LOĢISTIKAS UZŅĒMUMA IEKŠĒJĀS KOMUNIKĀCIJAS PILNVEIDE

Transcription

1 ALBERTA KOLEDŽA Sabiedriskās attiecības OSKARS SERDĀNS Kvalifikācijas darbs LOĢISTIKAS UZŅĒMUMA IEKŠĒJĀS KOMUNIKĀCIJAS PILNVEIDE Rīga 2013

2 Darba izpildes un novērtējuma lapa Kvalifikācijas darbs kvalifikācijas iegūšanai Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide izstrādāts saskaņā ar studiju programmu Sabiedriskās attiecības Ar savu parakstu apliecinu, ka darbs izstrādāts patstāvīgi. Darba autors (-e): students (-e) Oskars Serdāns Iesaku darbu aizstāvēšanai. (paraksts, datums) Darba vadītājs (-a): Lektore, Mag.sc.soc. Vita Stiģe-Škuškovnika (paraksts, datums) Atļaut aizstāvēt studiju programmas Sabiedriskās attiecības kvalifikācijas darbu aizstāvēšanas komisijā. Studiju programmas vadītājs (-a): Lektore, Mag.sc.soc., Vita Stiģe-Škuškovnika (paraksts, datums) Kvalifikācijas darbs aizstāvēts Alberta koledžas kvalifikācijas darbu aizstāvēšanas komisijas 2013.gada sēdē un novērtēts ar atzīmi Kvalifikācijas darbu aizstāvēšanas komisijas sekretārs(-e)

3 ANOTĀCIJA Kvalifikācijas darba tēma ir Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide. Darba autors izvēlējās rakstīt par iekšējo komunikāciju, jo tās nozīme ar katru gadu palielinās, un tā ir svarīga ne tikai autora pētāmajā uzņēmumā, bet arī tiem uzņēmumiem, kuri grib uzlabot iekšējās attiecības. Kvalifikācijas darba mērķis ir izpētot loģistikas uzņēmuma SIA Schenker iekšējās komunikācijas instrumentus, noskaidrot to atbilstību iekšējās komunikācijas organizēšanā un sniegt priekšlikumus to turpmākai pilnveidei. Lai sasniegtu izvirzīto mērķi, darba autors apskatīja iekšējās komunikācijas teorētiskos aspektus un apkopoja sabiedrisko attiecību instrumentu izmantošanas daudzveidību tās organizēšanā, veica loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pētījumu, izmantojot dažādas pētniecības metodes, kā arī novērtēja iekšējo komunikāciju, nosakot galvenos trūkumus un sniedzot priekšlikumus SIA Schenker iekšējās komunikācijas pilnveidei. Kvalifikācijas darbs sastāv no trīs nodaļām. Pirmajā nodaļā ir izpētītas teorētiskās nostādnes par sabiedriskajām attiecībām un to instrumentiem, iekšējās komunikācijas jēdzienu un nozīmi uzņēmumā. Otrajā nodaļā apskatīta loģistikas uzņēmuma SIA Schenker iekšējā komunikācija, darbība un struktūra. Trešajā nodaļā ir veikts SIA Schenker iekšējās komunikācijas pētījums, izmantojot kvalitatīvo pētījuma metodi interviju un kvantitatīvo pētījuma metodi anketēšanu. Kvalifikācijas darba apjoms ir 46 lappuses, bet kopā ar pielikumiem 70 lappuses. Kvalifikācijas darbs ietver 11 attēlus, 7 pielikumus 24 lappusēs, kā arī 19 bibliogrāfiskos pirmavotus (10 latviešu valodā, 6 angļu valodā un 3 krievu valodā). Atslēgas vārdi: loģistika, iekšējā komunikācija, sabiedriskās attiecības un instrumenti, pilnveide.

4 ANNOTATION Qualification thesis: Improvement of internal communication in a logistics company. The author chose to write about internal communications since its importance is increasing every year and it is important not only in the author s researched company, but also to those companies who want to improve internal relations. The goal of qualification paper is to study the logistics company s Schenker internal communication tools and to ascertain their compliance with the internal communication organization as well as to make suggestions for further improvement. To achieve the goal, the author examined the theoretical aspects of internal communication and compiled the diversity of public relations tools in its organization. The author also performed logistical company's internal communication studies using different research methods and an assessment of internal communication, identifying key gaps and making proposals for the improvement of internal communication in Ltd. Schenker. Qualification paper consists of three chapters. The theoretical framework of public relations and its tools has been explored in the first chapter, as well as the concept of internal communication and its role in the company. In the second chapter of the paper internal communication, work and structure of Ltd. Schenker has been examined. Internal communication study of Ltd. Schenker has been made in the third chapter, using the qualitative research method - interview and quantitative research method - questionnaire. The total range of qualification thesis is 46 pages, but together with the annexes 70 pages. The qualification paper consist of 11 images, 7 annexes together in 24 pages, as well as 19 bibliographical origins (10 in Latvian, 6 in English and 3 in Russian). Key words: logistics, internal communication, public relations and its tools, improvement.

5 SATURS IEVADS IEKŠĒJĀ KOMUNIKĀCIJA UN TĀS ORGANIZĒŠANA Iekšējās komunikācijas jēdziens un tā nozīme uzņēmumā Iekšējā komunikācijā izmantojamie sabiedrisko attiecību instrumenti LOĢISTIKAS UZŅĒMUMA SIA SCHENKER RAKSTUROJUMS SIA Schenker struktūra un darbības specifika SIA Schenker iekšējā komunikācija LOĢISTIKAS UZŅĒMUMA SIA SCHENKER IEKŠĒJĀS KOMUNIKĀCIJAS PĒTĪJUMS SIA Schenker darbinieku aptauja Intervijas ar SIA Schenker vadības pārstāvjiem Iekšējās komunikācijas priekšrocību un trūkumu analīze SECINĀJUMI PRIEKŠLIKUMI BIBLIOGRĀFISKAIS SARAKSTS GRAFISKĀ DAĻA PIELIKUMI pielikums pielikums pielikums pielikums pielikums pielikums pielikums... 60

6

7 6 IEVADS Šī tēma ir aktuāla, jo iekšējā komunikācija ir svarīga, ne tikai autora izvēlētajā uzņēmumā, bet arī uzņēmumiem, kuri grib uzlabot iekšējās attiecības, kā arī paaugstināt darbinieku lojalitāti. Uzlabojot iekšējo komunikāciju, uzņēmums gūs gan finansiālus panākumus, gan uzlabos tēlu sabiedrības acīs. Pēc autora domām, ar iekšējās komunikācijas palīdzību var tikt uzlabotas darbinieku un vadības savstarpējās attiecības, kā arī darbiniekiem būtu izprotams uzņēmuma mērķis un viņu loma tā sasniegšanā. Kvalifikācijas darba mērķis ir analizējot loģistikas uzņēmuma SIA Schenker izmantotos iekšējās komunikācijas instrumentus, noskaidrot to izvēles atbilstību iekšējās komunikācijas organizēšanā un sniegt priekšlikumus turpmākai to pilnveidei. Lai sasniegtu darba mērķi, darba autors izmantos sekojošus uzdevumus: 1. Izmantojot teorētiskos literatūras avotus, apskatīt iekšējās komunikācijas jēdzienu un noskaidrot tās organizēšanā izmantojamos sabiedrisko attiecību instrumentus; 2. Veikt SIA Schenker darbinieku anketēšanu, lai noskaidrotu informācijas plūsmas apriti un pieejamību; 3. Intervēt loģistikas uzņēmuma SIA Schenker vadības pārstāvjus, lai identificētu izmantotos instrumentus un galvenās problēmas iekšējās komunikācijas organizēšanā; 4. Noteikt galvenos trūkumus SIA Schenker izmantoto iekšējās komunikācijas instrumentu izvēlē un sniegt priekšlikumus turpmākai to pilnveidei. Pētot loģistikas uzņēmuma iekšējo komunikāciju, darba autors izmantoja kvalitatīvo pētījumu metodi interviju un kvantitatīvo pētījumu metodi anketēšanu. Veicot kvalifikācijas darba izstrādi, tika izmantotas dažādas pasaulē zināmu autoru ekspertu teorētiskās literatūras avoti un praktiski spriedumi, piemēram, Teika Lapsa, Dīters Herbsts (Dieter Herbst), Anne Gregorija (Anne Gregory) u.c. Izmantotie literatūras avoti ir latviešu, angļu un krievu valodā, kuri publicēti gan grāmatās, gan interneta resursos. Pētījuma izstrādei tika paredzēts laika posms no 2013.gada 20.aprīļa līdz 2013.gada 25.maijam. Darba pētījuma daļa noritēja sākumā intervējot SIA Schenker vadības pārstāvjus un pēc tam elektroniskā veidā izsūtot anketas uzņēmuma darbiniekiem, kuru aizpildīšanai atvēlēja nedēļu laika, pēc tam tie tika analizēti un aprakstīti kvalifikācijas darbā. Kvalifikācijas darbs sastāv no trīs nodaļām un septiņām apakšnodaļām. Pirmajā nodaļā tiek apskatīti teorētiskie aspekti, apskatot iekšējās komunikācijas jēdzienu, tā nozīmi

8 7 un to, kādi sabiedrisko attiecību instrumenti ir izmantojami iekšējās komunikācijas organizēšanā. Otrajā nodaļā tiek raksturota loģistikas uzņēmuma iekšējā komunikācija un tās struktūra. Trešajā nodaļā darba autors analizē praktiskajā pētījumā iegūtos datus, lai noskaidrotu uzņēmumā izmantotos iekšējās komunikācijas instrumentus un to nepieciešamības atbilstību. Noslēdzot darbu, autors secina galvenos trūkumus un izvirza priekšlikumus turpmākai SIA Schenker iekšējās komunikācijas pilnveidei.

9 8 1. IEKŠĒJĀ KOMUNIKĀCIJA UN TĀS ORGANIZĒŠANA Darba autors uzskata, ka komunikācijas nozīme mūsdienās ir pats svarīgākais instruments uz saprašanos un panākumiem. Tā kā autora darba tēma ir Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide, tad turpmāk tiks apskatītas un savstarpēji salīdzinātas dažādu nozares autoru izvirzītās iekšējās komunikācijas teorijas un to skaidrojumi. Pirms šajā nodaļā sīkāk apskatīt iekšējās komunikācijas nozīmi uzņēmumā, kvalifikācijas darba autors apskatīja šī jēdziena skaidrojumus dažādos literatūras avotos. Ieskatoties vēstures periodos, var atrast vairākus saziņas veidus jeb valodas (burti, attēli, simboli, Morzas ābeces un datorprogrammu alfabētsignāli), kas pauž cilvēka vēlmi paziņot par saviem konstatējumiem citiem cilvēkiem. [10., 18.lpp.] Piemēram, profesors Dīters Herbsts (Dieter Herbst) savā grāmatā par komunikāciju uzņēmumā skaidro, ka tā ir novērojama tad, kad komunikācijas procesa dalībnieki cits ar citu sazinās. [4., 14.lpp.] Savukārt citi autori skaidro komunikācijas jēdziena tulkojumus no šādiem vārdiem kā communication abpusēja apmaiņa vai communicare darīt kopā, ziņot, kā arī communis kopīgs, vispārīgs, sabiedrisks. [10., 18.lpp.] Paralēli dažādiem skaidrojumiem, komunikācijas nozares pētnieki definē arī komunikācijas procesa mērķi. Tās sabiedrisko attiecību praktiķe Teika Lapsa savā grāmatā min, ka komunikācijas mērķis ir pārliecināt, informēt, motivēt vai arī sasniegt savstarpēju sapratni. Ja cilvēks grib būt efektīvs komunikācijas procesā, viņam noteikti jābūt zināšanām, kā komunikācija veidojas un kā cilvēki uztver ziņojumus. Kā arī ir nepieciešama izpratne par to, kā cilvēki izmanto informāciju un, iespējams, maina savas attieksmes, viedokļus un darbības. [7., lpp.] Tādejādi kvalifikācijas darba pirmajā nodaļā autors analizēs dažādus literatūras avotus, detalizēti apskatot iekšējās komunikācijas jēdzienu un noskaidrojot tā organizēšanā izmantojamos sabiedrisko attiecību instrumentus Iekšējās komunikācijas jēdziens un tā nozīme uzņēmumā Ikvienas organizācijas darbība balstās uz iekšējās komunikācijas procesiem. Ir ļoti svarīgi sekot līdzi šiem procesiem un līdztekus vērtēt ne tikai tās kvalitāti, bet arī kvantitāti, jo tas var ietekmēt darbinieku informētību. Katras organizācijas komunikācijai piemīt savas

10 9 raksturīgās īpašības, kas saistītas ar neatkārtojamu cilvēku apvienojumu, ar dažādām sociāli psiholoģiskām īpašībām. [9., 196.lpp.] Vairāki nozares autori uzsver, ka darbinieki ir viena no nozīmīgākajām sabiedrisko attiecību un iekšējās komunikācijas mērķgrupām. Lielai daļai uzņēmumu vadītāju tas ir pašsaprotami, citai daļai turpretim ir kritiska nostāja šajā jautājumā, jo viņi sabiedriskās attiecības uztver galvenokārt kā komunikāciju ar žurnālistiem. [2., 83.lpp.] Latvijas Universitātes docents Uldis Pāvuls saka, ka iekšējā komunikācija uzņēmumā nav tehnisks darbinieku informēšanas process, kas aprakstāms sarežģītās procedūrās. Tās centrālais elements ir cilvēki ar savām emocijām, attieksmi un attiecībām. Tāpēc uz iekšējo komunikāciju jāskatās kā uz iedvesmošanas, iesaistīšanas un savstarpējās uzticēšanās veidošanas procesu. Ja iekšējā komunikācija nevieno, neiedvesmo, neiesaista, neveido sadarbību un uzticēšanos, tad ar to kaut kas nav kārtībā. Tikai ar informēšanu noteikti nepietiek. Kvalifikācijas darba autors uzskata, ka mūsdienās darbinieki no sava priekšnieka sagaida ko vairāk par algas izmaksu. Uzņēmumiem ir jāiesaista savi darbinieki biznesa uzlabošanā, bet, ja tas nenotiek, tad darbinieki nezina, ko un, kāpēc viņi dara, un līdz ar to īpaši nesteigsies strādāt efektīvāk. Plānota un ieviesta komunikācijas stratēģija, pēc autora domām, motivē darbiniekus. Komunikācija ir saikne starp organizācijas nepārvaramo vajadzību mainīties un darbinieku nepārvaramo vajadzību pēc drošības. Darba autors domā, ka uzņēmumā ir nepieciešama komunikācijas stratēģija, kas: [2., lpp.] nodrošina bagātu saturu, izplata labo praksi, veido saikni starp funkcijām un departamentiem, nodrošina darbības uzlabošanos, seko progresam. Efektīvs iekšējās komunikācijas plāns palīdz uzņēmumam veidot pozitīvu un uz savstarpēju cieņu balstītu iekšējo kultūru, uzlabot darbinieku morāli un nostiprināt viņu lojalitāti uzņēmumam. Labas attiecības starp darbiniekiem un vadību palīdz noturēt labākos darbiniekus uzņēmumā. Tāpat, laba iekšējā komunikācija nodrošina to, ka darbinieki, kas ikdienā sadarbojas ar ārējām mērķauditorijām, attiecīgi komunicē šo pozitīvo attieksmi ārpus uzņēmuma. [5.] Filozofijas doktore Katrīna Beikere (Ph.D. Kathryn Baker) uzskata, ka iekšējās komunikācijas mērķis ir informēt darbiniekus par viņu darbu un uzņēmuma attīstību. Iegūt

