunii acestor procese (harta proceselor); determinarea criteriilor si a metodelor necesare prin care se asigura ca atât efectuarea cât şi controlul acestor procese sunt eficace; asigurarea disponibilităţii resurselor şi informaţiilor nescesare în vederea execuţiei şi monitorizării acestor procese; monitorizarea, măsurarea şi analiza proceselor; 12

Pagina 13 din 58 implementarea de acţiuni necesare în vederea realizării rezultatelor planificate şi îmbunătăţirea continuă a acestor procese; aceste procese sunt conduse în conformitate cu cerinţele documentelor de referinţă. 13 Managementul calităţii în SIA se bazează pe următoarele structuri: Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii a fost constituită prin decizia Consiliului Profesonal (http://www.sia.ugal.ro/index.php/prezentarea-facultatii/organizarea-facultatii/comisiile-consiliuluifacultii). Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii este un organism prevăzut in Legea privind asigurarea calităţii educaţiei şi are rolul de a evalua programele de asigurare a calităţii in SIA, de a semnala problemele apărute, formulează propuneri de îmbunătăţire a calităţii serviciului educaţional şi de cercetare. Elaborează anual un raport de evaluare interna privind calitatea educaţiei. Responsabilităţile Comisiei de evaluare şi asigurarea calităţii şi a Serviciului de calitate din cadrul SIA se identifică cu responsabilităţile comisiei aferente a Universităţii Dunărea de Jos din Galaţi şi se referă la: 1. Considerând în ansamblu activitatea specifică şi tinând cont de recomandările ENQA, Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii şi a Serviciului de calitate trebuie să contribuie la formarea unei CULTURI a calităţii în SIA şi trebuie să stabilească măsuri pentru consolidarea acesteia; 2. Identifică clienţii facultăţii şi stabileşte feed-back-ul din partea acestora; 3. Coordonează aplicarea procedurilor şi activităţilor de evaluare a calităţii, aprobate de conducerea SIA; 4. Formulează propuneri de îmbunătăţire a calităţii procesului educaţional şi de cercetare; 5. Efectuează periodic împreună cu membrii consiliului profesoral şi alte funcţii relevante o analiză de management a sistemului de calitate; 6. Propune proceduri de bună practică, benchmarking şi aplicarea unor metode de îmbunătăţire conţinuă a calităţii în facultate; 7. Propune criterii şi iniţiază analize, evaluări, audituri interne pe baza criteriilor de calitate ale facultăţii; 8. Cooperează cu ARACIS şi cu alte organisme abilitate sau instituţii naţionale sau internaţionale, în conformitatea cu legea; 9. Coordonează şi evaluează intern dosarele de autorizare provizorie, acreditare şi evaluare periodică a programelor de studii care urmează procedurile de evaluare externă. 10. Asigură formarea, dezvoltarea şi actualizarea bazei de date privind asigurarea calităţii serviciilor educaţionale din facultate; 11. Răspunde de asigurarea transparenţei informaţiilor privind calitatea academică din facultate;

Pagina 14 din 58 12. Urmăreşte modul de aplicare a procedurilor referitoare la calitate în facultate; 13. Elaborează, revizuieşte şi actualizează manualul calităţii; 14. Elaborează, revizuieşte şi actualizează procedurile referitoare la managementul calităţii în SIA şi formularele aferente; 15. Monitorizează planurile de învăţământ din cadrul programelor de studii; 16. Se preocupă de identitatea vizuală a informaţiilor derivate. 17. În situatia care o permite, are sarcina de a coordona certificarea unui sistem integrat de managementul calităţii în SIA avand ca referenţiale standardele SR EN ISO 9001:2015 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe, SR ISO IWA 2:2009 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei. SMC în cadrul SIA este bazat pe procese care sunt, în principiu, clasificate astfel: 1) PROCESE PRINCIPALE - de realizare a serviciului educaţional şi de cercetare sunt procesele care crează valoare şi determină calitatea serviciilor; 2) PROCESE SUPORT sunt procesele care susţin procesele principale