11 10 darbinieku uzticēšanos, lojalitāti un veicināt sajūtu, ka viņi pieder organizācijai un ir iesaistīti tās attīstībā. Sekmīgas iekšējās komunikācijas organizēšanas rezultātā individuālu darbinieku kolektīvs kļūst par atbildīgu komandu, kas strādā kopā, lai sasniegtu uzņēmuma mērķus, nodrošinātu sekmīgu augšupeju. [11.] Arī kvalifikācijas darba autors piekrīt viedoklim, ja komunikācija ir plānota, kā tam vajadzētu būt sabiedriskajās attiecībās, tad tai ir mērķis un tā ir efektīva. Pētot literatūras avotus, autors apskatīja dažāda veida komunikācijas mērķus, no kuriem vēlas izcelt, autoraprāt, nozīmīgākos: [12., lpp.] Informēt. Bieži vien organizācijas komunikācijas mērķis ir informēt un izglītot konkrētu mērķauditoriju, Pārliecināt. Viens no sabiedrisko attiecību speciālistu mērķiem ir pārliecināt cilvēkus pieņemt lēmumus, pārliecināšanai nav jābūt pārāk agresīvai, bet gan iejūtīgai, Motivēt. Darbinieku motivēšana ir uzņēmuma komunikācijas mērķis, Veidot savstarpēju sapratni starp atšķirīgi domājošām grupām, darbiniekiem. Uzņēmuma iekšējās komunikācijas efektivitāte ir atkarīga no tā, cik efektīvi tiek izmantoti uzņēmuma resursi, kāda ir uzņēmuma darbinieku uzvedība, jo tas ļoti ietekmē iekšējo informācijas plūsmu uzņēmumā, līdz ar to arī iekšējo komunikāciju. [13., 76.lpp.] Iekšējā komunikācija ir informācijas apmaiņa starp uzņēmuma darbiniekiem. Kad augstākās vadības pārstāvji sazinās ar vidējā līmeņa vadības pārstāvjiem, savukārt vidējā līmeņa vadītāji sazinās ar zemākā līmeņa uzņēmuma darbiniekiem saviem padotajiem. [9., 242.lpp.] Kāda cita definīcija vēsta, ka iekšējā komunikācija ir uzņēmuma vadības un darbinieku saskarsme, kā rezultāta darbinieki saprot, kas no viņiem tiek gaidīts. Par iekšējo komunikāciju ir atbildīgi visu līmeņu vadītāji. [16., 14.lpp.] Ja sabiedrisko attiecību mērķis ir veidot priekšstatu par uzņēmumu, šis darbs jāsāk pašu darbinieku vidū. Autors uzskata, ka iekšējās sabiedriskās attiecības līdz ar to kļūst par uzņēmuma iekšējās komunikācijas nozīmīgu daļu. Tādēļ ir svarīgi apzināties arī svarīgākās uzņēmuma mērķauditorijas. Mērķauditorija ir cilvēku kopums, kas piedalās kopīgu interešu realizēšanā ar uzņēmumu, apzinoties tā nozīmīgumu. Mērķauditorija ir viendabīga ar līdzīgām interesēm un raksturīgām iezīmēm. Tā parasti ir zinoša par viņu attiecībām un stāvokli uzņēmumā. [15, 39.lpp.]

12 11 Literatūrā tiek minēti vairāki iekšējās komunikācijas jēdzienu skaidrojošie iemesli: [4., lpp.] Komunikācija uzņēmumā nodrošina orientāciju un rada uzticamību darbiniekiem. Tas skaidrojams ar to, ka dzīve kļūst dinamiskāka un kompleksāka, jo ātrāks ir lēmumu pieņemšanas temps uzņēmumā, jo spēcīgāka kļūst darbinieku vēlme un nepieciešamība iegūt savlaicīgu un plašu informāciju. Darbiniekiem ir jārīkojas ātri un mērķtiecīgi, viņiem ļoti veikli jārealizē lēmumi un inovācijas. No tā var secināt, ka darbiniekiem ir jāzina uzņēmuma mērķi, jāzina un jāsaprot, kā viņi var atbalstīt to sasniegšanu, veicot savu darbu, Iekšējā komunikācija (pie kuras pieder arī iekšējās sabiedriskās attiecības) kļūst par uzņēmuma iekšējās sadarbības pamatu un par panākumu faktoru pieaugošās konkurences apstākļos. Tikai ar tās palīdzību darbinieks gūst nepieciešamo orientāciju un uzzina, kā viņš var dot savu ieguldījumu uzņēmuma mērķu sasniegšanā. Darbinieks, kurš ir labi informēts, spēj identificēt sevi ar uzņēmumu un iestājas par tā mērķu īstenošanu. Eksperti racionalizācijas jautājumos norāda, ka lielākās produktivitātes rezerves slēpjas nevis jaunās mašīnās un iekārtās, bet gan cilvēku motivācijā, Veiksmīga komunikācija ceļ labsajūtu. Zinātnieki ir konstatējuši, ka darbinieki, kuri nav apmierināti ar komunikāciju, nav apmierināti arī ar savu darbavietu un pat ar visu uzņēmumu, Veiksmīga iekšējā komunikācijas darbojas arī uz ārpusi. Kā jau zināms, darbinieki savu attieksmi un viedokli par uzņēmumu pauž arī ārpus tā. Viņi paudīs savu draugu un paziņu vidū pozitīvu viedokli par uzņēmumu un visu savu enerģiju ieliks tajā tikai tādā gadījumā, ja viņi uzņēmumā tiks uztverti nopietni un tiks iesaistīti komunikācijā. Ja par sava uzņēmuma labo slavu viņi uzzinās tikai no preses, taču paši to nejutīs, firmas vadība var zaudēt uzticību, kā sekas būs neapmierinātība, bieža darbinieku maiņa, kvalitātes trūkums un liels slimojošo darbinieku skaits, Pārmaiņas nevar notikt bez darbinieku līdzdalības. Darbiniekiem ir galvenā loma uzņēmuma pārmaiņu procesā. Dažādu pētījumu secinājums ir tāds, ka komunikācija ar darbiniekiem ir panākumu faktors un ir uzskatāma par ietekmīgu līdzekli veiksmīgu izmaiņu nodrošināšanā. Savukārt Kanādas akadēmiķis Henrijs Mincbergs (Henry Mintzberg) rakstījis, ka: prātīgas organizācijas liek uzsvaru uz visu darbinieku kompetenci un modrību, kuriem jāpazīst un jāizmanto

13 12 stratēģiskās iespējas, kā arī jājūt iespējamie draudi, pildot ikdienas darbu. Ir arī viedoklis, ka uzņēmumā nevar būt veiksmīgu pārmaiņu, kuras nepavadītu atklāta un dzīva komunikācijas politika, Apmierināti darbinieki nozīmē apmierinātus klientus. Amerikāņu tirdzniecības gigants Sears, realizējot uzņēmumu vīziju, attīstījis konkrētus komunikācijas mērķus attiecībā uz klientiem, darbiniekiem un finanšu pasauli. Iekšējie pētījumi Sears uzņēmumā, kas ilguši vairākus gadus, rāda, ka par 5% augstāka darbinieku apmierinātība rada par 1,5% augstāku apmierinātību klientu vidū, kas savukārt nozīmē uzņēmuma finanšu efektivitātes kāpumu par 0,5%. Apkopojot dažādos komunikācijas nozares autoru un pētnieku viedokļus, kvalifikācijas darba autora domas par iekšējās komunikācijas nozīmi uzņēmumā sakrīt ar iepriekš minēto sabiedrisko attiecību nozares praktiķa Dītera Herbsta (Dieter Herbst) viedokli, lai uzņēmumam būtu sekmīgi panākumi, darbiniekam jābūt informētam par notiekošo uzņēmumā. Darbinieku ir nepieciešams uzklausīt, novērtēt un motivēt, tikai tad tas atsauksies uz pozitīvu uzņēmuma tēlu un reputācijas veidošanos Iekšējā komunikācijā izmantojamie sabiedrisko attiecību instrumenti Sabiedriskās attiecības ir uzņēmuma komunikācija ar tā nozīmīgākajām mērķgrupām. Mērķgrupas atšķiras vēlmju un cerību ziņā attiecībā uz komunikācijas saturu un/vai formu. [4., 83.lpp.] Tādēļ šajā nodaļā autors apskatīs sabiedrisko attiecību instrumentu klāstu, kas ir ļoti plašs un kas piedāvā iespēju konkrēti uzrunāt katru uzņēmuma mērķauditoriju individuāli. Tāpat daudzi no šiem instrumentiem efektīvi var tikt izmantoti iekšējās komunikācijas organizēšanā, veidojot labvēlīgas attiecības starp dažādiem uzņēmuma vadības līmeņiem. Katram sabiedrisko attiecību instrumentam piemīt specifiskas īpašības. Piemēram, tikšanās garantē tiešo komunikāciju un dalībnieku personisko domu apmaiņu. Internets piedāvā savstarpēji saistītus tīklus un globālu informācijas apmaiņu. Mediji piedāvā izplatīt informāciju plašākam sabiedrības lokam. Piemēram, cilvēki klausās radio gan mājās, gan darbā, gan izklaides vietās. Personiskā komunikācija pēdējo gadu laikā ir kļuvusi ļoti svarīga, un tās nozīme turpina augt. Tas izskaidrojams ar pieaugošo nepieciešamību pēc izskaidrojošas, pārliecinošas un uzticamas komunikācijas. Pie personiskās komunikācijas pieder atsevišķas sarunas (piemēram, ar žurnālistiem), grupu diskusijas, plaša mēroga informācijas un diskusiju pasākumi, sapulces, kā arī sabiedriski pasākumi. [4., 19.lpp.]

14 13 Drukātie mediji pēdējā laikā ir zaudējuši savu nozīmi. Tam ir divi iemesli. Salīdzinājumā ar citiem sabiedrisko attiecību instrumentiem, drukātajiem medijiem nepieciešams personisks ieguldījums: lasītājam teksts ir jāierauga, jāuztver un jāapstrādā. Mūsdienās ar to gandrīz vairs nevar rēķināties. Tādēļ drukāto mediju nozīme pēdējos gados ir mazinājusies un turpina mazināties. Vēl problēma ir tā, ka tirgus, sabiedrība un arī uzņēmumi tik ātri mainās, ka informācija drīz vien noveco. Agrāk uzņēmuma pašportrets tika atspoguļots informatīvā brošūrā. Taču, tā kā mūsdienās darbalauks, struktūras un cilvēki ir pakļauti tik ātrai attīstībai, informatīvās brošūras ir aktuālas ne vairāk kā 3-5 gadus. Sekas ir tādas, ka aizvien mazāk ir klasisku informējošu imidža brošūru. Imidža brošūras mūsdienās koncentrējas uz kodolīgu informāciju un ir ievērojami emocionālākas nekā agrāk. [4., 19.lpp.] Pie sabiedrisko attiecību elektroniskajiem medijiem (online medijiem, tiešsaistes medijiem) pieder internets, telefakss, CD-ROM, e-pasts, telekonference, attēlu pārraide ar telefona starpniecību, videokonference. Elektroniskie mediji daudzviet attīstījušies par svarīgāko sabiedrisko attiecību instrumentu. Iemesls tam ir šo mediju straujā izplatība, kā, piemēram, interneta gadījumā, kā arī šiem medijiem raksturīgā īpašība pārraidīt informāciju pieprasītājā formā. [4., 20.lpp.] Pasākumā ir iespēja uzrunāt daudzus darbiniekus vienlaikus vienā un tajā pašā vietā ar vienu un to pašu paziņojumu. Tā var noskaidrot pārpratumus un pārraidīt izjūtas autentiskāk un ticamāk. Pasākumi uzsver kādas tēmas nozīmīgumu. Tie izskaidro labāk nekā teksts. Viens no pasākumu trūkumiem ir tas, ka tajos jāiegulda lieli līdzekļi un sagatavošanas darbs. Diskusijas savukārt dažreiz ir grūti vadīt. Tajās ir daudz iespēju, lai uzsāktu sarunu ar darbiniekiem: var tieši kontaktēties ar viņiem ražošanas sanāksmē un sniegt plašu informāciju pat par sarežģītām tēmām. Autors secina, ka iespējami arī šādi pasākumu veidi: [4., lpp.] Prezentācijas, Diskusijas, Menedžmenta konferences, Diskusijas nelielās grupās, Informatīvās tikšanās, Semināri, Pasākumi, kas domāti speciālām mērķgrupām, piemēram, mācekļiem, vadošajiem darbiniekiem vai interesentiem apkārtējās vides jautājumos. Rakstiskā komunikācija. Ir daudz tēmu, par kurām mērķgrupas vēlētos iegūt nedaudz informācijas. Šim mērķim vislabāk noder rakstiska, maza apjoma informācija. Tā adresātu

15 14 uzrunā mērķtiecīgi un tieši un pievērš uzmanību kādai noteiktai tēmai. Informācija ir rakstiska, to var vēlreiz pārlasīt un saglabāt. Rakstiskas informācijas sagatavošana ir vienkārša, to var nosūtīt plašākam saņēmēju lokam, neizmantojot datoru. Līdz ar to būs izpildīta daudzu darbinieku vēlēšanās iegūt informāciju tieši rokās un to pāršķirstīt. Protams, autors piekrīt, ka šajā gadījumā neveidojas tiešs kontakts, kā arī nav iespēju tūlīt atbildēt. Rakstiska informācija nevar arī pietiekami izsmeļoši izskaidrot cēloņus, kā arī acīmredzamus faktus, nevar pārraidīt savas izjūtas, uzreiz nav redzama informācijas iedarbība, turklāt informācijas plūsma parasti ir pārāk lēna. Var minēt dažus rakstiskās informācijas piemērus: [4., lpp.] Informatīvie ziņojumi. regulāri informē visus darbiniekus vai tiek mērķtiecīgi vērsti uz speciāli izvēlētām mērķgrupām, piemēram, Vadības aktualitātes vai Informācija vadītājiem ir domāta nodaļu vadītājiem un viņu priekšniekiem. Tā sniedz informāciju par darbinieku vadīšanu, par izmaiņām darba norisēs vai citām menedžmenta tēmām. Bez aktuālās informācijas tā sniedz vēl papildu palīdzību argumentēšanā diskusijās ar darbiniekiem. Informācija mācekļiem tāds, piemēram, varētu būt nosaukums informatīvajam biļetenam, kas domāts jaunajai paaudzei. Saturs: izglītības tēmas, informācija par armiju un karjeras iespējām. Sporta aktualitātes informē par uzņēmuma sportistu aktivitātēm, Informatīvais biļetens īsi un kodolīgi informē darbiniekus, piemēram, par notikumiem, termiņiem un pasākumiem. Virsraksti varētu būt, piemēram, šādi: Vai esi jau dzirdējis, XY informē, Steidzama informācija, Ekspress informācija. Informatīvie biļeteni, līdzīgi skrejlapām, īsi informē darbiniekus par kādu aktuālu notikumu, tikšanos vai pasākumu. Informatīvie biļeteni varētu arī ziņot par nozīmīgiem lēmumiem uzņēmuma iekšienē, izmaiņām personālā, sniegt datus par gada pārskatu, nelaimes gadījumiem, izmaiņām darba un pieņemšanas laikos, Buklets. Vienkārši lietojams ir A4 formāts (vēstuļu papīrs), lielāku uzmanību piesaista A3 formāts (dubultais A4 formāts) vai A5 (puse no A4 formāta). Bukletu var izgatavot arī no apdrukāta papīra vai plāna kartona, ko mākslinieciski saloka vai izgriež. Var izveidot ielūgumu vai informāciju par firmu bukleta veidā. Ļoti populārs rakstiskās informācijas sniedzējs ir uzņēmuma avīze, kas ir viens no vecākajiem un nozīmīgākajiem iekšējo sabiedrisko attiecību instrumentiem. Ar tās starpniecību var: [4., 90.lpp.] Savstarpēji iepazīstināt uzņēmuma darbiniekus,

16 15 Likvidēt aizspriedumus attiecībā uz uzņēmumu un tā pakalpojumiem, Panākt, lai darbinieki vieglāk pieņemtu lēmumus, Novērst iespēju izplatīties informācijai, kas neatbilst uzņēmuma politikai, Dot iespēju ieskatīties uzņēmuma virtuvē, Rosināt un atbalstīt darbiniekus viņu ikdienas darbā un personiskajā izaugsmē. Iespēju robežās darba autors iesaka ieviest un izmantot intranetu, kas ir īpaša forma, un kas darbojas tikai uzņēmuma robežās. Intranets ir komunikācijas un darba forma, ar kuru elektroniskā veidā var pārraidīt datus teksta, attēlu un skaņas formā. Turklāt tas notiek ļoti ātri un neatkarīgi no vietas, laika un uzņēmumā pastāvošās hierarhijas. Intranetā iekļauti interaktīvi elementi, piemēram, interešu kopas, čati un videokonferences, kas nodrošina tiešu un vienlaicīgu informācijas apmaiņu starp darbiniekiem, tātad ietekmē arī attiecību jomu. Intranets ir izveidojies par iekšējās komunikācijas vadošo mediju. Pat vēl vairāk: uzņēmumi var izmantot šo tehnoloģiju, lai optimizētu savus biznesa procesus. Bet intraneta iespējas var tikt izmantotas pēc iespējas efektīvāk tādā gadījumā, ja atbildīgās personas zina un mērķtiecīgi izmanto tā īpašības. [4., 94.lpp.] Ja uzņēmumā notiek nopietna reorganizācija, tad vislabāk ir tikties ar darbiniekiem aci pret aci. Neizmantojot videoierakstus vai tiešraides, nerakstīt dažādās publikācijās par gaidāmajām pārmaiņā un nebūtu vēlams rīkot lielas sanāksmes, kurās piedalītos darbinieki. [1., 125.lpp.] Autors secina, ka attīstības gaitā sabiedriskajās attiecībās ir izveidojies pietiekami plašs instrumentārija klāsts. Pat tad, ja organizācija savām sabiedrisko attiecību aktivitātēm var atļauties tērēt tikai minimālus līdzekļus, ir iespējams fokusēt uzmanību uz šādiem sabiedrisko attiecību instrumentiem: [18., 13.lpp.] Preses relīzes izveidošana un tās izsūtīšana, Publikācijas/ raksti par konkrētās organizācijas sasniegumiem, vēsturi, jaunumiem specializētos izdevumos, Tiešais pasts un tā priekšrocības, Intervijas ar organizācijas vadošo personālu vai speciālistiem, uzstāšanās citu uzņēmumu organizētos pasākumos, kā arī iesaistīšanās apaļā galda debatēs. Viens no galvenajiem sabiedrisko attiecību darbības uzdevumiem ir izveidot un uzturēt organizācijas radīto tēlu, politiku un darbības principus, produktu un pakalpojumu kvalitāti, kā arī personāla darbību un attīstību, tāpēc vienmēr jācenšas sekot līdzi neiesaistīto personu un organizāciju atsauksmēm un viedoklim. [17., 29.lpp.]

17 16 Daļa masu saziņas līdzekļos publicēto ziņu un informācijas ir iegūta no sabiedrisko attiecību speciālistiem, kuru viena no nozīmīgākajām darbības sastāvdaļām ir jau pieminētā publicitātes veidošana. Un publicitāte ir kāda ārēja avota sniegta informācija, ko masu saziņas līdzekļi izmanto tāpēc, ka tā ir uzskatāma par jaunumu. Tā ir nekontrolējama ziņu publicēšana masu saziņas līdzekļos, jo ziņu sniedzējs nemaksā masu saziņas līdzekļiem par to publicēšanu. [6., 32.lpp.] Kā publicitāti veidojošus sabiedrisko attiecību instrumentus, ir jāmin preses relīze, dažādi raksti, reportāžas, preses konference, īpašie pasākumi un dažādas atbalsta akcijas. [19., 188.lpp.] Efektīva metode, ar kuras palīdzību notiek organizācijas komunikācija ar sabiedrību, ir tās informēšana ar tiešā pasta un masu saziņas līdzekļu starpniecību. Tomēr, ikreiz pildot šo funkciju, jāizprot informācijas nozīme, dažādo saziņas līdzekļu specifika un mehānisms, kā arī to cilvēku vērtības, kuri nosaka piekļūšanu šiem saziņas līdzekļiem: [6., lpp.] Laikraksti kaut arī pagājušā gadsimta beigās dienas un nedēļas laikrakstu skaits ir samazinājies, laikraksti joprojām ir dzīves nepieciešamība vairumam cilvēku. Dienas, nedēļas nogales, svētdienas, nedēļas un divreiz nedēļā iznākošos izdevumus, kā arī nozares un zinātniskus izdevumus, un izdevumus citās valodās lasa gandrīz katrs, kurš prot lasīt, Žurnāli priekšrocības, ko dod žurnālu izmantošana, var ilustrēt ar šādiem faktiem. Tieši žurnālu lasītājiem ir iespēja lasīt, pārlasīt un apspriest žurnālā publicēto informāciju. Žurnālu spēja noteikt uzskatus, radīt jaunus modes virzienus, noteikt māju arhitektūru, iedibināt profesiju un nozaru standartus un nodrošināt politisku atbalstu ir pierādījusies neskaitāmas reizes, Radio sniedz plaša spektra publicitātes iespējas un tam mūsdienās ir svarīga loma sabiedrības informēšanā. Radio darbības pamatā ir sarunas princips, kurš savu efektivitāti panāks ar 10 sekunžu, 30 vai 60 sekunžu garu, pārdomātu paziņojumu, Televīzija ir saziņas līdzeklis, kas ļauj izmantot iespiesto un runāto vārdu, kustīgus attēlus, krāsas, mūziku, animāciju un skaņu efektus un kuram piemīt neizmērojamas potences. Tas piedāvā plaša spektra sižetiskās iespējas, sākot ar 60 sekunžu ilgu kodolīga videoieraksta demonstrējumu ziņu raidījumā un beidzot ar mini seriālu demonstrējumu vairākus vakarus pēc kārtas. Pēc autora domām, ja uzņēmums ir piešķīris gan lielākus līdzekļus, gan lielāku nozīmi sabiedriskajām attiecībām uzņēmuma darbībā, tad nebūtu vēlams izmantot tikai iepriekš minētos sabiedrisko attiecību instrumentos, jo atkarībā no uzņēmuma darbības specifikas,

18 17 uzdevumiem, mērķiem un citiem faktoriem varētu izmanto arī turpmāk minētos sabiedrisko attiecību instrumentus. Stratēģiskās filantropijas programmas ir viens no sabiedrisko attiecību instrumentu pamatprincipiem, kurš ir ar milzīgām spējām attīstīt un sasniegt abpusēji labvēlīgu rezultātu starp uzņēmumu un atbalsta saņēmēju. Jo lielākoties cēlonis labdarībai ir nepieciešamība uzlabot attiecības ar to sabiedrības daļu, kurā uzņēmums darbojas, un gūt atbalstu, veicinot peļņas pieaugumu. [14., 120.lpp.] Viens no sabiedrisko attiecību instrumentiem, kas dod iespēju kontrolēt informācijas publicēšanu, ir reklāma. Jo tieši reklāmas iesniedzējs var noteikt publikācijas saturu, izvietojumu un publicēšanas laiku, maksājot par masu saziņas līdzekļu reklāmas laiku un reklāmas laukumu. Noteikti jāseko, lai reklāmas kvalitāte atbilstu starptautiskām normām, likumiem un standartiem. Lai sabiedrisko attiecību kampaņa tiktu veikta efektīvi un sabiedrība to būtu sapratusi pareizi, ļoti svarīgi reklāmā izskaidrot produkta nepieciešamību mērķauditorijai. [19., 132.lpp.] Arī krīzes komunikācija ir viens no svarīgiem priekšnoteikumiem, veidojot uzņēmuma sabiedriskās attiecības. Vienmēr jābūt gatavam rīkoties un rast risinājumu arī tādās situācijās, kad organizācijai ir radušās domstarpības vai neskaidrības attiecībās ar kādu citu organizāciju vai sabiedrības grupu. [13., 242.lpp.] Tomēr sabiedrisko attiecību speciālistam krīzes situācijā vispirmām kārtām ir jānosaka krīzes tips, jo no tā un iespējamā krīzes attīstības scenārijā ir atkarīga organizācijas reakcija uz krīzes situāciju. [6., 530.lpp.] Viens no sabiedrisko attiecību visspecifiskākajiem un kritizētākajiem instrumentiem ir lobēšana, kuras mērķis ir izveidot un uzturēt attiecības ar valdību, galvenokārt, nolūkā ietekmēt likumdošanas aktu un normatīvo lēmumu pieņemšanu. Lobēšana ir likumīgs un vispārpieņemts veids, kādā dažādas pilsoņu grupas, arodbiedrības, asociācijas, korporācijas un citas grupas ar īpašām interesēm var ietekmēt valdības pieņemamos lēmumus. [6., 44.lpp.] Uzņēmuma īpaši nozīmīgu gadījumu akcentēšanai autors iesaka organizēt preses konferenci, brīfingu, pieņemšanu vai īpašu pasākumu, kuram nepieciešamības gadījumā var piešķirt tematisku nosaukumu. Organizējot preses konferenci, svarīgākais ir nonākt pie tās organizēšanas koncepta, nosakot mērķus un uzdevumus, kā arī izstrādājot un formulējot galveno konferences sasaukšanas iemeslu tēmu vai problēmu. [18., 191.lpp.] Brīfinga specifika atšķirībā no preses konferences ir tā, ka šeit netiek sniegti komentāri tikai fakti. Pieņemšana ir viena no iekšējās un arī ārējās uzņēmuma sociālās dzīves formām,

19 18 kas piedāvā uzņēmuma vadības un viesu tikšanos un kas tiek plānota un izstrādāta savlaicīgi. [19., 73.lpp.] Toties, īpašie pasākumi pēc autora domām būtu jāizmanto ik pa laikam, jo tie var parādīt uzņēmuma individualitāti, atklāt vērtības un citu svarīgu informāciju. Kā arī pie īpašiem pasākumiem var pieskaitīt svinīgas atklāšanas, gājienus un piketus, gadadienu svinības, augstu amatpersonu vizītes, labdarības pasākumi, atvērto durvju dienas, sanāksmes, konkursus, tikšanās. Ja uzņēmums vēlas atzīmēt nozīmīgu gadījumu, tad neizpaliek pieņemšanas, prezentācijas, izstādes. Tikpat efektīvs sabiedrisko attiecību instruments ir konferences un semināra organizēšana. Pēc autora domām, lai notiktu veiksmīga iekšējās komunikācijas organizēšana uzņēmumā, liela nozīme ir uzņēmuma vadītājam un viņa domām par to, cik svarīgi ir pievērst uzmanību iekšējai komunikācijai un tam, kādu atgriezenisko saiti tā var sniegt ne tikai uzņēmuma darba efektivitātei, bet arī tā ārējam tēlam un reputācijai. Tādejādi, noslēdzot šo nodaļu, darba autors secina, ka sabiedrisko attiecību instrumentu klāsts ir plašs un daudzveidīgs un ka katrai situācijai var atrast nepieciešamo veidu, lai uzrunātu uzņēmuma darbiniekus un sasniegtu izvirzītos komunikatīvos mērķus. Kā arī autors nevēlas izcelt īpaši kādu atsevišķu instrumentu, jo, autoraprāt, izmantojot pēc iespējas vairāk sabiedrisko attiecību instrumentu, iekšējā komunikācija noritēs efektīvāk nekā, izmantojot, piemēram, tikai vienu instrumentu vai pieeju.