şi procesele manageriale, cărora le asigură funcţionarea normală şi eficientă; 3) PROCESE MANAGERIALE sunt procesele care coordonează derularea proceselor principale si proceselor suport. În cadrul SIA, SMC este reprezentat de un sistem de procese care are la bază principiul îmbunătăţirii continue (figura 2): *Elemente de intrare **Elemente de iesire Informaţii Activităţi cu valoare adăugată CERINTE, CLIENTI, AUTORITATE, LEGISLATIE, PRIORITATI DE CERCETARE Imbunatatire continua Managementul resurselor Studenti Masteranzi Resurse umane Infrastructura* Responsabilitatea managementului Monitorizare, analiza, imbunatatire Realizare proces educational si de cercetare Nucleu educational şi de cercetare** AUTORITATE, SATISFACERE CERINTE CLIENTI, RESPECTARE LEGISLATIE, COMPETENTA, RECUNOASTERE INTERNATIONALA Figura 2. Aplicarea conceptului de îmbunătăţire continuă în cadrul SIA 14

Pagina 15 din 58 Procesele de realizare a serviciilor sunt generate de: Procesele manageriale care au ca obiectiv asigurarea ca procesele de furnizare a serviciilor generează şi eficienţă; Procesele suport, inclusiv procesele de management al resurselor şi de management al activităţilor, iau în considerare valoarea pentru client şi valoarea pentru proprietarul de proces. Procesele de realizare a serviciilor educaţionale şi de cercetare presupun: relaţia cu clientul (student, masterand, doctorand, mediu academic, organizatii, societatea); controlul furnizării serviciului; controlul serviciului/produsului neconform. Procesele suport sunt: Controlul documentelor; Controlul inregistrarilor; Aprovizionarea; Planificarea furnizării produsului/serviciului; Identificare şi trasabilitate; Competenţă, conştientizare şi instruire; Analiza datelor; Evaluarea gradului de satisfacţie al clientului; Acţiuni corective, acţiuni preventive şi de îmbunătăţire continuă. Procesele manageriale au fost identificate ca fiind: Stabilirea politicii şi obiectivelor in domeniul calitatii; Planificarea SMC; Asigurarea resurselor materiale şi umane; Monitorizarea şi măsurarea proceselor; Audituri interne ale calităţii; Analiza efectuată de management. SMC adoptat de SIA este perfecţionat continuu pentru a fi apt să realizeze efectiv politica şi să îndeplinească obiectivele calităţii stabilite şi adoptate de managementul de vârf. Se pune accentul mai mult pe prevenire decât pe soluţionarea neconformităţilor şi a cauzelor acestora dupa apariţia lor. SMC este astfel organizat încât exercită (prin auditurile interne) un control exigent şi continuu al tuturor activităţilor cu implicaţii asupra calităţii serviciului educaţional şi de cercetare. 15

Pagina 16 din 58 16 4.2 Cerinţe referitoare la documentaţie 4.2.1 Generalităţi Acolo unde este cazul, sunt stabilite şi menţinute procedurile documentate ale SMC prevăzute de SR EN ISO 9001:2015 şi de către regulamentele de funcţionare precum şi alte proceduri de operare necesare pentru controlul proceselor. Procedurile de operare definesc regulile de procedură pentru procesele SMC indicând CE, CINE, CAND, CUM FACE şi ce înregistrări sunt menţinute cu privire la operarea procesului. SIA a stabilit şi menţine documentaţia necesară pentru a asigura că SMC este înţeles corespunzător, implementat eficace şi actualizat atunci când este necesar. Se asigură că documentaţia este actuală şi suficientă pentru a susţine realizarea şi demonstrarea conformităţii serviciului furnizat, proceselor şi SMC, că satisface cerinţele legale, de reglementare şi cele ale clienţilor. La stabilirea documentaţiei necesare pentru controlul proceselor s-a avut în vedere complexitatea etapelor, riscurile asociate şi competenţa şi calificarea personalului implicat. Documentaţia a fost elaborată conform cerinţelor standardului SR EN ISO 9001:2015. Această documentație include un set de documente din care fac parte (conform SR ISO/TR 10013:2003. Linii directoare pentru documentația sistemului de management al calității): declarația documentată referitoare la politica în domeniul calității și obiectivele