20 19 2. LOĢISTIKAS UZŅĒMUMA SIA SCHENKER RAKSTUROJUMS SIA Schenker ir Latvijā reģistrēts uzņēmums un darbojas uz statūtu pamata, kā arī ir viens no Vācijas loģistikas Schenker AG meitas uzņēmumiem, kas pakļauts Schenker AG vadībai, ar galveno biroju Esenē, Vācijā. Schenker AG ir Vācijas nacionālās dzelzceļa kompānijas Deutsche Bahne (DB) filiāle, tamdēļ tas kopā ir DB Schenker gadā uzņēmums nosvinēja savu 140 gadu pastāvēšanas gadadienu, jo SIA Schenker pastāv jau no 1872.gada un to dibināja Gotfrīds Šenkers (Gottfried Schenker). Latvijā tas darbojas no 1996.gada 9.decembra, tātad jau 16 gadus. Uzņēmums ir ar ļoti lielu pieredzi, kurš savu darbību ir izvērsis 130 pasaules valstīs un tam ir 2000 filiāles visā pasaulē, kā arī tas atrodas 1.vietā sauszemes kravu pārvadājumu, 2.vietā gaisa pārvadājumu, bet 3.vietā jūras pārvadājumu jomā. 2.1.att. DB Schenker izvietojums pasaules kartē Kā redzams 2.1.att., DB Schenker pakalpojumi ir pieejami visā pasaulē, lielākais pārklājums ir tieši Eiropas daļā, pēc tam seko ASV, Āzija, Austrālija un Āfrika. Savukārt, kā attēlots 2.2.att., uzņēmums Baltijas valstīs ir pārstāvēts ļoti plaši, līdz ar to piedāvājot saviem klientiem ērtu pieeju pakalpojumu saņemšanai

21 att. SIA Schenker izvietojums Baltijas valstīs. Turpmāk 2.nodaļā kvalifikācijas darba autors sīkāk ielūkosies ne tikai uzņēmuma darbības specifikā, bet arī izpētīs sabiedrisko attiecību darbību un jo īpaši iekšējo komunikāciju SIA Schenker Latvijas pārstāvniecībā SIA Schenker struktūra un darbības specifika Kā jau 2.nodaļas ievadā tika minēts, SIA Schenker ir uzņēmums ar vairāk kā 100 gadu pieredzi, kas ietver plašu darbības virzienu pārstāvniecību un noteiktu loģistikas pakalpojumu piedāvājumu. Šobrīd uzņēmums saviem klientiem piedāvā: [8.] Sauszemes kravu pārvadājumus, Gaisa kravu pārvadājumus, Jūras kravu pārvadājumus, Dzelzceļa kravas pārvadājumus, Loģistikas pakalpojumus, Muitošanu, Bīstamo kravu pārvadājumus. Pētot SIA Schenker struktūru, darba autors noskaidroja, ka tā ir sarežģīta, taču ļoti izstrādāta un pārdomāta. Pašos pamatos struktūra veidojas no 4 četrām lielām biznesa vienībām, kas savā starpā ir ļoti cieši saistītas viena ar otru. Tās ir: [8.] 1. Starptautiskie transporta kravu pārvadājumi (tirdzniecības nodaļa, klientu serviss, muitošanas nodaļa, starptautiskā ražošanas nodaļa), 2. Vietējie (iekšzemes) transporta kravu pārvadājumi (tirdzniecības nodaļa, termināls, klientu serviss un ražošana), 3. Loģistika noliktavu darbības,

22 21 4. Gaisa un jūras transporta kravu pārvadājumi (gaisa imports/eksports, jūras imports/eksports). Atbalstu šīm iepriekš uzskaitītajām biznesa vienībām sniedz administrācija, kas veidojas no kvalitātes vadības, nekustamo īpašumu apsaimniekošanas, IT un finanšu darbības nodaļām. Pilnu SIA Schenker organizatorisko struktūrshēmu autors iesaka aplūkot kvalifikācijas darba 1.pielikumā, jo tā ir apjomīga un sarežģīta. Tomēr jāmin, ka uzņēmuma galvenā direktora pakļautībā ir septiņi departamentu vadītāji: 1. Finanšu direktors, 2. Pārdošanas direktors, 3. Sauszemes transporta nodaļas vadītājs, 4. Loģistikas nodaļas vadītājs, 5. Gaisa, jūras un multimodālās nodaļas vadītājs, 6. Klientu nodaļas vadītājs, 7. Pārvaldnieks. Katrs no šiem vadītājiem atbild par noteiktu darbības virzienu. Viņiem ir pakļauti nodaļu un noliktavu vadītāji, savukārt, kuru pakļautībā strādā zemākā līmeņa darbinieki. Visi iepriekš minētie vadītāji pieņem lēmumus, bet katram ir kādi informācijas ierobežojumi, līdz kuriem nav nepieciešams informēt direktoru. Un šādai rīcībspējai ir sekojoši labumi: [8.] Ātrāk var reaģēt uz izmaiņām un dažādiem notikumiem, Uzņēmums var ātrāk pieņemt sev svarīgus lēmumus, Iespēja pieņemt lēmumus un rīkoties, motivēt darbinieku viņš jūtas rīcībspējīgs un svarīgs. No šī autors secina, ka uzņēmumā ir izveidota noteikta hierarhiska kārtība ar noteiktiem pakļautības līmeņiem. Pievēršoties SIA Schenker sabiedrisko attiecību darbībai, autors secina, ka uzņēmumā nav izveidota sabiedrisko attiecību vai komunikācijas nodaļa, vai konkrēti šāda amata pozīcija. Taču uzņēmumā darbojas mārketinga nodaļa, kura atrodas tiešā direktora pakļautībā un kuras pienākumi daļēji saistīti arī ar sabiedrisko attiecību aktivitāšu organizēšanu. Mārketinga nodaļā strādā divi cilvēki vadītāja un vadītājas asistente. Tā kā iekšējā komunikācija ir viens no sabiedrisko attiecību darba virzieniem, tad mārketinga nodaļa nodarbojas gan ar ārējās, gan arī ar iekšējās komunikācijas veidošanu, kuru detalizētāk autors analizēs turpmākajās nodaļās.

23 SIA Schenker iekšējā komunikācija Balstoties uz 1.nodaļā apskatītajiem literatūras avotos minētajiem viedokļiem, kvalifikācijas darba autors secina, ka SIA Schenker iekšējās komunikācijas veidošanā ļoti plaši izmanto personisko komunikāciju, kurā ietilpst tieša komunikācija starp vadītāju un darbinieku. Piemēram, loģistikas biznesa vienībā nodaļas vadītājs izmanto sapulces, kuras notiek katru darba dienas rītu pirms darba uzsākšanas. Tajās tiek īsi pārrunāts, kas ir izdarīts, kas jādara un ko varētu uzlabot, lai izpildītu kādu konkrētu uzdevumu precīzāk, efektīvāk. Protams, ir arī viedokļi par to, vai tik biežas sapulces veidošanas nekļūst nomācošas un neefektīvas, taču tos, autors analīzes kvalifikācijas darba 3.nodaļā. Pie sapulcēm var minēt arī kopīgās sapulces, kurās piedalās gan darbinieki, gan nodaļu vadītāji un direktors. Šādas sapulces notiek vienu reizi gadā, kurās tiek pārrunāts pagājušais gads, tiek rādītas prezentācijas, kurās attēloti fakti par paveikto. Tiek runāts par iepriekšējā gada negatīvajām pusēm, kuras vajag uzlabot, kā arī par pozitīvām lietām, un tiek izvirzīti jauni mērķi nākamajam gadam. Sapulci vada direktors un nodaļu vadītāji, kuri pastāsta konkrētāk par savas nodaļas paveikto aizvadītajā gadā un nospraustajiem mērķiem nākamajam gadam. Vēl regulāri tiek veiktas arī nodaļu vadītāju un augstākā līmeņa vadības sapulces par kādu konkrētu tēmu, problēmu. Loģistikas biznesa vienībā ir izveidots arī ziņojumu dēlis. Tas paredzēts darbiniekiem, kuriem nav pieejams internets, kopējais elektroniskais pasts un intranets. Uz ziņojumu dēļa izvietotā informācija darbiniekus informē par dažādiem kursiem, semināriem un pasākumiem. Dažkārt, lai noskaidrotu darbinieka viedokli par kādu aktuālu tēmu, darbiniekiem ir iespēja paust savu viedokli. Darbinieki, kuriem ir pieejams iekšējais e-pasts, viņi savu viedokli pauž ar e-pasta starpniecību aptaujas veidā, bet darbiniekiem, kuriem nav pieejams e- pasts, tiem tiek izdrukāts aptaujas drukātā veidā. Elektroniskiem sabiedrisko attiecību instrumentiem iekšējā komunikācijā mūsdienās ir ļoti liela nozīme, jo galvenā to priekšrocība ir ātra informācijas apmaiņa, jo sevišķi svarīgi tas ir loģistikas uzņēmumiem, kur uz kādu problēmsituāciju ir jāreaģē maksimāli operatīvi. SIA Schenker, lai komunicētu savā starpā un klientiem izmanto tādus instrumentus kā: telefonu (katram darbiniekam tiek piešķirts darba telefons, lai ātrāk komunicētu savā starpā), telefaksu,

24 23 internetu, intranetu (šis instruments ir pieejams tikai darbiniekiem no darba datora), e-pastu (ar e-pasta palīdzību tiek komunicēts ar klientiem un citiem darbiniekiem), skype (tiek izmantots regulāri, lai ātrāk apmainītos ar informāciju), videokonferences (ar ārvalstu klientiem un citām SIA Schenker pārstāvniecībām), telekonferences, attēlu un video apmaiņa. Elektroniskā komunikācija, autoraprāt, ir viens no galvenajiem instrumentiem informācijas apmaiņas laikmetā, kā iepriekš tika minēts, jo sevišķi loģistikas uzņēmumā. Uzņēmumā SIA Schenker arī tiek rīkoti neformālie pasākumi. Vasarā tiek rīkotas sporta spēles, kurās darbinieki nepiespiestā gaisotnē var atpūsties kopā ar kolēģiem, ģimenēm, draugiem. Kā arī Ziemassvētku balles, tiek veidotas ar tematisku ievirzi, lai viens otru redzētu savādākā veidolā un būtu pašiem interesanti. Loģistikas biznesa vienībā ir nostiprinājusies tāda tradīcija, kā apsveikšana dzimšanas dienās un vārda dienās. Tad viss kolektīvs apsveic konkrētu darbinieku. Šis instruments neattiecas uz tiešajiem darba procesiem, bet gan veido iekšējo darba atmosfēru kopumā, kas rezultātā iespaido darba efektivitāti un apmierinātību ar darbā veicamajiem pienākumiem. SIA Schenker kādu laiku tika veidota un izdota arī uzņēmuma avīze, bet sakarā ar to, ka atbildīgās personas darba noslogojums bija pārāk liels, nācās uzņēmuma avīzi likvidēt uz nenoteiktu laiku. Bet SIA Schenker no uzņēmuma avīzes pilnībā atteicies nav un tuvākajā nākotnē grasās atjaunot šo iekšējās komunikācijas instrumentu, jo ir novērojama darbinieku ieinteresētība. Uzņēmumā vienu reizi gadā tiek veikts iekšējais audits, kura mērķis ir pilnveidot iestādes sistēmas darbību un sniegt ieteikumus tās pilnveidošanā. Audita uzdevums ir veikt iekšējās kontroles sistēmas efektivitātes neatkarīgu vērtējumu un sniegt ieteikumus tās uzlabošanai. Autoraprāt, SIA Schenker uzņēmuma iekšējā darba vide ir laba, jo darbinieki iespēju robežās ir izpalīdzīgi un atsaucīgi jebkurā darba jautājumā. Augstākā līmeņa vadība iespēju robežās vienmēr ir gatava darbiniekus uzklausīt kādā jautājumā vai priekšlikumu sniegšanā. Autors secina, ka iekšējās komunikācijas organizēšanā uzņēmums izmanto vairākus sabiedrisko attiecību instrumentus, kas nodrošina vispusīgi veidotu komunikāciju ar darbiniekiem dažādos hierarhijas līmeņos.

25 24 3. LOĢISTIKAS UZŅĒMUMA SIA SCHENKER IEKŠĒJĀS KOMUNIKĀCIJAS PĒTĪJUMS Darba autors kvalifikācijas darba ietvaros veica praktisko pētījumu un apkopoja informāciju par iekšējo komunikāciju SIA Schenker, lai veiksmīgi izpildītu izvirzītos kvalifikācijas darba uzdevumus un sasniegtu mērķi. 3.1.nodaļā tiek analizēti darba autora veiktās darbinieku anketēšanas rezultāti, lai noskaidrotu SIA Schenker darbinieku domas par iekšējo komunikāciju uzņēmumā. Aptauja tika sagatavota un izsūtīta elektroniskā veidā, lai darbiniekiem būtu vairāk laika apdomāt atbildes uz jautājumiem. Kā arī darba autors veica intervijas ar SIA Schenker vadības pārstāvjiem, lai iegūtu vairākus viedokļus par iekšējās komunikācijas plānošanu un norisi uzņēmumā. Darba autors veica trīs intervijas, kas atspoguļotas 3.2.nodaļā. Intervijas notika saskaņojot vadības laikus un vietu, tās notika ar katru vadības personu atsevišķi un personiski tiekoties klātienē. Intervijas tika ierakstītas ar diktafona palīdzību, un pēc tam tās tika apstrādātas un analizētas kvalifikācijas darba ietvaros. Nodaļas noslēguma darba autors noteiks priekšrocības un trūkums SIA Schenker iekšējās komunikācijas organizēšanā un, noslēdzot nodaļu, izstrādās priekšlikumu apkopojumu turpmākai tās pilnveidei SIA Schenker darbinieku aptauja Kvalifikācijas darba autors veica SIA Schenker darbinieku aptauju, lai noskaidrotu apmierinātību ar komunikāciju uzņēmumā. Anketa sastāv no astoņiem jautājumu posmiem, darbinieki uz tiem atbildēja anonīmi. Anketas pilnā versija, kādu darbiniekiem vajadzēja aizpildīt, ir pievienota kvalifikācijas darba 6.pielikumā. Katram darbiniekam anketā bija jānorāda savs vecums, dzimums un darba ilgums uzņēmumā. Apkopojot šos jautājumus, darba autors secina, ka aptaujā piedalījās 59% sievietes un 41% vīrieši, kas redzams 3.1.att.

26 att. Darbinieku dzimums Kā redzams 3.2.att., lielāka daļa respondentu jeb 64% darbinieku ir vecuma posmā no gadiem, 33% respondentu ir vecuma posmā no un tikai 3% respondentu ir vecuma posmā no 41 50% gadu, bet nav neviena virs 50 gadiem. 3.2.att. Darbinieku vecums Darbinieku ilgums uzņēmumā, apkopojot datus, autors secina, kā redzams 3.3.att., lielākā daļa respondentu 45% darbinieku strādā no viena līdz diviem gadiem, autoraprāt, tas izskaidrojams ar jaunu vakanču izveidošanu.