calității; manualul calității - conținutul manualului calității este format din totalitatea procedurilor documentate și instrucțiunilor de la toate compartimentele funcționale ale SIA. Acest manual definește scopul SMC și descrie interacțiunea dintre procesele SMC; proceduri documentate: documente în care se descriu modalităţile specificate de efectuare a unei activități sau a unui proces. Procedurile conțin un ansamblu de reguli scrise, specifice unei activități, unui departament, unui proces de furnizare de serviciu, inspecție (control) etc.; Dintre procedurile documentate, au fost elaborate şi implementate următoarele: Procedura generală de audit intern proceduri operaţionale: descriu modul de efectuare a unor activităţi cu influenţă directă asupra calităţii procesului de predare-învăţare şi de cercetare, şi anume; Procedură de evaluare şi examinare a studenţilor Procedură de evaluare a cadrelor didactice de către studenţi Procedură de evaluare a cadrelor didactice de către colegi Procedură de evaluare a cadrelor didactice de către conducerea departamentului Procedură de înfiinţarea, scoaterea la concurs şi ocuparea posturilor didactice în SIA Procedură de recrutare şi selecţie a personalului auxiliar

Pagina 17 din 58 Procedură de evaluare a activităţii de cercetare formulare: documente elaborate și menținute pentru a înregistra datele care demonstrează conformitatea cu cerințele SMC; specificații: documente care formulează cerințe; linii directoare: documente care stabilesc recomandări sau sugestii; documente externe: specificații, cerințe legale și de reglementare, standarde, coduri etc; înregistrări: documente prin care se menționează rezultatele obținute sau se furnizează dovezi că activitățile au fost realizate. alte documente necesare SIA pentru a demonstra eficacitatea planificării, operării și controlului proceselor. Descrierile proceselor sunt documentate pentru a se asigura planificarea, controlul şi operarea eficace a proceselor din cadrul SIA. Descrierile proceselor definesc modul de aplicare a regulilor SMC în cadrul activităţilor desfăşurate, intrările şi ieşirile din proces, indicatori şi metode de măsurare a eficacităţii acestora şi scheme flux pentru a indica succesiunea activităţilor şi interacţiunea acestora. Descrierile de proces sunt conforme cu cerinţele SR EN ISO 9001:2015. Descrierile de proces fac referire la proceduri de operare, instrucţiuni de lucru şi formulare de înregistrare asociate. Atunci când este necesar, în cadrul zonelor specifice pot fi elaborate instructiuni de lucru pentru a defini cum trebuie realizate sarcini specifice şi criteriile de operare. Instrucţiunile de lucru sunt identificate în cadrul descrierilor de proces şi sunt controlate în cadrul SMC. Pentru aplicarea consecventă a procedurilor şi descrierilor de proces şi înregistrarea datelor privind performanţele SMC şi conformitatea produsului sunt definite şi menţinute formulare de înregistrare. Intrări şi procese asociate Proces Ieşiri şi procese asociate Cerinţele SR EN ISO 9001:2015 pentru documentaţie şi înregistrări Cerinţe privind controlul proceselor Responsabilităţi Documentaţia SMC Responsabil: RMC Politica şi obiectivele calităţii Proceduri de operare Descrieri de proces, Instrucţiuni Înregistrări 17

Pagina 18 din 58 4.2.2 Controlul documentelor SIA a stabilit un proces pentru a asigura că toate documentele care conţin informaţii necesare pentru operarea şi controlul SMC sunt identificate, controlate şi disponibile acolo unde este necesar. Aceste documente includ şi documentele de provenienţă externă relevante. Intrări şi procese asociate Subproces Ieşiri şi procese asociate Cerinţe privind documentaţia internă Controlul Documentaţie disponibilă, necesară documentelor adecvată, actuală Documentaţie externă (standarde, Lista variantelor în vigoare a legislaţie) Cerinţe de comunicare Resurse necesare pentru sistemul de control Responsabil: RMC documentelor SMC Sistemul de difuzare şi arhivare a documentelor 4.2.3 Controlul înregistrărilor SIA elaborează şi păstrează înregistrări pentru a demonstra conformitatea cu cerinţele aplicabile şi funcţionarea eficace a SMC. Înregistrările necesar a fi menţinute sunt indicate în proceduri şi descrieri de proces. Este stabilit un proces pentru a controla identificarea, indexarea, păstrarea, asigurarea accesului şi distrugerea înregistrărilor. Intrări şi procese asociate Subproces Ieşiri şi procese asociate Cerinţele SR EN ISO 9001:2008 privind înregistrările Cerinţe legale Cerinţe ale clienţilor şi societăţii Cerinţe privind confidenţialitatea Resurse necesare pentru arhivare (Planificarea şi menţinerea infrastructurii) Controlul înregistrărilor Responsabil: RMC Înregistrări lizibile, păstrate adecvat şi uşor de regăsit Măsuri pentru asigurarea confidenţialităţii Lista înregistrărilor 5. RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI 5.1 Angajamentul managementului Decanul SIA este angajat în dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţirea continuă a SMC prin monitorizarea eficacităţii acestuia şi exploatarea oportunităţilor de îmbunătăţire. Necesitatea îndeplinirii cerinţelor legale, de reglementare şi a cerinţelor consumatorilor referitor la calitate este comunicată tuturor celor implicaţi (cadre didactice, personal auxiliar, studenţi, organizaţii, furnizori de servicii etc). Anagajamentul managementului de vârf referitor la calitate este prezentat în Anexa B. 18

Pagina 19 din 58 Politica referitoare la calitate este susţinută de obiective măsurabile care sunt stabilite pentru niveluri relevante din cadrul SIA şi sunt măsurate şi monitorizate periodic. Consiliul SIA analizează periodic eficacitatea SMC în atingerea obiectivelor stabilite, pentru a identifica unde se pot face îmbunătăţiri în cadrul SMC şi a identifica nevoile de resurse. 5.2 Orientare către client Conducerea facultăţii s-a angajat să identifice: cerinţele exprimate de clienţii externi, referitoare la competenţele profesionale şi sociale care trebuie dezvoltate; cerinţele exprimate de clienţii interni (studenţii, masteranzi, doctoranzi, cursanţi) referitoare la competenţele profesionale şi sociale pe care doresc să le dobândească; cerinţele neexprimate de clienţii externi şi interni, dar care ar trebui satisfăcute, luând în considerare evoluţia cunoaşterii umane şi dezvoltarea probabilă, pe termen lung, a societăţii; cerinţele care decurg din reglementările în vigoare aplicabile. Identificarea cerinţelor clienţilor interni şi externi reprezintă punctul de plecare al tuturor activităţilor din facultate. Din acest punct de vedere, orientarea spre client reprezintă un principiu de bază al modelelor de asigurare a calităţii promovate în prezent în toate domeniile vieţii economicosociale. Dificultăţile privind evaluarea cerinţelor sunt evidente, mai ales în cazul clienţilor externi (organizaţiile care angajează absolvenţii facultăţii), ale căror cerinţe nu sunt întotdeauna cunoscute sau nu pot fi cuantificate. Pentru a depăşi aceste dificultăţi, SIA a dezvoltat şi aplică o serie de tehnici şi instrumente, care sunt utilizate pentru identificarea cerinţelor clienţilor (metoda anchetelor selective, procedeele de interogare exploratorie). Această analiză trebui să asigure că cerinţele sunt definite şi documentate în mod corespunzător şi trebuie corelată cu analiza ofertei altor universităţi şi mai ales a unor facultăţi recunoscute ca leader în domeniu, în România sau pe plan internaţional, utilizând în acest scop benchmarking-ul. 19 5.3 Politica referitoare la calitate Politica SIA privind calitatea este stabilită de Decanul SIA şi exprimă angajamentele pentru satisfacerea cerinţelor clienţilor, a cerinţelor legale şi ale reglementărilor aplicabile şi pentru îmbunătăţirea continuă a eficacităţii SMC. Politica privind calitatea defineşte obiectivele generale şi asigură cadrul pentru stabilirea şi analiza obiectivelor. Politica este comunicată şi este analizată în cadrul analizelor efectuate de management pentru a se asigura continua ei adecvare. La niveluri şi funcţii relevante ale facultăţii sunt stabilite obiective