27 att. Darbinieku ilgums uzņēmumā 1.posms. Nākamais jautājums darbiniekiem anketā bija par informētību, par šādām tēmām darbinieku pienākumiem, atalgojuma veidošanās principiem, problēmām pašvaldības darbībā, darba vērtēšanas sistēmu, lēmumiem, kuri ietekmē darbu, izaugsmes iespējām, apmācībām, vadības lēmumiem, svarīgiem jaunumiem uzņēmuma darbībā un to mērķiem, funkcijām. Kvalifikācijas darba autors uzskata, ka šīs tēmas ir ļoti svarīgas, par kurām būtu jāinformē darbinieki. Anketā darbiniekiem bija jāatzīmē informētības līmeņu varianti (neinformēts, nepietiekami informēts, pietiekami informēts, labi informēts) pie konkrētās tēmas. 3.4.att. Informētība par dažādām tēmām

28 27 Apkopojot 1.posma rezultātus par informētību, darba autors secina, ka lielākā daļa uzņēmuma darbinieki ir pietiekoši informēti, bet 28% nepietiekami informēti. Aplūkojot 3.4.att., var secināt, ka 5% ir nepietiekami informēti, tas, iespējams, varētu būt tādēļ, ka uzņēmuma darbinieki paši pietiekami aktīvi neiesaistās uzņēmuma aktivitātēs. 2.posms. Jautājumi bija par darbam nepieciešamo informācijas apjomu, anketā tika uzskaitīti konkrēti avoti informācija no darba kolēģiem struktūrvienībā, no struktūrvienības vadītāja, no kolēģiem citās struktūrvienībās un no augstākās līmeņa vadības. Aplūkojot 3.5. att. var novērot, ka lielākā daļa jeb 58% respondentu atbild, ka informācijas apjoms ir vidējs, 30% atbildēja, ka pietiekami liels un 12% atbildēja pārāk mazs. 3.5.att. Informācijas apjoma novērtējums Anketas 3.posms bija par iekšējās komunikācijas izplatītākajiem sabiedrisko attiecību instrumentiem, lai noskaidrotu, cik lielā apjomā un kādā veidā tā tiek sniegta. Darba autors anketā norādīja šādus kanālus: tiešā saskarsme, telefona sarunas, drukātā formātā saņemtā informācija, elektroniskais pasts, uzņēmuma mājas lapa/ iekšējais tīkls (intranets), no citiem darbiniekiem neformāli. Aizpildot anketu darbiniekiem bija jāatzīmē, cik lielu informācijas apjomu viņi saņem caur (ļoti mazs, mazs, pietiekošs, pārāk liels) konkrētajiem kanāliem.

29 att. Drukātā informācija Darba autors, aplūkojot 3.6.att., secina, ka 31% respondentu atbildējuši, ka drukātās informācijas apjoms ir par maz. Tas varētu būt izskaidrojams, ka darbinieki, kuriem nav pieejams e-pasts nav tik informēti, kā darbinieki, kuriem ir pieejams e-pasts. Šajā posmā darba autors novēroja, ka 61% respondentu uz jautājumu par e-pastā saņemto informāciju atbildēja, ka tas ir pietiekošs, bet 23% respondentu atbildēja, ka tas ir pārāk liels un 13% atbildēja, ka tas ir mazs. Darba autors secina, ka pārāk liels informācijas apjoms apgrūtina pildīt un saprast konkrētus pienākumus. 3.7.att. E-pasta novērtējums

30 29 4.posms kvalifikācijas darba autora veiktajā anketā ir par savstarpējo komunikāciju uzņēmumā. Darbiniekiem tika doti vairāki jautājumu varianti, tie bija vadības komunikācija ar struktūrvienību darbiniekiem, darbinieku savstarpējā komunikācija Jūsu struktūrvienībā, darbinieku komunikācija visā uzņēmumā, darbinieku komunikācija ar augstāko vadību. 3.8.att. Savstarpējā komunikācija uzņēmumā Aplūkojot 3.8.att., darba autors secina, ka savstarpējā komunikācija uzņēmumā ir pietiekama, ko parāda 70% respondentu atbildes un 30% atbild, ka tā ir nepietiekama. 5.posms. Darba autors vēlējās noskaidrot, kādas ir darba attiecības uzņēmumā, tādēļ tika jautāts, kādas ir attiecības ar struktūrvienības vadītājiem, kolēģiem savā struktūrvienībā, kolēģiem citās struktūrvienībās un augstākā līmeņa vadību. Respondentiem savs vērtējums bija jāatzīmē ar negatīvas, drīzāk negatīvas, neitrālas, drīzāk pozitīvas un pozitīvas. 3.9.att. Darba attiecības uzņēmumā

31 30 Aplūkojot 3.9.att., dominē tādas atbildes kā drīzāk pozitīvas, kuras snieguši 41% respondentu un 29% atbildējuši, ka tās ir neitrālas un pozitīvas, tikai 1% atbildējis drīzāk negatīvas. 6.posms. Par uzņēmuma klimatu. Uz šo jautājumu darbiniekiem bija jāatbild brīvā veidā, atbilžu varianti netika sniegti. Darbiniekiem bija jādod trīs atbildes par iekšējās komunikācijas veicinošiem faktoriem un negatīvi ietekmējošiem faktoriem uzņēmumā pēc viņu domām. Darba autors izcēla darbinieku vairākuma rakstīto par iekšējā komunikācijas ietekmējošiem faktoriem. Iekšējo komunikāciju pozitīvi ietekmējošie faktori uzņēmumā pēc respondentu domām ir sekojoši: Biežāk rīkot sapulces ar darbiniekiem, Neformāli pasākumi, Personiskā komunikācija, Informēt par aktualitātēm, Atgādināt mērķus, Vadības sapulces ar vadītājiem, Jaunumu apspriešana un saprašana. Iekšējo komunikāciju negatīvi ietekmējoši faktori uzņēmumā pēc darbinieku domām ir sekojoši: Informācijas lielais apjoms, Iekšējo sapulču trūkums, Liels darba apjoms, Plaša elektroniskā komunikācija, nevis aci pret aci, Nepietiekama informācija par karjeras iespējām, Baumas. Darba autors secina, ka uzņēmumā lielākoties komunikācija ir laba, bet apkopojot darbinieku atbildes, var secināt, ka biežāk vajadzētu rīkot sapulces, ne tikai augstākās vadības, bet tieši zemākā līmeņu darbinieku vidū, vairāk informēt darbiniekus par aktualitātēm, kā arī rīkot neformālus pasākumus.

32 Intervijas ar SIA Schenker vadības pārstāvjiem Veicot intervijas ar SIA Schenker vadības pārstāvjiem, darba autors vēlējās noskaidrot iekšējās komunikācijas organizēšanas principus un izmantotos sabiedrisko attiecību instrumentus tās organizēšanā. Darba autora veiktajās intervijās piedalījās SIA Schenker vadītāja Evija Āboliņa, mārketinga nodaļas vadītāja Kristīne Pojasņikova un personāldaļas vadītāja Antra Baumane. Intervējamās personas darba autors izvēlējās apzināti, jo SIA Schenker vadītāja ir atbildīga par visiem vadības procesiem uzņēmumā, bet mārketinga nodaļas vadītāja un personāldaļas vadītāja par iekšējās komunikācijas norisēm. Intervija bija veidota ar sešiem atvērtā tipa jautājumiem, kuri tika uzdoti personīgi tiekoties klātienē, pirms tam saskaņojot intervijas laiku un vietu. Intervija tika veikta ar diktafona palīdzību, lai intervijas process noritētu bez starpgadījumiem un novirzēm no galvenās tēmas. Atbildot uz pirmo jautājumu, kāda ir iekšējās komunikācijas nozīme loģistikas uzņēmumā, gan uzņēmuma vadītāja, gan mārketinga nodaļas vadītāja un personāldaļas vadītāja atbildēja, ka iekšējās komunikācijas nozīme viennozīmīgi ir ļoti liela un tā turpina palielināties. Otrais jautājums bija par iekšējās komunikācijas plānošanu uzņēmumā, un, kas piedalās tās stratēģiskajā plānošanā. Uzņēmuma vadība atbildēja, ka uzņēmums vadās jau pēc izstrādātām vadlīnijām, un ka nav konkrētas personas, kura stratēģiski plāno iekšējo komunikāciju. Iekšējo komunikāciju veido vienojoties augstākā līmeņa sapulcēs, vidējā līmeņa sapulcēs un arī iesaistot darbiniekos, vaicājot un uzklausot viņu viedokļus par trūkumiem, uzlabojumiem. Antra Baumane, atbildot uz trešo jautājumu, vai esat novērojusi kādas iekšējās komunikācijas problēmas uzņēmumā, secina, ka dažkārt, nesniedzot darbiniekiem atbildi uz kādu jautājumu, kuram būtu nesteidzoties jāsagatavojas, starp darbiniekiem veidojas baumas atbildes gaidīšanas posmā. Savukārt Evija Āboliņa atbildēja, ka viena problēma varētu būt apjomīgais informācijas daudzums, ar kuru jāsaskaras darbiniekiem, kā rezultātā var tikt radīts pilnīgi pretējs efekts. Kā otru problēmu viņa min kvalitatīvāku atgriezeniskās saites uzlabošanu, lai tiktu ātri atbildēts uz darbiniekiem svarīgiem jautājumiem.

33 32 Kristīne Pojasņikova atbildēja, ka iekšējās komunikācijas problēmas var rasties tikai, tad, ja darbinieks neizprot savu lomu procesu izpildē, bet, ja iekšējā komunikācija ir organizēta stratēģiski pareizi, tad nevajadzētu būt sarežģījumiem. Ceturtajā jautājumā, kādus iekšējās komunikācijas instrumentus šobrīd izmanto uzņēmums, sniegtās atbildes no Evijas Āboliņas, Kristīnes Pojasņikovas un Antras Baumanes bija līdzīgas. Viņas min, ka tie ir intranets, dažādu līmeņu sapulces un iekšējais e-pasts, šie ir galvenie iekšējās komunikācijas instrumenti uzņēmumā. Piektajā jautājumā, kā tiek diferencēta darbiniekiem izsūtāmā informācija pa struktūrvienībām, vai visi darbinieki saņem vienotu informāciju un, kāpēc tas notiek tieši šādā veidā, vadības pārstāves atbildēja vienādi. Vispārīgu informāciju izsūta uz iekšējo e-pastu vai tā tiek izrunāta kopīgajās sapulcēs, ja informācija ir dažāda, tad to strukturē un izsūta pa konkrētām biznesa vienībām. Tomēr Kristīne Pojasņikova atzīmēja, ka brīžiem ir grūti izvērtēt, vai šī informācija attiecas tieši uz vienu cilvēku, vai ir vēl kāda iesaistīta persona, kurai šī informācija ir noderīga. Sestais jautājums un pēdējais intervijas jautājums, kāds ir Jūsu viedoklis par intranetu uzņēmumā, gan uzņēmuma vadītāja, gan mārketinga nodaļas vadītāja un arī personāldaļas vadītāja atbildēja vienisprātis, ka intranets ir svarīgs loģistikas uzņēmumā, jo tajā atrodas visi nepieciešamie normatīvie akti, veidlapas, ētikas kodeksi, iekšējās kārtības noteikumi. Kā arī Evija Āboliņa uzsvēra, ka intranets ir kā palīgs, ja lielajā informācijas apjomā gadās aizmirst kādu svarīgu lietu, kāda uzdevuma veikšanai. Apvienojot pirmā jautājuma atbildes, var secināt, ka vadības pārstāvju domas par iekšējās komunikācijas nozīmi ir vienisprātis, ka tā ir ļoti svarīga veiksmīgai uzņēmuma darbībai šajā straujajā informācijas plūsmas un sīvajā konkurences laikmetā. Arī otro jautājumu apkopjot, darba autors secina, ka uzņēmuma vadības viedoklis ir diezgan vienots, ka iekšējās komunikācijas plānošanā nav konkrēta cilvēka un ka tās organizēšanā uzņēmums darbojas jau pēc izstrādātām vadlīnijām. Antra Baumane minēja, ka svarīgas ir arī vadītāja rakstura īpašības, kas var ietekmēt iekšējās komunikācijas esamību. Apkopojot trešo jautājumu, viedokļi nesakrita. Autors uzskata, ka tas varētu būt dēļ tā, ka katra intervētā vadības persona darbojas savā sfērā, un tās ietvaros redz atšķirīgus biežāko problēmu novērojumus. Ceturtajā jautājumā vadība ir vienota savos viedokļos, jo sapulces, e-pasts un intranets tiek izmantots katru dienu, un loģistikas uzņēmumā tas ir svarīgi, lai ātri tiktu nosūtīta, kā arī saņemta konkrētā informācija.

34 33 Piektā jautājuma atbildes arī ir līdzīgas, jo uzņēmuma mērķis ir informēt darbiniekus strukturēti, nevis visiem nosūtīt kādai konkrētai biznesa vienībai domātu informāciju. Tas tikai padara darbu efektīvāku, izmantojot tikai to informāciju, kas nepieciešama precīzai darba veikšanai. Apskatot sesto jautājumu, viedokļi ir ļoti vienādi, jo intranets loģistikas uzņēmumā ir ļoti liels palīgs. Ar intraneta palīdzību ātri un ērti var atrast katrai situācijai nepieciešamo informāciju. Kopumā autors secina, ka vadības pārstāvju viedokļi ir ļoti līdzīgi, pēc kā var secināt, ka iekšējā komunikācija SIA Schenker tiek veidota globālā uzņēmumā līmenī, nevis saraustīti un nepārdomāti Iekšējās komunikācijas priekšrocību un trūkumu analīze Šajā nodaļā darba autors, balstoties uz iepriekš minētajām izmantotajām pētījumu metodēm un pētījumā iegūtajiem rezultātiem, pievērsīsies priekšrocību un trūkumu analīzei. Lai salīdzinātu iegūtos rezultātus, tiks izmantots darbinieku aptaujas rezultātu apkopojums, nosakot iekšējās komunikācijas priekšrocības un trūkumus uzņēmumā. Pēc tam darba autors sniegs priekšrocības un trūkumus no intervijās ar vadības pārstāvjiem iegūtajām atbildēm un to apkopojuma, lai noslēgumā nonāktu pie konkrētiem secinājumiem un priekšlikumiem. Darba autors secina, ka iekšējās komunikācijas priekšrocības uzņēmumā ir darbinieku informācijas pieejamība vairākos informācijas sniegšanas kanālos, piemēram, uzņēmuma iekšējais intranets, uzņēmuma iekšējais e-pasts, telefonsaruna, skype. Apkopojot darbinieku aptaujas, pie trūkumiem var minēt personiskās komunikācijas biežumu ar darbiniekiem, darbinieku un vadības sapulču biežumu, darbinieku informētība par uzņēmuma mērķiem un uzdevumiem, par darba vērtēšanas sistēmu, par izaugsmes iespējām. Veicot intervijas atbilžu kopsavilkumu var secināt, ka iekšējās komunikācijas priekšrocības uzņēmumā ir intranets, sapulces, uzņēmuma iekšējais e-pasts, protams, arī uzņēmuma attieksme pret pašu iekšējo komunikāciju, informācijas strukturēta izsūtīšana konkrētai struktūrvienībai. Savukārt, balstoties uz vadības pārstāvju interviju atbildēm, var secināt, ka iekšējās komunikācijas trūkums uzņēmumā ir baumu rašanās, jo, kamēr uzņēmuma vadība sagatavo oficiālu paziņojumu, tikmēr darbinieku vidū var novērot baumu izplatīšanos. Autoraprāt, viens no trūkumiem varētu būt, ka uzņēmumam nav konkrētas personas, kura nodarbojas ar sabiedriskajām attiecībām un iekšējo komunikāciju uzņēmumā. Balstoties