Pagina 20 din 58 măsurabile, susţinute prin măsuri şi resurse adecvate planificate în cadrul proceselor. Obiectivele referitoare la calitate sunt în concordanţă cu politica, cu reglementările aplicabile şi cu cerinţele clienţilor şi ale societăţii. Politica şi obiectivele calităţii sunt precizate în Anexa B. 5.4 Planificarea SMC 5.4.1 Obiectivele calităţii Pentru a da încredere că procesele vor fi eficiente în raport cu cerinţele definite, prin planificarea acestora se asigură: determinarea obiectivelor referitoare la calitatea proceselor şi rezultatelor acestora; stabilirea documentaţiei, a resurselor necesare pentru desfăşurarea lor; sistemul de verificare şi validare a proceselor, precum şi definirea criteriilor de acceptare ale acestora; înregistrările necesare pentru a dovedi conformitatea proceselor şi rezultatelor acestora cu cerinţele specificate. Obiectivele referitoare la calitate sunt generale şi specifice. Obiectivele generale sunt: 1. Orientarea spre client prin identificarea cerinţelor prezente şi viitoare ale acestora, asigurându-se satisfacerea lor şi depăşirea aşteptărilor clienţilor prin calitatea activităţilor educaţionale. SIA acordă o atenţie prioritară identificării şi satisfacerii cerinţelor şi aşteptărilor societăţii locale, regionale şi naţionale, precum şi cultivării comunicării cu aceasta, în vederea unei cât mai consistente contribuţii din partea ei, la dezvoltarea sa durabilă. 2. Leadership participativ prin identificarea celor mai bune practici de management, internalizarea relatiei client-furnizor, stabilirea sistemului de valori şi a normelor etice care să fie respectate la toate nivelurile facultăţii, promovarea unei comunicări deschise şi oneste, transfer de know-how etc. 3. Implicarea personalului prin motivarea pro-calitate a cadrelor didactice şi a personalului administrativ, recunoaşterea şi recompensarea competenţelor, cunoştinţelor şi experienţei, dezvoltarea unui spirit creativ în definirea viitoarelor obiective ale facultăţii, aplicarea unor tehnici de motivare, crearea unui climat de consens şi armonie socială etc. SIA îşi consideră angajaţii ca beneficiari interni şi se preocupă cu deosebită atenţie să satisfacă cerinţele şi aşteptările lor, prin crearea şi menţinerea în instituţie a unei atmosfere corespunzătoare şi competitive, în care fiecare să se poată realiza, la cele mai înalte cote de performanţă. 4. Abordare procesuală şi sistemică prin centrarea învăţării student şi aplicarea pe metode interactive de învăţare, viziune sistemica asupra obiectivelor facultăţii etc. 20

Pagina 21 din 58 5. Îmbunătăţire continuă prin aplicarea unor concepte de bază (prevenire, ciclul PDCA, sistemul de sugestii, evaluare etc.) în vederea satisfacerii integrale a cerinţelor clienţilor facultăţii. 6. Relaţii reciproc avantajoase cu colaboratorii prin dezvoltarea de parteneriate strategice, creşterea vizibilitătii cadrelor didactice şi a facultăţii, inserţia rapidă a absolvenţilor pe piaţa forţei de muncă etc.trebuie precizat că SIA îşi consideră studenţii atât ca beneficiari interni, cât şi externi şi urmăreşte, cu maxim interes, să satisfacă cerinţele şi aşteptările lor privind calitatea serviciilor educaţionale-formative şi informative şi adecvarea acestora la exigenţele pieţei forţei de muncă, dar şi cele legate de climatul în care aceste servicii sunt oferite. 7. Argumentare cu date a deciziilor prin stabilirea, monitorizarea obiectivelor şi luarea deciziilor pe bază de informaţii şi date concrete. Obiectivele specifice se regăsesc in Planul strategic şi Planul operaţional. 5.4.2 Planificarea SMC Managamentul de vârf a stabilit un proces prin care asigură îndeplinirea cerinţelor SR EN ISO 9001:2015 şi a obiectivelor referitoare la calitate prin identificarea şi planificarea proceselor SMC şi a resurselor necesare acestora. Sunt stabilite măsuri pentru a asigura menţinerea integrităţii SMC atunci când sunt planificate şi implementate schimbări. Intrări şi procesele asociate Proces Ieşiri şi procesele asociate Cerinţele SR EN ISO 9001:2015 Politica şi obiectivele referitoare la siguranţa alimentului Situaţia resurselor existente (materiale, umane, financiare) Decizii ale conducerii Acţiuni corective Rezultate audit Îmbunătăţire continuă Planificarea SMC Responsabil Decanul SIA Procesele SMC (Manualul SMC) Programe de măsuri pentru implementarea obiectivelor Organizare şi responsabilităţi Cerinţe privind documentaţia SMC Cerinţe privind resursele umane Cerinţe privind infrastructura Pentru a obţine şi îmbunătăţi permanent rezultatele, în raport cu cerinţele clienţilor externi si interni, conducerea trebuie să identifice, să organizeze şi să administreze reţeaua de procese a facultăţii şi interfeţele lor. În acest scop, a fost trasata harta proceselor, prezentată în Anexa A. 21

Pagina 22 din 58 5.5 Responsabilitate, autoritate şi comunicare 5.5.1 Responsabilitate şi autoritate Pentru realizarea eficientă a obiectivelor stabilite prin planificare, este necesară organizarea corespunzătoare a tuturor activităţilor referitoare la calitate. În acest sens au fost luate în considerare cele două aspecte interdependente ale organizării unei facultăţi, ca obiect al managementului, şi anume: organizarea procesuală şi cea structurală. Componenta de bază a organizării procesuale o reprezintă funcţiunile organizaţiei, care se detaliază în activităţi, atribuţii şi sarcini. Funcţiunea calitate reprezintă ansamblul activităţilor care se desfăşoară în cadrul SIA, în vederea realizării obiectivelor sale în domeniul calităţii. După cum se poate observa din Figura 3, funcţiunea calitate este considerată o funcţiune orizontală, comparativ cu celelalte, apreciate ca fiind verticale. Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizatorice formale a facultăţii. În această reprezentare, sunt evidenţiate şi compartimentele cu atribuţii în domeniul calităţii. DECAN CONSILIU PROFESORAL ACTIVITATE DIDACTICĂ CERCETARE PERSONAL AUXILIAR ACTIVITATE ADMINISTRATIVĂ DEPARTAMENT MANAGEMENTUL CALITĂŢII II Figura 3. Relaţia dintre funcţiunea CALITATE şi celelalte funcţii specifice SIA În cadrul SIA responsabilităţile privind implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea SMC sunt următoarele: a) SMC la nivelul facultăţii este condus de DECAN care stabileşte strategia, politica, obiectivele şi priorităţile în domeniul calităţii, urmăreşte cunoaşterea şi aplicarea lor în întreaga instituţie, alocă şi verifică utilizarea corespunzătoare a resurselor aferente SMC. b) Prodecanul conduce şi răspunde de proiectarea, implementarea, mentinerea şi îmbunătăţirea SMC in sectoarele pentru care este responsabil. El alocă şi urmărește utilizarea resurselor aferente în aceste sectoare. 22

Pagina 23 din 58 c) Reprezentantul managementului calităţii (RMC) este reprezentantul Decanului pentru SMC, numit de acesta şi confirmat de Consiliul Profesoral. Are responsabilitate şi autoritate privind proiectarea, menţinerea şi îmbunătăţirea SMC la nivel de facultate. RMC este preşedintele Serviciului de calitate. Acesta urmăreşte atingerea obiectivelor generale şi specifice privind calitatea, instruirea personalului, planificarea si desfăşurarea evaluarilor/auditurilor interne şi a evaluărilor individuale. d) Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii este un organism colectiv de lucru al facultăţii care identifică, analizează şi propune soluţii şi decizii care privesc SMC. Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii este prezidată de Decan, asistat de RMC. Competenţa este stabilită de Decan. e) f) Corpul de auditori interni (CAI), constituie un grup de persoane provenite din facultate sau universitate şi servicii funcţionale, care dispun de o instruire adecvată şi au ca parte a sarcinilor de serviciu participarea la activităţile de evaluare/auditare internă. La nivel de departament, responsabilitatile privind SMC sunt: a) Şeful de departament are autoritatea şi responsabilitatea privind calitatea tuturor proceselor derulate in cadrul acesteia (învăţământ, cercetare, organizare şi relaţii externe). b) Şeful de departament numeşte câte un Responsabil pentru fiecare specializare. Acesta răspunde de calitatea întregului proces de învăţământ în cadrul specializării. Fiecare angajat are obligaţia de a-şi însusi obiectivele şi cerintele SMC implementat şi de a-şi îmbunătăţi permanent activitatea. Fiecare salariat are obligaţia de a face propuneri de măsuri privind îmbunătăţirea activităţii pe care le adresează superiorului ierarhic, acesta analizează oportunitatea şi eficienţa implementării măsurilor respective. 