35 34 uz vadības pārstāvju interviju atbildēm, var secināt, ka uzņēmums vadās jau pēc izstrādātām iekšējās komunikācijas vadlīnijām un tas varētu radīt problēmas kādas netradicionālas problēmsituācijas risināšanā, jo attiecīgi ir jārīkojas pēc jau izstrādātiem reaģēšanas normatīviem. Vēl pie iekšējās komunikācijas trūkumiem var minēt pārlieku lielu informācijas apjomu, kas var sarežģīt kāda uzdevuma, situācijas atrisināšanu, tas ir svarīgi, lai precīzi un savlaicīgi varētu reaģēt, jo sevišķi loģistikas uzņēmumam. Kā arī var minēt atgriezeniskās saites kvalitātes uzlabošanu uzņēmumā, ja ir izsūtīta kāda svarīga informācija pa e-pastu, lai maksimāli ātri varētu rīkoties kādā konkrētā jautājumā. Viens no trūkumiem iekšējā komunikācijā ir arī paša darbinieka ieinteresētība iekšējos procesos, ja darbiniekam nebūs pietiekami lielas atdeves šiem procesiem, tad iekšējo komunikāciju mērķim nebūs atgriezeniskās saites. Apkopojot darbinieku anketas un intervijas ar vadības pārstāvjiem, kvalifikācijas darba autors, secina, ka priekšrocības SIA Schenker iekšējās komunikācijas organizēšanā ir uzņēmuma iekšējais intranets, uzņēmuma iekšējais e-pasts, sapulces, uzņēmuma pozitīvā attieksme pret iekšējo komunikāciju, telefonsarunas, skype un informācijas strukturētā izsūtīšana konkrētām struktūrvienībām. Savukārt pie trūkumiem var minēt personisko komunikāciju ar darbiniekiem, vadības un darbinieku sapulces, informētība par uzņēmuma mērķiem un uzdevumiem, darba novērtēšanas kritērijiem, informētību par izaugsmes iespējām. Tāpat var minēt baumu rašanos, vadīšanos pēc izstrādātām vadlīnijām iekšējā komunikācijā, pārāk lielo informācijas apjomu un atgriezeniskās saites uzlabošanas trūkumu, kā arī pašu darbinieku neaktīvo iesaisti iekšējos procesos.

36 35 SECINĀJUMI Kvalifikācijas darba izstrādes procesā autoram radās šādi secinājumi: 1. Iekšējā komunikācija uzņēmumā ir nozīmīga, neatkarīgi no tā, kādu pakalpojumu tas sniedz, vai cik liels tas ir, ņemot vērā teorētiskās daļas analīzi. 2. Veicot teorētiskās daļas analīzi, autors secina, ka iekšējai komunikācijai jābūt iesaistošai, iedvesmojošai, ar tehnisku informēšanas procesu ir par maz. 3. Ja iekšējā komunikācija nebūs stratēģiski organizēta, tad darbinieks būs neapmierināts ar savu darbavietu un uzņēmumu, tādejādi notiks darbinieku rotācija, uzņēmuma tēls pasliktināsies, radīsies baumas un neapmierināti klienti. 4. Personiskā komunikācija ir efektīvākā no iekšējās komunikācijas veidiem, jo tā pārliecina, motivē un ir pagodinoša darbiniekiem. 5. Sabiedrisko attiecību instrumentu daudzveidībai ir būtiska loma iekšējās komunikācijas veidošanā, jo tie ir palīgi konkrētas informācijas nodošanā, konkrētai auditorijai un sekmē kvalitatīvas informācijas apmaiņu. 6. SIA Schenker struktūra ir sarežģīta, bet sakārtota skaidri iedalītos hierarhijas līmeņos. 7. SIA Schenker sniedz loģistikas pakalpojumus, pievēršot uzmanību iekšējās komunikācijas lomai uzņēmumā, jo tā iespaido arī klientu apmierinātību pakalpojumu saņemšanas procesā. 8. SIA Schenker iekšējās komunikācijas organizēšanā plaši izmanto elektroniskos sabiedrisko attiecību instrumentus, piemēram, iekšējo e-pastu, skype, jo tas palīdz ātri nosūtīt nepieciešamo informāciju un ātri to saņemt atpakaļ. 9. Uzņēmumā viens no iekšējās komunikācijas instrumentiem ir ziņojumu dēlis, lai informētu darbiniekus, kuriem nav pieejams internets vai intranets. 10. SIA Schenker rīko dažāda tematiska rakstura neformālus pasākumus, piemēram, Ziemassvētku balli, sporta spēles. 11. Uzņēmumā pastāvēja iekšējā avīze, taču dēļ lielās atbildīgā darbinieka darba slodzes to likvidēja. 12. Pēc veiktās darbinieku aptaujas autors secina, ka uzņēmuma darbinieki vēlas vairāk saņemt personisko komunikāciju un kopīgās sapulces ar vadību. 13. Darbinieku aptaujas rezultāti liecina, ka darbinieki vēlas, lai uzņēmums biežāk rīkotu neformālus pasākumus ar darbiniekiem, lai saliedētu kolektīvu.

37 Uzņēmuma stratēģiskā iekšējā komunikācija balstīta jau uz izstrādātām vadlīnijām, autors secina pēc vadības pārstāvju intervijām. 15. Pēc veiktajām intervijām ar vadības pārstāvjiem autors secina, ka pārlieku liels informācijas apjoms var traucēt veiksmīgai uzdevumu izpildei. 16. Intranets, iekšējais e-pasts un sapulces ir viens no svarīgākajiem iekšējās komunikācijas instrumentiem uzņēmumā, autors secina pēc praktiski veiktā pētījuma.

38 37 PRIEKŠLIKUMI No autora piedāvātajiem secinājumiem izriet šādi priekšlikumi SIA Schenker iekšējās komunikācijas pilnveidei: 1. Nomainīt ziņojumu dēli pret interaktīvo displeju, lai darbiniekiem, kuriem nav pieejams iekšējais e-pasts un intranets, būtu iespēja saņemt tieši viņiem adresēto informāciju. 2. Atjaunot uzņēmuma avīzi un izdot to reizi trīs mēnešos, sadalot avīzes sagatavošanas pienākumus dažādu SIA Schenker nodaļu ietvaros, tādejādi novēršot viena darbinieka pārslodzi. 3. Rīkot sapulces vadībai un darbiniekiem reizi divos mēnešos, ņemot vērā darbinieku izteiktās vēlmes autora veiktajā anketēšanā. 4. Ar iekšējā e-pasta starpniecību aptaujas veidā veikt viedokļu apmaiņu ar visiem darbiniekiem par to, kādus vēl neformālos pasākumus, izņemot jau esošo Ziemassvētku balli un sporta spēles, uzņēmums varētu organizēt. 5. Lai iekšējā komunikācija būtu vēl efektīvāka, izveidot sabiedrisko attiecību nodaļu vai pieņemt darbā vismaz vienu sabiedrisko attiecību speciālistu, kurš nodarbotos ar uzņēmuma iekšējās un ārējās komunikācijas veidošanu. Optimālais darba atalgojums pēc autora domām būtu Ls pēc nodokļu nomaksas. 6. Sabiedrisko attiecību virzienu uzņēmumā pakļautības hierarhijā organizēt tieši uzņēmuma vadītājam, tādejādi realizējot stratēģiski organizētu komunikācijas vadību uzņēmumā. 7. Kontrolēt izsūtāmās informācijas satura apjomu, lai tajā būtu tieši tā informācija, kura saņēmējam attiecīgajā situācijā ir nepieciešama, tādejādi izvairoties no baumu un pārpratumu rašanās.

39 38 BIBLIOGRĀFISKAIS SARAKSTS 1. Efektīva komunikācija. Harward business review on grāmatu sērija Rīga: SIA Lietišķās informācijas dienests, lpp 2. Gregorija, A. Sabiedriskās attiecības praksē. PR sērija Rīga: SIA Lietišķās informācijas dienests, lpp 3. Herbsts, D. Komunikācija uzņēmumā. Rīga: Zvaigzne ABC lpp 4. Herbsts, D. Sabiedriskās attiecības. Rīga: Zvaigzne ABC lpp 5. Iekšējās komunikācijas [Elektroniskais resurss]. Tiešsaistes pakalpojums. Resurss apskatīts 2013.gada 14. Maijā. Pieejas veids: tīmeklis Katlips S.M., Senters A.H., Brums G.M. Sabiedriskās attiecības. Rīga: Avots, lpp. 7. Lapsa, T. Sabiedriskās attiecības: ievads teorijā un praksē. Uzņēmējdarbības bibliotēka sērija Rīga: Biznesa augstskola Turība lpp 8. SIA Schenker intranets, sadaļa Uzņēmuma darbība un struktūra, Resurss apskatīts 2013.gada 22.maijā. 9. Ukolovs, V. Vadības teorija.: Biroja sērija. / V. Ukolovs, A. Mass, I. Bistrjakovs. Rīga: Jumava, lpp. 10. Veinberga, S. Publiskās attiecības. PR Teorija un prakse. Rīga: Zvaigzne ABC, [b.g.]. 327 lpp. 11. Baker, K. Organisational communication, Chapter 13/ Business Inteligence Journal/ July/ Booth, T.A. / Case study 1: Organisation communication, 2002 [Elektroniskais resurss]. Resurss apskatīts 2013.gada 14.maijā. Pieejas veids: tīmekli Fraser P. Seitel. The practice of public relations. Tenth edition USA: Pearson education, p. 13. OConor Brian, OConor D. 21st Century Communication (Dossier 14). Broadstairs: Scitech Educational, 2001, 126 p. 14. Parsons J. Patricia Ethics in public relations: a guide to best practice. UK: Patricia J. Parsons, p. 15. Ronald D. Smith. Strategic Planning for Public Realtions. London: Lawrence Erlbaum Associates, p.

40 Smith L., Mounter P. Effective Internal Communication. London: Kogan Page Ltd., p. 17. Джефкинс Ф., Ядин Д. Паблик рилейшнз: Учеб. пособие для вузов/ Пер. с англ. под ред. Еремина Б.Л. М.: ЮНИТИ-ДАНА, c. 18. Горкина М.Б., Мамонтов А.А., Манн И.Б. PR на 100%: Как стать хорошим менеджером по PR. М.: Альтина Паблищер, c. 19. Синяева И.М. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник для вузов. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, c.

41 40 ALBERTA KOLEDŽA Studiju programma Sabiedriskās attiecības Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide GRAFISKĀ DAĻA Students/-e: (paraksts, datums)

42 Rīga

43 42

44 43

45 44

46 45

47 46

48 47

49 PIELIKUMI 48

50 49 Uzņēmuma organizatoriskā struktūrshēma 1.pielikums

51 50 Intervijas jautājumi 2.pielikums Labdien! Esmu ļoti pateicīgs, ka savā ikdienas aizņemtībā esat atradusi/-is dažas minūtes, lai sniegtu atbildes brīvā formā uz manis uzdotajiem jautājumiem. Tās man sniegs nepieciešamo informāciju par SIA Schenker iekšējo komunikāciju, un sekmēs kvalifikācijas darba Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide izstrādi. Liels paldies par atsaucību! 1. Kāda, Jūsuprāt, ir iekšējās komunikācijas nozīme loģistikas uzņēmumā SIA Schenker? 2. Lūdzu, paskaidrojiet, kā tiek plānota uzņēmuma iekšējā komunikācija? Kas piedalās tās stratēģiskajā plānošanā? 3. Vai Jūs esat novērojis/ -usi kādas iekšējās komunikācijas problēmas uzņēmumā? Kādas? 4. Kādus iekšējās komunikācijas instrumentus šobrīd izmanto SIA Schenker? 5. Kā tiek diferencēta SIA Schenker darbiniekiem izsūtāmā informācija pa struktūrvienībām vai visi darbinieki saņem vienotu informāciju? Kāpēc tieši šādā veidā? 6. Kāds ir Jūsu viedoklis par intranetu uzņēmumā? Vai tā ieviešana uzlabotu informācijas pieejamību un darbinieku savstarpējo informētību? PALDIES! Oskars Serdāns

52 51 Intervija ar personāldaļas vadītāju Antru Baumani 3.pielikums Labdien! Esmu ļoti pateicīgs, ka savā ikdienas aizņemtībā esat atradusi/-is dažas minūtes, lai sniegtu atbildes brīvā formā uz manis uzdotajiem jautājumiem. Tās man sniegs nepieciešamo informāciju par SIA Schenker iekšējo komunikāciju un sekmēs kvalifikācijas darba Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide izstrādi. Liels paldies par atsaucību! 1. Kāda, Jūsuprāt, ir iekšējās komunikācijas nozīme loģistikas uzņēmumā SIA Schenker? Nozīme visos uzņēmumos ir svarīga, neskatoties uz to vai tas ir loģistikas uzņēmums vai kāds cits. Lai nerastos baumas un pārpratumi, uzņēmumam ir jākomunicē ar darbiniekiem. Komunikācija var būt dažāda, informācija, kura domāta augstākā līmeņa vadībai, vidējā līmeņa vadībai, lai gan SIA Schenker komunikācija ir diezgan atklāta, jo visi biznesa rezultāti tiek atrādīti sapulcēs, rādīts, kur ir pieaugums, kur kritums un kāpēc, tādēļ darba komunikācija ir ļoti būtiska. Ir vispārējās sapulces, kur informācija tiek nodota biznesa vienībai, vai attiecīgi kādai darba grupai, kurai nepieciešams. Un atgriežoties pie būtības jautājuma, iekšējā komunikācija ir ļoti būtiska, jo tā uzlabo darba efektivitāti, arī savstarpējās attiecības un darbiniekam rodas sajūta, ka viņš savu darbu var izdarīt kvalitatīvi un viņa nekas netiek slēpts. 2. Lūdzu, paskaidrojiet, kā tiek plānota uzņēmuma iekšējā komunikācija? Kas piedalās tās stratēģiskajā plānošanā? Uzņēmumā ir vadītāju sapulces, nodaļu vadītāju sapulces, vai atbildīgie par kādām funkcijām, ja ir kādi jautājumi par ko spriest, tad par tiem nolemj kā rīkoties, ko teikt, ko nē. Papildus tam ir arī intranets, kur var atrast jebkuru nepieciešamo informāciju. Konkrētas personas nav, kas atbild par iekšējās komunikācijas stratēģisko plānošanu, bet ir SIA Schenker vadlīnijas iekšējā komunikācijā. Šī komunikācija veidojas augstākā līmeņa sapulcēs, izrunājot kā veidot šo komunikāciju un ir arī biznesa vienību vadītāju sapulces, kur lemj kā to darīt un arī ņem piemērus no citām Schenker uzņēmumu valstīm. Ļoti bieži komunikācijas stratēģija saskan ar to, kāds pēc rakstura ir vadītājs, ja viņš būs atvērts visām lietām, tad šī komunikācija būs atvērta, ja būs monopolistisks vadītājs, kurš gribēs, lai viss notiek kā viņš grib, tad šī komunikācija paliks šaurāka. Protams, ir lietas ko darbiniekiem nestāsta, bet lielākoties visa nepieciešamā informācija tiek dota. 3. Vai Jūs esat novērojis/ -usi kādas iekšējās komunikācijas problēmas uzņēmumā? Kādas? Ir gadījumi kad darbinieki ir dzirdējuši kādu informāciju, kura vēl oficiāli nav paziņota, tad viņi grib to uzzināt uzreiz, bet ir situācijas, kad ne vienmēr ir jāinformē, bet jānogaida, lai nesasteigtu. Un šajā starplaikā var rasties baumas. Būtiskas problēmas iekšējā komunikācijā neesmu novērojusi. 4. Kādus iekšējās komunikācijas instrumentus šobrīd izmanto SIA Schenker? Tas ir intranets, kur atrodas visi nepieciešamie dokumenti, iekšējais e-pasts, un sapulces, dažādu līmeņu, atkarībā no jautājuma par ko tiek runāts.