5.5.2 Reprezentantul managementului calităţii Consiliul profesoral numeşte un RMC care are responsabilitate şi autoritate pentru: a conduce serviciul de calitate şi a-i organiza activitatea, a se asigura că sunt stabilite, implementate, menţinute şi actualizate procesele SMC, a raporta managementului de vârf despre funcţionarea SMC şi necesitatea de îmbunătăţire, Responsabilităţile RMC mai includ coordonarea proceselor de control documente, control înregistrări, audit intern şi de îmbunătăţire, precum şi relaţia cu părţi externe în probleme privind SMC. 5.5.3 Comunicare SIA a stabilit un proces eficace de comunicare prin care se asigură că sunt disponibile suficiente informaţii referitoare la problemele legate de asigurarea serviciului educaţional şi de cercetare. Această comunicare se poartă cu studenţii de la diferite niveluri, cadrele didactice, furnizorii şi contractanţii, serviciile universităţii, autorităţile legale şi de reglementare şi cu orice alte organizaţii 23

Pagina 24 din 58 care au un impact asupra, sau vor fi afectate de eficacitatea sau actualizarea SMC. SIA aplică măsuri consecvente pentru a menţine eficacitatea SMC, asigurându-se că informarea se efectuează în timp util asupra modificărilor şi include cel puţin: 24 - cerinţe legale, de reglementare şi de asigurare a calității; - nivelurile de calificare a cadrelor didactice și a personalului auxiliar şi/sau alocarea responsabilităţilor şi autorităţii; - programe naționale și internaționale de cercetare și colaborare; - solicitări relevante din partea părţilor externe interesate; - contracte şi servicii; - sisteme şi echipamente achiziţionate; - amplasarea echipamentelor, mediul înconjurător; - alte situaţii. În cadrul SIA au fost identificate două modalităţi de realizare a comunicării: Comunicarea internă comunicarea internă; comunicarea externă. Comunicarea interna foloseşte trei canale: a) Documentele SMC prin care sunt comunicate, prin e-mail, folosindu-se adresa de grup, respectiv staff.academic@ugal.ro, staff.saiaba@ugal.ro, staff.asmc@ugal.ro: obiectivele generale şi specifice prevazute în planul de activităţi; produse/servicii şi cerințe specifice ale acestora; pregătirea organizaţiei pentru situatii specifice (de exemplu, acreditare instituțională, evaluare internațională) și capacitate de raspuns; monitorizarea si măsurarea proceselor; instrucţiuni de implementare, oportunităţi de îmbunătăţire si creştere a eficacităţii SMC. b) Întruniri - se realizeaza prin ședinte operative si/sau analize efectuate de management care deţin un important rol pentru asigurarea comunicării adecvate in intreaga organizaţie. c) Server local exista o zona dedicata sistemului in care sunt postate toate documentele, procedurile, formulare, materiale conexe (www.ugal.ro, www.sia.ugal.ro). Comunicarea poate avea loc pe verticala (de sus in jos respectiv de jos in sus) şi pe orizontala. Comunicarea de sus in jos ierarhica, consultare, informare vizează creșterea conștientizării pe linia managementului a întregului personal cunoasterea, intelegerea, asumarea politicilor, obiectivelor de calitate,

Pagina 25 din 58 obiectivelor specifice, programelor şi proiectelor si generarea climatului care favorizeaza participarea tuturor membrilor la îmbunătăţirea modului de lucru si a peformanţelor SMC şi care favorizează implementarea în cadrul SIA a conceptului de leadership. Comunicarea de jos in sus raportarea vizează asigurarea datelor de intrare în procesele SMC, baza pentru elaborarea deciziilor adecvate, eficace, valorificarea sugestiilor facute de cadrele SIA. Comunicarea externa Comunicarea externa stabileste şi menţine măsuri eficiente de comunicare cu: instituţii de profil din ţară şi străinătate; clientii; autorităţile legale si de reglementare; alte organizatii care au un impact asupra, sau vor fi afectate de eficacitatea sau actualizarea SMC. Personalul desemnat să poarte această comunicare externă are definită autoritatea şi responsabilitatea de a o face. Intrări şi procesele asociate Proces Ieşiri şi procesele asociate Politica şi obiectivele calităţii Decizii ale conducerii Acţiuni corective, preventive şi îmbunătăţire Rezultate audit (Audit intern) Rezultate monitorizare procese Responsabilităţi Sugestii de la cadre didactice, studenți, departamente ale universității Documentaţia SMC Comunicarea Proprietar: RMC Instruiri Aviziere, anunţuri Emiterea documentelor necesare Sisteme de sugestii Publicaţii interne și externe Comunicare prin Intranet și Internet Corespondenţă internă 25 5.6 Analiza efectuată de management 5.6.1 Generalități Analiza efectuată de managamentul de vârf are ca scop determinarea conformităţii SMC cu cerinţele specificate şi a eficacităţii acestuia în realizarea politicii şi a obiectivelor referitoare la calitate, a activităţilor desfăşurate în facultatea SIA, fiind considerată o etapă metodă de îmbunătăţire a calităţii. De asemenea, se urmăreşte stabilirea de acţiuni corective/preventive în vederea menţinerii conformităţii SMC cu cerinţele specificate, cu politica şi obiectivele calităţii stabilite de conducerea facultăţii. Analizele SMC sunt planificate şi se efectuează semestrial şi ori de câte ori este necesar.

Pagina 26 din 58 Tematica analizei SMC este pregătită de RMC fiind prezentată participanţilor odată cu convocarea acestora, cu o săptămână înaintea datei efectuării analizei. Activităţile de programare, pregătire şi distribuire a documentelor şi proceselor verbale ale reuniunilor de analiză, de urmărire a îndeplinirii acţiunilor corective sau de îmbunătăţire stabilite sunt RMC. Decanul poate invita şi alte persoane la analiza SMC. Rezultatele analizei sunt comunicate şi persoanelor care nu au fost prezente, ale căror eventuale observaţii/ propuneri vor fi prezentate cu prilejul următoarei analize a SMC. Analizele SMC sunt planificate şi se efectuează semestrial. In funcţie de condiţiile concrete care apar, această analiză este hotărâtă de decan ori de câte ori este necesar. Toate înregistrările referitoare la analizele SMC, efectuate de conducerea facultăţii, se păstrează timp de 5 ani de către RMC. 6 MANAGEMENTUL RESURSELOR 6.1 Asigurarea resurselor Managementul de varf al SIA se preocupă de asigurarea resurselor umane, materiale si financiare necesare pentru: a) a mentine și a îmbunătăți continuu SMC; b) a asigura satisfacerea cerințelor clienților și ale societății. Resursele necesare derularii optime a tuturor proceselor din cadrul SIA, respectiv a indeplinirii obiectivelor propuse, presupun: asigurarea de personal instruit şi calificat pentru activitățile didactice și de cercetare, precum și pentru cele în domeniul calitatii; asigurarea de personal calificat pentru efectuarea auditurile interne ale calitatii; completarea experienței prin instruirea periodica a intregului personal participant la realizarea proceselor din cadrul SMC; numirea în funcțiile relevante pentru SMC și în cele de execuție numai a personalului cu experiență în domeniu; elaborarea de proceduri documentate pentru efectuarea activităților cu influență asupra calității; alocarea timpului necesar derularii optime a proceselor pentru toate categoriile de personal; asigurarea de utilaje si echipamente adecvate; asigurarea de produse auxiliare (reactivi, materiale, birotică, mentenanță) necesare desfășurării corespunzătoare a proceselor. Necesitatea asigurarii resurselor, când si cum trebuie achiziționate rezultă din planificarea SMC si al livrarii serviciilor, care constituie date de intrare pentru acest proces. 26