53 52 3.pielikuma turpinājums 5. Kā tiek diferencēta SIA Schenker darbiniekiem izsūtāmā informācija pa struktūrvienībām vai visi darbinieki saņem vienotu informāciju? Kāpēc tieši šādā veidā? Ir dažāda informācija un, protams, tā tiek strukturēta, lai attiecīgā biznesa vienība saņemtu sev nepieciešamo informāciju, nevis kādas citas biznesa vienības informāciju, kura tikai traucētu efektīgai komunikācijai. Un ir arī kopīgā informācija, kuru stāsta kopīgajās sapulcēs un izsūta pa iekšējo e-pastu. 6. Kāds ir Jūsu viedoklis par intranetu uzņēmumā? Vai tā ieviešana uzlabotu informācijas pieejamību un darbinieku savstarpējo informētību? Intranets ir diezgan svarīgs uzņēmumā, jo šeit ir pieejami normatīvi dokumenti un kurus no galvas cilvēks nevar atcerēties, tāpēc viņš ielūkojas un var izpildīt savus pienākumus precīzi. PALDIES! Oskars Serdāns

54 53 Intervija ar uzņēmuma vadītāju Eviju Āboliņu 4.pielikums Labdien! Esmu ļoti pateicīgs, ka savā ikdienas aizņemtībā esat atradusi/-is dažas minūtes, lai sniegtu atbildes brīvā formā uz manis uzdotajiem jautājumiem. Tās man sniegs nepieciešamo informāciju par SIA Schenker iekšējo komunikāciju un sekmēs kvalifikācijas darba Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide izstrādi. Liels paldies par atsaucību! 1. Kāda, Jūsuprāt, ir iekšējās komunikācijas nozīme loģistikas uzņēmumā SIA Schenker? Kā jau katrā uzņēmumā, vadība pārrunā savus iekšējos mērķus, rezultātus, arī ikdienišķu informāciju, izmaiņas procedūrās. Mūsdienās kad viss notiek tik ātri ir svarīgi visu saņemt savlaicīgi un precīzi, tādēļ iekšējai komunikācijai paliek aizvien lielāka nozīme. Arī attiecībā uz darbiniekiem un klientiem komunikācijai jābūt savlaicīgai un precīzai. Nozīmīgums katrā ziņā pieaug un pieaug. 2. Lūdzu, paskaidrojiet, kā tiek plānota uzņēmuma iekšējā komunikācija? Kas piedalās tās stratēģiskajā plānošanā? Praktiski ir tā ka struktūra ir jau izveidota, nav tā ka mēs veidojam no jauna. Ir vadības komanda, direktors, biznesa vienību vadītāji, tāpat arī iekšējās komunikācijas veidošanā piedalās vidējā līmeņa vadītāji un, protams, komunicējam ar darbiniekiem, jautājam viedokli par kādu konkrētu jautājumu, nav tā ka tikai vienpusēji izlemjam. Ir sapulces 2 3 reizes gadā ar visiem darbiniekiem. Un, protams, darbinieki jebkurā brīdī var ienākt parunāt, izteikt savu viedokli. Savā ziņā visi ir iesaistīti, ņemam vērā visu ieteikumus, vēlmes. Mēs arī skatāmies, izsūtot informāciju, lai katrs darbinieks, klients saņemtu tieši to informāciju, kas viņam ir nepieciešama, jo ir otrs risks, kad informācijas apjoms var kļūt pārāk liels, sarežģīts un lieks. Tāpēc, es sev vienmēr jautāju, vai tiem konkrētajiem cilvēkiem ir vajadzīga tik plaša informācija, jo kad cilvēki pauž savas vēlmes par to kas viņiem nepieciešams, viņi domā, ka viņiem ir nepieciešama šī informācija, tad es viņiem jautāju vai tiešām šī informācija ir vajadzīga, cik bieži izmantos, ko ar viņu iesāks? 3. Vai Jūs esat novērojis/ -usi kādas iekšējās komunikācijas problēmas uzņēmumā? Kādas? Viens risks ir tas, kā jau minēju iepriekš, ka informācija var kļūt pārāk plaša un radīt pilnīgi pretēju rezultātu, kuras rezultātā cilvēks nesapratīs un nezinās ko ar to iesākt un var pieņemt kādu citu secinājumu, bet tas nav novērots izteikti. Otrs, informācijas atgriezeniskā saite varētu būt kvalitatīvāka, ne tikai sniegt informāciju. Ir gadījumi, kad izsūtot svarīgu informāciju, kurai nepieciešama laicīga atbilde, atgriezeniskā saite zūd, dēļ cilvēku aizņemtības, pie tā vajadzētu piestrādāt, ne tikai darbā. Tas nav biežs novērojums. 4. Kādus iekšējās komunikācijas instrumentus šobrīd izmanto SIA Schenker? Mums ir intranets, e-pasts, sapulces, vienu reizi mēnesī vadības komandas sapulces, vidējā līmeņa vadītāju sapulces, ar darbiniekiem, neformālie pasākumi.

55 54 4.pielikuma turpinājums 5. Kā tiek diferencēta SIA Schenker darbiniekiem izsūtāmā informācija pa struktūrvienībām vai visi darbinieki saņem vienotu informāciju? Kāpēc tieši šādā veidā? Mums ir e-pasts vispārīgai informācijai, bez atgriezeniskās saites. Un, ja jāsūta konkrēta informācija, tad sūta konkrētu informāciju konkrētai biznesa vienībai. 6. Kāds ir Jūsu viedoklis par intranetu uzņēmumā? Vai tā ieviešana uzlabotu informācijas pieejamību un darbinieku savstarpējo informētību? Intranets ir svarīgs, jo tur atrodas visas mūsu vietējās procedūras, veidlapas, ētikas kodekss, darba kārtības noteikumi. Šādai vietai ir jāeksistē, kur šī informācija glabājās, sevišķi jauniem darbiniekiem, kuriem ir milzīga informācijas plūsma straujajā darba ritējumā. Un visu nav iespējams ne pierakstīt, ne atcerēties, tādēļ tas ir svarīgi, ka vari ieiet paskatīties. Intranetam jābūt kā palīgam, kur atrast tieši, to ko meklē. Informācijai intranetā nevajadzētu būt liekai, garai. Tā kā cilvēki lietas uztver dažādi, informācijai intranetā jābūt gan rakstiskai, gan vizuālai. Citiem patīk lasīt tekstus, citiem paskatīties uz attēlu un viss ir skaidrs. Mēs arī intranetu pārskatam, uzlabojam un papildinām ar jaunu informāciju, lai viņš būtu aktuāls, ne tikai formulitātes dēļ. PALDIES! Oskars Serdāns

56 55 Intervija ar mārketinga nodaļas vadītāju Kristīni Pojasņikovu 5.pielikums Labdien! Esmu ļoti pateicīgs, ka savā ikdienas aizņemtībā esat atradusi/-is dažas minūtes, lai sniegtu atbildes brīvā formā uz manis uzdotajiem jautājumiem. Tās man sniegs nepieciešamo informāciju par SIA Schenker iekšējo komunikāciju un sekmēs kvalifikācijas darba Loģistikas uzņēmuma iekšējās komunikācijas pilnveide izstrādi. Liels paldies par atsaucību! 1. Kāda, Jūsuprāt, ir iekšējās komunikācijas nozīme loģistikas uzņēmumā SIA Schenker? Ļoti liela, tā kā mēs sniedzam pakalpojumu un darbojamies dažādos segmentos, tad iekšējās komunikācijas nozīme ir milzīga, bet pirmajā vietā es liktu procesus, kas iedibināti uzņēmumā. 2. Lūdzu, paskaidrojiet, kā tiek plānota uzņēmuma iekšējā komunikācija? Kas piedalās tās stratēģiskajā plānošanā? Sāksim ar procesiem un cilvēku iesaisti konkrētajos darba procesos, ja paņemam loģistikas biznesa vienību, tad ir nepieciešams sniegt pilnu loģistikas klāsta pakalpojumu klientam, tad tiek nodefinēts process un par katru darbību atbildīgie cilvēki, šādi notiek plānošana. Un informācijas sniegšana attiecīgajā laika periodā, attiecīgajā kvalitātē ir ļoti būtiska. 3. Vai Jūs esat novērojis/ -usi kādas iekšējās komunikācijas problēmas uzņēmumā? Kādas? Iekšējās komunikācijas problēmas rodas tikai tādā gadījumā, kad darbinieks neizprot savu lomu procesu izpildē, tikai tad, bet, ja process ir atstrādāts, tad iekšējai komunikācijai nevajadzētu būt sarežģītai, viņai jābūt vienkāršai un dabīgai. 4. Kādus iekšējās komunikācijas instrumentus šobrīd izmanto SIA Schenker? E-pasts, tālrunis, IT sistēmas, lai izvairītos no procesiem, kuri varētu iziet no rāmjiem. 5. Kā tiek diferencēta SIA Schenker darbiniekiem izsūtāmā informācija pa struktūrvienībām vai visi darbinieki saņem vienotu informāciju? Kāpēc tieši šādā veidā? Ir atkarīgs, kas tā ir par informāciju, ja tā attiecas uz visiem darbiniekiem, tad tā tiek sūtīta visiem, bet lai nepiesārņotu vidi, ja runājam par izsūtīšanu pa e-pastu, tad informāciju, kas attiecas uz konkrēto departamentu vai konkrēto darbinieku, tiek sūtīta konkrēti viņam. Šis ir subjektīvs faktors, jo brīžiem ir grūti izvērtēt vai šī informācija attiecas tieši uz to vienu cilvēku vai ir vēl iesaistītas personas kuriem, tas varētu būt interesējoši. Ja informācijai, kuru izsūta ir tikai informatīvs raksturs, tad mēs cenšamies arī veikt atzīmes, ka tai ir tikai informatīvs raksturs, ka rīcībai nav jāseko. 6. Kāds ir Jūsu viedoklis par intranetu uzņēmumā? Vai tā ieviešana uzlabotu informācijas pieejamību un darbinieku savstarpējo informētību? Intranetam ir liela nozīme, jo mums visa dokumentācija atrodas intranetā, bet tā ir vienvirziena komunikācija, respektīvi, uzņēmuma vadība sniedz informāciju par procesiem caur intranetu.

57 PALDIES! Oskars Serdāns 56

58 57 Iekšējās komunikācijas apmierinātības anketa 6.pielikums Labdien! Mani sauc Oskars Serdāns! Esmu Alberta koledžas Sabiedrisko attiecību programmas students. Pašlaik rakstu savu kvalifikācijas darbu par iekšējo komunikāciju SIA Schenker. Būšu ļoti pateicīgs, ja atvēlēsiet nedaudz laika un atbildēsiet uz manis zemāk uzdotajiem jautājumiem. Anketa ir anonīma. 1. POSMS: Informētība Saīsinājumi: N neinformēts; NI nepietiekami informēts; PI pietiekami informēts; LI labi informēts Lūdzu, apvelciet ciparu, kurš visprecīzāk attēlo Jūsu informētību par zemāk uzskaitītajām tēmām? Informētības līmenis N NI PI L I Par maniem pienākumiem Par atalgojuma veidošanas principiem, sociālajām garantijām Par problēmām SIA Schenker darbībā Par mana darba vērtēšanas sistēmu Par to, kā tiek pieņemti lēmumi, kuri ietekmē manu darbu Par izaugsmes iespējām Par apmācības iespējām ( kursi, semināri) Par vadības lēmumiem Par svarīgiem jaunumiem SIA Schenker darbībā Par SIA Schenker darbības mērķiem, funkcijām POSMS: Jūsu vērtējums par darbam nepieciešamo informācijas apjomu, ko saņemat no konkrētiem avotiem Saīsinājumi: PM pārāk mazs; V vidējs; PL pietiekami liels Lūdzu, apvelciet ciparu, kurš visprecīzāk attēlo informācijas apjomu, ko saņemat no uzskatītajiem avotiem, produktīvākai darba veikšanai Informācijas apjoms, ko saņemu PM V PL No darba kolēģiem struktūrvienībā No struktūrvienības vadītāja No kolēģiem citās struktūrvienībās No augstākā līmeņa vadības 1 2 3

59 58 6.pielikuma turpinājums 3. POSMS: Darbam nepieciešamās informācijas apjoms, ko saņemat, izmantojot konkrētus kanālus Saīsinājumi: ĻM ļoti mazs; M mazs; P pietiekošs; PL pārāk liels Šajā posmā ir uzskaitīti dažādi kanāli, caur kuriem tiek sūtīta informācija darbiniekiem. Lūdzu, apvelciet ciparus, kuri visprecīzāk apzīmē informācijas apjomu, ko Jūs saņemat caur konkrēto kanālu? Informācijas apjoms, ko saņemu ĻM M P PL Tiešā saskarsme Telefona sarunas Papīra formātā saņemtā informācija Elektroniskais pasts Uzņēmuma mājas lapa/ iekšējais tīkls (Intranets) No citiem darbiniekiem neformāli POSMS: Jūsu vērtējums par savstarpējo komunikāciju SIA SCHENKER : Saīsinājumi: N nepietiekama; P pietiekama Lūdzu, apvelciet ciparus, kuri visprecīzāk apzīmē savstarpējo komunikāciju Jūsu organizācijā? Savstarpējā komunikācija organizācijā N P Vadības komunikācija ar struktūrvienību darbiniekiem 1 2 Darbinieku savstarpējā komunikācija Jūsu struktūrvienībā 1 2 Darbinieku savstarpējā komunikācija visā organizācijā 1 2 Darbinieku komunikācija ar augstāko vadību POSMS: Darba attiecības Saīsinājumi: N negatīvas; DN drīzāk negatīvas; N- neitrālas; DP drīzāk pozitīvas; P pozitīvas Lūdzu, apvelciet ciparus, kuri visprecīzāk apzīmē Jūsu attiecības ar konkrētiem darbiniekiem/ vadību? Darba attiecības N DN N DP P Struktūrvienības vadītāju Kolēģiem manā struktūrvienībā Kolēģiem citās struktūrvienībās Augstākā līmeņa vadībai POSMS: Organizācijas klimats SIA SCHENKER Lūdzu, uzrakstiet trīs iekšējo komunikāciju veicinošus faktorus SIA Schenker :

60 59 6.pielikuma turpinājums Lūdzu, uzrakstiet trīs iekšējo komunikāciju negatīvi ietekmējošus faktorus SIA Schenker : Lūdzu, atzīmējiet sev atbilstošo variantu: Kopumā, Jūsuprāt, SIA Schenker iekšējās informācijas aprites sistēma ir: Ļoti slikta Slikta Viduvēja Laba Ļoti laba 7. POSMS: Jūsu ieteikumi labākai komunikācijai Lūdzu, uzrakstiet trīs ieteikumus, kuri uzlabotu iekšējo komunikāciju SIA SCHENKER. Ir ļoti svarīgi, lai šie ieteikumi būtu konkrēti: POSMS: Vispārēja informācija Kāds ir Jūsu dzimums? 1. Sieviete 2. Vīrietis Kāds ir Jūsu vecums? līdz 30 gadi līdz 40 gadi līdz 50 gadi 4. vecāks par 51 gadiem Cik ilgi Jūs strādājat SIA Schenker? 1. mazāk par gadu 2. 1 līdz 2 gadi 3. 3 līdz 5 gadi 4. 6 līdz 9 gadi un vairāk gadu Liels paldies!

61 60 Aptaujas rezultātu kopsavilkums 7.pielikums 1.POSMS: Informētība Par maniem pienākumiem esmu Neinformēts 0 0% Nepietiekami informēts 2 5% Pietiekami informēts 23 59% Labi informēts 14 36% Par atalgojuma veidošanas principiem, sociālajām garantijām esmu Neinformēts 0 0% Nepietiekami informēts 8 21% Pietiekami informēts 19 49% Labi informēts 12 31% Par mana darba vērtēšanas sistēmu esmu

62 61 7.pielikuma turpinājums Neinformēts 2 5% Nepietiekami informēts 12 31% Pietiekami informēts 18 46% Labi informēts 7 18% Par to, kā tiek pieņemti lēmumi, kuri ietekmē manu darbu Neinformēts 5 13% Nepietiekami informēts 13 33% Pietiekami informēts 17 44% Labi informēts 4 10% Par izaugsmes iespējām Neinformēts 5 13% Nepietiekami informēts 16 41% Pietiekami informēts 13 33% Labi informēts 5 13%

63 62 7.pielikuma turpinājums Par apmācības iespējām (kursi, semināri) Neinformēts 1 3% Nepietiekami informēts 12 31% Pietiekami informēts 18 46% Labi informēts 8 21% Par svarīgiem jaunumiem SIA Schenker darbībā Neinformēts 3 8% Nepietiekami informēts 14 36% Pietiekami informēts 17 44% Labi informēts 5 13% Par SIA Schenker darbības mērķiem, funkcijām

64 63 7.pielikuma turpinājums Neinformēts 0 0% Nepietiekami informēts 10 26% Pietiekami informēts 20 51% Labi informēts 9 23% 2.POSMS: Jūsu vērtējums par darbam nepieciešamo informācijas apjomu, ko saņemat no konkrētiem avotiem Informācijas apjoms ko saņemu no darba kolēģiem struktūrvienībā Pārāk mazs 2 5% Vidējs 21 54% Pietiekami liels 16 41% Informācijas apjoms ko saņemu no struktūrvienības vadītāja Pārāk mazs 2 5% Vidējs 23 59% Pietiekami liels 14 36%

65 64 7.pielikuma turpinājums Informācijas apjoms, ko saņemu no kolēģiem citās struktūrvienībās Pārāk mazs 3 8% Vidējs 27 69% Pietiekami liels 9 23% Informācijas apjoms ko saņemu no augstākā līmeņa vadības Pārāk mazs 12 31% Vidējs 20 51% Pietiekami liels 7 18% 3.POSMS: Darbam nepieciešamās informācijas apjoms, ko saņemat, izmantojot konkrētus kanālus Tiešā saskarsme Ļoti mazs 1 3% Mazs 4 10% Pietiekošs 33 85%

66 Pārāk liels 1 3% 65

67 66 7.pielikuma turpinājums Telefona sarunas Ļoti mazs 1 3% Mazs 4 10% Pietiekošs 34 87% Pārāk liels 0 0% Papīra formātā saņemtā informācija Ļoti mazs 7 18% Mazs 12 31% Pietiekošs 19 49% Pārāk liels 1 3% Elektroniskais pasts Ļoti mazs 1 3% Mazs 5 13% Pietiekošs 24 62% Pārāk liels 9 23%

68 67 7.pielikuma turpinājums Uzņēmuma mājas lapa/iekšējais tīkls Ļoti mazs 3 8% Mazs 7 18% Pietiekošs 28 72% Pārāk liels 1 3% No citiem darbiniekiem neformāli Ļoti mazs 1 3% Mazs 6 15% Pietiekošs 30 77% Pārāk liels 2 5% 4.POSMS: Jūsu vērtējums par savstarpējo komunikāciju SIA Schenker Vadības komunikācija ar struktūrvienību darbiniekiem Nepietiekama 12 31% Pietiekama 27 69%

69 68 7.pielikuma turpinājums Darbinieku savstarpējā komunikācija Jūsu struktūrvienībā Nepietiekama 3 8% Pietiekama 36 92% Darbinieku savstarpējā komunikācija visā organizācijā Nepietiekama 15 38% Pietiekama 24 62% Darbinieku komunikācija ar augstāko vadību Nepietiekama 17 44% Pietiekama 22 56%

70 69 7.pielikuma turpinājums 5.POSMS: Darba attiecības Struktūrvienības vadītāju Negatīvas 0 0% Drīzāk negatīvas 0 0% Neitrālas 12 31% Drīzāk pozitīvas 16 41% Pozitīvas 11 28% Kolēģiem manā struktūrvienībā Negatīvas 0 0% Drīzāk negatīvas 0 0% Neitrālas 5 13% Drīzāk pozitīvas 15 38% Pozitīvas 19 49% Kolēģiem citās struktūrvienībās

71 70 7.pielikuma turpinājums Negatīvas 0 0% Drīzāk negatīvas 0 0% Neitrālas 9 23% Drīzāk pozitīvas 20 51% Pozitīvas 10 26% Augstākā līmeņa vadību Negatīvas 0 0% Drīzāk negatīvas 1 3% Neitrālas 20 51% Drīzāk pozitīvas 13 33% Pozitīvas 5 13% 6.POSMS: Organizācijas klimats SIA Schenker Lūdzu, uzrakstiet trīs iekšējo komunikāciju veicinošus faktorus SIA Schenker : Laiku pa laikam notiek sapulces Visu darbinieku kopsapulces Ir tikai viens, sarunas! Radīt darbiniekos izpratni cik svarīgi ir dalīties ar informāciju par klientiem, procesiem un produktiem ar citām struktūrvienībām vai kolēģiem, jo tas radītu vidi, kur visi ir max informēti par notiekošo uzņēmumā. Vadībai rīkot regulāri tikšanās ar darbiniekiem, informējot par aktualitātēm, plāniem, atgādinot mērķus, izdiskutējot aktuālos jautājumus, iegūstot darbinieku idejas un ieteikumus. kolēģi nodaļas ietvaros sež tuvu nākas sadarboties ar citiem -sadarbības nepieciešamība, -problēmsituāciju risināšana, -kopīgu interešu rašana 1.Kopīga alkohola lietošana neformālos pasākumos 2.Kopīgas pusdienas 3.Smēķētava - iekšējie/nodaļas pasākumi kopīgi klienti ar citām nodaļām Vadības sapulces ar darbieniekiem Kopēji pasākumi visiem darbieniekiem Vadības sapulces ar vadītājiem Patīkama darba vide Atklātība Ieinteresētība Draudzīgi kolēģi, kuri patiešām palīdz, iesaka, paslavē Atvērta

72 71 7.pielikuma turpinājums attieksme pret kolēģiem, ieinteresētība kolēģu darbā, kolektīvu saliedējošas aktivitātes/pasākumi Komandas darbs Saliedētība Profesionālisms Atsaucīgi kolēģi (ne visi tādi ir).... demokrātija, iekšējās mājas lapas (KR un grupas intranets,) regulāras sapulces, neformāli pasākumi (balles, sporta svētki) Peroniskā komunikācijas Iekšējais e-pasts Sapulces sadarbība, strādājot ar vienu un to pašu kravu. atvērtība, tieksme uz savstarpējo komunikāciju Jaunumu apsriešana un izzināšana Lūdzu, uzrakstiet trīs iekšējo komunikāciju negatīvi ietekmējošus faktorus SIA Schenker : Informácijas trūkumā rodas ļoti daudz baumas Bieži vadības paziņojumi seko tikai tad, kad par to jau runā darbinieki neformāli ir tikai viens, nerunāšana Ja nav informācijas no vadības par virzību, par attīstību Ja darbiniekiem netiek jautāts viedoklis, jo daudzas operatīvās lietas viņi, iespējams, redz labāk un pat ir idejas kā risināt vai uzlabot Ja informācija tiek sūtīta lielā apjomā, par daudz, nekonspektēta lielais darbinieku skaits salīdzinoši lielā individuālā noslodze -plaša elektroniskā komunikācija, nevis "aci pret aci" - iekšējo sapulču/pārrunu trūkums 1.Aizliegums lietot alkoholu darba laikā - vadība pārāk maz komunicē ar darbiniekiem vairākumam ir pārāk liels darba apjoms informācijas nodošanas sistēma nav peitiekami attīstīta Slikta informācijas sniegšana par plānotajām izmaiņām uzņēmumā Vāja informācijas sniegšana par karjeras izaugsmes iespējām uzņēmumā Nepietiekoša komunikācija ar darbiniekiem no augstākās vadības puses Nezinu vienaldzība pret apkārt notiekošo, pesimisms un vienmuļā darba dienas rutīna Nevēlēšanās uzklausīt darbiniekus un kolēģus. Skaudība. Personīgo problēma "ienešana" darba vietā. dažādas atrašanās vietas (loģistika un citas BV), dažu vidējā līmeņa vadītāju kompetence (piem, nerīko sapulces, nekomunicē ar saviem padotajiem vajadzīgajā apjomā), Pārāk liels informācijas noslogojums Aprunāšana! Kopumā, Jūsuprāt, SIA Schenker iekšējās informācijas aprites sistēma ir: Ļoti slikta 0 0% Slikta 2 5% Viduvēja 19 49% Laba 15 38% Ļoti laba 3 8%

73 72 7.pielikuma turpinājums 7.POSMS: Jūsu ieteikumi labākai komunikācijai Lūdzu, uzrakstiet trīs ieteikumus, kuri uzlabotu iekšējo komunikāciju SIA Schenker : Sapulcēm biznesa vienību ietvaros būtu jānotiek regulārāk Struktūrvienību vadītājiem būtu jāinformē nodaļu darbinieki par pārrunāto BV sapulcēs vai sapulču protokoliem jābūt publiski pieejamiem Runāt skaidrāk noteiktas atbildības sfēras kolēģiem, lai nerodas domstarpības Nodaļu ietvaros rīkot mazās sapulces par brīža aktuālākajiem attīstības jautājumiem, kuru rezultātus atspoguļot, pārrunāt nodaļu vadītāju sapulcēs. 1.Atļaut lietot alkoholu darba laikā 2.Atļaut vieglās narkotikas darba laikā, smēķētavā (zāli) - 1. taisīt darba grupas, biežāk taisīt kopsapulces; 2. taisīt neformālus pasakumus, kur darbinieki var komunicēt un labāk iepazināties 3. vairāk inforēt darbiniekus par saniegumiem, izpildītājjiem mērķiem, par izmaiņam. Novēršot augstāk minētās nepilnības, komunikācija uzlabotos Neformālas tikšanās Pirmām kārtām jāizskauž jau uzņēmuma vadības līmenī kultivētā attieksme, ka katra bv ir kā atsevišķs uzņēmums. Jārosina vienotība, kopības sajūta, un to nevar panākt tikai ar pompozām uzrunām reizi gadā kādā no kolektīva pasākumiem. Ir jādod iemesls kolektīvam lepoties ar savu darba vietu. Labu biznesu, manuprāt, neveido kā hierarhiju ar vadoni un vergu armiju - ir krasi jāmaina attieksme vienam pret otru un vadībai pret saviem padotajiem, kā arī darbiniekus apmācīt, kā jākontaktējas ar klientiem. Tā šeit ir galvenā problēma. Uzrakstīt un ieviest komunikāciju principu vadlīnijas uzņēmumā; Vairāk kopējās sapulces Ja uzņēmumā notiek jauninājumi, par to būtu vērts informēt parējos darbiniekus, jo pagaidām ir tā, ka informācija no vadības nenonāk līdz visiem darbiniekiem vairākumā situāciju. Varētu rīkot saviesīgos pasākumus, ar mērķi saliedēt kolektīvu. Manuprāt būtu jauku, ja sekretāre katru dienu caur e-pastu informētu darbiniekus par vārda dienām un dzimšanas dienām, attiecīgi šī fakta zināsāna satuvinātu darbiniekus. 8.POSMS: Vispārēja informācija Kāds ir Jūsu dzimums?

74 73

75 74 7.pielikuma turpinājums Sieviete 23 59% Vīrietis 16 41% Kāds ir Jūsu vecums: 21 līdz 30 gadi 25 64% 31 līdz 40 gadi 13 3% 41 līdz 50 gadi 1 3% vairāk par 51 gadu 0 0% Cik ilgi Jūs strādājat SIA Schenker : Mazāk par gadu 7 18% 1 līdz 2 gadi 17 45% 3 līdz 5 gadi 4 11% 6 līdz 9 gadi 7 18% 10 un vairāk gadu 3 8%